Xem danh mục

Quản lý chia sẻ bên ngoài cho tổ chức của bạn

Thời gian: 13 phút đọc

Bài viết này dành cho quản trị viên. Để tìm hiểu cách chia sẻ hoặc đặt quyền cho tệp của riêng bạn, hãy truy cập Chia sẻ tệp từ Google Drive .

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể kiểm soát xem người dùng có thể chia sẻ tệp và thư mục trên Google Drive với những người có Tài khoản Google bên ngoài tổ chức của bạn hay không. Các cài đặt chia sẻ này áp dụng cho các mục từ tệp dự án Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Sites, Bản đồ của tôi, thư mục và bất kỳ nội dung nào khác được lưu trữ trong Drive.

Trên trang này #

Lưu ý: Để kiểm soát việc chia sẻ với người dùng bên ngoài không phải của Google, hãy bật hoặc tắt tính năng chia sẻ của khách truy cập .

Ví dụ về các tình huống cài đặt chia sẻ #

Thiết lập chia sẻ tùy chỉnh cho một nhóm hoặc đơn vị tổ chức

Bạn có thể muốn chỉ cho phép người dùng trong các nhóm hoặc đơn vị tổ chức nhất định chia sẻ nội dung ra bên ngoài và chặn chia sẻ ra bên ngoài đối với những người khác. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cài đặt chia sẻ Drive hoặc bằng các quy tắc tin cậy.

Với cài đặt chia sẻ Drive:

  1. Nếu bạn chưa thực hiện, hãy đưa người dùng vào các đơn vị tổ chức hoặc nhóm cấu hình .
  2. Tắt tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất, như được mô tả trong phần tiếp theo.
  3. Ở bên trái, hãy nhấp vào nhóm hoặc đơn vị tổ chức mà bạn muốn cho phép chia sẻ ra bên ngoài.Quan trọng: Cài đặt nhóm ghi đè cài đặt đơn vị tổ chức. Nếu người dùng thuộc nhiều nhóm, cài đặt cho nhóm có mức độ ưu tiên cao nhất sẽ được áp dụng cho người dùng.
  4. Bật chia sẻ bên ngoài.

Với các quy tắc tin cậy: Tìm hiểu cách tạo và quản lý các quy tắc tin cậy để chia sẻ trên Drive .

Chia sẻ nội dung với người dùng bên ngoài không có Tài khoản Google

Bạn có thể cho phép người dùng chia sẻ tệp và thư mục với người dùng bên ngoài không có Tài khoản Google bằng cách bật tính năng chia sẻ với khách truy cập. Bạn có thể chọn cho phép khách truy cập chia sẻ với bất kỳ ai hoặc chỉ những miền đáng tin cậy. Để biết hướng dẫn, hãy xem Cho phép chia sẻ với người dùng không phải của Google bằng tính năng chia sẻ của khách truy cập .

Chỉ cho phép chia sẻ nội dung trong các thư mục cụ thể ra bên ngoài

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching và Learning Upgrade, và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  So sánh ấn bản của bạn

Cài đặt chia sẻ có sẵn trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn áp dụng cho người dùng theo đơn vị tổ chức hoặc nhóm. Bạn không có quyền kiểm soát các thư mục riêng lẻ trong My Drive của người dùng.

Để chỉ cho phép chia sẻ một số tệp nhất định ra bên ngoài, bạn có thể sử dụng bộ nhớ dùng chung. Với phương pháp này, ổ đĩa dùng chung đóng vai trò là thư mục.

  1. Tạo một đơn vị tổ chức không có thành viên.
  2. Tắt tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất, như được mô tả trong phần tiếp theo.
  3. Bật chia sẻ bên ngoài cho đơn vị tổ chức mới, ghi đè cài đặt cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất.
  4. (Tùy chọn) Để cho phép chia sẻ với những người bên ngoài tổ chức của bạn mà không cần Tài khoản Google, hãy bật tính năng chia sẻ với khách truy cập cho đơn vị tổ chức mới.
  5. Tạo bộ nhớ dùng chung để chứa các tệp và thư mục dùng để chia sẻ ra bên ngoài.
  6. Xác định những người được phép chia sẻ tệp ra bên ngoài và thêm những người đó làm thành viên của bộ nhớ dùng chung với cấp truy cập Người đóng góp , Người quản lý nội dung hoặc Người quản lý . Nếu bạn có nhiều người dùng, hãy thêm họ thành một nhóm.Ghi chú:
  7. Gán bộ nhớ dùng chung cho đơn vị tổ chức mới .
  8. Di chuyển nội dung vào bộ nhớ dùng chung .
  9. (Tùy chọn) Nếu muốn được thông báo khi nội dung được thêm vào bộ nhớ dùng chung và chia sẻ ra bên ngoài, bạn có thể thiết lập quy tắc báo cáo dựa trên các sự kiện trong nhật ký Drive .

