Posts

Mở tệp đính kèm Microsoft Office từ Gmail trong Google Docs, Sheets, Slides bằng một cú nhấp chuột

Để có thể mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất, Google đang ngày đêm nâng cấp những tính năng trong các ứng dụng của mình ngày một thông minh và thuận tiện cho việc sử dụng cho người dùng. Hiện tại, Google đang làm cho việc xem, chỉnh sửa và cộng tác trên các tệp Microsoft Office được gửi và nhận trong Gmail trở nên dễ dàng hơn bằng việc hoạt động trên Docs, Sheets, Slides. Lần này, những tính năng mới được thêm đó là: 

  • Mở tệp Microsoft Office trong Docs, Sheets, Slides chỉ bằng một cú nhấp chuột: Khi bạn gửi hoặc nhận email có đính kèm tệp Office, bạn sẽ thấy biểu tượng chỉnh sửa sẽ mở tệp trực tiếp trong Docs, Sheets, Slides trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc định dạng tệp. 
Khi bạn nhận được tệp Office trong Gmail, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa để mở nhanh tệp để xem, chỉnh sửa và cộng tác. 
  • Dễ dàng trả lời email từ bên trong tệp: Khi tệp được mở, bạn sẽ có các tùy chọn mới để trả lời chuỗi email từ menu trong Docs, Sheets, Slides. 
Sau khi mở tệp Office từ Gmail, bạn sẽ thấy các tùy chọn mới trong menu Docs, Sheets, Slides để trả lời bằng một tệp hoặc mở thư gốc. 

Với hai tính năng mới được cập nhật này, người dùng chắc hẳn đã rất vui mừng vì giờ đây họ có thể thao tác chỉnh sửa và gửi file Microsoft Office qua email một cách dễ dàng mà không cần phải tải xuống thiết bị, tiết kiệm thời gian và quá trình tải xuống, tải lên file.

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Ra mắt giao diện nhận xét mới cho Docs, Sheets, Slides khả dụng cho nhiều thiết bị hơn

Làm việc online với những ứng dụng làm việc văn phòng của Google mọi lúc mọi nơi với mọi thiết bị có lẽ đã không còn bất kỳ một sự khó khăn nào cản đường khi mà giờ đây, Google đang cập nhật giao diện người dùng cho các mục nhận xét và hành động trong ứng dụng Google Drive, Docs, Sheets, Slides dành cho hệ điều hành iOS. 

Trước đây những tính năng này đã được cung cấp trên hệ điều hành Android đối với Google Docs, Sheets, Slides; hiện nay Google đang triển khai ứng dụng Drive dành cho hệ điều hành Android và các ứng dụng Docs, Sheets, Slides trên hệ điều hành iOS. 

Những cập nhật mới của Google dành cho các ứng dụng trên iOS bao gồm:

  • Giao diện lớn hơn, rõ ràng hơn dể giúp bạn có thể dễ dàng xem các nhận xét và ngữ cảnh của chúng trong tài liệu. 
  • Các phím tắt và cử chỉ để giúp bạn nhanh chóng cuộn qua và trả lời nhiều nhận xét. 
  • Nút truy cập nhanh để trả lời, “@” đề cập đến ai đó và chỉ định các hành động, nhiệm vụ cho họ. 

Google hi vọng rằng giờ đây người dùng dù sử dụng bất cứ thiết bị di động nào cũng có thể truy cập vào các file Docs, Sheets, Slides để làm việc và cộng tác cùng đội nhóm một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Nguồn: Google Help: Use comments & action items

——————————————————————————————————————————

Hãy liên hệ với GCS để được hỗ trợ tốt nhất cho giải pháp doanh nghiệp của bạn.

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Sử dụng “Smart Fill” để giúp tự động nhập dữ liệu ở Google Sheets

Google đang tung ra tính năng mới “Smart Fill” cho Google Sheets, tính năng này phát hiện và tìm hiểu các mẫu giữa các cột để nhập dữ liệu tự động hoàn thành một cách thông minh. 

Ví dụ: nếu bạn có một cột tên đầy đủ, bạn có thể muốn tách nó thành một cột có tên, một cột có họ. Khi bạn bắt đầu nhập tên vào một cột, Sheets sẽ tự động tìm kiếm các mẫu. Nếu Sheets phát hiện một mẫu, nó sẽ tạo công thức tương ứng và sau đó tự động hoàn thành phần còn lại của cột cho bạn. 

Google với mong muốn rằng “Smart Fill” sẽ giúp bạn chuẩn bị, sử dụng dữ liệu trong Sheets dễ dàng hơn, nhập dữ liệu nhanh hơn và ít bị lỗi hơn. 

Ngoài việc sử dụng dữ liệu trong Sheets, Smart Fill cũng có thể sử dụng dữ liệu từ Google Knowledge Graph. Ví dụ: nó có thể sử dụng dữ liệu công khai để tự động điền vào danh sách các quốc gia nơi có danh sách các thành phố. 

Đối với các khách hàng Enterprise Plus, nó cũng có thể sử dụng thông tin từ danh bạ nhân sự của công ty bạn để tự động hoàn thành dữ liệu. Ví dụ: nó có thể sử dụng dữ liệu của tổ chức để điền địa chỉ email cho nhân viên công ty. 

  • Đối với admin: Smart Fill được “BẬT” mặc định cho người dùng. Không có quyền kiểm soát của admin cho tính năng này. 
  • Đối với người dùng: Tính năng này được “BẬT” theo mặc định. 

