Xem danh mục

Sử dụng tài nguyên có cấu trúc Google Calendar

Thời gian: 13 phút đọc

Google khuyên bạn nên xác định tài nguyên Calendar của mình bằng định dạng có cấu trúc. Các tài nguyên có cấu trúc bao gồm thông tin về vị trí, năng lực hoặc thiết bị của tài nguyên. Lịch sử dụng dữ liệu này để cung cấp thêm thông tin chi tiết về phòng và tài nguyên, giúp người dùng của bạn chọn tài nguyên tốt nhất cho nhu cầu của họ. Xác định các tài nguyên có cấu trúc để tận dụng các tính năng mới của Calendar và các khả năng nâng cao.

Tài nguyên phi cấu trúc (cũ) chỉ sử dụng các trường sau:

  • ID tài nguyên
  • Tên
  • Mô tả

Nếu bạn chỉ đặt các trường này cho một tài nguyên thì đó là tài nguyên cũ. Tài nguyên được tạo trước ngày 17 tháng 10 năm 2017 có thể là tài nguyên cũ.

Lợi ích của tài nguyên có cấu trúc #

Việc thay đổi dữ liệu của bạn sang định dạng có cấu trúc đòi hỏi phải thực hiện thêm một số công việc nhưng khoản đầu tư đó rất đáng nỗ lực. Khi bạn cấu trúc tài nguyên của mình, người dùng có thể:

Chuyển sang tài nguyên có cấu trúc #

Chuyển đổi tài nguyên của bạn sang định dạng có cấu trúc để bạn có thể hưởng lợi từ các cải tiến trong tương lai đối với Google Calendar. Khi bạn sử dụng tài nguyên có cấu trúc, người dùng của bạn sẽ có trải nghiệm tốt nhất có thể với việc đặt phòng và các tính năng lịch khác.

Hiểu những thay đổi, kiểm tra và giao tiếp

Việc sử dụng thông tin tài nguyên có cấu trúc sẽ thay đổi cách người dùng của bạn tương tác với Calendar. Chúng tôi khuyên bạn nên chuẩn bị cho những thay đổi này theo những cách sau:

  • Phân tích cách quản lý tài nguyên hiện tại của bạn và hiểu cách di chuyển sang định dạng có cấu trúc sẽ thay đổi trải nghiệm người dùng như thế nào.
  • Trước tiên, hãy sử dụng tài nguyên có cấu trúc trong môi trường thử nghiệm để xem các thay đổi xuất hiện như thế nào. Giữ một bản sao lưu thông tin tài nguyên hiện tại của bạn.
  • Cập nhật các ứng dụng nội bộ và phần mềm của bên thứ ba. Ví dụ: các ứng dụng dựa trên quy ước đặt tên tùy chỉnh.
  • Thông báo cho người dùng của bạn về hành vi và những thay đổi mới, đồng thời quản lý việc triển khai những thay đổi này.

Thay đổi về trải nghiệm người dùng

Người dùng sẽ thấy những thay đổi sau khi bạn áp dụng định dạng có cấu trúc mới trong công ty của mình.

Kết quả tìm kiếm đã thay đổi

Trước

Tài nguyên hiển thị dưới dạng một tên tài nguyên dài

""

Sau đó

Hiển thị tài nguyên với thông tin được sắp xếp

""

Thay đổi hiển thị cho phòng và không phải phòng
Dành cho phòng (Danh mục CONFERENCE_ROOM)

"" 1. Tên tài nguyên
2. Xây dựng
3. Tầng & mặt cắt
4. Dung tích
5. Tính năng A/V

Đối với những phòng không phải phòng (Loại OTHER)

"" 1. Tên tài nguyên
2. Xây dựng
3. Tầng & mặt cắt
4. Dung tích
5. Loại tài nguyên
6. Tính năng A/V (nếu có)

Hiển thị tài nguyên đã thay đổi

Khi bạn trỏ tới một tài nguyên, các chi tiết bổ sung sẽ được hiển thị:

""

Dành cho phòng (Danh mục CONFERENCE_ROOM)

""

Đối với những phòng không phải phòng (Loại OTHER)

""

Thứ tự tài nguyên đã thay đổi

Trước ngày 17 tháng 10 năm 2017

Trước đây, việc phân nhóm trong danh sách phòng dựa trên tên tài nguyên. Ví dụ: các phòng được liệt kê theo tiền tố thay vì thứ gì đó hữu ích hơn trong việc quyết định sử dụng tài nguyên nào. Nếu bạn có nhiều phòng có tiền tố nhất định (ví dụ: CH-ZRHA) thì tất cả các phòng đó sẽ được nhóm lại với nhau theo tiền tố này.

