Câu hỏi thường gặp (về quản trị viên nhóm)

Câu hỏi thường gặp (về quản trị viên nhóm)

Trong bài viết này

• Tổng quan
• Nhóm dành cho doanh nghiệp
• Điều khiển
• Nhiều tên miền
• Hạn mức
• Bảo vệ
• Lưu giữ nhóm và tin nhắn

Mở tất cả  |   Đóng tất cả

Tổng quan #

Ai có thể tạo nhóm? #

Quản trị viên có đặc quyền Nhóm có thể tạo nhóm.

Nếu bật Groups for Business, bạn cũng có thể cấp cho người dùng quyền tạo nhóm. Để biết chi tiết:  Đặt chính sách trên toàn tổ chức để sử dụng nhóm .

Làm cách nào và ở đâu để tạo nhóm? #

Có một số cách tạo nhóm để sử dụng trong Google Workspace.

Trong một số trường hợp, việc bạn tạo nhóm có thể giới hạn mục đích sử dụng nhóm đó:

• Các nhóm liên lạc và cộng tác (danh sách gửi thư, Hộp thư đến cộng tác) có thể được tạo ở bất kỳ vị trí nào.
• Các nhóm được tạo ở bất cứ đâu cũng có thể được sử dụng cho các chính sách trong Google Cloud.
• Nhóm cấu hình và nhóm động phải được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc bằng API.

Bảng sau đây cho biết nơi có thể tạo các loại nhóm khác nhau.

Nơi bạn tạo nhóm	Danh sách email, chia sẻ, lịch mời	Hộp thư đến cộng tác hoặc nhóm được kiểm duyệt	Nhóm cấu hình	Nhóm động	Chính sách IAM của Google Cloud
Bảng điều khiển dành cho quản trị viên Home > Nhóm	✔	✔*	✔	✔	✔
Directory API	✔	✔*	✔		✔
Cloud Identity API	✔*	✔		✔	✔
Google Groups *	✔	✔*			✔
Bảng điều khiển Google Cloud	✔	✔*			✔
Đã đồng bộ hóa từ máy chủ LDAP hoặc Active Directory	✔	✔*	✔		✔

*  Yêu cầu bật Groups for Business

Tôi có thể thêm những người bên ngoài tài khoản Google Workspace của mình vào nhóm không? #

Đúng. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể thêm nhà cung cấp, khách hàng, khách hàng bên ngoài và những người khác vào nhóm của mình. Bạn có thể thực hiện việc này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Những người khác có thể thêm thành viên bên ngoài vào nhóm nếu bạn cho phép thành viên bên ngoài trong cài đặt chia sẻ của Groups for Business .

Các nhóm có xuất hiện trên trang Danh bạ của người dùng không? #

Có, nhưng chỉ sau khi người dùng gửi tin nhắn cho nhóm. Các nhóm mà người dùng đã gửi tin nhắn sẽ xuất hiện trong Tất cả liên hệ. 

Tìm hiểu thêm: Bạn có thể làm gì với Danh bạ Google?

Các nhóm bạn tạo trong Google Groups khác với tính năng nhóm trong Danh bạ Google như thế nào? #

Cả Nhóm và Danh bạ Google đều giúp bạn dễ dàng gửi email cho các nhóm người bằng danh sách gửi thư. Điểm khác biệt là bạn không thể chia sẻ danh sách gửi thư mà bạn tạo trong Danh bạ. Danh sách gửi thư liên hệ là dành cho cá nhân sử dụng. Các nhóm có địa chỉ email mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng.

Tìm hiểu thêm: Bạn có thể làm gì với Danh bạ Google?

Tin nhắn cho một nhóm có thể được kiểm duyệt không? #

Có, bạn có thể xem lại tin nhắn trước khi cho phép đăng chúng lên nhóm.

