Quản lý bộ nhớ dùng chung với tư cách quản trị viên

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business.  So sánh ấn bản của bạn

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể thay đổi thành viên và cấp truy cập của họ đối với bất kỳ bộ nhớ dùng chung nào trong tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể thay đổi cài đặt chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung và cài đặt chia sẻ mặc định cho tất cả bộ nhớ dùng chung mới. Ví dụ: nếu lo ngại về việc một người dùng cụ thể có quyền truy cập vào bộ nhớ dùng chung, bạn có thể xóa họ hoặc thay đổi cấp truy cập của họ.

Trên trang này #

• Thêm hoặc xóa thành viên của bộ nhớ dùng chung
• Thay đổi cấp truy cập của thành viên bộ nhớ dùng chung
• Đặt cài đặt chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung
• Thay đổi cài đặt chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung
• Hạn chế người có thể di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung bên ngoài
• Xem lại hoạt động của người dùng trong bộ nhớ dùng chung
• Xem xét và khiếu nại bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hóa

Thêm hoặc xóa thành viên của bộ nhớ dùng chung #

Nếu bạn tự quản lý bộ nhớ dùng chung, hãy truy cập vào đây .

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể cần thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung thông qua bảng điều khiển dành cho quản trị viên nếu bộ nhớ dùng chung không có thành viên hoặc không có người quản lý. Hoặc bạn có thể cần xóa thành viên khỏi bộ nhớ dùng chung nếu họ không có quyền truy cập vào nội dung.

Lưu ý: Bạn có thể chỉ định tối đa 100 nhóm cho một bộ nhớ dùng chung và tối đa 600 thành viên (giữa nhóm và người dùng cá nhân). Một bộ nhớ dùng chung có thể có không quá 50.000 thành viên riêng lẻ thông qua các nhóm và cá nhân.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung .
4. Trỏ tới bộ nhớ dùng chung mà bạn muốn cập nhật và nhấp vào Quản lý thành viên . Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
   1. Để tìm bộ nhớ dùng chung không có thành viên, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc Không có thành viên .
   2. Để tìm bộ nhớ dùng chung không có người quản lý, hãy nhấp vào Thêm bộ lọc Không có người quản lý .
5. Để thêm một người hoặc nhóm:
   1. Nhập địa chỉ email.
   2. Chọn cấp độ truy cập .
   3. Chọn xem bạn có muốn thông báo cho mọi người hay không và nếu có, hãy tùy ý gửi kèm tin nhắn.
   4. Bấm vào Gửi (nếu bạn chọn thông báo cho mọi người) hoặc Chia sẻ (nếu bạn chọn không thông báo cho mọi người).
6. Để xóa một người hoặc nhóm:
   1. Bên cạnh tên người hoặc nhóm, hãy nhấp vào cấp độ truy cập.
   2. Nhấp vào Xóa quyền truy cập .
7. Nhấp vào Lưu .

Thay đổi cấp truy cập của thành viên bộ nhớ dùng chung #

Nếu bạn tự quản lý bộ nhớ dùng chung, hãy truy cập vào đây .

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể thay đổi cấp truy cập của thành viên trong bộ nhớ dùng chung, ngay cả khi bạn không phải là người quản lý bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu lo ngại về việc một người dùng cụ thể có quyền truy cập của Người quản lý vào bộ nhớ dùng chung, bạn có thể giảm cấp truy cập của họ.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung .
4. Trỏ tới bộ nhớ dùng chung có thành viên bạn muốn cập nhật và nhấp vào Quản lý thành viên . Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
5. Trong hàng dành cho thành viên bạn muốn cập nhật, hãy nhấp vào cấp truy cập hiện tại của họ, sau đó nhấp vào cấp truy cập mới.
6. Nhấp vào Xong .

Đặt cài đặt chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung #

Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể đặt cài đặt chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức mà họ được chỉ định. Bạn cũng có thể ngăn các thành viên có quyền truy cập Người quản lý thay đổi các cài đặt đó. Ví dụ: nếu không muốn người dùng trong đơn vị tổ chức chia sẻ nội dung ra bên ngoài tổ chức của mình, bạn có thể chặn chia sẻ ra bên ngoài và ngăn người quản lý thay đổi cài đặt đó.

Quan trọng: Cài đặt chia sẻ mặc định chỉ áp dụng cho bộ nhớ dùng chung mới. Nếu bạn hiện có bộ nhớ dùng chung và muốn thay đổi cài đặt chia sẻ, hãy chuyển sang phần tiếp theo.