Tên tài nguyên ví dụ:

CH-ZRHA-FavoriteRoom’1 [Điện thoại, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom’1 [Điện thoại, VC]

US-SFO-RoominSFO’2 [Điện thoại, VC]

Nhóm theo tiền tố:

""

Nơi có tòa nhà ZRH-OfficeA và SFO-OfficeB

Sau ngày 17 tháng 10 năm 2017

Việc phân nhóm dựa trên các tòa nhà bạn tạo. Không phải phòng và phòng sẽ được nhóm lại trong các nút xây dựng của chúng.

Ví dụ về tên được tạo tự động mới:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Điện thoại, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Điện thoại, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Điện thoại, VC]

Nơi có tòa nhà ZRH-OfficeA và SFO-OfficeB

Phân nhóm theo tên tòa nhà:

""

Cách đặt tên tầng và thứ tự hiển thị:

Các tầng trong tòa nhà hiển thị theo thứ tự số. Ví dụ:

  • Tầng “1” đứng trước “2”
  • Tầng “12” đứng trước “1”; là “2”<”s”

Để hiển thị các tầng theo đúng thứ tự sử dụng các tầng được đánh số như: “01”, “02, …, “12”

Đã thay đổi tên và hiển thị tài nguyên

Đối với các tài nguyên cũ, Google đề xuất một định dạng tên cụ thể cho các tài nguyên. Hệ thống phân cấp tài nguyên được tạo tự động bất cứ khi nào có hơn 10 tài nguyên có dấu ‘-‘ được thêm vào. Nếu có hơn 100 tài nguyên trong một nhóm tiêu đề thì nhóm đó sẽ được chia thành các tiêu đề phụ.

Với thông tin tài nguyên có cấu trúc, quy ước đặt tên của Google trở thành tiêu chuẩn và được sử dụng để tạo tên được tạo tự động từ các trường tài nguyên riêng lẻ. Tên được tạo tự động được tạo khi bất kỳ trường tài nguyên nào ngoài tên tài nguyên, loại tài nguyên hoặc mô tả được cập nhật.

  • [tòa nhà]-[tầng] [tên phòng] ([sức chứa phòng]) [Tính năng âm thanh và video]
  • [(loại tài nguyên)]-[tòa nhà]-[tầng]-[tên phòng] ([sức chứa phòng]) [Tính năng âm thanh và video]

Tên được tạo tự động:

  • Tạo định dạng tên tài nguyên nhất quán trong toàn tổ chức của bạn.
  • Tự động cập nhật chi tiết phòng (ví dụ: khi tăng công suất, tính năng được thêm hoặc thay đổi).
  • Giúp bạn dễ dàng hiểu được thuộc tính của bất kỳ phòng hoặc tài nguyên nào bằng cách nhìn vào tên.

Tên được tạo tự động mới hiển thị ở các vị trí sau:

Danh sách người tham gia

Trong danh sách Người tham gia cho các sự kiện Calendar, định dạng tên tài nguyên được tạo tự động mới sẽ thay thế tên tài nguyên cũ.

""

Trường ở đâu trên web và di động

Trong trường Vị trí của sự kiện Calendar, định dạng tên tài nguyên được tạo tự động mới sẽ thay thế tên tài nguyên cũ.

""

Thông báo trên thiết bị di động

Trong thông báo trên thiết bị di động hoặc web, định dạng tên được tạo tự động mới sẽ thay thế tên tài nguyên cũ.

""

Chuyển đổi tài nguyên, tính năng và tòa nhà của bạn #

Có 3 cách để cập nhật tài nguyên của bạn:

Thay đổi tài nguyên bằng CSV #

Nếu bạn có vai trò quản trị viên với đặc quyền quản lý tòa nhà và tài nguyên được chỉ định cho tài khoản của mình, hãy cập nhật tài nguyên trong tổ chức của bạn bằng các bước sau.

Bước 1: Tải xuống CSV từ bảng điều khiển dành cho quản trị viên

Bắt đầu bằng cách tải thông tin tài nguyên xuống tệp CSV.

  1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
  2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Menu  Thư mục ""và sau đó"" Tòa và sau đónhà và tài nguyên .
  3. Quản lý tài nguyên mở .
  4. Nhấp vào Tải xuống   ""và sau đóTải xuống .
  5. Lưu tệp CSV.

Bước 2: Nhập dữ liệu CSV vào bảng tính

Sau khi bạn tải xuống tệp CSV, hãy nhập tệp đó vào bảng tính.

