Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức của bạn

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  So sánh ấn bản của bạn

Khách hàng Business Starter sẽ có quyền truy cập vào một số chức năng của bộ nhớ dùng chung vào cuối năm 2023. Bạn sẽ có thể tạo bộ nhớ dùng chung và thêm thành viên, tệp và thư mục. Tuy nhiên, để sử dụng tính năng bảo mật, chia sẻ và cài đặt người dùng của quản trị viên cho bộ nhớ dùng chung, tổ chức của bạn cần có Business Standard trở lên.

Để tạo shared drive, hãy truy cập vào đây .

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể quản lý cách người dùng trong tổ chức của mình có thể tạo và sử dụng bộ nhớ dùng chung để cộng tác trong Google Drive. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của tổ chức của bạn chứ không phải của một cá nhân. Chúng vẫn tồn tại ngay cả khi người tạo tệp rời khỏi tổ chức của bạn, giúp bạn tránh được nguy cơ mất dữ liệu.

Khuyến khích người dùng của bạn sử dụng bộ nhớ dùng chung cho nội dung dành cho mục đích sử dụng của toàn tổ chức hoặc nhóm, chẳng hạn như kế hoạch dự án, kết quả nghiên cứu hoặc ghi chú cuộc họp nhóm. Yêu cầu người dùng của bạn lưu giữ các tệp cá nhân và riêng tư, chẳng hạn như ghi chú cuộc họp riêng, đánh giá hiệu suất và kế hoạch phát triển nghề nghiệp trong My Drive.

Trên trang này #

• Bắt đầu nhanh –Bạn chỉ muốn tạo bộ nhớ dùng chung và bắt đầu cộng tác. Bạn không cần phải di chuyển nhiều tệp hoặc kiểm soát việc chia sẻ.
• Quản lý nâng cao –Bạn cần di chuyển nhiều nội dung và bảo vệ nội dung đó khỏi bị chia sẻ quá mức.

Bắt đầu nhanh #

1. Tìm hiểu về bộ nhớ dùng chung và các phương pháp hay nhất để sử dụng chúng trong shared drives là gì?
2. Tìm hiểu cách tạo bộ nhớ dùng chung và thêm thành viên . Lưu ý: Bạn tạo bộ nhớ dùng chung trong Drive chứ không phải trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
3. Thêm tập tin và thư mục vào share drive
4. (Tùy chọn) Hãy cân nhắc xem bạn có muốn giới hạn việc chia sẻ với người dùng bên ngoài, khách truy cập hoặc những người không phải là thành viên hay không và đặt quyền chia sẻ mặc định cho share drive .

Quản lý bộ nhớ dùng chung nâng cao #

Các bước này giúp bạn hiểu và thiết lập các tùy chọn quản lý share drive.

Bước 1. Tìm hiểu về share drive và nhu cầu của tổ chức bạn #

1. Tìm hiểu về bộ nhớ dùng chung và các phương pháp hay nhất để sử dụng chúng trong Share drive là gì?
2. Hiểu kiểm soát truy cập trong share drive.Quyền truy cập vào tệp và thư mục trong share drive được kiểm soát theo hai cách: 1) cấp độ truy cập của thành viên và 2) hạn chế chia sẻ tệp và thư mục:
   1. Cấp độ truy cập: Xem lại  các cấp độ truy cập ổ đĩa chung  mà thành viên có thể có. Chúng bao gồm từ khả năng xem nội dung của bộ nhớ dùng chung (Viewer), đến khả năng quản lý thành viên và xóa bộ nhớ dùng chung (Người quản lý).
   2. Chia sẻ tệp và thư mục: Trong bộ nhớ dùng chung, việc chia sẻ được kiểm soát theo một số cách:
      • Cài đặt chia sẻ Drive trên đơn vị tổ chức mà bộ nhớ dùng chung được chỉ định (theo mặc định là đơn vị tổ chức cấp cao nhất)
      • Tùy chọn chia sẻ bộ nhớ dùng chung mặc định được đặt trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên
      • Trình quản lý tùy chọn chia sẻ dành riêng cho ổ đĩa chung được đặt trên ổ đĩa chung

      Những cân nhắc quan trọng:

      • Khi bạn di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung, những người dùng được chia sẻ tệp có thể mất quyền truy cập. Cài đặt chia sẻ bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè việc chia sẻ tệp trên một tệp. Ví dụ: nếu tệp được chia sẻ với người dùng bên ngoài nhưng việc chia sẻ ra bên ngoài không được phép đối với bộ nhớ dùng chung thì người dùng bên ngoài đó sẽ mất quyền truy cập vào tệp.
      • Nếu một số người dùng trong tổ chức của bạn có giấy phép không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung, chẳng hạn như Frontline hoặc Cloud Identity Premium, thì trên trang này hãy xem lại cách những người dùng này có thể truy cập nội dung trong bộ nhớ dùng chung .
      • Nếu muốn cho phép chia sẻ tệp và thư mục với những người không có Tài khoản Google, bạn có thể bật chia sẻ với khách truy cập .
3. Lập kế hoạch về cách bạn sẽ di chuyển nội dung vào bộ nhớ dùng chung:
   • Nếu bạn cần di chuyển nhiều tệp và thư mục vào bộ nhớ dùng chung, hãy xem lại các giới hạn của bộ nhớ dùng chung và các phương pháp hay nhất về di chuyển lớn trên Google Drive .
   • Để duy trì cấu trúc thư mục khỏi Drive của tôi, quản trị viên và người dùng có quyền truy cập Trình quản lý có thể di chuyển các thư mục họ sở hữu hoặc được chia sẻ với họ vào bộ nhớ dùng chung. Mặt khác, các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập Contributor trở lên có thể tạo thư mục và thêm tệp.