Bật hoặc tắt tính năng chia sẻ tệp và thư mục ra bên ngoài trong Drive #

Chia sẻ nội dung trong Drive với những người bên ngoài tổ chức của bạn có thể là một quá trình cộng tác quan trọng nhưng nó cũng tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Nếu bật tính năng chia sẻ ra bên ngoài, bạn có các tùy chọn để hạn chế chia sẻ, chẳng hạn như cảnh báo người dùng trước khi họ chia sẻ hoặc ngăn chặn việc chia sẻ liên kết.

Nếu bạn tắt tính năng chia sẻ ra bên ngoài, người dùng không thể chia sẻ các mục sau với người dùng bên ngoài:

  • Lời mời tham gia các mục được tạo trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày
  • Liên kết đến các tệp được lưu trữ trong Drive
  • Các mục đính kèm với email, được tải lên trực tiếp từ thiết bị hoặc được lưu trữ trong Drive

Bạn cũng có thể chặn các mục tương tự này đến từ người dùng bên ngoài đến người dùng trong tổ chức của bạn. Những hạn chế này áp dụng cho các thành viên nhóm bên ngoài. Khi tệp được chia sẻ với một nhóm có người dùng bên ngoài, những người dùng bên ngoài đó không thể truy cập tệp.

Để bật hoặc tắt chia sẻ bên ngoài:

  1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
  2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu  ""và sau đó"" Ứng dụng và sau đóGoogle Workspacevà sau đó Drive và Docs .
  3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ > Tùy chọn chia sẻ .
  4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con hoặc nhóm cấu hình .
  5. Để bật chia sẻ bên ngoài:
    1. Trong phần Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn , hãy nhấp vào Bật và chọn tùy chọn chia sẻ.
    2. Để cảnh báo người dùng khi họ cố gắng chia sẻ ra bên ngoài, hãy chọn hộp Cảnh báo khi tệp thuộc sở hữu của người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn được chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn .
    3. Để cho phép người dùng chia sẻ nội dung với những người không sử dụng Tài khoản Google, hãy chọn hộp Cho phép người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn chia sẻ các mục với những người không sử dụng tài khoản Google bên ngoài tổ chức của bạn .Lưu ý: Để chỉnh sửa hoặc nhận xét về tệp, người dùng phải đăng nhập vào Tài khoản Google (hoặc tài khoản khách truy cập nếu bạn đã bật tính năng chia sẻ với khách truy cập )
    4. Để cho phép chia sẻ liên kết (khi bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp), hãy chọn Khi cho phép chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn , người dùng trong tổ chức của bạn có thể hiển thị tệp và nội dung web đã xuất bản cho bất kỳ ai có liên kết .
  6. Để tắt chia sẻ bên ngoài:
    1. Trong phần Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn , hãy nhấp vào Tắt .
    2. Để ngăn nội dung bên ngoài được chia sẻ với người dùng của bạn, bao gồm cả nội dung trong hệ thống lưu trữ của bên thứ ba, hãy bỏ chọn Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn nhận tệp từ người dùng bên ngoài tổ chức của bạn .
  7. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình một đơn vị tổ chức hoặc nhóm, bạn có thể  Kế thừa hoặc Ghi đè đơn vị tổ chức mẹ hoặc Hủy đặt một nhóm.