Smart Fill khả dụng cho các khách hàng Essentials, Business Starter, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education, Enterprise for Education, and Nonprofits customers, và người dùng tài khoản Google cá nhân. 

Với miền phát hành nhanh tính năng này bắt đầu khả dụng từ ngày 15/10/2020 và với miền phát hành theo lịch trình tính năng này bắt đầu khả dụng từ ngày 5/11/2020 (cả 2 miền phát hành đều có thể lâu hơn 15 ngày để hiển thị tính năng) 

Nguồn: 

———————————————————————————————————————————————

Bạn hãy liên hệ ngay với GCS sẽ hỗ trợ mọi thắc mắc của bạn. 

GCS.vn là một thương hiệu thuộc Tập đoàn HVN – đối tác chính thức do Google ủy quyền cung cấp các giải pháp điện toán đám mây của Google tại thị trường Việt Nam và khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. GCS rất mong được đồng hành cùng quý khách hàng trên con đường phát triển và nhận được sự tin tưởng từ phía quý khách hàng.

Địa chỉ: Lô TT02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội

Điện thoại: 024 6688 6666 | 024 9999 6669 | 028 9999 6669

Hotline kinh doanh: 0843 999 666 | 0842 999 666 | 0822 999 666 | 0334 999 666

Hotline kỹ thuật: 0777 247 777 | 0776 247 777 | 0705 247 777

Email: kinhdoanh@hvn.vn | kythuat@hvn.vn

Website: www.gcs.vnwww.hvn.vnFanpage: https://www.facebook.com/gcsdotvn

Biến Google Sheets thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết và  tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản. Chắc hẳn các bạn đã biết được rằng Google Sheets không chỉ là một ứng dụng bảng tính đơn thuần mà Google Sheets còn là một công cụ tăng năng suất trong công việc rất tuyệt vời. Đặc biệt trong bài viết này, GCS.vn sẽ đi sâu hơn nữa vào thực tế và hướng dẫn các bạn cách để biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả cho doanh nghiệp. Biến  mỗi bảng tính thành một khu vực làm việc với sức sáng tạo vô tận và khả năng lữu trữ thông tin đáng nể.

Tại sao lại là Google Sheets?

Thực ra, chúng ta có rất nhiều cách, ứng dụng từ nhỏ đến lớn để quản lý một dự án, quản lý công việc trong team hay một hệ thống CRM, nhưng tại sao chúng tôi lại đề xuất bạn sử dụng Google Sheets? Tại sao chúng tôi lại khuyến khích bạn sử dụng Google Sheet để trở xây dựng một Workspace làm việc nhóm online hiệu quả:

  • Hệ thống mà muốn ngon thường là phải trả phí! Hệ thống mà muốn dùng tốt, miễn phí thì thường giới hạn tính năng.
  • Hệ thống mà muốn dùng tốt, không giới hạn tính năng, miễn phí thì hoặc phải tự xây dựng hoặc bỏ tiền mua mã nguồn, như vậy tốn công bảo trì hệ thống và tài nguyên máy chủ …
  • Hầu hết các hệ thống quản lý dự án không đáp ứng đủ mọi cách thức quản lý dự án khác nhau, nghĩa là một doanh nghiệp mà có phòng marketing hay phòng technical thì rất khó để sử dụng trong một nền tảng, kiểu gì cũng có 1 ông không vừa ý.
  • Trong trường hợp mua các hệ thống phần mềm thương mại thì gặp vấn đề rất lớn trong việc hướng dẫn đội nhóm theo cách thức quản trị mới, thường trước khi mua hệ thống phải đào tạo đội nhóm các lý thuyết làm việc phù hợp.
  • Trong trường hợp các hệ thống miễn phí đáp ứng tạm đủ yêu cầu thì lại gặp vấn đề ở việc phát sinh nhu cầu về sau, hoặc nó quá cơ bản dẫn đến cần nhiều thao tác, không thích hợp với đại đa số người dùng.

Workspace là gì?

Sự thực thì Workspace là gì? Khái niệm Workspace lại được hiểu là không gian làm việc. Trong hoạt động của công ty, không gian làm việc có sức ảnh hưởng cực lớn đến mỗi nhân viên tăng sự chuyên nghiệp hóa trong phong cách làm việc.

Tại sao lại cần Workspace?

Thử tưởng tượng sau mỗi dự án, bạn có hàng ngàn nội dung thảo luận, hàng trăm tài liệu và file dữ liệu, và hàng trăm giờ của tất cả mọi người, đó là một lượng tài nguyên kinh khủng mà một tổ chức – với rất nhiều con người trong đó mới có thể làm ra được. Nếu sau 1 năm bạn không lưu trữ toàn bộ các dự án đã triển khai, bạn đã mất những gì? Không ai có thể biết được, nhưng thực sự là bạn đang không khôn ngoan trong cách tận dụng lại kinh nghiệm & nguồn lực đã có sẵn. Workspace là cách để chúng ta lưu trữ mọi thứ từ đầu việc, ngày tháng, thảo luận, tài liệu, kế hoạch, lộ trình phát triển, nơi mọi người có thể thoải mái tương tác trên đó mà không lo lắng về việc phải trả quá nhiều chi phí hoặc một ngày không thể truy cập!

Biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả như thế nào?

