Giữ kết nối với đội nhóm khi làm việc từ xa với Google Workspace

Với tình hình đại dịch Covid-19 đang diễn ra hết sức phức tạp trên toàn thế giới, điều này đồng nghĩa với số lượng người làm việc từ xa nhiều hơn bao giờ hết. Các doanh nghiệp sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông để có thể làm việc từ địa điểm khác nhau ngoài văn phòng. 

Có thể bạn chưa biết, Google Workspace chính là một trong những nền tảng được các doanh nghiệp trong và ngoài nước sử dụng để làm việc từ xa hiệu quả nhất. Việc kết nối với nhóm từ xa của bạn, quản lý lịch biểu của bạn và làm theo các phương pháp hay nhất để duy trì kết nối khi làm việc từ xa hoặc ngắt kết nối từ xa. Trong bài viết này, GCS sẽ chia sẻ với bạn một số các kết nối đội nhóm của bạn khi làm việc từ xa cùng Google Workspace. 

Kết nối với đội nhóm của bạn

Tạo danh sách email

Nếu bạn chưa có, hãy tạo một danh sách email Google Groups cho bạn và nhóm của bạn. Sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên – chẳng hạn như lịch của nhóm và tài liệu Drive – với mọi người cùng một lúc. 

Tạo phòng trò chuyện

Với Google Chat, bạn có thể trò chuyện với đồng nghiệp của mình, chia sẻ tệp và các tài nguyên trực tuyến khác, đồng thời làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm.

Tạo một thư mục nhóm chia sẻ

Bộ nhớ dùng chung (Share Drives) là không gian dùng chung, nơi các nhóm có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ ở mọi nơi, từ mọi thiết bị. 

Tổ chức các cuộc họp video

Bạn có thể bắt đầu hoặc tham gia các cuộc họp video ngay từ Gmail trên trình duyệt web. Hoặc, bạn có thể bắt đầu cuộc họp tức thì từ thiết bị di động hoặc trong trình duyệt web trên máy tính bằng Google Meet. Nếu ai đó gửi cho bạn liên kết cuộc họp, chỉ cần nhấp vào liên kết đó để tham gia cuộc gọi. 

Lưu ý: Bạn có thể thêm mọi người từ bên trong hoặc bên ngoài tổ chức của mình vào cuộc họp video Meet. Bất kỳ ai trong sự kiện Lịch hoặc được mời trong cuộc họp video (kể cả khách bên ngoài) đều có thể tự động tham gia cuộc gọi. Nếu không, ai đó từ tổ chức của bạn cần cấp quyền truy cập cho những khách bên ngoài cố gắng tham gia

Chia sẻ màn hình của bạn trong các cuộc họp video

Bạn có thể trình bày toàn bộ màn hình hoặc một cửa sổ cụ thể trong cuộc họp để chia sẻ tài liệu, bản trình bày, bảng tính, v.v. Đính kèm bản trình bày hoặc các tài nguyên khác vào sự kiện Lịch của bạn — điều này sẽ hiển thị nó cho những người trong cuộc gọi Meet.

Trong cuộc họp, bạn cũng có thể sử dụng tính năng trò chuyện tích hợp để chia sẻ ghi chú và liên kết đến tài liệu tham khảo. 

Quản lý lịch làm việc và lịch cá nhân của bạn

Đặt giờ làm việc của bạn

Khi tắt máy, bạn sẽ muốn cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Sắp xếp lịch của bạn để mọi người biết khi nào bạn có thời gian rảnh để họp. Bạn có thể điều chỉnh cài đặt Google Calendar của mình để người tổ chức biết để lên lịch lại sự kiện vào thời điểm tốt hơn.

Lưu ý: Google Chat hiển thị trạng thái không có mặt tại văn phòng mà mọi người thiết lập trong Lịch. Nếu ai đó vắng mặt tại văn phòng, Trò chuyện sẽ hiển thị trạng thái vắng mặt của họ khi bạn mở cuộc trò chuyện với họ. Nếu ai đó mời bạn tham gia một sự kiện ngoài những giờ này, họ sẽ thấy thông báo cho biết sự kiện đó ngoài giờ làm việc của bạn.

Thông báo cho sự sẵn sàng của bạn

Hãy cho nhóm của bạn biết nếu bạn bước ra ngoài một chút. Gửi tin nhắn đến phòng Chat dành riêng cho nơi ở của nhóm bạn hoặc gửi email nhanh. Nếu bạn không rảnh trong vài giờ hoặc vài ngày, hãy đặt trả lời tự động “Vắng mặt” trong Gmail . Bạn cũng có thể thiết lập lịch dùng chung để hiển thị khi mọi người trong nhóm không có mặt tại văn phòng.

Chia sẻ cập nhật trạng thái và đặt mục tiêu

Khi bạn đang làm việc từ xa, giao tiếp thậm chí còn quan trọng hơn. Chia sẻ cập nhật trạng thái hàng ngày và đặt mục tiêu hàng tuần trong kế hoạch dự án nhóm được chia sẻ.

• Chia sẻ các dự phòng ảo hàng ngày – Cung cấp thông tin cập nhật cho đồng nghiệp của bạn bằng Meet, email hoặc Chat .
• Đặt mục tiêu hàng tuần – Sử dụng kế hoạch dự án nhóm để đặt mục tiêu và ưu tiên công việc. Tìm hiểu thêm về cách tạo kế hoạch dự án động trong Google Sheets.