Để biết chi tiết: Phê duyệt hoặc chặn tin nhắn mới

Tôi có thể di chuyển các nhóm từ hệ thống thư hiện tại của mình không? #

Có, bạn có thể sử dụng Google Cloud Directory Sync (GCDS) để đồng bộ hóa các nhóm (danh sách gửi thư) từ máy chủ LDAP của bạn với Google Workspace.

Để biết chi tiết: Đồng bộ hóa các nhóm từ máy chủ LDAP hoặc Active Directory của bạn

Có API để tạo và quản lý nhóm không? #

Có, bạn có thể sử dụng API thư mục SDK quản trị Google Workspace và API cài đặt nhóm để tạo và quản lý nhóm.

Để biết chi tiết: Quản lý nhóm bằng API

Nhóm dành cho doanh nghiệp #

Google Groups dành cho doanh nghiệp là gì? #

Groups for Business là một dịch vụ cốt lõi trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của bạn, giúp kiểm soát cách sử dụng các nhóm trong tổ chức của bạn trong ứng dụng người dùng Google Groups tại Groups.google.com.

Để biết chi tiết: Những lợi ích bạn nhận được với Groups for Business

Phiên bản nào có dịch vụ Google Groups for Business? #

Google Groups for Business có sẵn cho tất cả các phiên bản Google Workspace, bao gồm cả phiên bản G Suite miễn phí cũ.

Phiên bản G Suite miễn phí cũ không cho phép bạn:

• Đăng tin nhắn trong nhóm
• Kiểm duyệt tin nhắn nhóm
• Lưu tin nhắn nhóm trong lịch sử hội thoại

Dịch vụ Groups for Business khác với phiên bản Groups miễn phí như thế nào? #

Dưới đây là những điểm khác biệt chính của Nhóm dành cho doanh nghiệp:

• Tùy chọn chia sẻ —Là quản trị viên, bạn có thể đặt tùy chọn chia sẻ cho dịch vụ Groups for Business để giới hạn những gì người dùng có thể thực hiện. Ví dụ: bạn có thể ngăn người dùng thêm thành viên bên ngoài tổ chức của họ và ngăn những người bên ngoài tổ chức của họ gửi email đến nhóm.
• Thư mục nhóm —Dịch vụ Groups for Business bao gồm thư mục Nhóm công ty, thư mục này chỉ liệt kê các nhóm cho tổ chức của bạn.
• API —API chỉ dành cho khách hàng Google Workspace.

Dịch vụ Groups for Business khác với tính năng nhóm trong Danh bạ như thế nào? #

Nhóm liên hệ trong Danh sách liên hệ của Google chỉ đơn giản là danh sách các địa chỉ email cho phép người dùng nhập nhanh nhiều địa chỉ cùng một lúc vào email, lời mời họp, v.v. Mặc dù các nhóm mà người dùng tạo bằng Groups for Business cũng là danh sách địa chỉ email nhưng họ có địa chỉ email nhóm riêng nên bất kỳ ai có quyền đều có thể gửi thư đến địa chỉ đó.

Ngoài ra, người dùng có thể chia sẻ nội dung—chẳng hạn như tài liệu và trang web của Google—với địa chỉ nhóm. Và, không giống như các nhóm liên hệ, dịch vụ Groups for Business bao gồm các tính năng nâng cao, chẳng hạn như lưu tin nhắn trong lịch sử cuộc trò chuyện và kiểm soát kiểm duyệt.

Các nhóm được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên khác với các nhóm được tạo trong ứng dụng Google Groups như thế nào? #

Các nhóm được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên có thể được sử dụng làm:

• Danh sách mail
• Hộp thư đến cộng tác*
• Nhóm cấu hình
• Nhóm động

Các nhóm được tạo trong ứng dụng Google Groups có thể được sử dụng làm:

• Danh sách mail*
• Hộp thư đến cộng tác*

*  Yêu cầu bật Groups for Business

Để biết chi tiết: Xem nơi quản trị viên quản lý các nhóm nội bộ

Quảng cáo có xuất hiện trong Google Groups không? #

KHÔNG.

