Hiver Lite – Yearly

Giới thiệu gói giải pháp Hiver Lite – Yearly

Hiver Lite – Yearly là gói giải pháp quản lý email nhóm được phát triển dành cho các doanh nghiệp nhỏ, startup và các bộ phận chăm sóc khách hàng đang sử dụng Gmail hoặc Google Workspace làm nền tảng làm việc chính. Giải pháp giúp doanh nghiệp chuyển đổi hộp thư email truyền thống thành một môi trường cộng tác tập trung, nơi mọi yêu cầu của khách hàng đều được theo dõi, phân công và xử lý một cách rõ ràng.

Không giống mô hình sử dụng hộp thư chung thông thường khiến email dễ bị bỏ sót hoặc xử lý trùng lặp, Hiver Lite – Yearly cung cấp hệ thống Shared Inbox tích hợp trực tiếp bên trong Gmail. Nhân viên có thể theo dõi trạng thái từng email, phân công người phụ trách, trao đổi nội bộ và quản lý toàn bộ quá trình xử lý khách hàng mà không cần chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau.

Với hình thức đăng ký Yearly, doanh nghiệp được sử dụng giải pháp theo chu kỳ thanh toán hàng năm, giúp tối ưu chi phí so với mô hình thanh toán theo tháng, đồng thời thuận lợi hơn trong việc lập kế hoạch ngân sách và triển khai hệ thống trong dài hạn. Đây là lựa chọn phù hợp cho các tổ chức muốn xây dựng nền tảng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp ngay trong hệ sinh thái Google Workspace mà vẫn đảm bảo chi phí đầu tư hợp lý.

Hiver Lite có những tính năng gì nổi bật?

Phiên bản Hiver Lite – Yearly tập trung vào việc tối ưu hóa các giá trị cốt lõi nhất của một hệ thống Shared Inbox, loại bỏ các tính năng dư thừa để mang lại trải nghiệm vận hành tinh gọn nhưng vô cùng mạnh mẽ. Dưới đây là các phân hệ tính năng nổi bật được thiết kế chuyên sâu dành cho các đội ngũ quy mô nhỏ:

Quản lý hộp thư chung, phân chia công việc và theo dõi trạng thái Ticket

Cấu trúc cốt lõi của Hiver Lite – Yearly được xây dựng xung quanh việc chuẩn hóa một Shared Inbox (Hộp thư chung) nền tảng, hỗ trợ tối đa Users (người dùng) cùng truy cập và xử lý đồng thời. 

Tính năng gán trách nhiệm (Routing & Assignments) cho phép cấp quản lý hoặc điều phối viên chỉ định bất kỳ email nào cho một nhân sự cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột. Ngay lập tức, email đó sẽ xuất hiện trong luồng làm việc cá nhân của nhân viên được chỉ định mà không cần forward thư.

Bên cạnh đó, hệ thống thiết lập sẵn ma trận trạng thái Ticket trực quan bao gồm:

• Open (Chưa xử lý): Thư mới đến hoặc đang trong quá trình giải quyết.
• Pending (Đang chờ): Chờ phản hồi từ phía khách hàng hoặc đối tác thứ ba.
• Closed (Đã hoàn thành): Ticket đã được xử lý dứt điểm.

Việc phân loại trạng thái rõ ràng ngay trên giao diện Gmail giúp toàn đội nắm bắt được tiến độ công việc theo thời gian thực, loại bỏ hoàn toàn tình trạng sót thư hoặc đùn đẩy trách nhiệm.

Công cụ cộng tác nội bộ chống chồng chéo và bảng ghi lịch sử

Hiver Lite – Yearly giải quyết triệt để bài toán giao tiếp nội bộ bằng việc tích hợp tính năng trò chuyện (Notes) và đồng biên soạn thư trả lời (Shared Drafts) ngay cạnh luồng mail chính. Nhân sự có thể trao đổi kín, xin ý kiến cấp trên thông qua cú pháp @mention mà khách hàng hoàn toàn không nhìn thấy, loại bỏ thói quen chuyển tiếp mail phức tạp hoặc sử dụng các ứng dụng chat ngoài luồng như Zalo, Slack làm phân tán thông tin.

