Đặt chính sách trên toàn tổ chức để sử dụng nhóm

Sử dụng cài đặt chia sẻ Groups for Business

Yêu cầu bật Groups for Business

Là quản trị viên Groups, bạn có thể đặt các tùy chọn quản lý toàn bộ tổ chức để kiểm soát ai có thể truy cập, tạo và tham gia vào các nhóm trong ứng dụng Google Groups của người dùng. Ví dụ, bạn có thể quyết định chỉ cho phép quản trị viên tạo nhóm, nhưng người dùng có thể xem tin nhắn và đăng bài. Hoặc bạn cũng có thể cho phép người dùng hoặc thậm chí khách hàng bên ngoài tạo và quản lý nhóm.

Dù bạn chọn tùy chọn nào, địa chỉ nhóm vẫn hiển thị như gợi ý khi gõ địa chỉ trong Gmail hoặc lời mời trong Calendar.

Quản trị viên có thể điều khiển những gì #

Các tùy chọn này đặt các giá trị mặc định cho toàn bộ tổ chức và các tùy chọn có sẵn cho chủ sở hữu nhóm tại groups.google.com. Dựa trên các tùy chọn bạn chọn ở đây, chủ sở hữu nhóm cũng có thể đặt các cài đặt cấp nhóm.

Quản trị viên là chủ sở hữu nhóm: Bất kể tùy chọn nào bạn chọn ở đây, với tư cách là một quản trị viên Groups, bạn có đặc quyền chủ sở hữu cho tất cả các nhóm trong tổ chức của bạn, bao gồm cả những nhóm bạn không tạo ra. Bạn có thể thực hiện mọi thao tác với một nhóm mà chủ sở hữu nhóm có thể làm.

Các liên kết dẫn đến chi tiết về cách sử dụng các tùy chọn.

Chính sách toàn tổ chức	Tùy chọn	Mặc định
Truy cập các nhóm từ bên ngoài tổ chức	Nhóm có thể truy cập bởi: Chỉ người dùng trong tổ chức nội bộ (riêng tư) Bất kỳ ai trên web (công khai)	Riêng tư
Tạo nhóm	Nhóm có thể được tạo bởi: Chỉ quản trị viên Chỉ người dùng trong tổ chức nội bộ Bất kỳ ai trên web (công khai) *	Bất kỳ ai trong tổ chức đều có thể tạo nhóm
Thành viên bên ngoài	Chủ sở hữu nhóm: Có thể cho phép email từ người dùng bên ngoài Không thể cho phép thành viên bên ngoài	Vô hiệu (không cho phép)
Email đến từ bên ngoài tổ chức	Chủ sở hữu nhóm: Có thể chấp nhận email từ người dùng bên ngoài Không thể chấp nhận email từ người dùng bên ngoài	Vô hiệu (không cho phép)
Quyền xem cuộc trò chuyện mặc định (quyền xem cuộc trò chuyện mặc định mà chủ sở hữu nhóm có thể thay đổi cho một nhóm)	Mặc định, cuộc trò chuyện nhóm chỉ có thể được xem bởi: Chủ sở hữu nhóm (bao gồm cả quản trị viên) Chủ sở hữu và quản lý Tất cả thành viên nhóm Tất cả người dùng tổ chức nội bộ Bất kỳ ai trên web (công khai) *	Tất cả người dùng tổ chức
Ẩn nhóm khỏi các thành viên bên ngoài	Chủ sở hữu nhóm: Có thể ẩn nhóm của họ khỏi danh mục Nhóm không thể ẩn nhóm của họ – tất cả các nhóm đều hiển thị cho người dùng trong nội bộ, hoặc cũng hiển thị cho công chúng (dựa trên cài đặt của bạn về ai có quyền truy cập nhóm, như trên)	Cả hai tùy chọn đều không được chọn (chủ sở hữu không thể ẩn nhóm)

* Cài đặt công khai chỉ khả dụng nếu bạn cho phép truy cập công khai vào các nhóm, trong cài đặt đầu tiên được liệt kê ở trên.

Bước 1: Mở tùy chọn chia sẻ #

Đầu tiên, truy cập các tùy chọn chia sẻ.

