Hướng dẫn liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets chi tiết

Liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets được xem là giải pháp hiệu quả giúp tổng hợp và quản lý thông tin từ nhiều bảng tính khác nhau. Nếu bạn chưa biết cách liên kết dữ liệu trong Google Sheets với nhau, đừng bỏ qua bài viết dưới đây mà GCS Việt Nam mang đến. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Tại sao cần liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets?

Khi làm việc với nhiều bảng tính trong Google Sheets, việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets rất quan trọng. Dưới đây là 05 lý do để giải thích rõ về lợi ích mà việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets mang đến:

• Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức

Thay vì sao chép rồi dán thủ công từng ô, thao tác liên kết dữ liệu sẽ tự động cập nhật giữa các Sheet. Tức là bạn có thể cập nhật dữ liệu ở Sheet nguồn, nội dung ở Sheet đích sẽ tự động thay đổi theo. Thao tác này hoàn toàn giúp bạn tránh được các lỗi copy tay, giảm thời gian tìm dữ liệu sao chép rồi dán. 

• Tăng tính chính xác của nguồn dữ liệu

Dữ liệu sao chép thủ công luôn tiềm ẩn những sai sót. Việc sử dụng liên kết dữ liệu trong Google Sheets tự động sẽ giúp bạn loại bỏ hoàn toàn rủi ro xảy ra khi thực hiện nhập liệu. Khi các con số, dữ liệu được tự động cập nhật sẽ tăng tính chính xác hơn. 

• Tạo báo cáo tổng hợp

Trong các dự án lớn, bạn thường cần lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheets để tổng hợp và phân tích. Việc sử dụng hàm IMPORTRANGE cho phép nhập dữ liệu một lần từ nhiều các file hoặc Sheet khác nhau. Từ đó, bạn sẽ có một dashboard tổng hợp.

• Quản lý dự án hiệu quả

Trong một dự án, mỗi thành viên hoặc nhóm thường được giao một Sheet riêng để cập nhật tiến độ hoặc nhiệm vụ. Việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets cho phép tổng hợp tự động tiến độ, hạn hoàn thành và trạng thái công việc ở cùng một Sheet tổng. 

• Phân quyền và bảo mật dữ liệu

Google Sheets cho phép bạn giới hạn quyền truy cập từng người dùng trên mỗi file hoặc Sheet riêng biệt. Trong trường hợp, bạn muốn chia sẻ một phần dữ liệu với người khác mà không muốn họ truy cập vào toàn bộ bảng tính hoặc file chứa thông tin nhạy cảm thì tính năng này cực kỳ cần thiết.

Bởi vì bằng cách tạo một Sheet mới và liên kết dữ liệu chỉ lấy những cột thông tin cần thiết, bạn đã chia sẻ Sheet đó được cho người khác một cách an toàn. Người khác vẫn đảm bảo nhận được đủ thông tin để thực hiện công việc. Còn bạn vẫn kiểm soát quyền truy cập, bảo vệ thông tin nhạy cảm trong file của mình. 

Các phương pháp liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets

Để lấy dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets, bạn có thể tham khảo 03 phương pháp thực hiện sau đây. 

Cách 1 – Sử dụng hàm IMPORTRANGE

Nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ Sheet khác trong Google Sheets mà không bị giới hạn trong cùng một file. Bạn hãy dùng hàm IMPORTRANGE. Đây là một hàm cho phép nhập một dải ô từ bất kỳ Google Sheets nào khác vào một Sheet. Sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google trang tính thường để lấy dữ liệu giữa các Sheet để tổng hợp báo cáo và dashboard động.

Cú pháp của hàm IMPORTRANGE:

=IMPORTRANGE(“URL_hoặc_ID_file”, “TênSheet!A1:C10”)

Trong đó:

• URL_hoặc_ID_file: địa chỉ hoặc ID của file Google Sheet nguồn 
• “TênSheet!A1:C10”: chỉ định vùng cần import, gồm tên sheet và dải ô trong ngoặc kép.

Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets lấy dữ liệu giữa các Sheet bạn có thể tham khảo thao tác sau đây:

*Ví dụ: 

– Bước 1: Bạn có bảng tính nguồn Dữ liệu bán hàng với tên là Báo cáo quý 2

– Bước 2: Bạn mở bảng tính Dữ liệu bán hàng và sao chép toàn bộ URL.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn sử dụng hàm IMPORTRANGE trong bảng tính đích. Bạn sẽ mở một bảng tính Google Sheets khác (bảng này khác với bảng có Sheet Báo cáo quý 2)

– Bước 4: Trong một ô bất kỳ của bảng tính đích bạn nhập công thức. 

