Làm việc trên các dự án với nhóm bằng cách sử dụng sản phẩm của Google Workspace

Làm việc từ xa tại nhà đang trở thành hình thức làm việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng để bảo vệ sức khỏe cho nhân viên và cộng đồng trong đại dịch Covid-19. Thay đổi môi trường làm việc, giờ giấc sinh hoạt, chắc hẳn sẽ có ít nhiều những ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhiều người. 

Trong bài viết trước, GCS đã giới thiệu cho các bạn một số cách giữ kết nối với đội nhóm khi làm việc từ xa với Google Workspace. Bài viết này, GCS sẽ gợi ý cho các bạn các cách thực hiện dự án với nhóm bằng cách sử dụng các sản phẩm của Google Workspace. 

Đơn giản hóa giao tiếp với danh sách gửi thư theo nhóm

Thay vì phải thông báo những thông tin mới về dự án cập nhật đến từng thành viên, hãy sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi cập nhật trạng thái và chia sẻ tài liệu như lịch nhóm, Drive. Giờ đây, mọi người đều có thể nhận được thông tin và truy cập tài liệu cùng một thời điểm. 

Sắp xếp thời gian làm việc của cả nhóm

Khi bạn có một team trải rộng khắp Việt Nam, thậm chí là nước ngoài, ở những múi giờ khác nhau, thật khó để tổ chức các thời điểm họp khi mà bạn phải đi hỏi thời gian làm việc của từng người. Với Google Calendar, bạn có thể xếp lớp lịch của từng thành viên trong nhóm. để xem thời gian rảnh chung của từng người một cách dễ dàng. Bạn thậm chí còn có thể tạo nhiều lịch nhóm để theo dõi các cuộc họp, đào tạo,.. 

Trao quyền cho các thành viên trong nhóm

Làm việc từ xa chắc hẳn sẽ thiếu những tương tác giữa các thành viên, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm ở các bị trí khác nhau giữ kết nối bằng cách tạo phòng trong Chat. Giờ đây mọi người có thể dễ dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự án, trao đổi ý kiến về các phương pháp hay nhất và tạo ra một cộng đồng làm việc mạnh mẽ và năng suất hơn. 

Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu của tổ chức mọi lúc mọi nơi

Bạn muốn lưu trữ và chia sẻ tài nguyên của nhóm một cách dễ dàng mà vẫn an toàn? Hay sử dụng Drive hoặc Shared Drive để chia sẻ tài liệu với các thành viên trong đội nhóm của mình. Bạn có thể tùy chọn quyền truy cập cho từng người vào từng file. Khi có bất kì thành viên nào đó thực hiện thay đổi trên tệp, Drive sẽ hiển thị cho bạn những tệp nào đã thay đổi. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập an toàn vào các tệp mới nhất trên mọi thiết bị vào bất kỳ lúc nào. 

Điều phối các kế hoạch và lịch trình dự án

Deadline thay đổi, bổ sung nhiệm vụ vào phút cuối, có thể những điều này làm bạn khó theo dõi các dự án và lịch trình của nhóm. Hãy chuẩn bị cách tổ chức công việc của nhóm và theo dõi việc hoàn thành trong kế hoạch dự án tốt hơn bằng cách sử dụng Google Sheets. Các thành viên trong nhóm có thể cập nhật trực tiếp tiến trình của họ trong thời gian thực mà không cần phải sàng lọc thông tin cập nhật qua email của mọi người. Với việc mọi người đều truy cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án, việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch thay đổi dễ dàng hơn. 

Tips: GCS vẫn đang có chương trình tặng Sheets theo dõi kế hoạch Content Planner cho tất cả mọi người. Đăng ký miễn phí tại đây. 