Sử dụng Bảng điều khiển dành cho quản trị viên

1. Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google của bạn .
2. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển tới Menu   Ứng dụng Google Workspace Groups for Business .
3. Nhấp vào Cài đặt chia sẻ .
4. Tiếp tục bên dưới để áp dụng cài đặt.

Bước 2: Áp dụng cài đặt của bạn #

Tiếp theo, chọn tùy chọn của bạn. Ngoài ra, hãy xem bên dưới để được  trợ giúp về các tình huống phổ biến.

Mở rộng phần   |  Thu gọn tất cả và lên đầu

Truy cập nhóm từ bên ngoài tổ chức #

Các tùy chọn để kiểm soát việc truy cập từ bên ngoài vào nhóm của bạn trên Google Groups:

• Công khai trên Internet—Mọi người bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của bạn có thể xem danh sách các nhóm trong thư mục của Google Groups. Tùy thuộc vào cài đặt của mỗi nhóm, mọi người có thể:
  • Xem trang thông tin của nhóm, bao gồm lịch sử cuộc trò chuyện (bản lưu trữ).
  • Quản lý việc đăng ký tham gia vào nhóm.
  • Đăng bài viết lên nhóm.
• Riêng tư—Chỉ người trong tổ chức của bạn mới có thể truy cập vào các nhóm của tổ chức trên Google Groups. Thành viên bên ngoài, nếu được phép, chỉ có thể truy cập vào các nhóm thông qua email.

Tạo nhóm #

Tùy chọn	Mô tả
Chỉ quản trị viên tổ chức có thể tạo nhóm	Bất kỳ quản trị viên nào trong tổ chức của bạn đều có thể tạo ra nhóm
Bất kỳ ai trong tổ chức cũng có thể tạo nhóm	Người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo nhóm.
Bất kỳ ai trên Internet cũng có thể tạo nhóm	Người dùng trong tổ chức của bạn và bất kỳ ai trên web đều có thể tạo nhóm. Tùy chọn này chỉ khả dụng nếu tùy chọn truy cập nhóm tổng thể của tổ chức được đặt thành công khai.

Người dùng bên ngoài có thể tham gia vào nhóm không #

Các tùy chọn cho phép người dùng bên ngoài tương tác với nhóm của bạn là:

• Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên ngoại vi—Chủ sở hữu nhóm có thể thêm thành viên từ bên ngoài tổ chức vào nhóm và cho phép họ tham gia vào nhóm.
• Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép email đến từ bên ngoài tổ chức—Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép mọi người bên ngoài tổ chức gửi email đến nhóm của họ.

Việc chọn các tùy chọn này không đặt chúng làm mặc định hoặc có nghĩa là chủ sở hữu phải cấp các quyền này. Việc bỏ chọn các tùy chọn có nghĩa là chủ sở hữu nhóm không thể cho phép các thành viên nhóm hoặc email bên ngoài.

Chọn các tùy chọn này:

• Ảnh hưởng đến cấu hình nào có sẵn cho chủ sở hữu nhóm tại Groups.google.com
• Không thay đổi cài đặt cấp nhóm mặc định hoặc có nghĩa là chủ sở hữu phải cấp các quyền này

Bỏ chọn cả hai tùy chọn:

• Có nghĩa là chủ sở hữu nhóm không thể cho phép thành viên nhóm hoặc email bên ngoài
• Không ngăn quản trị viên cho phép thành viên bên ngoài hoặc tin nhắn cho các nhóm cụ thể trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc bằng API cài đặt nhóm

Việc thay đổi các cài đặt này không ảnh hưởng đến bất kỳ thành viên hoặc tin nhắn hiện có nào của nhóm bên ngoài.

Mặc định để bạn có thể xem cuộc trò chuyện #

Bạn có thể đặt mặc định cho ai có thể xem cuộc trò chuyện trong nhóm của tổ chức bạn. Các cài đặt mặc định khác được lấy từ cài đặt này, như Ai có thể đăng và Ai có thể xem thành viên. Chủ sở hữu và người quản lý nhóm có thể thay đổi cài đặt mặc định cho bất kỳ nhóm riêng lẻ nào.

