Giải phóng các phòng họp Calendar không sử dụng

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching và Learning Upgrade; và Education Plus ; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Bạn có thể tự động hủy bỏ các phòng họp đã đặt khi tất cả trừ một người từ chối cuộc họp trong Google Calendar. Bạn cũng có thể tùy chỉnh các bản phát hành và chỉ loại trừ một số phòng và người dùng nhất định khỏi bản phát hành. Khi một phòng được giải phóng, người tổ chức cuộc họp sẽ nhận được thông báo qua email.

Mẹo: Sử dụng Bảng thông tin chi tiết về phòng để giúp bạn phân tích việc hủy phòng cho tổ chức của mình. Với bảng thông tin này, bạn có thể xem tổng số giờ phòng đã trống, số giờ đã đặt lại và số giờ chưa trống. Tìm hiểu thêm

Bật hoặc tắt tính năng phát hành phòng #

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Menu Thư mục Tòa nhà và tài nguyên Cài đặt phòng.
3. Đối với Phòng được hủy do sự kiện bị từ chối , hãy nhấp vào Bật hoặc Tắt .
4. Nhấp vào Lưu .

Loại trừ phòng hoặc nhóm người dùng khỏi việc phát hành phòng #

Loại trừ một phòng

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Menu Thư mục Tòa nhà và tài nguyên Quản lý tài nguyên .
3. Nhấp vào tên tài nguyên cho phòng.
4. Trong phần Cài đặt phòng , nhấp vào Mũi tên xuống .
5. Tại mục Miễn trả phòng , chọn Bật .
6. Nhấp vào Lưu .

Loại trừ một nhóm người dùng

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, đi tới Menu  Thư mụcTòa nhà và tài nguyên Cài đặt phòng.
3. Trong  phần Cài đặt phòng chung , nhấp vào Mũi tên xuống .
4. Đối với Miễn trừ nhóm người dùng khỏi việc nhả phòng , hãy nhấp vào Chỉnh sửa nhóm .
5. Nhập nhóm người dùng và nhấp vào Lưu .

Sửa lỗi phát hành phòng không mong muốn #

Bạn có thể giảm bớt việc giải phóng phòng không mong muốn bằng các trường hợp ngoại lệ về phòng và người tổ chức. Lịch Google bao gồm logic để trợ giúp nhưng việc lựa chọn phòng và nhóm người dùng của bạn rất quan trọng.

Các trường hợp Calendar không hủy phòng
Lịch không hủy phòng khi:

• Khách từ chối ít hơn 10 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Cuộc họp được thiết lập để diễn ra trong 30 phút tới.
• Phòng được đặt trực tiếp trên lịch của phòng.
• Cuộc họp kéo dài hơn 4 giờ.
• Phòng trước đó đã được giải phóng và sau đó được thêm lại cho cùng một cuộc họp.
• Không có khách ngoài ban tổ chức hoặc có khách bên ngoài.
• Cuộc họp được đặt trên lịch phụ.
• Phòng lớn hoặc được đặt cho một cuộc họp hoặc sự kiện lớn.

Lưu ý: Đây không phải là danh sách đầy đủ các hệ số giải phóng phòng và logic giải phóng phòng có thể thay đổi.

Chọn phòng để phát hành
Google khuyến nghị hầu hết các phòng của bạn đều bật tính năng tự động nhả phòng, ngoại trừ những phòng:

• Thường được sử dụng bởi những nhân viên quan trọng, chẳng hạn như phòng riêng của CEO.
• Được sử dụng cho các chức năng quan trọng trong kinh doanh (tuyển dụng, gặp gỡ khách hàng hoặc các sự kiện đặc biệt).
• Bị hạn chế đối với hầu hết nhân viên.
• Được sử dụng bởi khách bên ngoài không được mời tham dự sự kiện.

Chọn người tổ chức phòng
Loại trừ những người dùng khỏi việc tự động hủy phòng:

• Tạo các cuộc họp cho nhân viên VIP.
• Thường xuyên đặt lịch họp cho người khác nhưng không tham dự.
• Là những nhà điều hành cấp cao.
• Thiết lập các cuộc họp quan trọng trong kinh doanh và đối mặt với bên ngoài.

Chủ đề liên quan #

• Thiết lập gợi ý đặt phòng trên Lịch Google