  1. Mở một Trang tính Google trống và đi tới Tệp > Nhập .
  2. Điều hướng đến tệp CSV đã tải xuống và nhấp vào Chọn .
  3. Trong cửa sổ Nhập, thực hiện các lựa chọn của bạn và nhấp vào Nhập dữ liệu .

Bước 3: Chỉnh sửa tài nguyên trong bảng tính

Xem lại thông tin trong bảng tính và ghi chú bất kỳ chỗ trống nào trên các trường không tuân thủ, đồng thời cập nhật chúng như bảng gợi ý trong Định dạng nên sử dụng .

Lưu ý: Không sửa đổi ID tài nguyên. Nếu bạn làm vậy, một tài nguyên hoàn toàn mới sẽ được tạo thay vì cập nhật tài nguyên hiện có.

Chỉnh sửa bảng tính

  1. Sử dụng bảng tính bạn tạo ở các bước trước ở trên.
  2. Chỉnh sửa các trường nếu cần.Quan trọng : Để xác định các tính năng trong bảng tính, tên tính năng cần phải được thêm # vào trước . Ví dụ:  #Bảng trắng .
  3. Khi chỉnh sửa hoàn tất, hãy lưu bảng tính dưới dạng tệp CSV.

Bảng tính mẫu

ID tài nguyên* Tên tài nguyên* Danh mục tài nguyên* Loại tài nguyên Tên tầng* Dung tích* ID tòa nhà*
123 Thính phòng PHÒNG HỌP 1 40 81
234 James’s Hideout KHÁC Phòng chờ 4 5 82

* Yêu cầu

Mô tả hiển thị của người dùng Mô tả #Bảng trắng #Điện thoại
Được quản lý bởi admins@mycompany.com ĐÚNG ĐÚNG
Yêu cầu trợ lý của James đặt trước to reserve Được quản lý bởi admins@mycompany.com SAI SAI

Bước 4: Tải lên CSV sau khi chỉnh sửa

Sau khi chỉnh sửa bảng tính, bạn đã sẵn sàng tải các thay đổi của mình lên Lịch.

  1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
  2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Menu  Thư mục ""và sau đó"" Tòa và sau đóNhà và tài nguyên .
  3. Quản lý tài nguyên mở .
  4. Trỏ tới Thêm  "" và nhấp vào Tải lên  "" .
  5. Nhấp vào Đính kèm CSV và làm theo lời nhắc để đính kèm tệp CSV.
  6. Nhấp vào Tải lên .

Các định dạng để sử dụng #

Khi bạn chỉnh sửa bảng tính của mình, hãy sử dụng các định dạng này.

Định dạng cho tất cả các tài nguyên

Sử dụng định dạng này cho các tài nguyên bạn tạo trong Lịch.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ
Id nguồn* Mã nhận dạng phòng duy nhất mà Google tạo cho bạn khi bạn tạo tài nguyên.

(không chỉnh sửa hoặc xóa đối với các tài nguyên hiện có)

 28AF38E
Tên tài nguyên* Tên phòng ngắn.

(giới hạn ký tự tối đa được đề xuất là 45)

 Beehive room
ID tòa nhà ID tòa nhà này phải khớp chính xác với ID tòa nhà được xác định cho tòa nhà nơi đặt tài nguyên. SF-MAIN
Danh mục tài nguyên*

Phòng hội nghị: Tài nguyên được sử dụng cho các cuộc họp hoặc hội nghị có thể nhỏ như phòng điện thoại.

Khác: Tài nguyên không được  sử dụng cho cuộc họp. Ví dụ: Jamboard, xe đạp hoặc ô tô của công ty.

Danh mục không xác định: Tài nguyên không phù hợp với định dạng cấu trúc

(đối với các tài nguyên mới, hãy sử dụng Phòng hội thảo và Khác)

 CONFERENCE_ROOM
Loại tài nguyên Lĩnh vực hiện có. Khi danh mục Nguồn lực được đặt thành Khác, trường này sẽ được thêm làm tiền tố cho tên được tạo tự động và giúp phân biệt phòng không phải phòng với phòng. Nó cũng giúp phân loại loại tài nguyên. Ví dụ: Xe đạp, Xe cộ, Phòng mẹ hoặc Kính hiển vi. Xe đạp
Tên tầng* Tên tầng phải khớp với một trong các tầng được xác định trong tòa nhà.