Cài đặt này không khả dụng cho các nhóm được tạo trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên hoặc Bảng điều khiển Google Cloud.

Tùy chọn	Ai có thể xem cuộc trò chuyện
Chỉ chủ sở hữu	Chỉ người có vai trò chủ sở hữu
Chủ sở hữu và quản lý	Chỉ những người có vai trò chủ sở hữu hoặc quản lý
Tất cả thành viên nhóm	Bất kỳ ai có vai trò thành viên (Nếu bạn đặt tùy chọn truy cập nhóm của tổ chức thành riêng tư, thành viên nhóm bên ngoài tổ chức, nếu được phép, chỉ có thể xem cuộc trò chuyện qua email.)
Tất cả người dùng tổ chức	Bất kỳ ai trong tổ chức của bạn, bất kể liệu họ là thành viên nhóm hay không
Bất kỳ ai trên Internet	Bất kỳ ai, bao gồm cả những người ngoài tổ chức của bạn Đặt cài đặt quyền truy cập nhóm trên toàn tổ chức thành riêng tư: Tự động tắt tùy chọn này Thay đổi tùy chọn này (nếu được chọn) thành Tất cả người dùng tổ chức

Ẩn nhóm khỏi người không phải là thành viên #

Các nhóm của tổ chức của bạn có sẵn trong thư mục Google Groups của người dùng – có thể truy cập từ App launcher  và tại  groups.google.com. Bạn có thể quyết định liệu chủ sở hữu nhóm có thể ẩn một nhóm khỏi thư mục Groups của tổ chức của bạn hay không. Nếu bạn cho phép chủ sở hữu ẩn nhóm của họ, bạn cũng có thể chọn liệu nhóm mới có bị ẩn mặc định hay không. Để biết thêm chi tiết, xem tùy chọn  Ai có thể xem nhóm trong cài đặt chung của nhóm.

No one, including admins, group owners, members, and non-members, can see a hidden group in All Groups. However:

• Group owners and members can always see their groups in My groups.
• Groups admins can see all of their organization’s groups in Groups in the Admin console.

Chủ sở hữu nhóm có thể ẩn nhóm khỏi thư mục
Đã chọn—Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép chỉ thành viên mới xem một nhóm trong My groups. Lựa chọn này cũng kích hoạt tùy chọn Ẩn nhóm mới được tạo khỏi danh sách. Không chọn—Tất cả người dùng trong tổ chức có thể xem tất cả nhóm của tổ chức trong All groups. Nếu bạn cho phép truy cập công khai cho nhóm, bất kỳ ai trên internet cũng có thể thấy các nhóm của bạn trong All groups.
Ẩn các nhóm mới tạo khỏi thư mục
Chỉ khả dụng nếu bạn chọn cài đặt ở trên Đã chọn—Chỉ các thành viên mới thấy được nhóm mới mà họ thuộc về trong Nhóm của tôi. Tuy nhiên, chủ sở hữu nhóm có thể chọn hiển thị nhóm cho các thành viên và những người không phải thành viên trong Tất cả các nhóm. Những người không phải là thành viên bao gồm tất cả người dùng nội bộ và nếu bạn cho phép truy cập công khai vào các nhóm thì bất kỳ ai trên internet cũng vậy. Không chọn—Tất cả người dùng nội bộ có thể xem nhóm mới trong Tất cả các nhóm. Nếu bạn cho phép truy cập công khai vào các nhóm thì bất kỳ ai trên Internet cũng sẽ thấy các nhóm mới trong Tất cả các nhóm. Tuy nhiên, chủ sở hữu nhóm có thể chọn chỉ cho phép thành viên xem nhóm mới của họ trong Nhóm của tôi.

Cài đặt cho các tình huống phổ biến #

Dưới đây là cách kết hợp cài đặt cho các trường hợp sau.