Đặc biệt, cơ chế cảnh báo xung đột thời gian thực sẽ lập tức phát tín hiệu cảnh báo nếu có hai nhân viên cùng mở hoặc chuẩn bị phản hồi một email. Tính năng này ngăn chặn tình trạng khách hàng nhận được hai câu trả lời khác nhau cho cùng một vấn đề. Mọi thao tác vận hành đều được ghi lại tường tận trong mục bảng ghi lịch sử, giúp hiển thị rõ ràng ai gán việc, ai thay đổi trạng thái ticket vào mốc thời gian nào, minh bạch hóa quy trình và tối ưu quy trách nhiệm trong nội bộ.

Khả năng xử lý lưu động thông qua hệ thống ứng dụng di động (Hiver Mobile Apps)

Dù là gói giải pháp có chi phí tối ưu nhất, Hiver Lite – Yearly vẫn đảm bảo tính linh hoạt tối đa cho lực lượng lao động di động khi cấp quyền truy cập toàn diện trên ứng dụng Hiver Mobile Apps (hỗ trợ cả hai hệ điều hành iOS và Android). 

Ứng dụng di động này đồng bộ hóa hoàn toàn dữ liệu với phiên bản máy tính, cho phép nhân viên và cấp quản lý theo dõi Shared Inbox, gán việc nhanh, viết Note thảo luận nội bộ và phản hồi khách hàng mọi lúc mọi nơi. Lợi thế này đặc biệt phát huy tác dụng khi nhân sự đang đi công tác, gặp gỡ đối tác ngoài văn phòng hoặc cần xử lý các sự cố khẩn cấp ngoài giờ làm việc, đảm bảo chỉ số tốc độ phản hồi (Response Time) luôn ở mức tối ưu.

Hệ thống tự động hóa tinh gọn và phân loại bằng nhãn (Automations & Tags)

Để giải phóng nhân sự khỏi các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại, gói Lite cung cấp chuỗi quy trình tự động hóa dựa trên quy tắc cố định (Rule-based Automations) trên mỗi Shared Inbox. Doanh nghiệp có thể thiết lập các điều kiện cơ bản như: Tự động gán email cho nhân sự A nếu nội dung chứa từ khóa “báo giá”, hoặc tự động gắn nhãn phân loại khi thư gửi từ một tên miền (domain) cụ thể.

Hệ thống cũng hỗ trợ thiết lập nhãn dùng chung để phân loại chủ đề thư (ví dụ: Khiếu nại, Khách hàng VIP, Hỗ trợ kỹ thuật) và cho phép lưu trữ Email Template (Mẫu thư chung) cho cả đội. Mẫu thư này giúp chuẩn hóa văn phong phản hồi chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tăng tốc độ soạn thảo đối với các câu hỏi thường gặp.

Hệ thống báo cáo hiệu suất cơ bản (Basic Reporting)

Hiver Lite – Yearly tập trung toàn bộ luồng đo lường vào kênh Email nhằm cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn cô đọng và thực tế nhất về hiệu suất của đội ngũ. Hệ thống xuất báo cáo định kỳ (Basic Reporting) trích xuất chính xác các chỉ số vận hành cốt lõi bao gồm: Tổng lượng mail mới phát sinh theo ngày/tuần, thời gian phản hồi trung bình (Average Response Time) của từng nhân sự và tỷ lệ xử lý dứt điểm ticket của toàn đội ngũ. 

Nhờ vậy, cấp quản lý có thể đánh giá chính xác KPI, năng lực làm việc của từng nhân viên dựa trên số liệu thực tế mà không bị choáng ngợp bởi các hệ thống biểu đồ phân tích quá phức tạp.

Hiver Lite – Yearly mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Việc quyết định đầu tư vào gói giải pháp Hiver Lite – Yearly mang lại những giá trị chiến lược rõ rệt cho các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, giúp chuyển đổi mô hình quản lý email truyền thống sang một quy trình vận hành chuyên nghiệp với những lợi ích cốt lõi sau:

Chuẩn hóa quy trình quản lý email khách hàng

Hiver Lite – Yearly chuẩn hóa toàn diện quy trình quản trị hộp thư chung bằng cách thiết lập một bộ khung vận hành khoa học và đồng bộ ngay trên giao diện Gmail, giải quyết triệt để tình trạng phân tán và chồng chéo thông tin. Mọi email gửi đến từ đối tác không còn là những bức thư điện tử vô chủ, mà được định danh thành các tác vụ công việc (tickets) có quy trình xử lý khép kín. Việc này giúp doanh nghiệp xây dựng một tác phong làm việc đồng bộ, nhất quán và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.

