Cho phép chia sẻ với người dùng không phải của Google bằng tính năng chia sẻ của khách truy cập

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, và Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic and G Suite Business. So sánh ấn bản của bạn

Với tính năng chia sẻ của khách truy cập, bạn có thể cho phép người dùng mời những người không có Tài khoản Google cộng tác trên các tệp và thư mục. Bạn có thể cho phép khách truy cập chia sẻ với bất kỳ ai hoặc chỉ những khách truy cập trong các miền đáng tin cậy. Bạn luôn có thể xem lại ai có quyền truy cập vào các tệp và thư mục của tổ chức bạn.

Trên trang này #

• Cách chia sẻ của khách truy cập hoạt động
• Khi tính năng chia sẻ của khách truy cập được bật
• Bật chia sẻ của khách truy cập
• Nâng cấp phiên khách truy cập lên tài khoản Google Workspace
• Các vấn đề và hạn chế đã biết

Cách chia sẻ của khách truy cập hoạt động #

Người dùng chia sẻ với khách truy cập giống như cách họ chia sẻ với người dùng Google. Khách truy cập nhận được lời mời cộng tác qua email và mã PIN để xác minh danh tính của họ. Họ có thể chỉnh sửa, nhận xét hoặc xem một mục trong 7 ngày sau khi xác minh danh tính của mình. Nếu khách truy cập cần cộng tác lâu hơn 7 ngày, họ có thể sử dụng liên kết ban đầu để xác minh lại danh tính của mình.

Khi tính năng chia sẻ của khách truy cập được bật #

• Khách truy cập có thể sử dụng Drive trên web để xem, nhận xét, đề xuất chỉnh sửa và chỉnh sửa các tệp được chia sẻ với họ. Để biết chi tiết về những gì có thể chia sẻ, hãy xem Chia sẻ tài liệu với khách truy cập .
• Người dùng của bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung với khách truy cập. Khách truy cập có thể tạo tệp và tải tệp lên trong các thư mục được chia sẻ với họ. Không thể thêm họ làm thành viên của bộ nhớ dùng chung.
• Nếu khách truy cập có quyền chỉnh sửa tệp, họ có thể chia sẻ tệp đó với người dùng Google khác chứ không phải với khách truy cập khác.
• Khách truy cập không thể truy cập các tệp trên thiết bị di động hoặc trong ứng dụng khách đã tải xuống, chẳng hạn như Google Drive dành cho máy tính để bàn.
• Khách truy cập có thể xóa phiên của họ, thao tác này sẽ xóa tên của họ khỏi lịch sử tài liệu và mọi nhận xét họ đã đưa ra.
• Các phiên trong tệp được chia sẻ có thể được xem và thay đổi hoặc quyền truy cập của chúng có thể bị thu hồi, giống như bất kỳ cộng tác viên nào khác

Bật chia sẻ của khách truy cập #

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ Tùy chọn chia sẻ .
4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con hoặc nhóm cấu hình .
5. Để chỉ cho phép khách truy cập chia sẻ với các miền đáng tin cậy:
   1. Thêm các miền đó vào danh sách miền đáng tin cậy của tổ chức bạn nếu bạn chưa thêm. Để biết chi tiết, hãy đi tới Cho phép chia sẻ bên ngoài chỉ với các miền đáng tin cậy .
   2. Chọn Tên miền được phép .
   3. Chọn Cho phép người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn chia sẻ các mục với những người không sử dụng tài khoản Google bên ngoài tổ chức của bạn .Sự cố đã biết: Bạn có thể yên tâm bỏ qua thông báo “Không tương thích với các miền thuộc danh sách cho phép”. Người dùng của bạn vẫn có thể chia sẻ với mọi người trong miền đáng tin cậy.

   Để cho phép khách truy cập chia sẻ với bất kỳ ai:

   1. Chọn Bật .
   2. Chọn Cho phép người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn chia sẻ các mục với những người không sử dụng tài khoản Google bên ngoài tổ chức của bạn .
6. (Tùy chọn) Để cảnh báo người dùng trước khi họ chia sẻ với ai đó bên ngoài tổ chức của bạn, hãy chọn Cảnh báo khi tệp thuộc sở hữu của người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn được chia sẻ bên ngoài tổ chức của bạn .
7. Đối với Trình kiểm tra quyền truy cập , hãy chọn Chỉ người nhận, đối tượng mục tiêu được đề xuất hoặc công khai (không cần tài khoản Google).
8. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình một đơn vị tổ chức hoặc nhóm, bạn có thể  Kế thừa hoặc Ghi đè đơn vị tổ chức mẹ hoặc Hủy đặt một nhóm.

Nâng cấp phiên khách truy cập lên tài khoản Google Workspace #

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể nâng cấp phiên truy cập của người dùng lên tài khoản Google Workspace. Bạn tạo một tài khoản Google Workspace có cùng địa chỉ email với phiên truy cập. Quá trình này giữ lại lịch sử cộng tác của phiên khách truy cập, bao gồm cả nhận xét và chỉnh sửa tài liệu. Để biết thêm thông tin, hãy đi tới Tùy chọn thêm người dùng .

Ghi chú. Bạn không thể thay đổi từ phiên khách truy cập thành Nhóm Google. Để sử dụng địa chỉ email cho một nhóm, hãy tạo tài khoản người dùng Google Workspace  bằng địa chỉ email đó, sau đó xóa tài khoản Workspace và tạo nhóm.

Cách khách truy cập nâng cấp lên Tài khoản Google #

Để nâng cấp từ phiên khách truy cập lên Tài khoản Google có cùng địa chỉ email, trước tiên khách truy cập phải xóa phiên khách truy cập của họ . Sau đó, họ có thể tạo Tài khoản Google hoặc đăng ký Google Workspace .

Các vấn đề và hạn chế đã biết #

• Một số trang web sử dụng đăng nhập bằng Google có thể hiển thị tài khoản của khách truy cập trong trình chuyển đổi tài khoản. Tuy nhiên, ngay cả khi đã đăng nhập, khách truy cập chỉ có thể truy cập Google Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Sites.
• Khi người dùng chia sẻ một thư mục trong bộ nhớ dùng chung với khách truy cập, quyền cao nhất mà khách truy cập có thể được cấp là quyền truy cập của cộng tác viên. Khách truy cập không thể truy cập thư mục gốc của bộ nhớ dùng chung.
• Không thể thêm khách truy cập vào nhóm trong Google Groups hoặc chỉnh sửa trong Sites. Tuy nhiên, họ có thể là Người xem được xuất bản của một trang web.
• Nếu bạn hạn chế chia sẻ với Tài khoản Google cá nhân trong tổ chức của mình thì việc chia sẻ của khách truy cập cũng bị hạn chế. Nếu bạn (hoặc một trong những người dùng của bạn) cố gắng chia sẻ với những tài khoản này, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.
• Khách truy cập không thể tải xuống các thư mục.

Chủ đề liên quan #

• Chia sẻ tài liệu với khách truy cập
• Đặt quyền chia sẻ của người dùng Drive