Cập nhật tính năng mới của Google Workspace trong tuần 01/06 – 06/06/2026

Tính năng mới của Google Workspace trong tuần 01/06 – 06/06/2026 mang đến nhiều nâng cấp đáng chú ý nhằm tăng cường bảo mật, tối ưu quản trị và nâng cao hiệu suất làm việc. Từ việc mở rộng khả năng của Gemini trong Google Drive, bổ sung các chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP), đến những cải tiến trên Google Drive và Workspace Studio, các cập nhật lần này tiếp tục giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả hơn hệ sinh thái Google Workspace.

1. Google Endpoint Management bổ sung các tùy chọn quản lý thiết bị iOS mới cho toàn bộ người dùng

Google đã chính thức phát động rộng rãi bộ cài đặt quản lý thiết bị iOS mới trong Google Endpoint Management, mang đến cho quản trị viên nhiều quyền kiểm soát hơn đối với việc cấu hình và bảo mật thiết bị Apple trong doanh nghiệp. 

Bản cập nhật này bổ sung hàng loạt tùy chọn quản lý nâng cao ngay trên Google Workspace Admin Console, giúp tổ chức dễ dàng triển khai các chính sách bảo mật cho cả thiết bị công ty và thiết bị cá nhân (BYOD). Các cài đặt mới được mở rộng trên nhiều nhóm chức năng như:

• Ứng dụng và Dịch vụ – tính năng thiết bị, chia sẻ dữ liệu, xác thực người dùng và dịch vụ, tính năng thiết bị, chia sẻ dữ liệu, xác thực người dùng và sao lưu iCloud. Quản trị viên có thể kiểm soát việc cài đặt ứng dụng từ web hoặc các kho ứng dụng thay thế, ẩn hoặc khóa ứng dụng, quản lý mua hàng trong ứng dụng và giới hạn các công cụ hỗ trợ viết bằng AI.
• Quản lý thiết bị quan trọng – ghi âm cuộc gọi, thay đổi trình duyệt mặc định, nhắn tin RCS, kết nối vệ tinh, đồng bộ eSIM, AirPlay, sao lưu dữ liệu doanh nghiệp lên iCloud và xác thực mở khóa bằng vân tay.
• Quản lý bộ nhớ tạm (Managed Pasteboard) – giúp kiểm soát việc sao chép và chia sẻ dữ liệu giữa các ứng dụng, góp phần hạn chế nguy cơ rò rỉ thông tin.

Với những cải tiến này, doanh nghiệp có thể tăng cường bảo mật cho hệ thống thiết bị iOS, đồng thời đơn giản hóa quá trình quản lý và tuân thủ các chính sách bảo vệ dữ liệu trong môi trường làm việc hiện đại.

2. Ask Gemini trên Google Drive chính thức hỗ trợ Gmail làm nguồn dữ liệu tham chiếu

Google đã chính thức phát hành rộng rãi tính năng sử dụng Gmail làm nguồn dữ liệu trong Ask Gemini trên Google Drive dành cho các gói Google Workspace và Google AI đủ điều kiện. Cập nhật này giúp Gemini có thể truy xuất và phân tích thông tin từ các chuỗi email Gmail bên cạnh các tệp và thư mục đã được hỗ trợ trước đó.

Với Ask Gemini trong Drive, người dùng có thể thực hiện các cuộc trò chuyện nhiều lượt, đặt câu hỏi chuyên sâu và khai thác thông tin từ nhiều nguồn dữ liệu trong cùng một không gian làm việc. Việc bổ sung Gmail làm nguồn tham chiếu giúp Gemini hiểu rõ hơn bối cảnh công việc, kết nối thông tin từ email, tài liệu và thư mục liên quan để đưa ra câu trả lời đầy đủ, chính xác và hữu ích hơn.

3. Chính sách ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) cho Google Calendar được phát hành rộng rãi (GA)

Google đã chính thức phát hành rộng rãi tính năng Data Loss Prevention (DLP) cho Google Calendar, giúp doanh nghiệp bảo vệ tốt hơn các dữ liệu nhạy cảm được chia sẻ trong sự kiện lịch.

Trước đây chỉ có trong giai đoạn thử nghiệm, tính năng này cho phép quản trị viên thiết lập các chính sách bảo mật để tự động quét nội dung trong tiêu đề, mô tả và địa điểm của sự kiện nhằm phát hiện những thông tin quan trọng. Chẳng hạn như số thẻ tín dụng, số định danh cá nhân hoặc các dữ liệu nhạy cảm khác.