Một trong những vấn đề băn khoăn lớn nhất mà đội ngũ GCS.vn / HVN đã trăn trở trong thời gian qua khi cung cấp giải pháp G Suite cho các doanh nghiệp. Đó là, trong hàng trăm ứng dụng mà Google cung cấp trong bộ giải pháp G Suite, làm sao để khách hàng của mình sau khi đăng ký dịch vụ có thể ứng dụng vào thực tế doanh nghiệp để mang lại hiệu quả năng suất làm việc cao nhất. Để bắt đầu cho chuỗi các bài viết nâng cao hiệu suất ứng dụng G Suite cho doanh nghiệp, trong bài viết này GCS.vn sẽ hướng dẫn bạn biến Google Sheet thành Workspace làm việc nhóm online hiệu quả.

Đầu tiên, bạn truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống. Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới,  tại đây bạn bấm chọn Untitled spreadsheet ở đầu trang và đặt tên cho Sheets của mình là My Workspace hoặc bất kỳ 1 tên nào bạn muốn. Dưới dây là một mẫu Workspace mà chúng tôi đã tham khảo từ TrungDuc.Net:

1. Tab Settings / Thiết lập

Để linh động mà vẫn đúng theo format và tiết kiệm thời gian trong quá trình sử dụng, một Workspace cần có Tab Settings / Thiết lập: Sheet này có chức năng tùy biến các tùy chọn như trạng thái công việc, người giao việc, nhân viên chịu trách nhiệm, mức độ quan trọng của công việc …

2. Tab Home / Trang chủ

Một Workspace luôn cần một sheet Home / Trang chủ: Sheet này có chức năng lưu lại tất cả liên kết / truy cập / tài nguyên liên quan đến dự án / công việc. Mọi thành viên trong nhóm ngay khi truy cập vào Workspace có thể biết được các thông tin quan trọng nhất hoặc khi cần tra cứu có thể ngay lập tức biết phải bắt đầu từ đâu.

Ví dụ 1 Workspace nội bộ của MZG, dành cho tất cả nhân sự mới – phần Quan trọng chính là phần trang chủ.

3. Tab Tasks / Công việc

Sheet Tasks / Công việc sẽ có nhiệm vụ hiển thị dạng danh sách các công việc mọi người giao cho nhau, nội dung chi tiết cần thực hiện, mức độ quan trọng của công việc như thế nào, thời gian bắt đầu, deadline, trạng thái công việc đang thực hiện. Bạn có thể lọc danh sách các nhiệm vụ bởi các mục có sẵn và “giao lại trách nhiệm cho một người khác” trong các nhiệm vụ hiện có. Ví dụ, nếu một trong những nhân viên của bạn bị sa thải và bạn cần phải thay đổi người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ trước kia nhân viên này đảm nhiệm, bạn có thể lọc theo trường dữ liệu người chịu trách nhiệm và chỉnh sửa lại một cách đơn giản.

Ví dụ với 1 Workspace launching dự án mới của MZG, nhân sự sẽ có 1 tab Tasks riêng để giao việc và ép nhau vào khuôn khổ

Một ví dụ khác với bộ phận HR của khối Backoffice (thuộc MZG), mọi người đều giao tiếp công việc qua đây, có thêm phần quan trọng & gấp.

4. Tab R & Ds

Tab này có nhiệm vụ giúp các thành viên trong dự án có thể suy nghĩ và lên thật nhiều ý tưởng hay ho và chưa-chắc-đã-thiết-thực cho dự án. Tab này thực ra chỉ cần có:

  • Nội dung & diễn giải phân tích nghiên cứu
  • Ai là người đưa ra đề xuất
  • Đánh giá mức độ quan trọng

Thêm 1 Workspace của Khối phát hành (thuộc MZG), các đề xuất R&D (đa phần bị ẩn do lý do bảo mật thông tin), nhưng mọi người có thể xem header để biết nội dung cần có thể là gì.

5. Tab Financial / Thu chi

Một dự án thì đương nhiên phải có thu & chi để theo dõi tình hình và cuối cùng tính ra lợi nhuận của dự án. Với công việc tính toán thì Google Sheets lại vô cùng xuất sắc với tính đơn giản, gọn nhẹ, linh hoạt.

Ví dụ 1 Workspace dự án riêng của MZG có Thu & Chi khá rõ ràng, kể cả các khoản nhỏ nhất…

6. Tab Info / Thông tin

Tab Info / Thông tin sẽ cung cấp thông tin cơ bản và thiết yếu cho các thành viên trong nhóm, có thể là:

  • Thông tin về quy trình làm việc
  • Thông tin về các tài khoản
  • Thông tin về các thành viên trong nhóm / công ty
  • Thông tin về các tài liệu cần đọc trước khi bắt tay vào làm
  • Thông tin về các kênh truyền thông mà dự án đang sở hữu
  • Thông tin về các công cụ
  • Thông tin về mọi thứ mà chúng ta cần phải làm, để đảm bảo thành viên khi truy cập Workspace không bị bỡ ngỡ

Ví dụ 1 Tab thông tin về các công cụ mà nhân sự MZG nên dùng trong 1 Workspace chung…

6. Các Tab khác

Phía trên là một số tab mà chúng tôi thấy hầu hết các Workspace đều có, tuy nhiên sẽ có những Workspace có đặc thù & nhu cầu sử dụng riêng, lúc đó bạn phải tùy biến để tạo ra các tab khác tùy theo nhu cầu.

