Cách in file Google Sheets và những lưu ý trước khi thực hiện

Hướng dẫn chi tiết cách in file Google Sheets và những điều cần lưu ý trước khi thực hiện. Cùng GCS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Việc in ấn trên file tài liệu hay PDF đã không còn xa lạ gì với nhiều người. Tuy nhiên, với người lần đầu in file Google Sheets thì đây sẽ là công việc khá khó khăn. Bạn cũng đừng lo lắng quá, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết bạn thực hiện in hiệu quả nhất.

Lưu ý quan trọng trước khi in file Google Sheets

Bạn có thể in file Google Sheets trực tiếp hoặc in gián tiếp bằng file PDF. Tuy nhiên, hãy lưu ý một số vấn đề sau:

  • Không in file Google Sheets khi bạn chưa chỉnh sửa gì trong đó, vì nó sẽ khiến dữ liệu được in ra giấy không giống in trong file Sheets.
  • Kiểm tra kỹ thông tin, nội dung trước khi in.
  • Kiểm tra dữ liệu sau khi đã in xong vì đôi khi file in sẽ không khớp so với bản giấy.

Chuẩn bị trước khi in file Google Sheets

Trước khi in, điều quan trọng đầu tiên cần phải làm là điều chỉnh trang tính:

Thiết lập khổ giấy và vùng cần in

Lựa chọn khổ giấy và vùng cần in file Google Sheets để in ra vừa vặn trong tờ giấy mà không bị thừa trắng hoặc mất dữ liệu là việc cần thiết trước khi bạn thực hiện in file Google Sheets. Điều nãy sẽ quyết định dữ liệu bạn in ra chưa bao nhiêu dòng, cột, có bị quá to hay quá bé không.

thiết lập khổ giấy và vùng in

Cài đặt lặp lại tiêu đề trong Google Sheets

Ngoài việc thiết lập khổ giấy, vùng in, bạn cần quyết định xem có nên cho lặp lại tiêu đề ở các trang tiếp theo không. Khi cài đặt chế độ này, bạn sẽ vẫn giữ cố định khi chuyển sang các trang tiếp theo.

Thiết lập in 1 hoặc 2 mặt khi in file Google Sheets

Cuối cùng, mọi người cần xác định và cài đặt để in 1 hoặc 2 mặt trong Sheets. Khi in 1 mặt giấy thì bạn chỉ cần thực hiện theo mặc định ban đầu, tuy nhiên, khi in được 2 mặt giấy, bạn có thể thực hiện 1 trong 2 cách sau:

  • Cách 1: Sử dụng máy in 2 mặt.
  • Cách 2: Sử dụng cách in chẵn lẻ mà không cần tới máy in hỗ trợ 2 mặt.

Hướng dẫn cách in file Google Sheets đơn giản nhất

Sau đây sẽ là cách in file Sheets nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian nhất cho người dùng mà bạn cần nắm được.

Bước 1: Mở file Google Sheets mà bạn muốn in, chọn File (Tệp) > Print (In) hoặc nhấn tổ hợp Ctrl P.

Bước 2: Thiết lập các chỉnh sửa trước khi in.

  • Trong phần Print, chọn Current sheet (trang tính hiện tại) hoặc Selected cells (Ô tính đã chọn) để in.
trong phần print
  • Trong phần Paper size, chọn kích thước giấy có sẵn hoặc bạn có thể tự tạo kích thước giấy theo ý muốn bằng cách bấm chọn Custom size (Tùy chỉnh kích thước).
trong phần paper size
  • Trong phần Page orientation (Hướng giấy), chọn Landscape nếu muốn in giấy thẳng, còn muốn xoay ngang giấy thì chọn Portrait.
  • Bạn cũng có thể tùy chỉnh tỷ lệ trong phần Scale.
  • Margins (Lề): Có 4 tùy chọn ở đây bao gồm Normal (Bình thường), Narrow (Hẹp), Wide (Rộng) và Custom number (Tùy chỉnh số).
in file google sheets 4
  • Trong phần Formatting (Định dạng), bạn có thể tùy chọn hiển thị thước lưới (Show gridlines), hiển thị ghi chú (Show notes). Bạn cũng có thể đặt trang từ trên xuống (Down, then over) hoặc ngược lại Over, then down. Chuyển tiếp tới phần Alignment để căn lề trái – phải – trên – dưới.
alignment
  • Cài đặt Headers & footers (Đầu và chân trang): Page number (Số trang), Workbook title (Tiêu đề chung của văn bản), Sheet name (Tên trang tính), Current date (Hiển thị ngày hiện tại), Current time (Hiển thị thời gian cụ thể). Sau đó, bạn có thể chỉnh sửa tùy chỉnh từng khu vực (edit custom fields).

Bước 3: Sau khi hoàn tất tùy chỉnh, xem trước lại nội dung trước khi in được hiển thị phía bên trái màn hình.

Bước 4: Bấm Next để tiếp tục.

Bước 5: Chọn các thông số trước khi in, sau đó bấm chọn In.

thông số trước khi in

Lưu ý: Bạn nên sắp xếp giấy gọn gàng, ngăn nắp trước khi tiến hành để bản in ra không bị xô lệch so với ban đầu.