Trước khi bạn bắt đầu: Để áp dụng cài đặt cho một số người dùng nhất định, hãy đặt tài khoản của họ vào một đơn vị tổ chức .

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Chọn Cài đặt chia sẻ .
4. Để áp dụng cài đặt này cho mọi người, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất. Nếu không, hãy chọn đơn vị tổ chức con .
5. Đặt cài đặt chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung mới và chọn xem người quản lý bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè những cài đặt đó hay không.
   • Để ngăn người dùng bên ngoài truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ chọn hộp thứ hai. Người dùng bên ngoài sẽ không có quyền truy cập, ngay cả khi bạn cho phép người dùng chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của mình . Cài đặt này cũng chặn người quản lý bộ nhớ dùng chung thêm người dùng bên ngoài làm thành viên. Nếu người dùng không được phép chia sẻ bất kỳ mục nào trong Drive ra bên ngoài tổ chức của bạn thì cài đặt này sẽ không có hiệu lực vì không thể ghi đè cài đặt chia sẻ.
   • Để ngăn các thành viên bộ nhớ dùng chung cấp cho những người không phải là thành viên quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa các tệp trong bộ nhớ dùng chung hoặc chia sẻ các tệp này bằng một liên kết, hãy bỏ chọn hộp thứ ba. Bạn có thể thực hiện việc này đối với các đơn vị tổ chức xử lý dữ liệu nhạy cảm không được chia sẻ ra bên ngoài đơn vị tổ chức đó.
   • Để ngăn người quản lý nội dung chia sẻ thư mục, hãy bỏ chọn Cho phép người quản lý nội dung chia sẻ thư mục . Bạn có thể làm điều này nếu bạn chỉ muốn Người quản lý có thể chia sẻ các thư mục.
   • Để ngăn các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập của người xem hoặc người nhận xét tải xuống, sao chép hoặc in tệp trong bộ nhớ dùng chung, hãy bỏ chọn hộp thứ tư. Bạn có thể thực hiện việc này cho các đơn vị tổ chức làm việc với dữ liệu hoặc dự án bí mật.
     Lưu ý: Các tệp và thư mục trong bộ nhớ dùng chung vẫn giữ nguyên cài đặt này khi chúng được di chuyển ra khỏi bộ nhớ dùng chung. Trong trường hợp thư mục, không thể hoàn nguyên cài đặt sau khi tệp nằm trong Drive của tôi.
   • Để ngăn các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập của người quản lý thay đổi các cài đặt mặc định này, hãy bỏ chọn hộp đầu tiên. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể muốn cho phép người quản lý bộ nhớ dùng chung thay đổi cài đặt quyền truy cập cho bộ nhớ dùng chung để họ không bị ngăn cản cộng tác với người dùng bên ngoài hoặc các nhóm khác.
6. Nhấp vào Lưu . Nếu đã định cấu hình đơn vị tổ chức con thì bạn có thể Kế thừa hoặc Ghi đè cài đặt của đơn vị tổ chức mẹ.

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Thay đổi cài đặt chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung #

Nếu bạn tự quản lý bộ nhớ dùng chung, hãy truy cập vào đây .

Trước khi bạn bắt đầu :

• Nếu bạn hạn chế cài đặt chia sẻ hơn thì một số người dùng có thể mất quyền truy cập. Nếu bạn làm cho cài đặt chia sẻ ít hạn chế hơn thì một số người dùng có thể có quyền truy cập. Đảm bảo bạn xem lại nội dung của bộ nhớ dùng chung để hiểu những gì nên và không nên chia sẻ.
• Cài đặt chia sẻ bộ nhớ dùng chung sẽ bị ghi đè bởi cài đặt chia sẻ Drive nếu cài đặt Drive hạn chế hơn. Để biết thêm thông tin về cài đặt chia sẻ và bộ nhớ dùng chung, hãy xem Quản lý chính sách dữ liệu cho bộ nhớ dùng chung cụ thể .

Để cập nhật cài đặt chia sẻ cho bộ nhớ dùng chung:

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung .
4. Trỏ tới ổ đĩa chung mà bạn muốn cập nhật và nhấp vào Cài đặt . Nếu có nhiều bộ nhớ dùng chung, bạn có thể lọc danh sách theo tên bộ nhớ dùng chung hoặc các thuộc tính khác.
5. Cập nhật cài đặt chia sẻ. Những thay đổi của bạn sẽ được lưu tự động khi bạn cập nhật.
6. (Tùy chọn) Để ngăn người quản lý bộ nhớ dùng chung ghi đè cài đặt mới của bạn, hãy bỏ chọn hộp đầu tiên.
7. Nhấp vào Xong .