Bước 2. Đặt quyền, chia sẻ và lưu giữ dữ liệu trên bộ nhớ dùng chung #

1. Đặt người có thể tạo bộ nhớ dùng chung .

   Đối với các phiên bản Google Workspace Business và Enterprise, theo mặc định, tất cả người dùng đều có thể tạo bộ nhớ dùng chung. Đối với khách hàng Google Workspace for Education, tính năng tạo bộ nhớ dùng chung bị tắt theo mặc định. Bạn có thể cho phép hoặc chặn việc tạo bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức.

2. Đặt quyền chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung .
   • Đặt xem có thể chia sẻ nội dung trong bộ nhớ dùng chung với người dùng bên ngoài hoặc những người không phải là thành viên của bộ nhớ dùng chung hay không.
   • Đặt xem người xem và người nhận xét có thể tải xuống, in và sao chép tệp trong bộ nhớ dùng chung hay không.
   • Đặt xem các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập của Người quản lý có thể ghi đè các cài đặt chia sẻ mặc định của bạn hay không.
3. Đặt bộ nhớ dùng chung mới của đơn vị tổ chức nào được chỉ định cho .Theo mặc định, bộ nhớ dùng chung được chỉ định cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất và áp dụng chính sách dữ liệu Drive trên đơn vị tổ chức đó. Để kiểm soát chi tiết hơn, bạn có thể chỉ định chúng cho đơn vị tổ chức của người tạo bộ nhớ dùng chung hoặc bất kỳ đơn vị tổ chức nào khác.
4. Nếu tổ chức của bạn sử dụng tính năng Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho các quy tắc của Drive, hãy xem lại các quy tắc đó và đảm bảo rằng chúng phù hợp với các tệp trên bộ nhớ dùng chung của bạn. Quy tắc DLP cho Drive áp dụng cho các tệp trong bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm về DLP và cách chỉ định bộ nhớ dùng chung cho các đơn vị tổ chức.
5. Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Vault để lưu giữ các tệp trong Google Drive, hãy đặt quy tắc lưu giữ cho các tệp trong bộ nhớ dùng chung .
6. Đặt ai có thể di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung .

Bước 3. (Tùy chọn) Tạo bộ nhớ dùng chung và di chuyển tệp #

Bạn có thể muốn tạo bộ nhớ dùng chung với tư cách quản trị viên trong các trường hợp sau:

• Nếu chọn chỉ cho phép bạn và quản trị viên khác tạo bộ nhớ dùng chung và di chuyển tệp, thì bạn phải thiết lập bộ nhớ dùng chung cho người dùng của mình.
• Nếu tổ chức của bạn mới bắt đầu với bộ nhớ dùng chung và bạn muốn thiết lập cấu trúc cho bộ nhớ dùng chung được sử dụng rộng rãi.

Tìm hiểu cách tạo bộ nhớ dùng chung, thêm thành viên và đặt cấp truy cập của họ . Nếu là người quản lý bộ nhớ dùng chung, bạn có thể thêm thành viên trong drive.google.com. Ngoài ra, bạn có thể thêm thành viên trong bảng điều khiển dành cho quản trị viên .

Quan trọng: Cho đến khi bạn thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung, chỉ những người dùng được chia sẻ tệp trực tiếp mới có thể truy cập vào tệp.

Bước 4. Đào tạo người dùng của bạn #

Để giúp người dùng của bạn khai thác tối đa bộ nhớ dùng chung, hãy chia sẻ các tài nguyên sau:

• Bắt đầu với bộ nhớ dùng chung
• Làm việc cùng nhau trong bộ nhớ dùng chung
• Lưu trữ và chia sẻ tệp hoặc thư mục bằng bộ nhớ dùng chung

Quyền truy cập dành cho người dùng có giấy phép không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung #

Đặc quyền bộ nhớ dùng chung dành cho người dùng có giấy phép Frontline Starter và Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium và Cloud Identity Free tùy thuộc vào việc bộ nhớ dùng chung nằm bên trong hay bên ngoài tổ chức của bạn.

Bộ nhớ dùng chung nội bộ

Những người dùng này có thể được thêm làm thành viên của bộ nhớ dùng chung nhưng chỉ với đặc quyền của Người xem . Tuy nhiên, nếu một tệp trong bộ nhớ dùng chung được chia sẻ trực tiếp với họ thì họ cũng có thể được phép nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp đó. Họ không thể tải tệp lên bộ nhớ dùng chung, ngay cả khi họ là thành viên.

Bộ nhớ dùng chung bên ngoài

Những người dùng này có thể được thêm làm thành viên của bộ nhớ dùng chung bên ngoài và có bất kỳ cấp truy cập nào, kể cả Người quản lý .