Những phương pháp hay để giữ kết nối

Mẹo tổ chức cuộc họp trực tuyến tại nhà

Thiết lập và kiểm tra Internet của bạn tại nhà

• Kết nối Internet bằng cáp Ethernet nếu có. Nếu không, hãy sử dụng Wifi 5GHz (2.4 GHz thường được sử dụng nhiều hơn và kết nối video có thể không mạnh).
• Nếu bạn đang sử dụng Wi-Fi, hãy tạo một cuộc họp thử nghiệm để đảm bảo rằng bạn nhận được tín hiệu mạnh mẽ từ vị trí bạn sẽ làm việc. Có đường quan sát trực tiếp đến bộ định tuyến của bạn thường mang lại cho bạn tín hiệu mạnh nhất. 
• Nếu kết nối của bạn có vẻ chậm, hãy chạy kiểm tra tốc độ để đảm bảo rằng bạn có tốc độ tải lên và tải xuống ít nhất 3,2 Mbps.
• Khi bạn đang tham gia hội nghị truyền hình, hãy hạn chế hoạt động internet khác trong nhà để đảm bảo bạn có đủ băng thông.

Tai nghe, micro và máy ảnh

• Cân nhắc đeo tai nghe hoặc tai nghe nhét tai để tạo ra âm thanh tối ưu và giảm tiếng vọng tiềm ẩn trong cuộc gọi.
• Nếu bạn định gõ trong khi nói chuyện, hãy cân nhắc sử dụng micro bên ngoài, chẳng hạn như micro tai nghe hoặc micro USB podcasting.
• Tai nghe có dây và mic thường tạo ra chất lượng âm thanh tốt hơn so với tai nghe không dây.
• Nâng cấp tai nghe, micro và máy ảnh của bạn lên chương trình cơ sở mới nhất do nhà sản xuất cung cấp.
• Đảm bảo Meet đang sử dụng đúng máy ảnh, micrô và loa. Ví dụ: ngay cả khi bạn đang đeo tai nghe, Meet thực sự có thể đang sử dụng micro tích hợp:
  • Thay đổi cài đặt video và âm thanh trên máy tính của bạn
  • Thay đổi thiết bị âm thanh hoặc máy ảnh di động của bạn cho Meet

Chọn không gian phù hợp

• Ngồi ở nơi có ánh sáng tốt, lý tưởng nhất là ánh sáng chiếu vào mặt bạn và không chiếu phía sau, để tránh tạo ra hình bóng. Thực hiện cuộc gọi kiểm tra với đồng nghiệp để xác định vị trí máy ảnh và ánh sáng chính xác.
• Nền đơn giản và phòng gọn gàng, ngăn nắp có xu hướng trông chuyên nghiệp nhất trong các cuộc gọi công việc.
• Những nơi có tiếng ồn nền tối thiểu hoạt động tốt nhất, nhưng nếu bạn đang ở một nơi ồn ào, hãy tắt tiếng micro khi không nói chuyện và bạn có thể sử dụng tính năng phụ đề trực tiếp của Meet để hiển thị phụ đề trong thời gian thực.

Giải quyết vấn đề thiết bị chạy chậm hoặc hiệu suất chậm

• Cập nhật máy tính của bạn lên phiên bản hệ điều hành mới nhất.
• Cân nhắc trình bày từ máy tính xách tay thứ hai, nếu bạn có hoặc điện thoại thông minh (sử dụng ứng dụng iOS hoặc Android Meet), để phổ biến việc sử dụng CPU.
• Phần mềm hoặc phần cứng kiểm tra hoặc thay đổi Gặp phải lưu lượng truy cập (chẳng hạn như tường lửa cục bộ và phần mềm bảo vệ chống vi-rút) có thể làm giảm chất lượng video. Hãy cẩn thận để các công cụ này không can thiệp vào cuộc gọi điện video của bạn. 
• Sử dụng một màn hình. Hai hoặc nhiều màn hình có thể gây ra tải nặng cho CPU và GPU.

Nếu bạn tiếp tục gặp sự cố với chất lượng cuộc gọi Meet, hãy xem Khắc phục sự cố với Google Meet. Ngoài ra, bạn có thể báo cáo sự cố với đội ngũ kỹ thuật của GCS mọi lúc mọi nơi 24/7 qua Hotline: 0777.247.7777.

Thiết lập Q&A trong suốt thời gian thuyết trình

Nếu bạn đang trình bày trong cuộc gọi điện video Meet, bạn có thể thiết lập Q&A tương tác bằng Google Slides. Những người tham gia nhập câu hỏi của họ vào một cửa sổ riêng biệt, do đó, không có người tham gia nào bị ảnh hưởng bởi người tham gia khác.

Chia sẻ và cộng tác về nội dung với nhóm của bạn

Ghi lại và chia sẻ nhiều hơn trong Google Docs, Sheets và Slides so với những gì bạn thường làm. Ví dụ: sử dụng nhận xét để cung cấp phản hồi cho các thành viên trong nhóm. Điều này dễ dàng hơn khi bạn làm việc trong một nhóm mà các thành viên không thể cố định một thời gian làm việc cùng lúc. 

GCS mong rằng những chia sẻ về một số phương pháp ứng dụng Google Workspace vào công việc hữu ích cho bạn và doanh nghiệp của mình. Dù trong thời điểm nào, GCS sẽ vẫn luôn đồng hành cùng các doanh nghiệp trên con đường đưa doanh nghiệp lên không gian mạng. Nếu có bất kỳ vấn đề nào hãy liên hệ ngay với GCS để được tư vấn ngay lập tức về tình hình doanh nghiệp và những bộ ứng dụng Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp của mình. 

GCS cung cấp các dịch vụ của Google Workspace với nhiều mức giá ưu đãi phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy đăng ký Google Workspace ngay để nhận được giá tốt nhất.

ĐĂNG KÝ NGAY

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.