Google Groups hỗ trợ những ngôn ngữ nào? #

Đối với quản trị viên, Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, nơi bạn truy cập dịch vụ Groups for Business và danh sách Nhóm, hiện có sẵn bằng 18 ngôn ngữ.

Đối với tất cả người dùng, ứng dụng Google Groups (groups.google.com) hiện có thể được hiển thị bằng 38 ngôn ngữ. Chủ sở hữu và người quản lý nhóm có thể đặt ngôn ngữ cụ thể cho văn bản do hệ thống tạo có trong email nhóm.

Để biết chi tiết: Đặt ngôn ngữ email nhóm

Điều gì xảy ra nếu tôi bật hoặc tắt Groups for Business? #

Việc bật và tắt dịch vụ Groups for Business sẽ kiểm soát xem người dùng có quyền truy cập vào các nhóm nội bộ của tổ chức bạn tại  ứng dụng Google Groups  –có sẵn trong trình khởi chạy Ứng dụng của họ   và tại Groups.google.com hay không . Việc bật Groups for Business cũng bổ sung các tính năng như kiểm duyệt cuộc trò chuyện và Hộp thư đến cộng tác.

Để biết chi tiết: Những lợi ích bạn nhận được với Groups for Business

Tôi có thể bật Groups for Business cho những người dùng cụ thể không? #

Đúng. Hãy làm theo các bước tại Bật hoặc tắt Groups for Business .

Tôi có thể sử dụng Groups for Business mà không cần bật dịch vụ Gmail không? #

Đúng. Nếu tổ chức của bạn không sử dụng Gmail và cài đặt Groups for Business của bạn cho phép thì người dùng của bạn vẫn có thể:

• Gửi và nhận tin nhắn cho nhóm bằng ứng dụng email khác, chẳng hạn như Microsoft Outlook
• Đăng tin nhắn trong ứng dụng Google Groups
• Chia sẻ nội dung, chẳng hạn như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Lịch và video với địa chỉ nhóm

Tuy nhiên, việc sử dụng Nhóm với Gmail mang lại một số lợi ích. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các quy tắc và bộ lọc trong Nhóm để giúp sắp xếp hộp thư đến Gmail của mình.

Điều khiển #

Tôi có thể kiểm soát cách mọi người trong tổ chức của mình sử dụng nhóm không? #

Đúng. Với tư cách là quản trị viên, bạn có toàn quyền kiểm soát các nhóm trong tổ chức của mình. Bạn có thể ngăn người dùng thêm thành viên bên ngoài vào nhóm của họ, chỉnh sửa hoặc xóa nhóm của người dùng hoặc thậm chí ngăn người dùng tạo nhóm của riêng họ.

Để biết chi tiết: Tùy chọn giới hạn quyền truy cập và hoạt động của nhóm

Tôi có thể bắt buộc tư cách thành viên của người dùng trong một nhóm không? #

Bạn có thể kiểm soát liệu người dùng có thể tự thêm mình vào một nhóm cụ thể hay không. Tuy nhiên, bạn không thể ngăn người dùng tự xóa mình khỏi nhóm, trừ khi bạn thêm tất cả nhân viên trong tổ chức của mình vào nhóm với tư cách là một thành viên.

Để biết chi tiết: Thêm tất cả người dùng trong tổ chức của bạn vào một nhóm

Để đảm bảo rằng người dùng vẫn là thành viên của các nhóm cụ thể (ví dụ: nhóm “tất cả nhân viên”), hãy duy trì nhóm trên máy chủ LDAP và đồng bộ hóa định kỳ các nhóm đó với Google Workspace.

Để biết chi tiết: Đồng bộ hóa các nhóm từ máy chủ LDAP hoặc Active Directory của bạn

Các tin nhắn do quản trị viên đăng có bao giờ được kiểm duyệt không? #

Không. Mọi tin nhắn mà quản trị viên gửi đến một nhóm được kiểm duyệt đều không được kiểm duyệt, bất kể quản trị viên có phải là thành viên của nhóm đó hay không. Chính sách này cũng áp dụng cho các nhóm được kiểm duyệt do quản trị viên khác tạo.

