Hướng dẫn thiết lập Drive cho quản trị viên

Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn và nhóm của mình có thể sử dụng Google Drive làm nơi duy nhất để lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp. Đây là cách để bắt đầu.

Bước 1. Hiểu kiến ​​thức cơ bản về Google Drive #

Google Drive là nơi tổ chức của bạn có thể di chuyển và lưu giữ tất cả các tệp của bạn. Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có giấy phép bao gồm Drive đều có thể sử dụng Drive. Bạn không cần phải tạo thư mục hoặc ổ đĩa cho chúng.

1. Tìm hiểu cách hoạt động của bộ nhớ, tải lên và bảo mật tệp:
   • Câu hỏi thường gặp về bộ nhớ Google Workspace dành cho quản trị viên
   • Các tệp bạn có thể lưu trữ trong Google Drive
   • Tìm hiểu cách chúng tôi giúp giữ an toàn cho Google Drive
2. Di chuyển hàng loạt tệp từ các công cụ cộng tác hoặc chia sẻ tệp khác. Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về Google Workspace Migrate.

Bước 2. Kiểm soát việc chia sẻ nội dung với những người bên ngoài tổ chức của bạn (chia sẻ bên ngoài) #

Bạn có thể kiểm soát mức độ người dùng của mình có thể chia sẻ nội dung với người bên ngoài. Có thể chỉ một số người dùng nhất định mới có thể chia sẻ ra bên ngoài hoặc chỉ với một số tổ chức khác (miền đáng tin cậy).

Tìm hiểu cách: Quản lý chia sẻ bên ngoài cho tổ chức của bạn

Bước 3. Thiết lập bộ nhớ dùng chung để cộng tác hiệu quả hơn #

Bộ nhớ dùng chung giống như các thư mục đặc biệt trong Drive, nơi các nhóm có thể dễ dàng cộng tác trên một tập hợp các tệp và thư mục hoặc người dùng có thể truy cập kho lưu trữ thông tin. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung do tổ chức của bạn sở hữu chứ không phải một cá nhân, giúp bạn tránh vô tình xóa các tệp khi người dùng rời đi.

Theo mặc định, tất cả người dùng có thể tạo và quản lý bộ nhớ dùng chung cho nhóm dự án của họ. Đối với các nhóm hoặc dự án nhạy cảm, bạn có thể muốn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các thành viên và nội dung của bộ nhớ dùng chung. Hoặc, bạn có thể không muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu bạn là một tổ chức giáo dục, bạn có thể muốn cho phép giáo viên tạo bộ nhớ dùng chung nhưng không cho phép sinh viên.

Tìm hiểu cách: Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức của bạn

Bước 4. Thiết lập quyền truy cập Drive trên máy tính để bàn cho người dùng của bạn #

Với Google Drive cho máy tính để bàn, người dùng đồng bộ hóa nội dung giữa đám mây và thiết bị của họ để họ có thể:

• Bắt đầu với Drive bằng cách đồng bộ hóa các tệp cục bộ hiện có của họ với đám mây.
• Mở các tệp được lưu trữ trong Google Drive, bao gồm các tệp từ bộ nhớ dùng chung, trên máy tính của họ bằng phần mềm mà họ quen sử dụng.
• Xem và sắp xếp các tệp Drive bằng hệ thống tệp của máy tính mà không sử dụng nhiều dung lượng ổ đĩa cục bộ.
• Lưu các tệp và thư mục cụ thể ngoại tuyến.

Tìm hiểu cách thực hiện: Bật Google Drive cho máy tính để bàn

Bước 5. Đào tạo người dùng của bạn #

Để đảm bảo người dùng của bạn tận dụng tối đa Drive, sử dụng Drive một cách an toàn và cộng tác hiệu quả, hãy chia sẻ các tài nguyên sau với họ.

Bắt đầu tại Trung tâm Kiến thức dành cho người dùng doanh nghiệp của chúng tôi

• Trung tâm kiến ​​thức về Drive dành cho người dùng doanh nghiệp – Để được trợ giúp chuyển sang Drive, làm việc trong bộ nhớ dùng chung, sử dụng Drive cho máy tính, v.v.
• Trung tâm kiến ​​thức về cộng tác và tài liệu – Để được trợ giúp về Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày, v.v.
•  

Nhận trợ giúp bằng cách sử dụng trình chỉnh sửa Drive và Tài liệu

• Drive trợ giúp cho người dùng
• Trình chỉnh sửa tài liệu trợ giúp cho người dùng

Bước 6. (Tùy chọn) Cài đặt doanh nghiệp và nâng cao #

Nếu tổ chức của bạn có các yêu cầu về quyền truy cập Drive hoặc bảo mật dữ liệu nâng cao, thì bạn có thể tùy chỉnh Drive để đáp ứng nhu cầu của mình.

Control access and storage #

Cho phép thiết bị di động truy cập vào Docs, Sheets và Slides

Nếu tổ chức của bạn sử dụng Quản lý thiết bị di động (MDM) của bên thứ ba, hãy cập nhật danh sách cho phép ứng dụng của bạn bằng các ứng dụng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Kiểm tra với nhà cung cấp MDM của bạn để tìm hiểu cách thực hiện. Lưu ý: Tính năng quản lý điểm cuối của Google đã cho phép truy cập vào nhiều ứng dụng Google Workspace.

