Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

5/5 - (1)
Chia sẻ qua
cach chen ky tu dac biet trong google sheets 18

Những con số đơn điệu trong bảng tính đang làm bạn nhàm chán khi phân tích báo cáo dữ liệu? Một trong số những cách để giúp công việc này trở nên sinh động hơn đó là sử dụng thêm những ký hiệu đặc biệt, biểu tượng. Tuy nhiên, nhiều người chưa biết cách làm thế nào để chèn ký tự đặc biệt vào bảng tính Sheets. Vậy hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets ngay trong bài này nhé.

Ký tự đặc biệt trong Sheets là gì?

Về cơ bản, ký tự đặc biệt trong Google Sheets chính là những ký hiệu biểu tượng ý nghĩa riêng biệt. Chúng không phải những chữ cái hay con số mà chúng ta thường dùng. Chúng bao gồm những loại sau:

– Các ký hiệu trong toán học: Các dấu cộng (+), trừ (-), nhân (x), chia (÷), các phép toán căn bậc hai (√  ), tích phân (∫),…

– Các biểu tượng đơn giản: hình mũi tên (→), ngôi sao (☆), hình tròn (⬤), dấu nhân (✖), dấu tích (✔)…

– Ký hiệu tiền tệ của các nước: đo la ($), euro (€), Đồng Yên (¥), Bảng Anh (£),…

– Số ký tự La Mã: như I, II, III, IV, V, VI,…

– Các ký tự đặc biệt khác: ký hiệu bản quyền thương hiệu (™), các dấu gạch ngang (-), chấm than ( !), chấm hỏi (?), dấu chấm (.)  , dấu phẩy (,),…

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

Đó đều là những ký tự đặc biệt mà chúng ta cần lưu ý để sử dụng trong bảng tính. Ngoài ra, còn vô số những ký tự khác có trong tính năng để bạn thoải mái lựa chọn.

Việc sử dụng những ký tự đặc biệt đem lại cho bạn những lợi ích thiết thực, đặc biệt là giúp bảng tính trực quan và sinh động hơn, cũng như truyền tải các thông tin hiệu quả hơn. Tuy nhiên, Google Sheets chưa cung cấp tính năng chèn trực tiếp ký tự đặc biệt trong ứng dụng. Vì vậy, trong phần dưới đây, GCS Vietnam sẽ hướng dẫn bạn 4 cách gián tiếp chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản và nhanh chóng.

Hướng dẫn 4 cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

Sử dụng các ký tự trong Character Map trên máy tính Windows

Cách này đặc biệt dành cho những bạn đang sử dụng máy tính hệ điều hành Windows. Rất nhanh chóng và tiện lợi, chỉ trong 5 giây, bạn sẽ có ngay ký tự đặc biệt cần chèn trong bảng tính Google Sheets.

– Bước 1: Tại thanh tìm kiếm ở góc trái màn hình máy tính, bạn nhập “Character map” (Bản đồ ký tự) để bảng ký tự xuất hiện.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 2: Sau đó, khi bảng ký tự đã xuất hiện, tại mục Font, bạn chọn Symbol (Biểu tượng) để hiển thị các ký tự đặc biệt.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 3: Lúc này, bạn chỉ cần chọn ra một hoặc nhiều ký tự mà bạn cần chèn. Sau đó chọn “Select” (Chọn) 

– Bước 4: Khi đã chọn xong, ký tự bạn cần sẽ xuất hiện ở mục “Character to copy”. Tiếp theo nhấn vào nút “Copy” bên cạnh.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 5: Quay lại bảng Google Sheets, bạn để chuột vào nơi cần chèn, sau đó Paste (Dán) ký tự đã chọn trước đó.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

Sử dụng tiện ích trong Google Workspace Marketplace để thêm ký tự đặc biệt

Một trong những cách tiện lợi và nhanh chóng khác mà người dùng cần biết để chèn ký tự đó là tìm kiếm tiện ích hỗ trợ “Insert Special Characters”. Nếu các doanh nghiệp đã có tài khoản Google Workspace, bạn có thể tìm kiếm trong Google Workspace Marketplace – nơi tổng hợp nhiều ứng dụng tiện ích hỗ trợ các nhân sự trong nhiều tác vụ công việc.