Nhưng bạn có tin không, hệ thống ERP của MZG là một loạt các Workspace trên Google Sheet, với Workspace for all member dành cho nhân sự mới, sau đó link đến các Workspace của từng khối & công ty khác nhau. Nghe phức tạp vậy thôi chứ như lúc đầu mình đã viết:

  • Sử dụng và ứng dụng linh hoạt
  • Tương tác trực tuyến tốt
  • Lưu trữ nội dung tuyệt vời
  • Tốc độ truy cập và đồng bộ trên mọi thiết bị tốt
  • Miễn phí
  • Tích hợp với mọi nền tảng và hệ thống ngon lành

Ví dụ với 1 Tab xin nghỉ phép của MZG -> HR sẽ nhập vào sau khi có request bản cứng từ nhân sự -> Tab Lương ở bên cạnh sẽ tự động tính toán lương

Nữa là việc nhân viên mới sẽ điền 1 chút thông tin và Workspace của HR sẽ tự động nhận thông tin, và nhiều việc phải làm sau đó

Nếu bạn đang muốn tìm kiếm 1 hệ thống HRM, CRM, ERP đáp ứng mọi tiêu chí và phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ? Thì Google Sheets là một lựa chọn phù hợp, vì nó tự động đồng bộ lên Workspace của bộ phận HR và cùng với Tab nghỉ phép để ra bảng lương xịn xò tùy biến công thức mà chả có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào!!!

Hy vọng các bạn sẽ ứng dụng tốt Google Sheets vào thực tế doanh nghiệp và tăng năng suất lao động, hiệu quả công việc. Có quá nhiều Case study để có thể chia sẻ hết, các bạn hãy cứ comment nếu thấy cần giải quyết khâu nào nhé. Trong thời gian tới GCS.vn sẽ cố gắng cung cấp thêm các case study thực tế hơn nữa để các bạn có thể có tài liệu tham khảo và ứng dụng vào doanh nghiệp của mình.

Bài viết có tham khảo từ https://trungduc.net/workspace-ung-dung-google-sheet-a-z/

Ứng dụng Google Sheets quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thời đại công nghệ thông tin 4.0 sinh ra nhiều phần mềm quản lý bán hàng, quản lý hàng hóa, hàng tồn kho, tuy nhiên nếu hàng hóa của bạn chưa nhiều, hoặc quy mô doanh nghiệp còn khiêm tốn thì lựa chọn tối ưu nhất là sử dụng Google Sheets trong bộ giải pháp G Suite từ Google.

Đầu tiên kể sơ qua về cách dùng Google Sheets (gọi tắt là Sheets). Bạn chỉ cần có 1 tài khoản Google thì có thể đăng nhập và sử dụng tất cả các ứng dụng như Gmail, Drive, Calendar, Docs, Keep … Ngoài ra để chuyên nghiệp hơn nữa, bạn có thể đăng ký G Suite để có một tài khoản Google theo tên miền riêng của doanh nghiệp thay vì sử dụng đuôi @gmail.com.

1. Lập danh sách hàng hóa

Bước 1: Truy cập www.drive.google.com và đăng nhập bằng tài khoản Google sẵn có của bạn, nếu chưa có tài khoản G Suite bạn có thể đăng ký dùng thử miễn phí 30 ngày tại đây. Tạo một folder (tệp) mới, đặt tên folder theo tên cửa hàng / công ty của bạn để tiện theo dõi. Trong folder vừa tạo, bạn click chuột vào nút “Tạo” và tạo một file “Trang tính” mới (hay còn gọi là Google Sheets).

Giao diện của “Trang tính” này hoàn toàn giống với giao diện Microsoft Excel mà các bạn hay dùng trên Windows. Tuy nhiên lợi thế của Google Sheets nằm ở chỗ:

  • Cập nhật dữ liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, được lưu bởi điện toán đám mây, không bao giờ sợ mất dữ liệu.
  • Xem mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên di động hoặc máy tính.
  • Chức năng auto-saved (tự động lưu) mà không cần phải bấm, không lo mất điện mà bị “bay mất” dữ liệu nữa.
  • Chia sẻ trực tiếp cho nhiều thành viên khác bằng cách bấm vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
  • Chia sẻ dưới dạng “chỉ được xem” trong trường hợp không muốn người khác thay đổi dữ liệu của mình.
  • Sử dụng các công thức để tính toán mà không cần máy tính.
  • Tương tác realtime (thời gian thực), cùng xem và chỉnh sửa file với đồng nghiệp.

Bước 2: Bước tiếp theo là sắp xếp cột dữ liệu. Các trường sau nên có trong file dữ liệu để quản lý hàng hóa cho thuận tiện:

  • Ngày nhập hàng
  • Tên sản phẩm
  • Mã sản phẩm (nếu cần)
  • Số lượng sản phẩm
  • Giá gốc
  • Giá vận chuyển (giá ship)
  • Giá bán
  • Lãi dự kiến
Mẫu quản lý danh sách sản phẩm bằng Google Sheets

Bước 3: Sắp xếp các cột xong thì chúng ta bắt tay vào phân loại hàng hóa, bạn có thể phân loại theo đợt hàng hoặc theo từng Nhãn hiệu hàng hóa để tiện theo dõi doanh số cũng như số lượng bán ra:

  • Sắp xếp theo Đợt hàng (ví dụ hàng Đợt 1, Đợt 2, Đợt 3…) => lý do bởi mỗi đợt có thể chênh lệch giá khác nhau nên nếu gộp chung vào thì rất khó xác định giá bán sản phẩm.
  • Liệt kê lần lượt các sản phẩm (mỗi đợt nhập bao nhiêu sản phẩm, sản phẩm số lượng bao nhiêu, đánh mã số sản phẩm nếu cần,…)
  • Sắp xếp theo nhãn hàng hoặc công dụng (ví dụ nhãn hiệu Caudalie Pháp với các sản phẩm sữa rửa mặt, sữa tắm, kem dưỡng, xịt khoáng…)
  • Điền các số liệu cần thiết để dễ quản lý.

