Theo dõi việc sử dụng phòng và tài nguyên trong Google Calendar

Xem phòng và việc sử dụng tài nguyên trên Lịch Google chỉ trong nháy mắt nhanh chóng và dễ dàng. Bảng thông tin chi tiết về phòng cung cấp cho bạn số liệu để phân tích cách tổ chức của bạn sử dụng không gian. Sử dụng thông tin này để lập kế hoạch nhằm giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.

Thông tin chi tiết bạn nhận được từ trang tổng quan #

Trang tổng quan giúp trả lời các câu hỏi, chẳng hạn như:

• Phòng phổ biến nhất của bạn là gì?
• Phòng của bạn có được sử dụng dưới mức hoặc sử dụng quá mức không?
• Kích thước phòng nào được ưa chuộng nhất?
• Thiết bị nào thúc đẩy việc sử dụng phòng?
• Thời điểm tốt nhất để lên lịch sửa chữa và bảo trì là khi nào?

Trước khi bắt đầu #

• Sử dụng định dạng có cấu trúc cho phòng —Chỉ số liệu cho tài nguyên có cấu trúc mới xuất hiện trong Bảng thông tin chi tiết về phòng.Để biết chi tiết, hãy xem Sử dụng tài nguyên có cấu trúc Google Calendar .
• Đặt danh mục phòng thành Không gian họp —Điều này là bắt buộc để hiển thị số liệu trong Bảng thông tin chi tiết về phòng.
• Đặt múi giờ cho từng phòng —Cập nhật múi giờ địa phương để bảng thông tin hiển thị dữ liệu chính xác.
• Bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng trong phòng bằng phần cứng Meet.
  Để biết chi tiết, hãy xem Bật phát hiện tỷ lệ sử dụng phòng .

Đặt múi giờ #

Có 2 cách để cập nhật múi giờ cho tài nguyên của bạn: hàng loạt bằng cách sử dụng API hoặc từng cái một trong Lịch Google.

Sử dụng API để cập nhật hàng loạt

Để biết chi tiết, hãy xem API lịch.

Đặt riêng trong Google Calendar

Bạn phải đăng nhập với tư cách quản trị viên cấp cao cho tác vụ này.

1. Đăng nhập bằng tài khoản quản trị viên của bạn và mở Google Calendar .
2. Trong thanh bên trái, trỏ tới Lịch khác.
3. Nhấp vào Thêm   Duyệt tài nguyên .
4. Bên cạnh tài nguyên bạn muốn thêm, nhấp vào Mũi tên xuống  và chọn hộp. Tài nguyên hiện xuất hiện trong danh sách Cài đặt cho lịch của tôi .
5. Từ Cài đặt cho lịch của tôi , hãy nhấp vào tài nguyên để mở các tùy chọn cài đặt.
6. Trong cài đặt Lịch bên dưới Múi giờ , nhấp vào Mũi tên xuống  và chọn múi giờ chính xác từ danh sách.

Đi tới Trang tổng quan của bạn #

Cần có đặc quyền thông tin chi tiết về phòng để xem Bảng điều khiển.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Thư mụcTòa nhà và tài nguyên Thông tin chi tiết về phòng.

Mẹo: Bạn cũng có thể tìm kiếm Bảng thông tin chi tiết về phòng . Để biết chi tiết, hãy xem Theo dõi mức sử dụng thiết bị và phòng phần cứng của Meet .

Thay đổi phạm vi và khung thời gian của trang tổng quan #

Bạn có thể đặt bộ lọc trên bảng thông tin để xem một phòng, tòa nhà, tầng, sức chứa hoặc tính năng cụ thể. Bạn cũng có thể thay đổi khoảng thời gian xuất hiện. Ví dụ: đặt bộ lọc ngày trong tuần để xem dữ liệu cho các ngày trong tuần chứ không phải cho Thứ Bảy và Chủ Nhật.

Kiểm soát bộ lọc và phạm vi ngày được hiển thị ở đầu trang tổng quan. Phạm vi ngày ở ngoài cùng bên phải và bộ lọc bảng thông tin ở bên trái.

Để đặt bộ lọc, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc   , thực hiện các lựa chọn của bạn và nhấp vào Áp dụng . Những thay đổi của bạn được hiển thị ngay lập tức.

Để đặt phạm vi ngày, hãy nhấp vào phạm vi ngày hiện tại để mở các điều khiển. Khi bạn đã chọn phạm vi ngày mới, hãy nhấp vào Áp dụng để cập nhật báo cáo của bạn.

Ghi chú:

• Để xem thông tin quan trọng cho từng biểu đồ, hãy di chuột qua Giới thiệu về biểu đồ này   ở góc trên cùng.
• Dữ liệu sử dụng phòng có thể mất ít nhất 24 giờ mới xuất hiện trên bảng điều khiển.
• Nếu bạn đăng ký tài nguyên cho một ngày trong quá khứ, bảng thông tin sẽ không ghi lại ngày đó. Ví dụ: nếu hôm nay là ngày 27 tháng 12 năm 2021 và bạn đăng ký nguồn lực vào ngày 26 tháng 12 năm 2021 thì bảng thông tin sẽ bỏ qua việc đăng ký này.

Tải xuống dữ liệu bảng điều khiển để phân tích #

Quản trị viên có thể muốn xem dữ liệu trang tổng quan ở định dạng bảng tính hoặc bảng để phân tích thêm. Để tải xuống tỷ lệ đặt phòng và tỷ lệ lấp đầy của phòng, hãy nhấp vào Tải xuống  ở phía trên cùng bên phải của bảng điều khiển Thông tin chi tiết.

Trang tổng quan xuất dữ liệu thành tệp CSV. Nó hiển thị chế độ xem hiện tại bạn đặt bằng cách sử dụng tùy chọn bộ lọc và phạm vi ngày được chọn trên trang tổng quan. Trước khi tải xuống dữ liệu, hãy nhớ đặt các tùy chọn cho tài nguyên và khung thời gian mà bạn muốn nghiên cứu.

Phát hiện phần cứng và tỷ lệ kín phòng của Google Meet #

Nếu tổ chức của bạn sử dụng phần cứng Google Meet và có các thiết bị hỗ trợ phát hiện tỷ lệ kín phòng, thì bạn có thể xem các biểu đồ bổ sung trong trang tổng quan Thông tin chi tiết về phòng để giúp bạn đưa ra quyết định quy hoạch không gian. Để biết thêm thông tin, hãy xem Theo dõi mức sử dụng thiết bị và phòng phần cứng của Meet.

Liên kết liên quan #

• Bật tính năng phát hiện tỷ lệ kín phòng
• Theo dõi việc sử dụng phòng và thiết bị bằng phần cứng Meet
• Phòng họp miễn phí không sử dụng .