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jLIoQT56G4ms9KqoQaLifDWN_0rs0w0NQC0evL_1OBo/edit?gid=0#gid=0”, “Báo cáo quý 2!A1:C5”)

Trong đó: 

• “https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jLIoQT56G4ms9KqoQaLifDWN_0rs0w0NQC0evL_1OBo/edit?gid=0#gid=0”: Là URL của bảng tính “Dữ liệu bán hàng”.
• “Báo cáo quý 2!A1:C5”: Là phạm vi dữ liệu bạn muốn lấy từ Sheet “Báo cáo quý 2”, bắt đầu từ ô A1 đến ô C5.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả như hình.

*Lưu ý: Để thực hiện liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets, bạn cần chú ý:

• Cấp phép quyền truy cập kết nối hai bảng tính. Bảng tính nguồn phải được chia sẻ với quyền xem (hoặc chỉnh sửa) cho tài khoản Google mà bạn đang sử dụng để nhập dữ liệu. Nếu không, bạn sẽ nhận được kết quả là lỗi #REF!.
• Luôn nhớ đặt URL và chuỗi phạm vi trong dấu ngoặc kép.
• Nếu tên Sheet của bạn có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt, bạn cần đặt tên Sheet trong dấu nháy đơn (‘) bên trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: ” ‘Báo cáo bán hàng tháng’!A1:C10″.
• Khi sử dụng hàm IMPORTRANGE cho bảng tính, dữ liệu sẽ tự động cập nhật khi dữ liệu trong bảng tính nguồn thay đổi. 

Cách 2 – Sử dụng hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP cũng là một trong những hàm giúp lấy dữ liệu từ sheet khác trong Google Sheets một cách chọn lọc. Hàm VLOOKUP cho phép bạn tìm kiếm một giá trị trong cột đầu tiên của phạm vi dữ liệu, sau đó trả về một giá trị tương ứng từ một cột khác trong cùng một khác. Bạn cần lưu ý rằng sử dụng hàm VLOOKUP không trực tiếp kéo dữ liệu từ một file Google Sheets khác. Nó hoạt động hoàn toàn trên dữ liệu đã được nhập từ một Sheet khác trong cùng một file, hoặc dữ liệu được mang về từ một file khác nhờ hàm IMPORTRANGE. 

Cú pháp của hàm VLOOKUP khi sử dụng như sau:

=VLOOKUP(giá_trị_tra_cứu, phạm_vi_bảng_dữ_liệu, số_thứ_tự_cột, [tìm_gần_đúng])

Trong đó:

• giá_trị_tra_cứu: Giá trị bạn muốn tìm (ví dụ: mã nhân viên, mã học sinh…)
• phạm_vi_bảng_dữ_liệu: Vùng chứa dữ liệu (có thể từ sheet khác)
• số_thứ_tự_cột: Số thứ tự của cột cần trả về (tính từ cột đầu tiên của bảng)
• [tìm_gần_đúng]: (Tùy chọn) Một giá trị boolean (TRUE hoặc FALSE).

• TRUE (hoặc bỏ qua): Tìm kiếm gần đúng. Phạm vi dữ liệu của bạn phải được sắp xếp tăng dần theo cột tìm kiếm.
• FALSE: Tìm kiếm chính xác. Đây là lựa chọn phổ biến nhất khi bạn muốn tìm kiếm một giá trị khớp chính xác.

Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm VLOOKUP trong Google Sheets lấy dữ liệu giữa các Sheet bạn có thể tham khảo thao tác sau đây:

*Ví dụ: 

– Bước 1: Bạn cần có bảng dữ liệu ở Sheet nguồn với tên là Danh sách sản phẩm như sau:

– Bước 2: Bạn cần có một Sheet khác tên Đơn hàng và chỉ có Mã sản phẩm như hình.