Tóm lại, cách quản lý hàng hóa bằng Sheet sao cho bạn cảm thấy dễ nhìn và dễ quản lý nhất, không cần phải theo bất cứ form cố định nào.

2. Cách quản lý hàng hóa cho cửa hàng / công ty của bạn

Khi bán hàng, có 3 vấn đề mà người bán hàng quan tâm nhất là: lượng hàng nhập vào (nguồn hàng), lượng sản phẩm bán ra và lượng hàng tồn kho. Đó là cách quản lý hàng hóa cơ bản của bất kì shop kinh doanh nào.

a. Hàng nhập

Các bạn chỉ cần điền đầy đủ và chi tiết là đã xong bước quản lý hàng nhập. Nhớ đừng quên sử dụng các công thức tính đơn giản như phép tính cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/). Ở mức nâng cao hơn Google Sheets cũng hỗ trợ bạn có thể viết cả công thức phức tạp để tính tiền hàng giống như Excel.

b. Hàng bán ra

Về dữ liệu bán ra chắc chắn sẽ phức tạp hơn, vì số lượng đơn hàng mỗi ngày khác nhau, bạn có thể tạo lập một Trang tính hàng hóa gồm những trường (theo hàng ngang) sau:

  • Tên sản phẩm
  • Giá gốc (đã gồm giá ship)
  • Giá bán
  • Thống kê chi tiết từng ngày bán hàng cụ thể
Mẫu quản lý hàng hóa bằng Google Sheets

Dưới cùng sẽ là thống kê doanh số theo ngày, từ đó tính ra tiền lãi. Đây là cách dễ nhất để nhìn xem số lượng hàng bán được mỗi ngày. Một trang tính sẽ mặc định là 1 tháng, bạn có thể lập nhiều trang tính trong cùng 1 file tài liệu.

c. Hàng tồn

Hàng tồn thì đơn giản chỉ cần làm một công thức nhỏ để tính bằng cách lấy tổng số hàng nhập trừ đi tổng số lượng hàng bán được mỗi ngày, nếu tiện theo dõi bạn có thể tạo một file riêng. Vậy là xong cách quản lý hàng hóa rồi. Thống kê lại hàng hóa sẽ giúp bản thân chủ cửa hàng / quản lý có cái nhìn tổng quan hơn về công việc kinh doanh của mình:

  • Biết được tình hình kinh doanh đến đâu, mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào còn tồn đọng
  • Xây dựng được chiến lược quảng cáo hiệu quả hơn (giảm giá các sản phẩm còn tồn kho, có chương trình quà tặng kèm…)
  • Sử dụng Trang tính sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể, nhìn vào 1 trang tính thôi là biết số lượng, doanh thu, tiền lãi mỗi ngày

Tuy nhiên cũng còn nhiều bất cập trong việc cách quản lý hàng hóa bằng công cụ miễn phí này, như:

  • Điền thủ công các con số, dữ liệu sản phẩm.
  • Thao tác nhiều, tương đối phức tạp để ra được con số tính toán hợp lý.
  • Thiếu tính cơ động (ví dụ như xem hoặc chỉnh sửa trên di động)
  • Không tổng hợp được đơn hàng, khách hàng mỗi ngày.

Tất nhiên, không có công cụ nào hoàn hảo cả, cách quản lý hàng hóa tốt nhất vẫn là chủ động sao chép dữ liệu lại thật cẩn thận. Các bạn có thể tham khảo cách quản lý hàng hóa trên và đóng góp thêm thông tin bằng cách comment dưới bài viết này để GCS.vn có thể nâng cấp biểu mẫu này lên một phiên bản mới mạnh mẽ hơn nữa trong thời gian tới nhé.

Tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết. Có thể bạn nghĩ rằng chỉ một số người nhất định mới phải sử dụng trang tính để làm việc với những con số và dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng Google Sheets cho rất nhiều các công việc hàng ngày.  Liệu bạn có đang phải tạo lập một ngân sách, lên kế hoạch làm vườn hay tạo hóa đơn hoặc  bất cứ thứ gì bạn có thể nghĩ đến, thì Google Sheets là một công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn làm điều đó. Hãy xem slideshow dưới đây để học thêm về một số cách sử dụng trang tính.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản sử dụng Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Tạo một trang tính mới trên Google

1.Truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống

2.Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới

3.Để đặt tên cho trang tính, chọn  Untitled spreadsheet  ở đầu trang. Gõ tên và nhấn Enter.

4.Trang tính của bạn sẽ được đổi tên

5.Bất cứ khi nào bạn cần xem hoặc chỉnh sửa trang tính, bạn có thể truy cập lại nó từ Google Drive của mình, nơi nó đã được lưu tự động.

Bạn có thể để ý rằng không có nút save. Đó là bởi vì Google Drive sử dụng tính năng autosave, nó sẽ ngay lập tức tự động lưu lại những thay đổi khi bạn thực hiện chỉnh sửa với chúng.

Giao diện của Google Sheets

Để sử dụng và chỉnh sửa trang tính, bạn sẽ cần phải làm quen với giao diện của Google Sheets

Nhấn chọn các nút trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về giao diện của Google Sheets.

