Cách in file Google Sheets và những lưu ý trước khi thực hiện

Việc in ấn trên file tài liệu hay PDF đã không còn xa lạ gì với nhiều người. Tuy nhiên, với người lần đầu in file Google Sheets thì đây sẽ là công việc khá khó khăn. Bạn cũng đừng lo lắng quá, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết bạn thực hiện in hiệu quả nhất.

Lưu ý quan trọng trước khi in file Google Sheets

Bạn có thể in file Google Sheets trực tiếp hoặc in gián tiếp bằng file PDF. Tuy nhiên, hãy lưu ý một số vấn đề sau:

• Không in file Google Sheets khi bạn chưa chỉnh sửa gì trong đó, vì nó sẽ khiến dữ liệu được in ra giấy không giống in trong file Sheets.
• Kiểm tra kỹ thông tin, nội dung trước khi in.
• Kiểm tra dữ liệu sau khi đã in xong vì đôi khi file in sẽ không khớp so với bản giấy.

Chuẩn bị trước khi in file Google Sheets

Trước khi in, điều quan trọng đầu tiên cần phải làm là điều chỉnh trang tính:

Thiết lập khổ giấy và vùng cần in

Lựa chọn khổ giấy và vùng cần in file Google Sheets để in ra vừa vặn trong tờ giấy mà không bị thừa trắng hoặc mất dữ liệu là việc cần thiết trước khi bạn thực hiện in file Google Sheets. Điều nãy sẽ quyết định dữ liệu bạn in ra chưa bao nhiêu dòng, cột, có bị quá to hay quá bé không.

Cài đặt lặp lại tiêu đề trong Google Sheets

Ngoài việc thiết lập khổ giấy, vùng in, bạn cần quyết định xem có nên cho lặp lại tiêu đề ở các trang tiếp theo không. Khi cài đặt chế độ này, bạn sẽ vẫn giữ cố định khi chuyển sang các trang tiếp theo.

Thiết lập in 1 hoặc 2 mặt khi in file Google Sheets

Cuối cùng, mọi người cần xác định và cài đặt để in 1 hoặc 2 mặt trong Sheets. Khi in 1 mặt giấy thì bạn chỉ cần thực hiện theo mặc định ban đầu, tuy nhiên, khi in được 2 mặt giấy, bạn có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau:

• Cách 1: Sử dụng máy in 2 mặt.
• Cách 2: Sử dụng cách in chẵn lẻ mà không cần tới máy in hỗ trợ 2 mặt.

Hướng dẫn cách in file Google Sheets đơn giản nhất

Sau đây sẽ là cách in file Sheets nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian nhất cho người dùng mà bạn cần nắm được.

Bước 1: Mở file Google Sheets mà bạn muốn in, chọn File (Tệp) > Print (In) hoặc nhấn tổ hợp Ctrl P.

Bước 2: Thiết lập các chỉnh sửa trước khi in.

• Trong phần Print, chọn Current sheet (trang tính hiện tại) hoặc Selected cells (Ô tính đã chọn) để in.

• Trong phần Paper size, chọn kích thước giấy có sẵn hoặc bạn có thể tự tạo kích thước giấy theo ý muốn bằng cách bấm chọn Custom size (Tùy chỉnh kích thước).

• Trong phần Page orientation (Hướng giấy), chọn Landscape nếu muốn in giấy thẳng, còn muốn xoay ngang giấy thì chọn Portrait.
• Bạn cũng có thể tùy chỉnh tỷ lệ trong phần Scale.
• Margins (Lề): Có 4 tùy chọn ở đây bao gồm Normal (Bình thường), Narrow (Hẹp), Wide (Rộng) và Custom number (Tùy chỉnh số).

• Trong phần Formatting (Định dạng), bạn có thể tùy chọn hiển thị thước lưới (Show gridlines), hiển thị ghi chú (Show notes). Bạn cũng có thể đặt trang từ trên xuống (Down, then over) hoặc ngược lại Over, then down. Chuyển tiếp tới phần Alignment để căn lề trái – phải – trên – dưới.

• Cài đặt Headers & footers (Đầu và chân trang): Page number (Số trang), Workbook title (Tiêu đề chung của văn bản), Sheet name (Tên trang tính), Current date (Hiển thị ngày hiện tại), Current time (Hiển thị thời gian cụ thể). Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa tùy chỉnh từng khu vực (edit custom fields).

Bước 3: Sau khi hoàn tất tùy chỉnh, xem trước lại nội dung trước khi in được hiển thị phía bên trái màn hình.

Bước 4: Bấm Next để tiếp tục.

Bước 5: Chọn các thông số trước khi in, sau đó bấm chọn In.

Lưu ý: Bạn nên sắp xếp giấy gọn gàng, ngăn nắp trước khi tiến hành để bản in ra không bị xô lệch so với ban đầu.

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ của GCS Technology Vietnam về cách chỉnh sửa để có thể in file Google Sheet đẹp. Nếu còn điều gì thắc mắc, hãy để lại ở phần bình luận để chúng tôi đưa ra giải đáp. Hiện nay, GCS Vietnam– đối tác ủy quyền cấp cao của Google đang cung cấp các gói Google Workspace với giá ưu đãi nhất thị trường. Hãy nhanh tay nhấc máy liên hệ với chúng tôi qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhắn trực tiếp thông tin của bạn ở ô Chatbox bên dưới để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.