Giảm tình trạng bỏ sót yêu cầu hỗ trợ

Nhờ tính năng gán trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân (Routing) và hệ thống phân loại trạng thái trực quan (Open/Pending/Closed), mọi yêu cầu của khách hàng đều được giám sát chặt chẽ. Doanh nghiệp sẽ không còn phải đối mặt với tình trạng một email bị bỏ quên do các thành viên đùn đẩy trách nhiệm, hoặc lầm tưởng rằng người khác đã xử lý. Tính minh bạch này giúp duy trì tỷ lệ giải quyết ticket tối đa.

Tăng hiệu quả phối hợp giữa các thành viên

Thay vì phải sử dụng các kênh chat ngoài luồng hay chuyển tiếp email nội bộ gây loãng thông tin, Hiver Lite – Yearly cho phép đội ngũ tương tác trực tiếp ngay cạnh nội dung mail thông qua tính năng Notes và Shared Drafts. Sự tập trung hóa dữ liệu này giúp các thành viên thấu hiểu ngữ cảnh sự cố nhanh chóng, phối hợp đồng biên soạn câu trả lời chuẩn xác và giải quyết vấn đề một cách thầm lặng nhưng vô cùng hiệu quả.

Cải thiện tối đa tốc độ phản hồi khách hàng

Trong môi trường kinh doanh, tốc độ phản hồi là yếu tố tiên quyết để giữ chân khách hàng và chốt giao dịch. Sự kết hợp giữa các chuỗi tự động hóa tinh gọn, hệ thống cảnh báo chống trùng lặp (Collision Detection) và ứng dụng di động linh hoạt giúp nhân sự rút ngắn tối đa thời gian xử lý thư. Khách hàng sẽ nhận được phản hồi chính xác trong thời gian ngắn nhất, từ đó nâng cao mức độ tin tưởng vào năng lực dịch vụ của doanh nghiệp.

Tối ưu chi phí vận hành bộ phận CSKH

Lựa chọn mô hình thanh toán theo năm (Yearly) của gói Lite là phương án kinh tế nhất giúp doanh nghiệp SME tối ưu hóa ngân sách công nghệ. Doanh nghiệp được hưởng mức giá chiết khấu ưu đãi nhất, cố định hóa chi phí phần mềm trong ngân sách năm và không phải chịu áp lực biến động dòng tiền ngắn hạn. Đồng thời, hiệu suất làm việc của đội ngũ được giải phóng giúp doanh nghiệp tối ưu nhân sự, không cần mở rộng quy mô phòng ban quá sớm mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng vượt trội.

Hiver Lite – Yearly phù hợp với những đối tượng nào?

Hiver Lite – Yearly được xây dựng dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp quản lý email nhóm đơn giản, hiệu quả và dễ triển khai trên nền tảng Gmail. Với khả năng chuẩn hóa quy trình xử lý email khách hàng ngay trong môi trường làm việc quen thuộc, giải pháp đặc biệt phù hợp với các tổ chức có quy mô nhỏ và đang trong giai đoạn xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng bài bản.

Startup đang xây dựng đội ngũ CSKH

Đối với các startup, việc đầu tư một hệ thống Helpdesk phức tạp ngay từ đầu thường chưa thực sự cần thiết. Hiver Lite – Yearly giúp doanh nghiệp nhanh chóng thiết lập quy trình quản lý email khách hàng tập trung, phân công trách nhiệm xử lý rõ ràng và theo dõi tiến độ phản hồi mà không phát sinh chi phí lớn cho hạ tầng vận hành.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng tài khoản Gmail

Các doanh nghiệp SME đang sử dụng Google Workspace hoặc Gmail làm công cụ giao tiếp chính có thể tận dụng Hiver Lite để nâng cấp hộp thư dùng chung thành một hệ thống quản lý yêu cầu khách hàng chuyên nghiệp. Việc triển khai trực tiếp trong Gmail giúp nhân viên dễ dàng làm quen và sử dụng mà không cần đào tạo phức tạp.

Nhóm bán hàng cần quản lý email tập trung

Đội ngũ kinh doanh thường xuyên tiếp nhận lượng lớn email từ khách hàng tiềm năng, đối tác và khách hàng hiện hữu. Hiver Lite – Yearly giúp tập trung toàn bộ email vào một môi trường quản lý thống nhất, hỗ trợ phân công người phụ trách và theo dõi trạng thái xử lý nhằm hạn chế tình trạng bỏ sót cơ hội kinh doanh.