Những thao cơ bản với ô trong Google Sheet

Mọi trang tính đều được tạo bởi hàng nghìn các hình chữ nhật, nó được gọi là các ô. Mỗi ô là giao của một hàng và một  cột. Các cột được nhận biết bằng các chữ cái (A, B, C); trong khi đó các hàng được nhận biết bằng các con số (1,2,3)

Mỗi ô sẽ có một tên riêng hoặc một địa chỉ ô– dựa trên hàng và cột của nó. Trong ví dụ này, ô được chọn là giao giữa cột C và hàng 10, vì vậy mà địa chỉ ô là C10.

Để ý rằng đầu cột và hàng của một ô sẽ tối hơn khi ô đó được chọn.

Bạn cũng có thể lựa chọn nhiều ô cùng một lúc. Một tập hợp các ô được gọi là một dãy.  Thay vì một địa chỉ ô đơn, thì địa chỉ của một dãy sẽ là ô đầu tiên và ô cuối cùng của dãy, được phân cách nhau bởi dấu hai chấm. Ví dụ, một dãy gồm các ô A1, A2, A3, A4, và A5 sẽ được viết là A1:A5.

Dưới đây là hình ảnh hai dãy được chọn

Dãy A2:A8

Dãy A2:B8

Tìm hiểu về nội dung trong ô

Bất kì các thông tin nào bạn nhập vào trong trang tính sẽ được lưu trữ vào trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các kiểu nội dung khác nhau như: văn bản, định dạng, công thức hoặc các hàm.

  • Text: Các ô chứa văn bản như: chữ cái, số và ngày tháng.
  • Formatting attributes: Các ô chứa các thuộc tính định dạng khi thay đổi kiểu chữ, số và ngày tháng được biểu diễn. Ví dụ, khi biểu diễn phần trăm có thể biểu diễn dưới dạng 0.15 hoặc 15%. Bạn thậm chí còn có thể thay đổi màu nền của các ô.
  • Fomulas and funtions: Các ô chứa các công thức và hàm dùng để tính toán giá trị. Ví dụ, hàm SUM(B2:B8)là hàm  thêm giá trị của các ô trong dãy B2:B8 và đưa ra giá trị tổng trong ô B9.

Cách chọn ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung, điều đầu tiên bạn cần làm là chọn ô.

1.Nhấp chuột vào ô để chọn

2.Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được chọn

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím

Cách chọn một dãy các ô

1.Nhấp chuột và kéo cho đến khi tất cả các ô bạn muốn chọn đều được highlight.

2.Nhả chuột để chọn cả dãy

Cách chèn nội dung vào ô

1.Chọn ô cần chèn

2.Gõ nội dung vào ô được chọn và nhấn Enter. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và trên thanh công thức. Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức.

Cách xóa nội dung ô

1.Chọn ô muốn xóa

2.Nhấn phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ được xóa.

Cách sao chép và dán ô

Thật dễ dàng khi sao chép nội dung của một ô và dán nó vào ô khác.

1.Chọn các ô muốn sao chép

2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (Windows) hoặc Command+C (Mac) trên bàn phím để sao chép.

3.Lựa chọn ô và các ô bạn muốn dán nội dung. Các ô được sao chép sẽ có đường viền bao quanh.

4. Nhấn  Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán ô.

Cách cut và dán ô

Không giống như sao chép và dán (tạo bản sao cho nội dung), cut và dán là di chuyển nội dung giữa các ô.

1.Chọn ô muốn cut

2.Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X (Windows) hoặc Command+X (Mac) trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ còn ở vị trí cũ cho đến khi nó được dán vào ô mới.

3.Chọn ô hoặc các ô muốn dán

3.Nhấn Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán

Tuy nhiên, sẽ có lúc bạn muốn sao chép và dán chỉ một phần nào đó của nội dung ô. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng tính năng Paste Special. Chọn Edit trên thanh công cụ, di chuyển chuột đến Paste Special, và lựa chọn kiểu thích hợp.

Cách kéo và thả ô

Thay vì cut và dán, bạn cũng có thể kéo và thả ô để di chuyển nội dung của chúng.

1.Chọn một ô, di chuyển chuột ra phía ngoài đường viền màu xanh. Con trỏ lúc này sẽ chuyển thành biểu tượng bàn tay.

2.Nhấn và kéo ô đến vị trí mong muốn

3.Nhả chuột để thả ô

Cách sử dụng fill handle

Khi bạn muốn sao chép nội dung của một ô tới nhiều ô khác, bạn có thể sao chép và dán từng ô. Nhưng cách làm này rất mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng file handle để sao chép và dán từ một ô sang các ô khác cùng dòng hoặc cột một cách nhanh chóng.

1.Chọn một ô muốn điền. Một hình vuông  nhỏ – fill handle– sẽ xuất hiện dưới góc bên phải của ô.

2.Di chuyển chuột đến fill handle. Con trỏ sẽ thay đổi về hình dấu cộng màu đen.

3. Nhấn và kéo fill handle đến hết các ô bạn muốn điền. Một đường chấm màu đen sẽ bao quanh các ô sẽ được điền.

4.Nhả chuột để điền tất cả các ô được lựa chọn.

Sử dụng fill handle để tiếp tục giá trị của một dãy.

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục nội dung của một dãy. Khi nội dung của một hàng hay một cột tuân theo một tuần tự nhất đinh- như các con số (1,2,3) hay ngày (Monday, Tuesday, Wednesday) thì fill handle sẽ đoán được nội dung  ở các ô tiếp theo. Trong ví dụ dưới đây, fill handle được sử dụng để kéo dài dãy chỉ ngày tháng của một cột.