– Bước 3: Bạn thực hiện nhập công thức hàm VLOOKUP vào ô B2 trong Sheet Đơn hàng như sau:

=VLOOKUP(A2, ‘Danh sách sản phẩm’!A:C, 2, FALSE)

Trong đó:

• A2: Đây là search_key (Mã sản phẩm “SP002”) mà chúng ta muốn tìm kiếm.
• ‘Danh sách sản phẩm’!A:C: Đây là range (phạm vi dữ liệu) mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm. ‘Danh sách sản phẩm’ là tên của Sheet nguồn, và A:C nghĩa là toàn bộ cột A đến cột C. Lưu ý dấu nháy đơn (‘) bao quanh tên Sheet vì tên Sheet có chứa khoảng trắng.
• 2: Đây là index. Chúng ta muốn lấy dữ liệu từ cột thứ 2 trong phạm vi A:C (tức là cột Tên sản phẩm).
• FALSE: Chúng ta muốn tìm kiếm chính xác Mã sản phẩm.

– Bước 4:  Cuối cùng, bạn nhận được kết quả như hình dưới đây:

*Lưu ý: Dùng hàm VLOOKUP để thực hiện liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets, bạn cần chú ý:

• Cột tìm kiếm phải là cột đầu tiên trong phạm vi tìm kiếm mà bạn cung cấp cho hàm VLOOKUP.
• Khi tham chiếu đến phạm vi dữ liệu ở Sheet khác, bạn cần dùng cú pháp ‘Tên Sheet’!Phạm vi.
• Hầu hết các trường hợp bạn sẽ muốn dùng FALSE (hoặc 0) cho đối số [tìm_gần_đúng] để đảm bảo tìm kiếm chính xác.

Cách 3 – Sử dụng dấu bằng (=) để tham chiếu ô thủ công

Sử dụng dấu bằng (=) để tham chiếu ô thủ công là cách nhanh nhất để bạn lấy dữ liệu từ một ô cụ thể ở Sheet khác. Cú pháp để tham chiếu một ô ở Sheet khác như sau:

=’Tên Sheet’!Ô

Trong đó: 

• ‘Tên Sheet’: Là tên của Sheet mà bạn muốn lấy dữ liệu. Nếu tên Sheet có khoảng trắng hoặc ký tự đặc biệt, bạn phải đặt nó trong dấu nháy đơn (‘).
• !: Dấu chấm than là ký hiệu phân tách giữa tên Sheet và tham chiếu ô.
• Ô: Là địa chỉ của ô bạn muốn tham chiếu (ví dụ: A1, B5, C10).

*Ví dụ: 

– Bước 1: Đầu tiên, bạn có bảng dữ liệu tên Sheet nguồn là Thông tin sản phẩm.

– Bước 2: Bây giờ bạn có một Sheet đích khác là Báo cáo tổng hợp. Chỉ có mã sản phẩm và bạn muốn nhận Tên sản phẩm và Doanh số vào Sheet đích đó. Bạn cần nhập công thức

=’Thông tin sản phẩm’!B2

– Bước 3: Cuối cùng bạn sẽ nhận được kết quả như hình dưới đây:

*Lưu ý: Dùng hàm dấu bằng (=) để tham chiếu ô thủ công liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets, bạn cần chú ý:

• Luôn nhớ đặt tên Sheet trong dấu nháy đơn (‘) nếu nó có khoảng trắng (ví dụ: ‘Tên Sheet của tôi’). Nếu tên Sheet không có khoảng trắng (ví dụ: Sheet1), bạn có thể bỏ qua dấu nháy đơn (ví dụ: =Sheet1!A1).
• Phương pháp này chỉ cho phép bạn tham chiếu từng ô một. Nếu bạn cần lấy một phạm vi dữ liệu lớn, bạn sẽ cần dùng các hàm như IMPORTRANGE hoặc VLOOKUP.

Ứng dụng thực tế của việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet

Việc liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets có thể áp dụng linh hoạt vào giải quyết nhiều vấn đề thực tế như là:

• Quản lý kho hàng và bán hàng

Ví dụ khi bạn có một Sheet Sản phẩm chứa tất cả các thông tin về mã sản phẩm, tên, giá nhập, giá bán và số lượng tồn kho. Bạn cũng có một Sheet Đơn hàng khác. Thay vì phải nhập lại thông tin giá, bạn dùng hàm VLOOKUP để tự động lấy giá bán từ Sheet Sản phẩm sang Sheet Đơn hàng.

• Xây dựng báo cáo tài chính kinh doanh

Một doanh nghiệp có thể có nhiều Sheet riêng biệt cho từng loại chi phí như marketing, vận hành, lương, doanh thu các nguồn…. Để tạo ra một báo cáo tài chính tổng hợp hàng tháng, hàng quý, bạn có thể tạo một Sheet Báo cáo tổng hợp. Bạn thực hiện bằng cách sử dụng hàm IMPORTRANGE để kéo dữ liệu ở các Sheet ở các file chi phí vào trong bảng báo cáo đó. 