– Bước 1: Truy cập vào trang: https://workspace.google.com/marketplace

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 2: Tại thanh tìm kiếm, bạn nhập tên ứng dụng “Insert Special Characters”.

– Bước 3: Khi ứng dụng xuất hiện, bạn nhấn chọn và ấn “Install” để bắt đầu quá trình cài đặt tiện ích.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 4: Quay trở lại trang Google Sheets. Bạn chọn Extensions → Chọn Insert Special Character → Chọn Enable. Tiếp theo bạn Reload lại trang để sử dụng.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 5: Sau đó bảng ký tự đặc biệt sẽ xuất hiện. Tiếp theo bạn chọn ký tự phù hợp vào nơi bạn cần chèn.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

Ngoài ra, bạn có thể cài đặt tiện ích ngay trong Google Sheets mà không cần mở riêng trang Google Workspace Marketplace bằng cách chọn Extensions → Add-ons → Get Add-ons → Xuất hiện Google Workspace Marketplace. Sau đó bạn chỉ cần tìm tiện ích Insert Special Characters và cài đặt.

Sử dụng các ký tự có sẵn trong Google Docs

Chắc hẳn chúng ta đã quen với ứng dụng Google Docs dùng để soạn thảo văn bản. Và một trong những tính năng không thể thiếu trong Docs là “Special Characters”. Bây giờ hãy xem chúng ta sẽ tận dụng tính năng này như thế nào để chèn ký tự đặc biệt trong Sheets.

– Bước 1: Nhấn để truy cập vào trang của Google Docs: https://docs.google.com/document/

– Bước 2: Chọn Insert (Chèn) trên thanh menu.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản
– Bước 3: Tiếp tục chọn “Special Characters” (Ký tự đặc biệt).

Hoặc bạn có thể sử dụng tổ hợp phím “Alt + I + C” nếu bạn sử dụng hệ điều hành Windows. Trong trường hợp bạn sử dụng Mac, bạn chọn tổ hợp “Ctrl + Option + I + C” để mở nhanh bảng ký tự.

– Bước 4: Tại đây sẽ xuất hiện bảng ký tự đa dạng để bạn lựa chọn. Đây cũng là bảng tổng hợp nhiều loại và đầy đủ nhất các ký tự hiện tại.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản
– Bước 5: Ngoài ra, bạn có thể tìm kiếm bằng bằng vẽ ký tự ở bảng bên cạnh để gợi ý nhanh, sau đó bảng sẽ tự động đề xuất ký tự đúng như bạn đã phác thảo.

– Bước 6: Sau khi đã chọn xong, bạn bôi đen và copy ký tự đó.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản
– Bước 7: Quay trở lại trang Google Sheets và Dán ký tự đó vào nơi cần chèn.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

Tìm kiếm nguồn ký tự đặc biệt trên Google, Bing

Ngoài ra, bạn có thể chủ động tìm các nguồn ký tự đặc biệt trên Google, sau đó chọn ký tự hay biểu tượng phù hợp để copy rồi dán vào trang bảng tính Google Sheets.

Hiện nay có khá nhiều nguồn bảng ký tự được đăng tải để người dùng có thể thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm và sử dụng ký tự đặc biệt.

– Bước 1: Bạn truy cập trang Google Search hoặc Bing.