Khi phát hiện nội dung vi phạm chính sách DLP, quản trị viên có thể lựa chọn nhiều hình thức xử lý khác nhau. Bao gồm ghi nhận sự kiện để kiểm tra, hiển thị cảnh báo cho người dùng hoặc chặn hoàn toàn việc tạo mới và cập nhật sự kiện. 

Cách chính sách DLP được áp dụng dựa trên đơn vị tổ chức (OU) của chủ sở hữu lịch, đảm bảo tính nhất quán với các cơ chế bảo mật hiện có trong Google Workspace. Người dùng sẽ nhận được thông báo ngay lập tức khi hệ thống phát hiện dữ liệu nhạy cảm. Trên phiên bản web, cảnh báo sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình, trong khi trên Android, iOS hoặc khi sử dụng Calendar API, hệ thống sẽ gửi email giải thích nguyên nhân khiến thay đổi hoặc lời mời họp không được chấp nhận.

4. Mở rộng khả năng bảo vệ dữ liệu với các chính sách DLP dành cho tệp đính kèm và điều kiện khoảng cách gần

Google Workspace đã chính thức phát hành rộng rãi các tính năng mới của Data Loss Prevention (DLP), giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trên Gmail, Google Drive và Google Chat. 

Với bản cập nhật này, quản trị viên có thể xây dựng các chính sách bảo mật chi tiết hơn dựa trên tệp đính kèm và các điều kiện phát hiện dữ liệu theo ngữ cảnh. Cụ thể, hệ thống DLP hiện hỗ trợ kiểm tra tên tệp, phần mở rộng tệp và loại tệp để xác định các nội dung cần kiểm soát. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thiết lập quy tắc chặn chia sẻ các tệp chứa một từ khóa cụ thể trong tên tệp, ngăn gửi các tệp có định dạng như .java hoặc hạn chế các loại tệp tùy chỉnh theo MIME type.

Tính năng Proximity Matching (đối sánh khoảng cách gần), cho phép phát hiện các dữ liệu nhạy cảm dựa trên mối liên hệ giữa nhiều thông tin xuất hiện gần nhau trong nội dung. Chẳng hạn, hệ thống có thể kích hoạt cảnh báo khi phát hiện số tài khoản ngân hàng xuất hiện trong phạm vi 100 ký tự so với mã định tuyến ngân hàng. Nhờ khả năng phân tích ngữ cảnh, DLP có thể giảm đáng kể các cảnh báo sai và nâng cao độ chính xác trong việc nhận diện thông tin quan trọng.

Quản trị viên có thể tùy chỉnh khoảng cách phát hiện lên tới 1.000 ký tự giữa các điều kiện được xác định trước. Đồng thời áp dụng các chính sách DLP trên nhiều kênh giao tiếp khác nhau trong Google Workspace.

5. Google Drive trên Android hỗ trợ quét nhanh nhiều trang tài liệu trong một lần thao tác

Google Drive trên Android đã được nâng cấp tính năng quét tài liệu, cho phép người dùng quét nhiều trang cùng lúc thay vì phải thực hiện từng trang riêng lẻ như trước đây. Với trình quét tài liệu (Document Scanner) mới, hệ thống có thể tự động nhận diện, tách và lưu nhiều trang xuất hiện trong cùng một khung hình camera.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi quét sách, hợp đồng, hóa đơn hoặc các bộ tài liệu nhiều trang. Người dùng chỉ cần lật các trang hoặc sắp xếp nhiều tài liệu trên một bề mặt, Google Drive sẽ tự động nhận diện từng trang riêng biệt và tạo bản quét tương ứng. Hệ thống còn có khả năng phát hiện các trang trùng lặp để tránh việc quét lại ngoài ý muốn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác. Cải tiến mới giúp việc số hóa tài liệu trên thiết bị di động trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, đặc biệt đối với người dùng thường xuyên xử lý khối lượng lớn tài liệu.

*Lưu ý: Hiện tính năng này chỉ khả dụng trên các thiết bị Android được trang bị từ 8GB RAM trở lên.

6. Nâng cao khả năng bảo vệ dữ liệu cho các ứng dụng bên thứ ba được quản lý

Google Workspace đã nâng cấp cơ chế bảo vệ dữ liệu dành cho các ứng dụng bên thứ ba được quản lý, giúp doanh nghiệp vừa duy trì tính bảo mật vừa đảm bảo quy trình làm việc diễn ra liền mạch. 

Trước đây, việc chuyển dữ liệu từ tài khoản Google Workspace của doanh nghiệp sang các ứng dụng bên thứ ba thường bị hạn chế để ngăn ngừa rò rỉ thông tin. Với bản cập nhật mới, Google đã điều chỉnh chính sách này nhằm xây dựng một hệ sinh thái đáng tin cậy giữa các ứng dụng được quản lý và phê duyệt bởi tổ chức.

