Gmail là gì? Những tính năng tuyệt vời của Gmail dành cho doanh nghiệp

Gmail – một bức tường thành trong hàng ngàn các ứng dụng gửi thư điện tử trên toàn thế giới hiện nay. Nhắc đến gửi email, có lẽ trong đầu ai cũng mặc định nghĩ đến ngay Gmail. Vậy Gmail là gì? Gmail dành cho doanh nghiệp? Những tính năng tuyệt vời mà Gmail mang lại cho người dùng là gì?

Gmail là gì?

Gmail là một ứng dụng tuyệt vời giúp doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt công việc quan trọng với khách hàng, đối tác. Gmail giúp người dùng gửi/nhận thư cùng các tệp đính kèm và hàng ngàn tác vụ tích hợp khác ngay trong giao diện, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tối ưu phương thức làm việc nhất có thể.

Gmail hiện là một phần của Google Workspace – giải pháp tích hợp bao gồm bộ ba ứng dụng cộng tác dành cho dân văn phòng Google Docs, Sheets, Slides, các ứng dụng liên lạc, tạo cuộc họp như Calendar, Meet, Chat, Spaces cùng các ứng dụng bảo mật nâng cao.

Những tính năng tuyệt vời của Gmail dành cho doanh nghiệp

1. Nhận email tùy chỉnh @yourcompany: tạo dựng lòng tin với khách hàng và đối tác bằng cách cung cấp cho nhân viên trong công ty một địa chỉ email chuyên nghiệp theo tên miền doanh nghiệp như truchtt@hvn.vn. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể tạo danh sách gửi thư nhóm, chẳng hạn như marketing@hvn.vn.

Đặc biệt chỉ có tại GCS, thấu hiểu được tầm quan trọng của email doanh nghiệp đối với doanh nghiệp, chúng tôi xin được gửi tặng đến những khách hàng đăng ký email dịch vụ tạo chữ ký email chuyên nghiệp trị giá 199k/user/năm do CKE thiết kế (CKE – thương hiệu thuộc tập đoàn HVN).

2. Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Kết nối với đồng nghiệp qua Google Chat hoặc Google Meet, gửi lời mời tham gia cuộc họp qua Google Calendar, tạo danh sách việc cần làm trên Google Tasks. Quan trọng là bạn hoàn toàn có thể thao tác sử dụng tất cả các tính năng trên một giao diện của Gmail.

Không chỉ vậy, người dùng còn có thể kết nối các ứng dụng bên thứ 3 yêu thích của mình trong bảng điều khiển bên phải bằng các tiện ích bổ sung của Google Workspace.

3. Kiểm soát mọi thông tin dữ liệu trên Admin Console (Bảng điều khiển quản trị viên): cho phép quản trị viên cài đặt và kiểm soát các tài khoản người dùng trong doanh nghiệp. Quản trị viên sẽ trao quyền các hành động truy cập cho từng người dùng như xem, bình luận, chỉnh sửa chia sẻ nhằm đảm bảo dữ liệu thông tin doanh nghiệp được đảm bảo an toàn.

4. Dung lượng lưu trữ cao từ gấp 2 bản miễn phí đến không giới hạn: phiên bản cơ bản nhất của Google Workspace là Business Starter đã có dụng lượng gấp 2 bản miễn phí là 30GB. Ở những bản cao cấp hơn như Business Standard và Enterprise sẽ có dung lượng 2TB, 5TB hoặc không giới hạn dung lượng.

5. Đảm bảo 99% thời gian hoạt động: Với cơ sở hạ tầng bảo mật và ổn định, người dùng có thể an tâm duy trì hoạt động 24/7 trong suốt cả năm. Tính năng tự động sao lưu, ngăn chặn nội dung không mong muốn và các biện pháp bảo mật hàng đầu giúp bảo vệ thông tin dữ liệu doanh nghiệp của bạn.

6. Hoạt động với các công cụ khác: Gmail hoạt động tốt với các ứng dụng khách trên máy tính để bàn như Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird và Apple Mail. Người dùng Outlook cũng có thể đồng bộ hóa email, danh bạ và sự kiện từ Google Workspace.

Bức tranh tổng thể các chức năng của Gmail

Đối với người dùng mới bắt đầu sử dụng Gmail, bước đầu tiên hãy làm quen với giao diện và các tính năng trước khi sử dụng. Thông qua đó, người dùng có thể nhận/gửi thư, sắp xếp hộp thư đến, chat trực tiếp qua Chat, xem sự kiện sắp tới qua Calendar.

Tạo email mới 

• Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
• Ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào biểu tượng Soạn thư .
• Trong trường “Tới”, hãy thêm người nhận. Bạn cũng có thể thêm người nhận:
  • Trong trường “Cc” và “Bcc”.
  • Khi thêm người trong trường “Cc” thì bất kỳ ai trong trường này sẽ thấy những người nhận khác của thư. “Cc” thường dùng để thêm người nhận vào một email mà người này không cần phải thực hiện bất kỳ hành động nào.
  • Nếu đang gửi thư và muốn ẩn địa chỉ email của một người nhận, thì bạn có thể thêm họ trong trường “Bcc”.
  • Khi bạn soạn thư, hãy dùng “dấu +” hoặc “lượt đề cập bằng @” cùng với tên của liên hệ trong trường văn bản.
• Chỉnh sửa chủ đề.
• Viết thư của bạn.
  • Thay đổi kiểu phông chữ
  • Căn chỉnh văn bản
  • Thêm tệp đính kèm, chia sẻ liên kết, biểu tượng cảm xúc, tệp Drive hoặc hình ảnh
• Nhấp vào Send (Gửi) ở cuối trang.