– Bước 2: Bạn nhập vào ô tìm kiếm “Bảng ký tự đặc biệt” hoặc bạn có thể dựa vào nhu cầu cụ thể của mình để tìm chính xác tên bảng như “bảng ký tự toán học”, “bảng ký tự đơn vị tiền tệ” hoặc bạn có thể tìm bằng tiếng Anh “Special characters”,…

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

 

– Bước 3: Truy cập vào các link uy tín, hiển thị lên top đầu trang kết quả. Ví dụ, GCS Vietnam truy cập vào 1 trang bất kỳ để xem ký tự toán học.

– Bước 4: Tìm kiếm trên thanh công cụ hoặc trong bảng và Copy ký tự mà bạn đã chọn.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

– Bước 5: Dán ký tự vào ô cần chèn trong Sheets bạn đã tạo trước đó.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

Như vậy bạn đã hoàn thành việc chèn ký tự đặc biệt trong Sheets chỉ với vài thao tác đơn giản.

Tại sao nên chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets?

Chèn ký tự vào Google Sheets không chỉ đơn giản là tạo bảng tính sinh động, giao diện đẹp hơn mà còn mang lại các lợi ích khác hỗ trợ người dùng làm việc năng suất hơn:

1. Nâng cấp tính thẩm mỹ cho bảng tính

Khi thêm các ký tự đặc biệt như dấu tích, dấu sao hay những mũi tên suy luận… bảng tính sẽ trở nên sinh động cũng như trực quan hơn nếu bạn để vào những nơi phù hợp.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các ký tự đó để đánh dấu những mục quan trọng hơn, phân loại dữ liệu rõ ràng, hoặc chỉ đơn giản là tạo nên những thông tin đáng chú ý hơn cho người xem.

2. Truyền đạt thông tin rõ ràng, hiệu quả hơn

Có những lúc, một ký tự hay biểu tượng có thể mang hàm ý thay thế những câu chữ dài dòng mà bạn cần viết ra.

*Ví dụ: thay vì “có” hay “không”, bạn chỉ cần thêm dấu tích (✓) và dấu gạch chéo (X) để biểu thị hai ý nghĩa này. Rất đơn giản và hiệu quả đúng không?

Nhờ đó, bạn sẽ tối ưu được thời gian viết từng câu chữ để biểu đạt, đồng thời cũng sẽ giúp người xem không bị rối mắt, dễ dàng nắm bắt những thông tin quan trọng hơn.

3. Tạo nên sự chuyên nghiệp

Việc sử dụng bảng ký tự đặc biệt ở những nơi phù hợp còn giúp doanh nghiệp thể hiện được sự tỉ mỉ và chuyên nghiệp trong quá trình thực hiện công việc.

Đối tác và khách hàng sẽ có ấn tượng tốt hơn khi nhìn thấy một bảng tính được đầu tư trong hình thức, rõ ràng các thông tin.

Hướng dẫn cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets đơn giản

4. Sắp xếp dữ liệu hợp lý, khoa học

Để bảng tính cũng như các dữ liệu có bố cục hợp lý, khoa học hơn, bạn có thể sử dụng những ký tự khác nhau để phân loại các cấp cũng như các loại dữ liệu khác nhau, ví dụ dùng hình vuông để biểu thị các khu vực miền Trung, hình tròn để biểu thị các khu vực miền Bắc…

Như vậy, bạn sẽ dễ dàng phân tích cũng như nghiên cứu dựa trên bảng tính đó, tránh tình trạng khó xử lý dữ liệu.

5. Tăng hiệu quả tương tác

Trong công việc, đôi lúc chúng ta sẽ cần sự thoải mái với nhau khi cần khảo sát ý kiến đồng nghiệp. Những lúc như vậy, việc thêm ký tự đặc biệt vào trong bảng tính khi thực hiện khảo sát sẽ làm tăng tính tương tác và mức độ hài lòng của người dùng.

Một số lưu ý khi chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets

1. Chèn ký tự hợp lý hơn trong bảng 

Khi thực hiện chèn các ký tự đặc biệt vào trong bài Google Sheets, bạn cần xem xét về mức độ phù hợp của ký tự với nội dung trong bảng.