Ngoại lệ duy nhất là các thư bị đánh dấu là thư rác. Hệ thống không gửi những tin nhắn này.

Điều gì xảy ra nếu chủ sở hữu nhóm rời khỏi công ty? #

Nhóm vẫn hoạt động bình thường. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể quản lý nhóm hoặc gán quyền sở hữu cho người dùng khác.

Để biết chi tiết: Chỉ định vai trò cho các thành viên của nhóm

Nhiều tên miền #

Tôi có thể tạo địa chỉ nhóm trong bất kỳ miền nào của tổ chức tôi không? #

Đúng. Nếu tài khoản Google Workspace của bạn có nhiều miền, bạn có thể chọn miền sẽ sử dụng làm địa chỉ email của nhóm khi tạo nhóm.

Để biết chi tiết: Thêm nhiều tên miền hoặc bí danh tên miền

Một nhóm có thể có thành viên từ nhiều miền không? #

Đúng. Nếu tài khoản Google Workspace của bạn có nhiều miền, bạn có thể kết hợp các thành viên từ các miền khác nhau trong một nhóm.

Để biết chi tiết: Thêm nhiều tên miền hoặc bí danh tên miền

Người dùng trong tất cả các miền của tôi có thể sử dụng Google Groups không? #

Có, nếu tài khoản Google Workspace của bạn có nhiều miền và bạn bật Groups for Business thì người dùng ở tất cả các miền của bạn đều có thể sử dụng ứng dụng Google Groups.

Để biết chi tiết: Thêm nhiều tên miền hoặc bí danh tên miền

Hạn mức #

Có giới hạn nào đối với tư cách thành viên nhóm hoặc tin nhắn được gửi đến nhóm không? #

Đúng. Để chống spam và lạm dụng email, Google áp dụng các giới hạn bao gồm số lượng tối đa:

• Nhóm cho mỗi chủ sở hữu
• Tin nhắn được gửi đến một nhóm trong một khoảng thời gian ngắn
• Tin nhắn được gửi cùng lúc cho các thành viên nhóm bên ngoài

Để biết chi tiết:  Tìm hiểu các chính sách và giới hạn của Nhóm

Có giới hạn về số lượng nhóm mà người dùng có thể tạo không? #

Bạn có thể tạo tối đa 100 nhóm động cho mỗi khách hàng. Giới hạn này có thể được tăng lên tùy theo từng trường hợp. Hãy liên hệ với  Nhóm hỗ trợ Google Workspace  về trường hợp sử dụng cụ thể của bạn để yêu cầu tăng giới hạn.

Không có giới hạn đối với các loại nhóm khác nhưng một người dùng có thể là chủ sở hữu của tối đa 1.000 nhóm. Nếu người dùng tạo một nhóm thì người dùng đó sẽ tự động là chủ sở hữu của nhóm đó. Tuy nhiên, người dùng có thể chỉnh sửa nhóm của mình để xóa quyền sở hữu bất kỳ lúc nào, do đó, người dùng có thể tạo số lượng nhóm tùy ý.

Để biết chi tiết:  Tìm hiểu các chính sách và giới hạn của Nhóm

Số lượng thành viên tối đa một nhóm có thể có là bao nhiêu? #

Nhóm trong phiên bản Google Workspace có thể có số lượng thành viên không giới hạn.

Có giới hạn kích thước cho tin nhắn gửi đến một nhóm không? #

Có, giới hạn kích thước tối đa cho thư gửi đến một nhóm là 25 MB, bao gồm cả tệp đính kèm (giới hạn thông thường của Gmail).

Có loại tin nhắn nào tôi không thể gửi cho một nhóm không? #

Bạn không thể gửi hoặc chuyển tiếp biên nhận không gửi (NDR), còn được gọi là “thư trả lại” cho một nhóm. Các tin nhắn giống với NDR cũng không được phép.