Trên đây là những cách chỉnh sửa để có thể in file Google Sheet đẹp. Nếu còn điều gì thắc mắc, hãy để lại ở phần bình luận để chúng tôi đưa ra giải đáp. Hiện nay, GCS – đối tác ủy quyền cấp cao của Google đang cung cấp các gói Google Workspace với giá ưu đãi nhất thị trường. Hãy nhanh tay nhấc máy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 024.9999.7777 hoặc click vào ô chat góc phải màn hình để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

tom-tat-cap-nhat-google-workspace

Tóm tắt bản Cập nhật mới của Google Workspace về Docs, Sheets, Drive, Meet,...

Việc tìm hiểu bản cập nhật mới của Google Workspace là một điều cần thiết. Điều này sẽ giúp người dùng có thể trải nghiệm thêm nhiều tiện ích cũng như tính năng thông minh hơn. Tuy nhiên chắc hẳn nhiều người vẫn còn chưa update những thông tin mới nhất này tới từ Google Workspace. Chính vì thế hãy tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình những thông tin hữu ích nhất. Trong bản cập nhật mới nhất này của Google Workspace có những nội dung sau đây:

Cải thiện trải nghiệm trên Google Meet với chế độ tự động điều chỉnh bố cục

Hiện nay, Google Meet đã nâng cấp và có thêm một tính năng mới. Đó chính là dù bạn truy cập bằng thiết bị nào, Meet cũng sẽ tự động điều chỉnh bố cục dạng lưới và cả thanh điều khiển sao cho trải nghiệm người tham gia được tốt nhất trên thiết bị của họ. Điều này giúp mọi người có thể dễ dàng tương tác hơn trong mỗi cuộc họp.  Ngoài ra người dùng cũng có thể dễ dàng thay đổi chế độ hiển thị của chính mình một cách đơn giản và dễ dàng bằng 1 trong 2 cách sau đây:
  • Kéo thủ công những góc của cửa sổ hiển thị chính mình.
  • Kéo cửa sổ hiển thị chính mình vào 1 trong 4 góc trên giao diện cuộc họp.
cap-nhat-moi-cua-google-workspace-2

Những thay đổi của Google Classroom khi gửi thông báo qua Email

Một trong số những cập nhật mới của Google Workspace chính là hiển thị thông báo qua email trong Google Classroom với mục đích giúp học sinh và giáo viên có thể dễ dàng nhận được những thông báo quan trọng và tương tác với nhau được dễ dàng hơn. Cụ thể, người dùng sẽ nhìn thấy thiết kế trực quan hơn, tập trung nổi bật những thông tin quan trọng đồng thời dễ dàng hơn trong việc truy cập vào cài đặt thông báo.

Cập nhật thêm nhiều phím tắt mới trên Google Sheets

Để giúp trải nghiệm trên Google Sheets của người dùng được cải thiện hơn, trong bản cập nhật mới của Google Workspace cũng giới thiệu thêm những phím tắt mới. Trong đó bao gồm:
Phím tắt Chức năng
Với máy tính Windows: Ctrl + Với Macbook: ⌘ + Xoá định dạng
Với máy tính Windows: Alt + Mũi tên Xuống Với Macbook: Tùy chọn (Option) + Mũi tên xuống Chuyển sang trang tính tiếp theo
Với máy tính Windows: Ctrl + h Với Macbook: ⌘ + Ca + h Hiển thị hộp Tìm và Thay thế

Trải nghiệm Google Drive với chế độ hiển thị mới

Khi sử dụng Google Drive trong bản cập nhật mới của Google Workspace người dùng sẽ có thêm tùy chọn chế độ hiển thị mới với hai option. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Điều này có thể được thực hiện ở cả chế độ dạng lưới lẫn chế độ dạng danh sách.  Với chế độ hiển thị On Top người dùng sẽ có thể xem những thư mục ở trên cùng, nổi bật trong Google Drive của mình. Còn với chế độ Mixed with File, tất cả dữ liệu trong Google Drive sẽ được trộn lẫn lại với nhau. 
  • Cách để hiển thị hai chế độ này cũng vô cùng đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện những bước sau đây:
  • Bước 1: Sau khi đã đăng nhập tài khoản Google trên thiết bị, mở Google Drive. 
  • Bước 2: Hàng loạt những file sẽ được hiển thị dưới dạng lưới hoặc dạng danh sách trên màn hình. Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm nằm dọc ở bên trái phía trên cạnh vị trí hiển thị kích thước của tệp (Size).
  • Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hai tuỳ chọn cho bạn lựa chọn. Đó chính là On Top hoặc Mixed with files. Sau đó, bạn chỉ cần chọn chế độ hiển thị mà mình mong muốn là được. 
Ngoài ra một update mới trên Google Drive chính là ở thanh tìm kiếm. Khi nhấn vào thanh tìm kiếm Google Drive sẽ hiển thị lịch sử tìm kiếm của bạn, trả về kết quả được sắp xếp theo mức độ liên quan và ngày sửa đổi khi bạn muốn tìm kiếm bất kỳ file nào trên đây. Tìm hiểu thêm về cách xem và sắp xếp lại các tệp và thư mục của bạn. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-1