Tổ chức các cuộc họp video với các thành viên trong nhóm

Google Meet luôn cho phép bạn kết nối với tất cả mọi người ở mọi nơi trên thế giới, bằng mọi thiết bị và bất kỳ lúc nào đi chăng nữa, Hiện nay, Google đang cập nhật rất nhiều tính năng để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất khi mà nhu cầu sử dụng Google Meet đang tăng cao trong thời điểm Covid-19 hiện nay. Tham gia các cuộc họp video từ Meet để cùng đưa ra những ý tưởng, làm việc trong các dự án nhóm, tổ chức các sự kiện ảo và hơn thế nữa. Giờ đây, mọi người có thể giữ liên lạc mà không cần phải đi lại mà vẫn nhận được lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp như trước đây. 

Chỉnh sửa tài liệu nhóm trong thời gian thực

Chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc các tệp khác từ xa với nhóm của bạn. Không cần phải gửi qua lại các tệp tài liệu qua email mỗi lần chỉnh sửa, hãy sử dụng ngay Google Docs, Sheets, Slides. Người dùng có thể chỉnh sửa đồng thời cùng đội nhóm của mình trong thời gian thực, trò chuyện ngay trong tài liệu, nhận xét trực tiếp từng phần,.. Các thay đổi sẽ được tự động lưu trên đám mây, nên các bạn cũng không cần phải lo lắng mỗi khi mất điện hoặc máy tính hỏng, chính vì vậy, các thành viên trong nhóm luôn truy cập vào các phiên bản mới nhất của tệp. 

Thuyết trình từ xa mọi lúc mọi nơi

Khi không thể gặp mặt đội nhóm để trình bày ý tưởng, hãy sử dụng tính năng trình bày của Google Meet. Bạn có thể lựa chọn trình bày bất cứ dạng tài liệu nào như file Docs, Sheets, Slides. Giờ đây, bạn thậm chí còn có thể ghi lại các cuộc họp để làm tài liệu cho sau này.

Cập nhật thông tin mới cho đội nhóm

Để truyền tải những thông tin mang tính chính thức, nghiêm túc và liên quan đến toàn tổ chức, thì trang web là một cách chia sẻ thông tin đến nhiều đối tượng một cách dễ dàng. Bạn có thể chọn đối tượng của mình và kiểm soát thời điểm các bản cập nhật được đưa ra. Để cung cấp một tập hợp nội dung cho tổ chức của bạn, hãy xây dựng Google Sites và chia sẻ những file Google Docs, Sheets, Slides và các tệp khác từ Drive. Đây là những công cụ quan trọng giúp nhóm của bạn luôn cập nhật thông tin đang thay đổi từng phút. 

Thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng

Bạn muốn thu thập thông tin từ các nhóm lớn, chẳng hạn như nhóm nội bộ hoặc khách hàng bên ngoài? Với Google Forms, bạn có thể tạo và phân tích các cuộc khảo sát ngay trên thiết bị di động hoặc trình duyệt web của mình. Bạn có thể tạo một cuộc khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập phản hồi về tài liệu từ các nhóm mở rộng, gửi một cuộc thăm dò ý kiến nhanh chóng và hơn thế nữa. Kết quả sau đó sẽ được tóm tắt bằng biểu đồ và có thể liên kết tự động thành một file Sheets.

Tổng kết

Trên đây chỉ là 10 trong hàng ngàn cách ứng dụng Google Workspace vào công việc làm dự án với nhóm. Hãy tìm hiểu thêm những cách ứng dụng khác cho mọi ngành nghề tại Blog Kiến Thức – GCS. 

GCS mong rằng những thông tin chia sẻ trên, đã giúp bạn có thêm những ý tưởng ứng dụng Google Workspace vào công việc. Nếu có bất kỳ vấn đề nào hãy liên hệ ngay với GCS để được tư vấn ngay lập tức về tình hình doanh nghiệp và những bộ ứng dụng Google Workspace phù hợp với doanh nghiệp của mình.

GCS cung cấp các dịch vụ của Google Workspace với nhiều mức giá ưu đãi phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Hãy đăng ký Google Workspace ngay để nhận được giá tốt nhất.

ĐĂNG KÝ NGAY

Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về Google Workspace và vẫn còn đang băn khoăn về dịch vụ thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777 chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.