Thỏa thuận cấp độ dịch vụ có áp dụng cho Google Groups không? #

Có, Thỏa thuận cấp độ dịch vụ của Google Workspace áp dụng cho thành phần Nhóm trong dịch vụ Google Workspace của bạn.

Bảo mật #

Các nhóm do người dùng quản lý an toàn đến mức nào? #

Với Groups for Business, bạn và người dùng có thể hạn chế quyền truy cập và hoạt động trong các nhóm do người dùng quản lý. Ví dụ: với tư cách là quản trị viên, bạn có thể ngăn người dùng thêm người dùng bên ngoài vào nhóm của họ và bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ nhóm nào mà người dùng tạo.

Để biết chi tiết: Tùy chọn giới hạn quyền truy cập và hoạt động của nhóm

Thế giới bên ngoài có thể truy cập lịch sử cuộc trò chuyện nhóm không? #

Với Groups for Business, bạn có thể đặt các tùy chọn chia sẻ để ngăn những người bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào bất kỳ nhóm nào trong tổ chức của bạn, bao gồm cả lịch sử trò chuyện của họ. Hoặc nếu bạn cho phép quyền truy cập từ bên ngoài, chủ sở hữu và người quản lý nhóm vẫn có thể ngăn quyền truy cập từ bên ngoài vào lịch sử hội thoại của nhóm cụ thể của họ.

Để biết chi tiết: Đặt chính sách trên toàn tổ chức để sử dụng nhóm

Nếu tôi sử dụng nhóm, tôi có nhận được nhiều thư rác hơn không? #

Bạn có tùy chọn cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn gửi tin nhắn đến một nhóm. Nếu người gửi độc hại biết địa chỉ của nhóm đó, các thành viên trong nhóm có thể nhận được nhiều thư rác hơn. Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên cân nhắc cẩn thận các tùy chọn bạn chọn cho bất kỳ nhóm nào bạn tạo.

Để cải thiện tính năng lọc thư rác cho một nhóm cụ thể, bạn có thể thay đổi cài đặt xử lý thư rác của nhóm đó. Để biết chi tiết: Cập nhật cài đặt của nhóm

Nếu tôi gửi lời mời họp tới một nhóm, tôi có thể thấy tất cả thành viên nhóm trong lời mời không? #

Nếu bạn mời một nhóm tham gia cuộc họp, tất cả thành viên của nhóm chỉ xuất hiện trong lời mời trên lịch của bạn nếu bạn có quyền truy cập thích hợp cho nhóm đó. Giới hạn này duy trì cài đặt quyền riêng tư cho một nhóm và áp dụng cho cả người dùng và quản trị viên.

Để biết chi tiết: Mời nhóm tham gia các sự kiện trên lịch

Lưu giữ nhóm và tin nhắn #

Tin nhắn email được lưu giữ trong lịch sử hội thoại của một nhóm trong bao lâu? #

Lịch sử trò chuyện của nhóm không bao giờ hết hạn nên tin nhắn vẫn ở đó cho đến khi nhóm bị xóa.

Việc đặt thời gian lưu giữ email có xóa tin nhắn nhóm sau thời gian đó không? #

Không. Tính năng lưu giữ email không ảnh hưởng đến tin nhắn trong lịch sử hội thoại của nhóm. Tin nhắn vẫn còn trong lịch sử cho đến khi nhóm bị xóa.

Điều gì xảy ra với nhóm của tôi nếu tôi tắt Groups for Business? #

Nếu bạn tắt Groups for Business, tất cả các nhóm mà bạn hoặc người dùng của bạn đã tạo vẫn hoạt động nhưng các nhóm sẽ không có bất kỳ tính năng nâng cao nào có sẵn với dịch vụ Groups for Business. Nếu bạn bật lại Groups for Business thì tất cả cài đặt của nhóm sẽ được khôi phục.

Để biết chi tiết: Bật hoặc tắt Groups for Business