• Theo dõi tiến độ của các dự án phức tạp

Trong một dự án lớn, mỗi đội nhóm hoặc thành viên có một Sheet riêng để cập nhập công việc của họ. Người quản lý có thể tạo ra một Sheet Tổng quan dự án bằng cách dùng hàm IMPORTRANGE để kéo tất cả dữ liệu từ các Sheet riêng về một nơi để quản lý.

• Tạo hệ thống khảo sát và phân tích dữ liệu

Khi bạn sử dụng Google Forms để thu thập thông tin dữ liệu khảo sát, các khảo sát lưu trữ trong Google Sheets riêng. Bạn có thể tạo ra một Sheet phân tích mới và dùng hàm IMPORTRANGE để kéo toàn bộ dữ liệu phản hồi từ Sheet khảo sát về. 

Những lỗi thường gặp và cách khắc phục khi liên kết dữ liệu trong Google Sheets

Trong quá trình thực hiện liên kết dữ liệu giữa các sheet trong Google Sheets, bạn sẽ gặp được các lỗi phổ biến như sau:

Lỗi #REF!

Đây là lỗi khi làm việc với các hàm tham chiếu như IMPORTRANGE hoặc khi tham chiếu ô. Lỗi #REF! xuất hiện khi một công thức tham chiếu đến một ô hoặc phạm vi không hợp lệ. Và nguyên nhân chính là:

• Thiếu hoặc sai quyền truy cập đối với Sheets và thường xuất hiện khi dùng cách sử dụng hàm IMPORTRANGE.
• Sao chép sai URL của bảng tính nguồn và khiến ID bảng tính bị thiếu URL không tìm thấy được. 
• Nếu bảng tính nguồn đã bị đóng hoặc xóa khỏi Google Drive của bạn, IMPORTRANGE sẽ không thể truy cập được.

Để khắc phục tình trạng lỗi #REF! này, bạn chỉ cần thực hiện:

• Kiểm tra quyền truy cập trong  file Sheets nguồn được cung cấp. 
• Mở Google Sheet nguồn, sao chép lại toàn bộ URL từ thanh địa chỉ trình duyệt và dán lại vào công thức IMPORTRANGE.
• Đảm bảo tên sheet và phạm vi ô trong công thức được viết chính xác từng ký tự, bao gồm cả khoảng trắng và dấu chấm than.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A thường xuất hiện khi một hàm tìm kiếm (như VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH) không tìm thấy giá trị mà bạn đang tìm kiếm trong phạm vi dữ liệu được chỉ định. Nguyên nhân chủ yếu là do:

• Giá trị mà bạn cung cấp trong đối số giá_trị_tra_cứu không khớp với bất kỳ giá trị nào trong cột tìm kiếm của phạm vi dữ liệu. Ví dụ: bạn tìm mã sản phẩm “SP001” nhưng trong dữ liệu nguồn không có mã này.
• Phạm vi tìm kiếm không đảm bảo yếu tố chính xác. Ví dụ: bạn muốn tìm mã sản phẩm trong cột A nhưng phạm vi của bạn lại bắt đầu từ cột B.
• Sai đối số tìm_gần_đúng: TRUE (hoặc bỏ qua) trong khi dữ liệu của bạn không được sắp xếp, dẫn đến việc tìm kiếm không chính xác. Luôn nên dùng FALSE cho tìm kiếm chính xác.

Để khắc phục tình trạng lỗi #N/A này, bạn cần thực hiện như sau:

• Kiểm tra giá trị tìm kiếm chính xác (không có lỗi chính tả, không có khoảng trắng thừa) và khớp hoàn toàn với giá trị trong dữ liệu nguồn.
• Sử dụng FALSE cho tìm_gần_đúng: Luôn luôn đặt đối số cuối cùng của VLOOKUP là FALSE trừ khi bạn chắc chắn rằng dữ liệu của mình đã được sắp xếp tăng dần và bạn muốn tìm kiếm gần đúng.

Lời kết

Tóm lại với 03 cách liên kết dữ liệu giữa các Sheet trong Google Sheets trong bài viết đã được hướng dẫn cụ thể và chi tiết. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn hãy liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777