Nếu bạn không cho phép các ứng dụng dành cho tổ chức của mình, thì người dùng của bạn vẫn có thể tải lên và tải xuống các tệp bằng Google Drive. Nhưng họ không thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày trên thiết bị di động.

Đặt giới hạn bộ nhớ cho người dùng và bộ nhớ dùng chung

Tổ chức của bạn nhận được dung lượng lưu trữ dựa trên phiên bản Google Workspace của bạn và số lượng người dùng mà bạn có. Nếu tổ chức của bạn có dung lượng lưu trữ gộp, thì bạn có thể muốn đặt dung lượng lưu trữ mà mỗi người dùng và bộ nhớ dùng chung được phép để một số người dùng không sử dụng nhiều hơn phần dung lượng hợp lý của họ.

Tìm hiểu cách thực hiện: Đặt giới hạn bộ nhớ

Hạn chế truy cập ngoại tuyến

Bạn có thể kiểm soát liệu người dùng có thể truy cập vào Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của họ khi máy tính của họ không được kết nối với Internet hay không.

Theo mặc định, truy cập ngoại tuyến được cho phép và người dùng có thể bật hoặc tắt tính năng này cho tài khoản của mình nếu cần. Bạn có thể tắt tính năng này đối với những người dùng làm việc trên các tệp nhạy cảm hoặc bí mật.

Tìm hiểu cách thực hiện: Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến vào trình chỉnh sửa Tài liệu

Quản lý những người trong tổ chức của bạn sử dụng trình chỉnh sửa Drive và Google Tài liệu

Hầu hết các phiên bản Google Workspace đều có Drive và các dịch vụ cộng tác như Google Tài liệu, Google Trang tính, v.v. Tuy nhiên, một số tổ chức có thể muốn kiểm soát ai có thể tạo tệp, tải tệp lên hoặc sử dụng Drive.

Tìm hiểu cách: Bật hoặc tắt tính năng tạo Tài liệu

Chia sẻ quyền kiểm soát #

Thiết lập quy tắc tin cậy để kiểm soát chia sẻ chi tiết hơn

Nếu tổ chức của bạn cần thêm tùy chọn để hạn chế chia sẻ nội bộ và bên ngoài, bạn có thể thiết lập quy tắc tin cậy. Quy tắc tin cậy cho phép bạn kiểm soát việc chia sẻ tệp giữa các đơn vị tổ chức, nhóm, người dùng cá nhân và miền.

Tìm hiểu cách thực hiện: Tạo và quản lý quy tắc tin cậy để chia sẻ Drive (thử nghiệm)

Đặt tùy chọn truy cập chung để chia sẻ tệp với đối tượng mục tiêu

Bạn có thể giúp người dùng chia sẻ nội dung với các nhóm thích hợp, chẳng hạn như bộ phận hoặc bộ phận của họ trong tổ chức của bạn, bằng cách tạo đối tượng mục tiêu. Đối tượng mục tiêu giúp ngăn chia sẻ quá mức cho toàn bộ tổ chức của bạn.

Tìm hiểu cách thực hiện: Đặt tùy chọn quyền truy cập chung để chia sẻ tệp trong Drive

Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp

Khi người dùng gửi email hoặc lời mời lịch có tệp đính kèm, họ sẽ được nhắc cấp quyền truy cập cho người nhận nếu họ chưa có. Bạn có thể giới hạn mức độ truy cập mà người gửi có thể cấp để tránh chia sẻ quá mức hoặc rò rỉ dữ liệu.

Tìm hiểu cách thực hiện: Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp

Thiết lập các tính năng nâng cao của Drive #

Thiết lập nhãn Drive

Bạn có thể giúp người dùng của mình phân loại hoặc gắn nhãn tệp để theo dõi các loại tệp và phê duyệt, áp dụng chính sách và cải thiện tìm kiếm bằng cách thiết lập nhãn Drive. Các nhãn này thêm siêu dữ liệu vào tệp, chẳng hạn như độ nhạy của tệp, trạng thái tài liệu hoặc ngày đến hạn.

Tìm hiểu cách thực hiện: Quản lý nhãn Drive

Cho phép các mẫu Drive tùy chỉnh

Thương hiệu của tổ chức bạn rất quan trọng và một cách để quảng bá thương hiệu đó là thiết lập các mẫu tùy chỉnh cho Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu và Trang web. Bạn có thể cho phép mọi người trong tổ chức của mình hoặc chỉ một số người dùng nhất định tạo mẫu tùy chỉnh.

Tìm hiểu cách thực hiện: Cho phép các mẫu tùy chỉnh cho tổ chức của bạn

Thêm một lớp mã hóa khác vào tệp

Nếu tổ chức của bạn làm việc với tài sản trí tuệ nhạy cảm hoặc hoạt động trong một ngành được quản lý chặt chẽ, thì bạn có thể cho phép người dùng tạo tài liệu mã hóa phía máy khách và các tệp khác mà máy chủ Google không thể giải mã. 

Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về mã hóa phía máy khách