Đơn giản hoá quy trình làm việc trong Google Docs với chip biến đổi

Chip biến đổi là một tính năng cập nhật mới của Google Workspace trên Google Docs giúp quá trình tạo tài liệu liên quan đến hoá đơn hay hợp đồng hoặc những thông tin liên lạc được dễ dàng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên tính năng mới này không phải người nào cũng có thể có cơ hội được sử dụng và trải nghiệm. Chip biến đổi chỉ dành cho những khách hàng đặc biệt của Google Workspace bao gồm Business Plus, Business Standard, Enterprise Plus, Enterprise Standard, tổ chức Phi lợi nhuận và Education Plus.  Điều này đồng nghĩa với việc, tính năng mới này trên Google Docs sẽ không khả dụng cho những người dùng tài khoản Google cá nhân, Google Workspace Essentials Starter, Enterprise Essentials Plus, Business Starter, Education Fundamentals, Enterprise Essentials, Teaching and Learning Upgrade, Frontline Standard và Frontline Starter.

Cho phép ghim nhiều người tham gia trên Google Meet

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace này, Google Meet cũng có thêm một update mới giúp người dùng có thể dễ dàng ghim nhiều ô video. Tính năng này cho phép người dùng có thể ghim để làm nổi bật diễn giả, những người tham dự quan trọng hoặc bản trình bày. Bên cạnh đó, với tính năng này bạn có thể hoàn toàn sử dụng ở trên mọi thiết bị khi tham gia cuộc họp như máy tính để bàn, laptop, thiết bị di động.   Cách thức để ghim nhiều người cũng không hề phức tạp với những bước sau đây:
  • Bước 1: Mở Google Meet > Tạo lớp học/ truy cập vào mã lớp học đã có sẵn
  • Bước 2: Chọn Mọi người.
  • Bước 3: Chọn biểu tượng 3 dấu chấm ở bên phải của tên người tham gia mà bạn muốn ghin.
  • Bước 4: Chọn Ghim. Nếu muốn loại bỏ ghim thì bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng bỏ Ghim là được.

Cải tiến Google Sheets bằng nhiều tính năng mới

Trong bản cập nhật mới của Google Workspace đợt này, Google Sheets cũng đã thêm một vài những tính năng mới. Trong đó có tùy chọn định dạng nâng cao, tuỳ chọn hoàn tác/ làm lại, chế độ xem thu gọn thẻ cho phép người dùng có thể hợp nhất các thủ thành một hàng trong từng nhóm.  Tuy nhiên những tính năng kể trên chỉ dành cho những khách hàng nhất định. Trong đó bao gồm Google Workspace Essentials, Enterprise Standard, Business Standard, Business Starter, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Education Plus, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard và Teaching and Learning Upgrade. cap-nhat-moi-cua-google-workspace-3

Cập nhật mới trên Google Drive cho phép người dùng có thể đặt ngày hết hạn cho các tệp

Google Workspace trong bản cập nhật mới nhất đã hỗ trợ những nhà phát triển có thể kiểm soát hoàn toàn thời hạn hết hạn của các tên thông qua API Google Drive. Tuy nhiên người dùng sẽ chỉ có thể xem và không thể chỉnh sửa thời hạn hết hạn của tệp trong hộp thoại chia sẻ.  Tương tự như cải tiến Google Sheets, tính năng này chỉ dành riêng cho những khách hàng Google Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Essentials Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade và Education Plus.

Trên công cụ Điều tra bảo mật và BigQuery đã được cải thiện tính nhất quán của dữ liệu Gmail

Với bản cập nhật này người dùng sẽ có một không gian duy nhất để truy cập vào tất cả những sự kiện Audit. Để cải thiện hơn nữa trải nghiệm tính năng này, người dùng sẽ thấy tất cả các sự kiện trong nhật ký Gmail từ Công cụ điều tra bảo mật (SIT) và báo cáo Google Workspace của họ trong BigQuery. Điều này cũng bao gồm các loại thiết bị và hành động sau này (ví dụ: mở, xóa, nhấp vào liên kết và tải xuống tệp đính kèm). 

Kết luận

Hy vọng, với những chia sẻ bên trên của GCS sẽ hỗ trợ bạn hiểu hơn về bản cập nhật của Google Workspace ở thời điểm hiện tại. Những thông tin này chắc chắn sẽ giúp ích cho bạn khi làm việc và học tập trên nền tảng này. Hãy để lại quan điểm của bạn nếu có thắc mắc về bản tóm tắt cập nhật của Google trong tháng 5 này. Nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!
Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Cải thiện vượt trội Google Workspace với Smart Canvas

Những đổi mới trong Smart Canvas cùng với diện mạo mới cho giao diện người dùng nhằm thu hẹp khoảng cách giữa các ứng dụng và hợp lý hóa quy trình làm việc. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về những thay đổi này nhé!
Scroll to Top