Mở rộng phần   |  Thu gọn tất cả và lên đầu

Giữ cho nhóm của tổ chức của bạn hoàn toàn riêng tư #

Để đảm bảo quyền riêng tư tối đa cho các nhóm của bạn, hãy sử dụng các cài đặt này:

Cài đặt	Tùy chọn
Truy cập vào nhóm từ bên ngoài tổ chức	Riêng tư
Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên bên ngoài	Không chọn
Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép email từ bên ngoài tổ chức	Không chọn
Chủ sở hữu nhóm có thể ẩn nhóm khỏi danh sách	✔
Ẩn nhóm mới được tạo khỏi danh sách	✔

Cho phép thành viên bên ngoài hoặc gửi email trong nhóm riêng tư #

Sử dụng bảng này để xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn đặt cài đặt quyền truy cập của nhóm trên toàn tổ chức thành riêng tư và chọn một hoặc cả hai tùy chọn người dùng bên ngoài:

Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên bên ngoài	Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép email đến từ bên ngoài tổ chức	Kết quả
✔	✔	Cả người dùng tổ chức và người dùng bên ngoài đều có thể trở thành thành viên của nhóm và đăng bài viết lên nhóm. Thành viên bên ngoài chỉ có thể đăng bài viết qua email.
✔		Cả người dùng tổ chức và người dùng bên ngoài đều có thể trở thành thành viên của nhóm, nhưng chỉ thành viên tổ chức có thể đăng bài viết lên nhóm. Ví dụ: Một nhóm kiểm tra tính năng nơi bạn muốn các thành viên bên ngoài nhận tin nhắn từ nhóm nhưng chỉ cung cấp phản hồi thông qua các kênh cụ thể, không thông qua nhóm.
	✔	Chỉ người dùng tổ chức mới có thể trở thành thành viên của nhóm, nhưng cả người dùng tổ chức và người dùng bên ngoài đều có thể đăng bài viết lên nhóm. Người dùng bên ngoài chỉ có thể đăng bài viết qua email và không thể xem tin nhắn từ nhóm. Ví dụ: Một nhóm hỗ trợ khách hàng nơi bạn muốn người dùng bên ngoài có thể gửi tin nhắn nhưng không xem nội dung của nhóm.

Cho phép truy cập công khai vào nhóm của bạn #

Cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào nhóm của bạn.

Lưu ý: Danh sách thành viên của nhóm không được hiển thị trong lời mời lịch mà người dùng bên ngoài tạo, trừ khi bạn thay đổi cài đặt cấp truy cập của nhóm.

Cài đặt	Tùy chọn
Truy cập các nhóm từ bên ngoài tổ chức này	Công khai trên internet
Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép thành viên từ bên ngoài	✔
Chủ sở hữu nhóm có thể cho phép email đến từ bên ngoài tổ chức	✔

Thay đổi cài đặt #

Các tùy chọn chia sẻ có những hiệu quả khác nhau, tùy thuộc vào cài đặt riêng.

Truy cập nhóm
Nếu bạn thay đổi cài đặt Truy cập nhóm từ bên ngoài tổ chức này, thay đổi sẽ ảnh hưởng đến nhóm mới và nhóm đã tồn tại. Nếu bạn thay đổi quyền truy cập từ công khai thành riêng tư và bất kỳ nhóm nào đã có thành viên bên ngoài, các thành viên đó:

• Sẽ không thể truy cập vào nhóm của mình trong Google Groups, bất kể cài đặt của nhóm
• Vẫn có thể gửi và nhận email từ nhóm của mình, tùy thuộc vào cài đặt của nhóm

Tạo nhóm

Nếu bạn thay đổi tùy chọn Tạo nhóm từ bất kỳ ai trong tổ chức hoặc bất kỳ ai trên web thành chỉ cho phép quản trị viên tạo nhóm:

• Các nhóm do người dùng tạo hiện tại vẫn hoạt động.
• Tin nhắn vẫn có thể được gửi đến các nhóm do người dùng tạo.

Các thiết lập khác

Nếu bạn thay đổi bất kỳ cài đặt nào khác, thay đổi đó chỉ ảnh hưởng đến các nhóm được tạo trong tương lai chứ không ảnh hưởng đến các nhóm hiện có.

Chủ đề liên quan #

• Thay đổi cài đặt quyền truy cập cho một nhóm
• Đặt quyền quản lý nhóm
• Quản lý nhóm bằng API