Bộ phận hỗ trợ khách hàng quy mô nhỏ

Những nhóm chăm sóc khách hàng từ vài người đến dưới mười thành viên là đối tượng phù hợp với Hiver Lite. Giải pháp cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để quản lý Shared Inbox, cộng tác nội bộ và kiểm soát tiến độ xử lý yêu cầu mà không cần triển khai các nền tảng Helpdesk quy mô lớn.

Tổ chức muốn thay thế hộp thư dùng chung truyền thống

Nhiều doanh nghiệp vẫn đang vận hành các địa chỉ email như support@, sales@ hoặc info@ theo cách thủ công, dẫn đến khó kiểm soát trách nhiệm xử lý và dễ xảy ra phản hồi trùng lặp. Hiver Lite – Yearly là lựa chọn phù hợp để thay thế mô hình này bằng một hệ thống cộng tác có cấu trúc rõ ràng, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng dịch vụ khách hàng.

LIÊN HỆ TẠI ĐÂY  

Tại sao nên triển khai Hiver Lite – Yearly tại GCS Việt Nam?

Việc đầu tư vào một giải pháp công nghệ, dù ở phiên bản tinh gọn như Hiver Lite – Yearly, vẫn cần một đối tác đồng hành có năng lực chuyên môn cao để bảo chứng cho sự ổn định của hệ thống. Là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực tư vấn, triển khai hệ thống giải pháp chuyển đổi số và hạ tầng điện toán đám mây tại Việt Nam, GCS Việt Nam mang lại những đặc quyền và lợi thế cạnh tranh cốt lõi sau đây cho doanh nghiệp:

Đối tác ủy quyền chính thức với đầy đủ tư cách pháp lý

GCS Việt Nam là đối tác chiến lược cấp cao của các thương hiệu công nghệ quốc tế tại Việt Nam. Doanh nghiệp được đảm bảo tiếp cận nguồn bản quyền chính hãng 100%, có đầy đủ chứng nhận hợp pháp và được cấp hóa đơn tài chính (VAT) theo đúng quy định pháp luật. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí hợp lý khi quyết toán thuế và loại bỏ hoàn toàn các rủi ro khóa tài khoản do thanh toán quốc tế gián đoạn.

Tư vấn giải pháp phù hợp, tối ưu hóa tài nguyên

GCS Việt Nam không chỉ cung cấp bản quyền, chúng tôi mang đến giải pháp quản trị toàn diện. Trước khi triển khai gói Lite – Yearly, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ tiến hành rà soát cấu hình Google Workspace hiện tại, đánh giá quy mô luồng mail và phân tích quy trình xử lý ticket của doanh nghiệp. Từ đó, chúng tôi tư vấn cấu hình Shared Inbox và phân bổ tài khoản người dùng tối ưu, tránh lãng phí tài nguyên.

Năng lực triển khai kỹ thuật chuyên sâu và nhanh chóng

Chúng tôi sở hữu quy trình triển khai phần mềm được chuẩn hóa chặt chẽ. Đội ngũ kỹ sư sở hữu các chứng chỉ quốc tế sẽ trực tiếp đảm nhận khâu thiết lập kỹ thuật: từ tích hợp Hiver vào Gmail, cấu hình Shared Inbox, thiết lập chuỗi tự động hóa cốt lõi, đến cài đặt nhãn phân loại và mẫu thư chung. Quy trình này diễn ra chính xác và cam kết không gây gián đoạn (Zero Downtime) đến luồng email giao dịch hiện tại.

Đào tạo chuyển giao công nghệ bài bản, chuyên nghiệp

Để giải quyết bài toán ngại thay đổi công cụ của nhân sự, GCS Việt Nam cung cấp chương trình đào tạo chuyển giao công nghệ chuyên sâu. Chúng tôi thiết kế nội dung hướng dẫn trực quan dành riêng cho các nhóm nhân sự tinh gọn. Chỉ sau một buổi onboarding, toàn bộ đội ngũ từ cấp quản lý đến nhân viên vận hành đều có thể làm chủ các tính năng cốt lõi như gán việc, viết Note nội bộ hay theo dõi lịch sử, giúp hệ thống phát huy hiệu quả ngay lập tức.

Đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên trách 24/7/365

Điểm khác biệt lớn nhất khi doanh nghiệp lựa chọn gói cam kết năm tại GCS Việt Nam chính là sự an tâm tuyệt đối về mặt vận hành. Với trung tâm hỗ trợ kỹ thuật hoạt động liên tục 24/7/365, bất kỳ sự cố phát sinh nào liên quan đến luồng mail hay lỗi đồng bộ hệ thống đều được các kỹ sư tiếp nhận và giải quyết với cam kết thời gian phản hồi (SLA) ngắn nhất. 

Hệ sinh thái giải pháp tích hợp một cách toàn diện

Thuộc hệ sinh thái HVN Group, GCS Việt Nam không chỉ am hiểu về Hiver mà còn là chuyên gia hàng đầu về Google Workspace, Zoho, Salesforce và các hệ thống Cloud Security. Lợi thế độc quyền này giúp chúng tôi có cái nhìn toàn cảnh để tư vấn cho doanh nghiệp cách cấu hình Hiver kết nối mượt mà nhất với hệ thống email hiện tại, thiết lập bộ lọc SPF/DKIM/DMARC chuẩn xác để đảm bảo email phản hồi từ Hiver không bị rơi vào hộp thư rác (Spam) của khách hàng.

Câu hỏi thường gặp

Hiver Lite có hoạt động trực tiếp trên Gmail không?

Có. Hiver Lite hoạt động như một lớp hạ tầng quản lý thông minh được nhúng trực tiếp vào giao diện Gmail và hệ sinh thái Google Workspace hiện có của doanh nghiệp. Nhân sự không cần phải cài đặt một phần mềm độc lập, không cần chuyển đổi qua lại giữa các tab cửa sổ và không cần thay đổi thói quen sử dụng email hàng ngày. Mọi tính năng quản trị hộp thư chung đều hiển thị trực quan ngay trên thanh công cụ Gmail.

Hiver Lite có quản lý ticket không?

Có. Dù là phiên bản tinh gọn nhất, Hiver Lite vẫn sở hữu năng lực biến các email khách hàng thành các ticket công việc rõ ràng. Hệ thống cung cấp bộ ba trạng thái tiêu chuẩn: Open (Chưa xử lý), Pending (Đang chờ phản hồi) và Closed (Đã hoàn thành) trực ngay trên Gmail. Đi kèm với đó là bảng ghi lịch sử Activity Timeline giúp quản lý giám sát chặt chẽ tiến độ xử lý của từng ticket theo thời gian thực.

Có thể nâng cấp từ Lite lên Growth hoặc Pro không?

Hoàn toàn có thể. Quy trình nâng cấp được thực hiện nhanh chóng và không gây gián đoạn đến dữ liệu hay luồng mail hiện tại của doanh nghiệp. Khi nhu cầu mở rộng quy mô phòng ban, tăng số lượng Shared Inbox hoặc cần khai thác sâu hơn hệ thống báo cáo nâng cao và tính năng AI, doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với GCS Việt Nam. Chúng tôi sẽ hỗ trợ tính toán chi phí chênh lệch theo thời gian sử dụng còn lại của gói năm để tối ưu hóa quyền lợi tài chính cho bạn.

Hiver Lite có an toàn bảo mật dữ liệu không?

Tuyệt đối an toàn. Hiver đạt các chứng nhận bảo mật quốc tế khắt khe nhất như SOC 2 Type II và tuân thủ nghiêm ngặt chuẩn ISO 27001, GDPR. Hệ thống chỉ mã hóa các dữ liệu phục vụ cho việc vận hành tính năng (như Tags, Notes, Trạng thái ticket) và không bao giờ lưu trữ nội dung email cốt lõi của doanh nghiệp trên máy chủ bên ngoài hệ sinh thái Google.

>>>> Xem thêm: Hiver Elite – Yearly

Kết luận

Hiver Lite – Yearly là giải pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp SME chuẩn hóa quy trình quản trị hộp thư chung ngay trên giao diện Gmail quen thuộc với mức chi phí tiết kiệm nhất. Việc chuyển đổi sang mô hình vận hành khoa học này không chỉ nâng cao hiệu suất cộng tác nội bộ mà còn bảo chứng cho tốc độ và chất lượng dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam để nhận tư vấn chuyên sâu và kích hoạt gói trải nghiệm thực tế ngay hôm nay!