Có thể mất tới 24 giờ để thấy những thay đổi. Trong thời gian này, cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Cho phép chia sẻ ra bên ngoài chỉ với một số miền nhất định #

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh ấn bản của bạn

Bạn có thể cho phép chia sẻ tệp chỉ với các miền đáng tin cậy (được phép). Khi bạn sử dụng danh sách cho phép để hạn chế chia sẻ:

  • Miền này phải là miền Google Workspace trừ khi bạn đang sử dụng tính năng chia sẻ với khách truy cập .
  • Bạn không thể chỉ chọn một số miền nhất định trong danh sách cho phép để chia sẻ tệp. Tất cả các miền đáng tin cậy đều được bao gồm.
  • Người dùng không thể chia sẻ tập tin với tài khoản cá nhân.
  • Nếu tổ chức của bạn có sự kết hợp giữa giấy phép Cloud Identity và Google Workspace thì những miền được phép đối với người dùng Google Workspace cũng sẽ áp dụng cho người dùng Cloud Identity.

Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định, hãy đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức (để đặt theo bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (để đặt cho người dùng trên toàn bộ hoặc trong các bộ phận).

Nếu bạn chưa làm vậy, hãy thêm các miền đáng tin cậy vào danh sách cho phép của bạn .

  1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
  2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu  ""và sau đó"" Ứng dụng và sau đóGoogle Workspacevà sau đó Drive và Docs .
  3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ và sau đóTùy chọn chia sẻ .
  4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con hoặc nhóm cấu hình .
  5. Trong phần Chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn , hãy nhấp vào Miền trong danh sách cho phép và chọn tùy chọn chia sẻ:
    1. Để cảnh báo người dùng khi họ cố gắng chia sẻ với người dùng trong một miền đáng tin cậy, hãy chọn hộp Cảnh báo khi các tệp thuộc quyền sở hữu của người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn được chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn .
    2. Để cho phép người dùng mở tệp từ các miền không có trong danh sách cho phép và chỉnh sửa Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Sites được lưu trữ trên hệ thống lưu trữ của bên thứ ba, hãy chọn Cho phép người dùng trong tổ chức của bạn nhận tệp từ người dùng bên ngoài miền có trong danh sách cho phép .
    3. Để cho phép khách truy cập được xác minh bằng mã PIN chia sẻ với người dùng không phải của Google trong các miền đáng tin cậy, hãy chọn hộp Cho phép người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn chia sẻ các mục với những người không sử dụng tài khoản Google bên ngoài tổ chức của bạn .
  6. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình một đơn vị tổ chức hoặc nhóm, bạn có thể  Kế thừa hoặc Ghi đè đơn vị tổ chức mẹ hoặc Hủy đặt một nhóm.

Có thể mất tới 24 giờ để thấy những thay đổi. Trong thời gian này, cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Kiểm soát ai có thể di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung do tổ chức khác sở hữu #

Bạn có thể kiểm soát ai có thể di chuyển tệp và thư mục ra bên ngoài tổ chức của mình khi di chuyển nội dung từ:

  • Bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn tới bộ nhớ dùng chung do tổ chức khác sở hữu hoặc Drive của tôi của ai đó trong tổ chức khác
  • Drive của tôi trong tổ chức của bạn tới bộ nhớ dùng chung do tổ chức khác sở hữu

Để biết chi tiết về cách kiểm soát ai có thể truy cập các tệp được lưu trữ trên bộ nhớ dùng chung, hãy chuyển tới Kiểm soát chia sẻ cho tổ chức của bạn .

Hãy thử quản lý việc chia sẻ Drive bằng các quy tắc tin cậy #

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials Plus. So sánh ấn bản của bạn

Thay vì sử dụng cài đặt Drive để chia sẻ bên ngoài tổ chức của mình, bạn có thể sử dụng các quy tắc tin cậy để quản lý việc chia sẻ cả bên ngoài và bên trong tổ chức của mình. Quy tắc tin cậy cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với những người mà người dùng của bạn có thể chia sẻ. Để biết chi tiết, hãy xem Tạo và quản lý các quy tắc tin cậy để chia sẻ Drive .

Chủ đề liên quan #

Cập nhật vào Tháng 2 10, 2025

Cảm xúc của bạn là gì

  • Vui
  • Bình thường
  • Buồn

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tin khuyến mãi
Khuyến mãi
 Tư vấn dịch vụ
Tư vấn
 Thông tin hỗ trợ
Gửi hỗ trợ
 Liên hệ Zalo
Zalo