Sử dụng Gmail ngoại tuyến với Google Workspace

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể cho phép người dùng của mình làm việc ngoại tuyến trong Gmail. Bằng cách đó, khi không có quyền truy cập Internet, bạn và người dùng của bạn vẫn có thể đọc, viết, tìm kiếm, xóa và gắn nhãn thư email. Sau này, khi có kết nối, Gmail sẽ tự động cập nhật và gửi thư trong hộp thư đi của bạn cũng như tải mọi thư mới xuống Hộp thư đến của bạn.

Theo mặc định, Gmail lưu trữ thư trong 30 ngày qua, bao gồm cả tệp đính kèm. Thư rác và rác không được lưu trữ.

Yêu cầu #

Để làm việc ngoại tuyến trong Gmail dành cho Google Workspace:

• Bạn cần có phiên bản mới nhất của trình duyệt Chrome, phiên bản 61 trở lên. Gmail web ngoại tuyến thay thế ứng dụng Gmail ngoại tuyến trên Chrome.
• Gmail phải được mở trong một tab duy nhất trong trình duyệt của bạn.
• Quản trị viên phải bật Gmail ngoại tuyến trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn (các bước bên dưới).

Bước 1: Kích hoạt quyền truy cập Gmail ngoại tuyến cho người dùng #

Trước khi người dùng có thể bật Gmail ngoại tuyến trong cài đặt Gmail của họ, quản trị viên phải bật tính năng ngoại tuyến trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn.
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến Menu  Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailCài đặt người dùng.
3. Cuộn tới Gmail web ngoại tuyến .
4. Chọn  hộp Bật Gmail web ngoại tuyến .
5. (Tùy chọn) Nếu bạn muốn xóa nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi tài khoản Google, hãy chọn hộp Buộc xóa dữ liệu ngoại tuyến khi đăng xuất khỏi tài khoản Google. Điều này ngăn người dùng giữ nội dung trên thiết bị cục bộ của họ.
6. Nhấp vào Lưu .

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Bước 2: Yêu cầu người dùng kích hoạt Gmail ngoại tuyến #

Người dùng muốn làm việc ngoại tuyến cần bật riêng Gmail ngoại tuyến trong cài đặt Gmail của họ.

1. Từ hộp thư đến của bạn, vào mục Cài đặt Tất cả cài đặt.
2. Nhấp vào tab Ngoại tuyến .
3. Chọn hộp Bật thư ngoại tuyến .
4. Trong Bảo mật , chọn một trong các tùy chọn sau để cho biết cách xử lý nội dung ngoại tuyến khi bạn đăng xuất khỏi tài khoản Google của mình. (Nếu quản trị viên của bạn đặt tùy chọn xóa nội dung ngoại tuyến cho tất cả người dùng khi họ đăng xuất khỏi tài khoản của mình thì tùy chọn này sẽ không khả dụng cho người dùng cá nhân.)
   • Giữ dữ liệu ngoại tuyến trên máy tính của tôi . Dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị của bạn sẽ không bị xóa khi đăng xuất khỏi tài khoản Google hoặc khi thay đổi mật khẩu. Để xóa dữ liệu tài khoản khỏi thiết bị của bạn, hãy tắt thư ngoại tuyến và lưu các thay đổi.
   • Xóa dữ liệu ngoại tuyến khỏi máy tính của tôi . Dữ liệu sẽ cần phải được đồng bộ hóa lại với máy tính của bạn khi đăng nhập lại vào Google.com Mail. Có thể mất vài giờ để đồng bộ lại hộp thư.Lưu ý : Nếu quản trị viên bật tùy chọn xóa nội dung ngoại tuyến khi người dùng đăng xuất khỏi tài khoản của họ thì người dùng sẽ không có tùy chọn thay đổi tùy chọn này trong Cài đặt Gmail.
5. Nhấp vào Lưu thay đổi .

Mở Gmail ngoại tuyến #

Bạn có thể mở Gmail ngoại tuyến từ Chrome theo những cách sau:

• Tạo dấu trang cho hộp thư đến của bạn rồi sử dụng dấu trang này để mở Gmail khi bạn ngoại tuyến.
• Khi bạn không có kết nối internet, hãy mở cửa sổ trình duyệt Chrome và nhập mail.google.com.

Đặt tùy chọn ngoại tuyến #

Theo mặc định, Gmail ngoại tuyến lưu trữ email và tệp đính kèm trong 30 ngày mới nhất trên thiết bị cục bộ của bạn và Chrome cho phép Gmail sử dụng tới 60% dung lượng ổ cứng sẵn có của bạn cho nội dung ngoại tuyến. Để giảm dung lượng lưu trữ mà nội dung ngoại tuyến của bạn sử dụng, hãy bỏ chọn hộp Tải xuống tệp đính kèm trong cài đặt Đồng bộ hóa hoặc giảm thời lượng lưu trữ xuống 7 ngày.

1. Trong Gmail, nhấp vào Cài đặt Tất cả cài đặt
2. Nhấp vào tab Ngoại tuyến .
3. Chọn một giá trị trong cài đặt Đồng bộ hóa.
   Giá trị là 7, 30 và 90 ngày.
4. (Tùy chọn) Bỏ chọn hộp Tải xuống tệp đính kèm .
5. Nhấp vào Lưu thay đổi .

Khắc phục sự cố thường gặp #

Hãy lưu ý các sự cố phổ biến mà bạn có thể gặp phải khi làm việc trong Gmail ngoại tuyến.

Khả năng ngoại tuyến ngừng hoạt động #

• Nếu quản trị viên tắt Gmail ngoại tuyến cho một miền thì người dùng cá nhân sẽ không thể sử dụng Gmail ngoại tuyến, ngay cả khi họ đã bật tính năng này trong cài đặt Gmail của mình.
• Dịch vụ ngoại tuyến của Gmail chỉ hoạt động khi Gmail được mở trong một tab. Kiểm tra các tab trình duyệt của bạn và đóng mọi tab bổ sung đang chạy Gmail.

Gmail không mở hoặc thoát đột ngột #

Nếu Gmail không tải hoặc ngừng hoạt động, hãy thử xóa lịch sử duyệt web của bạn:

1. Từ trình duyệt Chrome của bạn, chọn Công cụ khác  Xóa dữ liệu duyệt web.
2. Chọn hộp Lịch sử duyệt web và nhấp vào Xóa dữ liệu .

Gmail ngoại tuyến đã hết dung lượng lưu trữ #

Nếu thư của bạn chứa nhiều tệp đính kèm, hãy bỏ chọn hộp Tải xuống tệp đính kèm trong cài đặt Đồng bộ hóa và giảm thời lượng lưu trữ xuống 7 ngày (xem các bước từ 1 đến 5 ở trên).