Gửi thư ở chế độ bảo mật

• Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
• Nhấp vào Compose (Soạn thư) .
• Ở dưới cùng bên phải cửa sổ, hãy nhấp vào biểu tượng Turn confidential mode on/off (Bật chế độ bảo mật)

Mẹo: Nếu bạn đã bật chế độ bảo mật cho email, hãy chuyển tới cuối email, sau đó nhấp vào Chỉnh sửa.

• Set expiration (Đặt ngày hết hạn) và Require passcode (Cài đặt mật mã). Các tùy chọn cài đặt này tác động đến cả văn bản trong thư và mọi tệp đính kèm.

• Nếu bạn chọn No SMS passcode (Không sử dụng mật mã qua SMS), thì những người nhận dùng ứng dụng Gmail sẽ có thể mở thư trực tiếp. Người nhận không dùng Gmail sẽ nhận được mật mã qua email.
• Nếu bạn chọn SMS passcode (Mật mã qua SMS), thì người nhận sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản. Hãy đảm bảo bạn nhập số điện thoại của người nhận chứ không phải số điện thoại của bạn.
• Nhấp vào tùy chọn Save (Lưu)

Nhấp vào tin nhắn trong hộp thư đến để đọc và trả lời thư

Trả lời thư

• Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
• Mở thư.
• Dưới thư, hãy nhấp vào Reply (Trả lời) hoặc Trả lời tất cả.
• Nhập nội dung thông tin của thư: người nhận, chủ đề, nội dung thư.
• Nhấp vào Send (Gửi). Nếu bạn nhấp vào biểu tượng Gửi + , thì hệ thống cũng sẽ lưu trữ cuộc trò chuyện hoặc xóa cuộc trò chuyện khỏi hộp thư đến cho đến khi người nào khác trả lời.

Chuyển tiếp thư

• Trên máy tính, hãy truy cập vào Gmail.
• Mở thư.
• Dưới thư, hãy nhấp vào Forward (Chuyển tiếp) hoặc Chuyển tiếp tất cả.
• Nhấp vào Send (Gửi).

Sắp xếp hộp thư đến của bạn 

• Ở trên cùng bên phải, nhấp vào Settings (Cài đặt) sau đó chọn See all settings (Xem tất cả tùy chọn cài đặt).
• Nhấp vào tab Inbox (Hộp thư đến).
• Bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn sau:
  • Inbox type (Loại hộp thư đến): Important first (Thư quan trọng trước tiên), Unread first (Thư chưa đọc trước tiên), Starred first trước tiên (Thư có gắn dấu sao), Priority Inbox (Hộp thư ưu tiên), Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư đến).
  • Categories (Danh mục): Primary (Chính), Social (Mạng xã hội), Promotions (Quảng cáo), Updates (Nội dung cập nhật), Forums (Diễn đàn).
  • Ngăn đọc (Reading pane): Enable reading pane (Bật ngăn đọc) – Cung cấp một cách để đọc thư ngay bên cạnh danh sách các cuộc trò chuyện, giúp đọc và soạn thư nhanh hơn cũng như thêm thông tin ngữ cảnh khác.
  • Importance markers (Đánh dấu quan trọng): Show markers (Hiển thị dấu), No markers (Không có dấu).
  • Filtered email (Thư đã được lọc): Override filters (Ghi đè bộ lọc), Don’t override filters (Không ghi đè bộ lọc).
• Cuốn xuống phần cuối chọn Save Changes (Lưu thay đổi).

Bắt đầu và tham gia các cuộc họp video

Với Meet trong Gmail, bạn có thể dễ dàng bắt đầu hoặc tham gia một cuộc họp video trực tuyến chỉ trong vài giây. Meet sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm thời gian, cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả hơn trên các nền tảng của mình, điều này có thể được tạo nên từ chính những thay đổi nhỏ nhất. Để bắt đầu và tham gia các cuộc họp video trực tuyến bạn hãy đọc bài viết này, GCS sẽ hướng dẫn cho bạn cách bắt đầu và tham gia một cuộc họp trực tuyến: Sự tiện ích không thể tuyệt vời hơn khi bạn bắt đầu cuộc họp video trực tuyến ngay trong Gmail.

Xem Calendar, Tasks, Keep & Tiện ích bổ sung

Ở bên phải hộp thư đến của bạn, hãy nhấp vào các biểu tượng sau:

• Lịch : Xem lịch biểu hàng ngày của bạn, nhấp vào sự kiện để chỉnh sửa chúng, tạo sự kiện mới và chuyển đến các sự kiện sắp tới.
• Keep (Ghi chú) : Tạo danh sách kiểm tra và ghi chú.
• Tasks : Thêm việc cần làm và thời hạn.
• Tiện ích bổ sung : Nhận thêm các công cụ Gmail để giúp quản lý thư của bạn.

Tổng kết lại, GCS.vn đã chia sẻ những tính năng tuyệt vời của Gmail cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang trong quá trình tìm hiểu về dịch vụ Google Workspace và vẫn còn đang thắc mắc thì hãy kết nối ngay với GCS.vn bằng cách gọi điện tới Hotline: 024.9999.7777, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn lựa chọn cho mình một dịch vụ phù hợp nhất.