(giới hạn ký tự tối đa được đề xuất là 15)

 10
Dung tích* Số người đề nghị cho phòng. Phải là số nguyên dương. 4
Phần sàn Cho biết vị trí của phòng trên tầng.

(giới hạn ký tự tối đa được đề xuất là 15)

(suggested maximum character limit 15)

 A
Mô tả hiển thị của người dùng Mô tả dạng tự do của phòng mà người dùng có thể nhìn thấy trong thông tin chi tiết về phòng. Lưu ý:  Mô tả này chỉ được hiển thị khi đăng ký nguồn lực. Sau khi chọn tài nguyên hoặc lưu sự kiện, mô tả này không còn được hiển thị. Số máy lẻ số 4119
Mô tả Mô tả tùy chọn về phòng hoặc tài nguyên của bạn hiển thị trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bạn tham khảo.

Mọi thành viên của room-admins@example.com đều có quyền đặt phòng

Tòa nhà phía đông
#Tính năng Tính năng là thuộc tính hoặc trang bị của một phòng hoặc tài nguyên, chẳng hạn như:

  • Tính năng âm thanh: #Phone
  • Tính năng video: #VC, thiết bị hội nghị #Cisco.
  • Các tính năng khác: #Bảng trắng, #Có thể sử dụng xe lăn, #Khách bên ngoài.
 ĐÚNG
Tên được tạo tự động Chỉ đọc. Điều này được tạo khi danh mục tài nguyên được đặt thành Conference_room hoặc Other SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

* Yêu cầu

Định dạng cho tòa nhà

Sử dụng định dạng này cho các tòa nhà bạn tạo trong Lịch.

Tên tài sản Mô tả Ví dụ
ID tòa nhà* ID tòa nhà này phải khớp chính xác với ID tòa nhà được xác định cho tòa nhà. SF-MAIN
Tên tòa nhà Tên hiển thị của tòa nhà Trụ sở San Francisco
Địa chỉ* Thông tin địa chỉ các tòa nhà. Xem Định dạng địa chỉ tòa nhà. 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat số 106 – 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
Tầng* Nên phân tách bằng dấu phẩy và liệt kê theo thứ tự tăng dần từ dưới lên trên. Sảnh M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Mô tả Mô tả tùy chọn về tòa nhà của bạn hiển thị trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên để bạn tham khảo. Tòa nhà phía đông
Tọa độ Vĩ độ và kinh độ của tòa nhà 40.730610,
-73.935242

* Yêu cầu

Quản lý tài nguyên kế thừa #

Nếu bạn quyết định không chuyển đổi tất cả tài nguyên của mình thành tài nguyên có cấu trúc, hãy đảm bảo bạn tuân theo quy ước đặt tên tài nguyên cho các tài nguyên cũ đó để giúp chúng dễ xác định và sử dụng hơn.

Tài nguyên phòng hội thảo

Một định dạng được đề xuất cho phòng hội thảo là:

[viết tắt thành phố]-[tòa nhà]-[tầng] [tên phòng] ([sức chứa phòng]) [Tính năng âm thanh và video]

Ví dụ:

NYC-14-12-Phòng họp (15) VC

Phòng họp này ở thành phố New York, tòa nhà 14, tầng 12. Tên phòng là Boardroom. Nó chứa được 15 người và có thiết bị hội nghị truyền hình.

Các nguồn lực khác

Để phân biệt tất cả các loại tài nguyên khác với phòng hội nghị, chúng tôi đề xuất định dạng sau:

[(loại tài nguyên)]-[viết tắt thành phố]-[tòa nhà]-[tầng hoặc vị trí]-[Tính năng âm thanh và video]

Ở định dạng này, tất cả các tài nguyên không thuộc phòng đều bắt đầu bằng ‘ ( ‘ để chúng không bị trộn lẫn với các phòng hội thảo. Lý tưởng nhất là tất cả các tài nguyên không thuộc phòng đều xuất hiện ở cuối danh sách tài nguyên.

Ví dụ về tài nguyên không phải phòng Mô tả
(Xe đạp)-London-43-Lobby-Bike-1 Chiếc xe đạp này ở London tại sảnh tòa nhà 43. Đây là ‘Bike 1’ (chứ không phải ‘Bike 2’ hoặc ‘Bike 3’).
(Phương tiện)-LA-Prius-Main-North-4 Chiếc xe này đang ở Los Angeles. Đó là chiếc Prius đậu tại Tòa nhà chính bãi đậu xe phía Bắc ở bãi đỗ xe số 4.
Cập nhật vào Tháng 2 10, 2025

Cảm xúc của bạn là gì

  • Vui
  • Bình thường
  • Buồn

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tin khuyến mãi
Khuyến mãi
 Tư vấn dịch vụ
Tư vấn
 Thông tin hỗ trợ
Gửi hỗ trợ
 Liên hệ Zalo
Zalo