Bài tập thực hành

  1. Mở Google Sheets và tạo một trang tính mới.
  2. Thay đổi tên trang tính từ Untitled Spreadsheet sang Practice Spreadsheet.
  3. Trong ô A1, gõ ngày tháng dưới dạng M/D/YY (ví dụ, 5/30/17).
  4. Sử dụng fill hande để ấn định ngày cho dãy A1:A10.
  5. Dùng kéo và thả để di chuyển các ngày sang dãy B1:B10
  6. Xóa nội dung ô B5
  7. Khi hoàn thành xong, trang tính của bạn sẽ trông như thế này:

Trên đây chúng ta đã tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản nhất về Google Sheets. Nó đã được chúng tôi đề cập đầy đủ hay bỏ lỡ một cái gì đó mà bạn sử dụng thường xuyên? Hãy cho tôi biết với bình luận bên dưới bài viết này.

Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết

Google Sheets là một công cụ bảng tính mạnh mẽ nằm trong bộ giải pháp G Suite của Google. Ứng dụng cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa các file trực tuyến trong khi cộng tác với những người dùng khác trong thời gian thực. Trong bài viết này, chúng ta sẽ có một cái nhìn sâu hơn về các công cụ bảng tính Google Sheets. Thêm vào đó, GCS.vn sẽ trả lời một số câu hỏi thường gặp về Google Sheets như:

  • Google Sheets là gì?
  • Tại sao bạn nên sử dụng Google Sheets?
  • Các tính năng cơ bản Google Sheets

Hướng dẫn này sẽ tập trung chỉ bạn về Google Sheets, công cụ bảng tính mà bạn có thể sử dụng trên trình duyệt web. Hãy cùng GCS.vn tìm hiểu thêm lý do tại sao Google Sheets lại mạnh mẽ như vậy và tại sao bạn nên thử dùng nó.

Google Sheets là gì?

Google Sheets là một chương trình miễn phí dựa trên trình duyệt để tạo và chỉnh sửa bảng tính giống tương tự như Microsoft Excel. Google Sheet là sản phẩm nổi bật trong bộ sưu tập ứng dụng của Google Drive nằm trong bộ giải pháp G Suite cho doanh nghiệp từ Google. Google Sheets có tính năng vượt trội đối với những người có yêu cầu bảng tính đơn giản, làm việc từ xa từ nhiều thiết bị hoặc cộng tác chỉnh sửa cùng với nhiều người khác.

Google Sheets có sẵn dưới dạng một ứng dụng web, có thể truy cập thông qua Chrome, Firefox, Internet Explorer 11, Microsoft Edge và Safari. Điều này có nghĩa là Google Sheets tương thích với tất cả máy tính để bàn và máy tính xách tay (ví dụ: Windows, Mac, Linux) có thể chạy bất kỳ trình duyệt web nào như liệt kê ở trên. Google Sheets cũng có sẵn để cài đặt trên các thiết bị Android (chạy phiên bản 4.4 KitKat trở lên) và iOS (chạy phiên bản 9.0 trở lên).

Google Sheets hỗ trợ danh sách các định dạng bảng tính và loại tệp phổ biến: .xlsx .xls .xlsm .xlt .xltx .xltxm .od .csv .txt .tsv .tab. Người dùng có thể mở / nhập, chỉnh sửa và lưu / xuất bảng tính (bao gồm Microsoft Excel) và các tài liệu bằng Google Sheets. Các tệp Excel có thể dễ dàng được chuyển đổi sang Google Sheets và ngược lại.

Truy cập vào ứng dụng này, bạn sẽ được phép tạo, chỉnh sửa các file trực tiếp trong khi đang tương tác với người dùng khác trong cùng một thời điểm. Những thao tác chỉnh sửa của bạn sẽ được theo dõi bởi những người cùng dùng khác với lịch sử sửa đổi được trình bày các thay đổi cụ thể. Nhằm giúp người dùng dễ theo dõi, vị trí trỏ chuột của người dùng đều sẽ được tô sáng bằng những màu sắc khác nhau.

Tại sao bạn nên sử dụng Google Sheets?

Bạn có thể tự hỏi là Google Sheets giống như Excel không? Câu trả lời là: không chính xác. So với Excel, có rất nhiều tính năng của Google Sheets thực hiện tốt và thậm chí còn vượt trội hơn.

Tuy nhiên, trước khi chúng ta bàn về tính năng và các công cụ đặc biệt trên Sheets, hãy bắt đầu với những lý do nổi bậc tại sao bạn nên cân nhắc để sử dụng một bảng tính. Tôi có một đề xuất là nhiều người nên sử dụng bảng tính để tổ chức và quản lý cuộc sống của họ.

Khi bạn cần phải ghi chú hoặc bắt đầu tổ chức một dự án, bạn thực hiện điều đó ở đâu? Nhiều người có thể mở một tài liệu trống trong Google Docs hay Microsoft Word, chẳng hạn. Trang trống là một cách tuyệt vời để bắt đầu để trình bày ý tưởng.

Đối với tôi, một bảng tính có thể làm tốt như vậy nhưng còn nhiều tính năng hơn. Nếu bạn bắt đầu theo dõi bất cứ điều gì bao gồm những con số và cần phải tính toán cơ bản thì một bảng tính luôn luôn là một lựa chọn tốt hơn để làm việc với thông tin. Bạn có thể sử dụng các cột và các hàng để sắp xếp nội dung tốt.