Người dùng có thể chia sẻ hoặc chuyển dữ liệu giữa tài khoản Google Workspace và các ứng dụng bên thứ ba đã được quản trị viên cho phép mà không gặp trở ngại. Tuy nhiên, để tăng cường bảo mật, hệ thống vẫn ngăn chặn việc sao chép hoặc chuyển dữ liệu sang các tài khoản cá nhân hoặc các ứng dụng không được quản lý.

Ví dụ, người dùng có thể sao chép địa chỉ email khách hàng từ Gmail doanh nghiệp và dán trực tiếp vào một ứng dụng CRM đã được quản lý. Ngược lại, nếu cố gắng dán dữ liệu đó vào tài khoản Gmail cá nhân hoặc một ứng dụng cá nhân không được cấp quyền, hệ thống sẽ tự động chặn thao tác và hiển thị thông báo bảo mật. Cải tiến này giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm hiệu quả hơn, đồng thời hỗ trợ nhân viên làm việc thuận tiện với các công cụ đã được tổ chức phê duyệt.

7. Workspace Studio ra mắt tính năng lặp danh sách mục (Repeating List Items)

Google Workspace Studio vừa bổ sung tính năng lặp qua danh sách dữ liệu (Loop over a list), giúp người dùng xây dựng các quy trình tự động hóa linh hoạt và mạnh mẽ hơn. Cùng với cập nhật này, bước Ask Gemini được bổ sung tùy chọn Response format, cho phép người dùng lựa chọn kết quả đầu ra ở dạng văn bản hoặc danh sách.

Khi chọn định dạng danh sách, người dùng có thể sử dụng bước mới Repeat for each để tự động lặp qua từng mục trong danh sách và thực hiện các hành động tương ứng. Tính năng này cũng hỗ trợ xử lý dữ liệu theo từng dòng trong Google Sheets, giúp tự động hóa nhiều tác vụ lặp lại mà trước đây phải thực hiện thủ công.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo nhiệm vụ cho từng đầu việc được trích xuất từ biên bản cuộc họp, hoặc tự động soạn email cho từng khách hàng tiềm năng dựa trên dữ liệu trong Google Sheets. 

8. Tính năng “Sắp xếp tập tin của tôi” trên Google Drive hiện đã được triển khai cho tất cả người dùng

Google chính thức phát hành rộng rãi tính năng “Sắp xếp tập tin của tôi” (Organize My Files) trên Google Drive sau giai đoạn thử nghiệm beta được triển khai từ tháng 10/2025. Tính năng mới này tận dụng sức mạnh của Gemini để hỗ trợ người dùng quản lý và sắp xếp các tệp đang nằm rải rác trong Drive một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Thay vì phải tự tìm kiếm và di chuyển từng tệp vào đúng thư mục, Gemini sẽ tự động phân tích cấu trúc lưu trữ hiện có, sau đó đề xuất các vị trí phù hợp để sắp xếp tài liệu. Người dùng có thể truy cập tính năng này thông qua tùy chọn “Suggest File Moves” trong My Drive hoặc các thư mục lớn.

Giao diện đề xuất được chia thành hai nhóm chính: chuyển tệp vào các thư mục hiện có và tạo thư mục mới để nhóm các tệp có liên quan. Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, người dùng có thể xem trước các đề xuất, kiểm tra nội dung tệp, lựa chọn hoặc bỏ chọn từng tệp, thay đổi thư mục đích hoặc chỉnh sửa tên thư mục mới ngay trên giao diện. 

Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ thực hiện việc di chuyển hàng loạt và thông báo nếu có thay đổi liên quan đến quyền truy cập của tệp. Nhờ đó, người dùng có thể giảm tình trạng dữ liệu phân tán, duy trì cấu trúc lưu trữ khoa học và tiết kiệm đáng kể thời gian quản lý tài liệu trên Google Drive. 

*Lưu ý: Hiện tính năng này đã được triển khai toàn cầu và hỗ trợ bằng tiếng Anh. 

Lời kết

Nhìn chung, tính năng mới của Google Workspace trong tuần 01/06 – 06/06/2026 tập trung vào việc nâng cao bảo mật dữ liệu, mở rộng khả năng ứng dụng AI và cải thiện trải nghiệm làm việc cho người dùng doanh nghiệp. Những cập nhật này không chỉ giúp các tổ chức quản lý thông tin hiệu quả hơn mà còn tối ưu hóa quy trình cộng tác trên toàn hệ sinh thái Google Workspace. Đừng quên theo dõi các bản tin cập nhật hằng tuần để không bỏ lỡ những tính năng mới của Google Workspace có thể mang lại lợi thế cho doanh nghiệp của bạn.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777