Các thay đổi có thể mất tới 24 giờ nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Hạn chế người có thể di chuyển nội dung sang bộ nhớ dùng chung bên ngoài #

Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh ấn bản của bạn

Bạn có thể kiểm soát ai có thể di chuyển tệp và thư mục ra bên ngoài tổ chức của mình khi di chuyển nội dung từ:

• Một bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn để: 
  • Bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của một tổ chức khác
  • Ổ đĩa của tôi của ai đó trong một tổ chức khác
• Drive của tôi của ai đó trong tổ chức của bạn vào bộ nhớ dùng chung do tổ chức khác sở hữu 

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ Tùy chọn chia sẻ .
4. Chọn đơn vị tổ chức  hoặc nhóm mong muốn . 
5. Trong Phân phối nội dung bên ngoài tổ chức của bạn  , hãy chọn một tùy chọn:
   • Bất cứ ai
     • Những người có quyền truy cập của Người quản lý vào bộ nhớ dùng chung có thể di chuyển tệp từ bộ nhớ dùng chung đó đến một vị trí trên Drive trong một tổ chức khác. Tìm hiểu thêm
     • Những người trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể di chuyển nội dung từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung do một tổ chức khác sở hữu (ví dụ: một doanh nghiệp, nhóm hoặc trường học khác). Tìm hiểu thêm
   • Chỉ người dùng trong tổ chức của bạn
     • Những người có quyền truy cập của Người quản lý vào bộ nhớ dùng chung có thể di chuyển tệp từ bộ nhớ dùng chung đó đến một vị trí trên Drive trong một tổ chức khác.
     • Người dùng trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể di chuyển nội dung từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung do một tổ chức khác sở hữu.
   • Không một ai
     • Không thể di chuyển các tệp trên bộ nhớ dùng chung sang vị trí Drive ở tổ chức khác.
     • Không ai trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể di chuyển nội dung từ Drive của tôi sang bộ nhớ dùng chung do một tổ chức khác sở hữu.
     • Không ai trong đơn vị tổ chức hoặc nhóm đã chọn có thể tạo tệp trên bộ nhớ dùng chung do tổ chức khác sở hữu.
6. Nhấp vào  Lưu .

Quan trọng: Nếu bạn chọn một nhóm hoặc đơn vị tổ chức con thì cài đặt này chỉ kiểm soát việc di chuyển nội dung từ Drive của tôi của ai đó sang bộ nhớ dùng chung trong một tổ chức khác (ví dụ: doanh nghiệp hoặc trường học khác). Nếu đơn vị tổ chức cấp cao nhất cho phép người dùng chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của họ, còn đơn vị tổ chức con thì không, thì người dùng không thể chia sẻ tệp ra bên ngoài tổ chức của họ.

Có thể mất tới 24 giờ để thấy những thay đổi. Trong thời gian này, cài đặt cũ và mới có thể được thực thi không liên tục.

Xem lại hoạt động của người dùng trong bộ nhớ dùng chung #

Để xem lại thời điểm tệp, cài đặt hoặc thành viên của bộ nhớ dùng chung thay đổi và ai đã thực hiện các thay đổi đó, bạn có thể sử dụng nhật ký kiểm tra Drive .

Xem xét và khiếu nại bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hóa #

Nếu Google phát hiện thấy bộ nhớ dùng chung chứa nội dung vi phạm Điều khoản dịch vụ thì Google có thể vô hiệu hóa bộ nhớ dùng chung đó. Nội dung của bạn không bị xóa nhưng người dùng không thể truy cập nội dung đó cho đến khi Google khôi phục bộ nhớ dùng chung theo đơn khiếu nại của bạn.

Nếu cho rằng bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hóa do nhầm lẫn, bạn có thể gửi yêu cầu xem xét. Bạn có 29 ngày để kháng cáo. Nếu bạn không kháng nghị, bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hóa sẽ tự động bị xóa.

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Drive và Docs .
3. Nhấp vào Quản lý bộ nhớ dùng chung .
4. Nhấp vào Thêm bộ lọc Trạng thái bị vô hiệu hóa rồi nhấp vào Áp dụng .
5. Trỏ tới bộ nhớ dùng chung bị vô hiệu hóa mà bạn muốn khiếu nại và nhấp vào Thêm Yêu cầu xem xét .

Đơn khiếu nại của bạn về bộ nhớ dùng chung đã được xem xét. Nếu được phê duyệt, bộ nhớ dùng chung sẽ được khôi phục.