Bởi vì bạn có thể sử dụng các công thức và chức năng trên dữ liệu mà bạn đã nhập vào, một bảng tính có thể giúp bạn hiểu hoặc chuyển đổi dữ liệu. Trong những tháng gần đây, đây là một vài điều tôi đã sử dụng bảng tính cho cuộc sống cá nhân của tôi:

  • Từ khóa về hình ảnh kỹ thuật số, theo dõi thư viện hình ảnh mỗi năm
  • Theo dõi ngân sách từng tháng và lưu các mục tiêu
  • Kế hoạch mới bao gồm việc viết bài cho Tuts+, các sự kiện quan trọng và các mục tiêu để đánh dấu quá trình hoàn thành

Bên cạnh đó, thực tế là tôi làm việc nhiều với các bảng tính cho công việc hàng ngày, chúng đã trở thành một phần trong cuộc sống hàng ngày của tôi. Hãy cùng xem 5 tính năng khiến Google Sheets trở thành một trình duyệt đáng sử dụng:

– Form dễ dàng nhập dữ liệu

Sheets cung cấp cho bạn một tính năng để dễ dàng nhập dữ liệu của khách hàng khi truy cập vào trang web của bạn.

Với một form nhập liệu, bạn có thể thiết lập các câu hỏi để khách hàng truy cập để điền vào. Khi người dùng điền vào các câu trả lời, dữ liệu đó sẽ tự động được đăng nhập và phân loại trên Google Sheets của bạn.

Để bắt đầu với tính năng này, truy cập vào bảng tính Google Sheets chọn Insert > Form (Chèn > Biểu mẫu) để thiết lập một form mới. Sau đó, bạn có thể thêm câu hỏi vào form như bạn có thể thấy trong hình dưới đây.

– Kết nối các bảng tính với nhau

Mọi người thường ngần ngại sử dụng Sheets vì nghĩ rằng Sheets không đủ các tính năng như Excel. Tuy nhiên hầu hết các tính năng đó đều có trên Google Sheets nếu bạn biết chỗ để tìm kiếm chúng.

Ví dụ tính năng lấy dữ liệu từ bảng tính khác. Bằng cách sử dụng các hàm như = IMPORTRANGE là có thể thực hiện và nhận được dữ liệu từ bảng tính hoàn toàn riêng biệt.

– Học hỏi khi sử dụng Sheets

Khi bạn bắt đầu nhập một chức năng, bạn sẽ thấy thông tin giúp bạn tìm hiểu để áp dụng các chức năng đó.

– Thích hợp cho làm việc nhóm

Với Google Sheets, bạn có thể mời nhiều người vào cùng làm việc với mình. Đây là một tính năng mà Sheets đã tiên phong cho mọi ứng dụng khác. Bạn có thể tạo URL công cộng để cho bất cứ ai xem bảng tính, hoặc mời cộng tác viên cụ thể bằng cách nhấp vào nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải và lựa chọn các chế độ: Có thể xem, Có thể nhận xét, Có thể sửa.

Các tính năng cơ bản Google Sheets

Google Sheets có sẵn trên Google Drive, trước tiên ta cần đăng nhập bằng tài khoản Gmail để thực hiện các công việc như tạo, chỉnh sửa, lưu và chia sẻ tệp. Tài khoản Google hoạt động giống như một hệ thống đăng nhập hợp nhất cung cấp quyền truy cập vào danh mục sản phẩm của Google. Google Sheets cung cấp các tính năng cơ bản và thường được sử dụng mà người ta mong đợi khi làm việc với bảng tính, chẳng hạn như:

  • Tùy chỉnh bảng tính và dữ liệu
  • Làm việc với các hàng, cột và ô
  • Thực hiện các hàm, macro và tập lệnh cho các phép tính phức tạp
  • Thêm biểu đồ / đồ thị, bảng trụ và hình ảnh
  • Nhập và / hoặc tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính

Tuy nhiên, có một số điểm mạnh đáng chú ý khi sử dụng Google Sheets so với các tùy chọn khác:

  • Làm việc với cùng một tài liệu mọi lúc – ngay cả từ nhiều thiết bị, nền tảng và / hoặc vị trí – vì các tệp được lưu trữ trên đám mây (Google Drive). Các thay đổi được lưu tự động và chỉnh sửa ngoại tuyến (thông qua ứng dụng di động và trình duyệt web Google Chrome) cũng có sẵn.
  • Chia sẻ tệp với người khác (thay vì gửi email nhiều bản sao qua lại) để hợp tác, chỉnh sửa, nhận xét và trò chuyện theo thời gian thực. Lịch sử sửa đổi tích hợp sẵn của Google Sheets theo dõi tất cả các thay đổi (cả người và chỉnh sửa họ đã thực hiện) và cung cấp cho người dùng tùy chọn khôi phục tệp về phiên bản cũ hơn.
  • Tích hợp / truy cập vào các sản phẩm khác của Google, như Google Forms (để tạo / chèn các cuộc thăm dò ý kiến ​​/ bảng câu hỏi / khảo sát trên bản trình bày bảng tính), Google Dịch (chức năng di động để dịch ngôn ngữ) hoặc Google Finance (tự động tìm và nhập thông tin tài chính được chỉ định).
  • Dễ dàng để học / dạy và miễn phí cho sử dụng cá nhân.

Bạn đã bắt đầu với Google Sheets chưa? Bạn có kế hoạch dùng thử hay chưa sau bài viêt này? Hãy cho tôi biết trong phần bình luận dưới đây hoặc vấn đề mà bạn cần tìm hiểu thêm.