Trong trường hợp ký tự được chèn tùy hứng và không có sự sắp xếp, người đọc sẽ cảm thấy khó hiểu và thiếu chuyên nghiệp khi xem bảng tính.

2. Kiểm tra tính tương thích của hàm 

Thông thường ở trong bảng tính, chúng ta thường sử dụng nhiều hàm kết hợp với nhau. Do đó, khi chèn thêm ký tự vào một ô bất kỳ, bạn cần kiểm tra tính tương thích ký tự có được sử dụng trong ô chứa hàm đó hay không. Như vậy, bạn có thể tránh được những lỗi khi trình bày và phải làm lại từ đầu.

3. Sử dụng phông chữ phù hợp

Những phông chữ khác nhau cũng sẽ làm cho ký tự được hiển thị khác nhau. Ngoài ra, phong cách của ký tự đặc biệt của mỗi phông chữ sẽ được biến đổi. Trong trường hợp ký tự khi xuất hiện không giống như mong muốn, bạn có thể thử xem xét đổi sang phông chữ hợp lý hơn để sử dụng.

4. Tính tương thích giữa các máy 

Có một số ký tự đặc biệt có thể bị lỗi khi chuyển sang máy khác, dù trong máy bạn, ký tự vẫn hiển thị bình thường. Vậy cách giải quyết sẽ như thế nào? Bạn có thể thử tải file sang PDF để gửi đi, đảm bảo ký tự sẽ được giữ nguyên khi gửi sang máy của người khác.

Một số câu hỏi thường gặp khi chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets

1. Tại sao một số ký tự đặc biệt không xuất hiện trong Google Sheets của tôi?

Trong một số trường hợp, Google Sheets không hỗ trợ một số ký tự đặc biệt. Bạn có thể thử tìm kiếm trên Google và copy rồi dán vào bảng tính. Cách này sẽ tiện hơn khi bạn cần gấp.

2. Tôi có thể chèn thêm các biểu tượng cảm xúc vào Google Sheets không?

. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc trong Google Sheets. Nhưng cần lưu ý rằng, bạn hãy xem xét kỹ từng trường hợp và hoàn cảnh để chèn sao cho thật phù hợp.

3. Ký tự đặc biệt có ảnh hưởng nhiều đến tính năng lọc và sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets không?

. Nếu bạn có ý định sắp xếp và phân tích những dữ liệu trong bảng có chứa những ký tự đặc biệt, thì hãy kiểm tra kỹ lại rồi xóa đi hoặc bạn có thể lập ra một số tiêu chí để lựa chọn.

4. Google Sheets có bảng menu “Ký tự đặc biệt” không?

Hiện nay, Google Sheets chưa cung cấp bảng menu “Ký tự đặc biệt”. Bạn có thể tham khảo sử dụng một số cách mà GCS Vietnam đã đề xuất ở trên.

5. Google Sheets có hỗ trợ ký tự đặc biệt không?

Google Sheets cho phép chèn ký tự đặc biệt từ tiện ích hoặc các nguồn từ bên ngoài như Google, các ký tự từ Google Docs… nhưng hiện vẫn chưa có chức năng thêm ký tự đặc biệt.

Lời kết

Hy vọng bài viết này của GCS Vietnam sẽ giúp bạn hiểu thêm về cách chèn ký tự đặc biệt trong Google Sheets. Nếu bạn đọc có thêm bất kỳ thắc mắc nào về Google Sheets hoặc cần sự hỗ trợ tư vấn của GCS Vietnam về các dịch vụ Google Workspace, đừng ngần ngại chia sẻ tin nhắn ở phần Livechat phía dưới để được đội ngũ chuyên gia giải đáp nhanh nhất.

 

5/5 - (1)
Bài viết liên quan
0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Cũ nhất
Mới nhất Nhiều bình chọn nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận