04 Cách gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets đơn giản

Bạn đang làm việc với một loạt Sheet dữ liệu rời rạc, muốn tổng hợp lại thành một bảng tính duy nhất? Công cụ Google Sheets hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn bằng nhiều cách khác nhau. Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây để khám phá thêm 04 cách gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets đơn giản và chi tiết nhất. 

Tại sao cần gộp nhiều sheet trong Google Sheets?

Gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets để làm gì? Thực tế, việc làm này sẽ giúp quản lý dữ liệu liền mạch hơn. Đồng thời, nó còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như là:

Quản lý dữ liệu tập trung

Khi làm việc với Google Sheets, dữ liệu thường được phân tách theo từng Sheet. Tuy nhiên, làm việc với càng nhiều Sheets thì bạn càng phải tốn thời gian để tìm dữ liệu khi cần tổng hợp hoặc tra cứu. Do đó, việc gộp dữ liệu từ nhiều Sheet trong Google Sheets sẽ giúp bạn có thể:

• Xem toàn bộ dữ liệu trong cùng một nơi duy nhất, bạn không cần mở từng tab riêng biệt như trước nữa.
• Tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong việc copy – paste thủ công. Thay vì thao tác với nhiều Sheet rời rạc, bạn chỉ cần thao tác trên một Sheet, đảm bảo tất cả dữ liệu được gộp đầy đủ.
• Đơn giản hóa giao diện làm việc, giảm độ phức tạp và giúp mọi người trong cùng một nhóm dễ dàng tiếp cận thông tin dữ liệu.

Tự động thực hiện cập nhật khi nguồn thay đổi

Bạn có thể gộp dữ liệu từ nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets một cách tự động bằng cách sử dụng các hàm công thức là IMPORTRANGE hoặc QUERY. Khi sử dụng các hàm để thực hiện gộp dữ liệu, bạn sẽ được đảm bảo dữ liệu tổng hợp luôn được đồng bộ hóa tức thì mỗi khi có thay đổi ở sheet gốc.

Ví dụ như nếu bạn gộp Sheet “Tháng 1”, “Tháng 2”, “Tháng 3” vào “Tổng hợp”, chỉ cần cập nhật số liệu trong “Tháng 1”, sau đó sử dụng các hàm và Sheet “Tổng hợp” sẽ tự làm mới. 

Dễ dàng xử lý, đồng thời hỗ trợ phân tích và báo cáo

Khi toàn bộ dữ liệu được gộp thành 1 Sheet trong Google Sheets, việc sử dụng các công cụ phân tích như Pivot Table, hàm SUM, COUNTIF, AVERAGE hay tạo biểu đồ sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. 

Hơn nữa, một dữ liệu được sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn nhanh chóng tra tìm và đưa ra được những phương pháp tính toán chính xác. Đồng thời, dữ liệu sau khi được gộp cũng sẽ giúp việc trình bày báo cáo trở nên dễ hiểu hơn rất nhiều. 

Các cách gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets

Giờ đây, bạn sẽ có rất nhiều phương pháp để thực hiện gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets. Từ những cách thủ công đơn giản đến cách dùng hàm công thức. Mỗi phương pháp sẽ có những ưu điểm và nhược điểm cụ thể riêng. Bạn hãy cùng chúng tôi khám phá cụ thể trong nội dung sau đây để tìm ra lựa chọn tối ưu nhất nhé. 

Cách 1 – Dùng cách thủ công COPY và Sao chép theo công thức 

Sao chép và dán dữ liệu thủ công chỉ phù hợp cho những trường hợp gộp dữ liệu từ nhiều Sheet trong Google Sheets có lượng thông tin không quá lớn và không yêu cầu cập nhật tự động. Cách thức để thực hiện phương pháp này dễ thực hiện nhưng đôi khi lại dễ có khả năng trùng lặp khi xác định dải ô dán. 

*Ví dụ, bạn cần tổng hợp dữ liệu của 3 Sheet KV1, KV2, KV3 vào Sheet tổng hợp như hình dưới đây.

Bạn sẽ thực hiện theo công thức như sau vào ô A2 của Sheet Tổng hợp

={‘KV1’!A2:E4; ‘KV2′!A2:E5;’KV3’!A2:E6}

Kết quả:

Cách 2 – Dùng công thức hàm IMPORTRANGE

Nếu bạn cần gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets và muốn dữ liệu tự động cập nhật từ các bảng tính khác. Bạn hãy dùng hàm IMPORTRANGE. Hàm này cho phép bạn truy cập một dải ô từ bất kỳ bảng tính Google Sheets khác mà có quyền truy cập. 

Cú pháp hàm IMPORTRANGE:

=IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính”; “tên_sheet!phạm_vi_ô”)

Trong đó:

• URL_bảng_tính: Là địa chỉ URL đầy đủ của bảng tính Google Sheets chứa dữ liệu bạn muốn nhập. Địa chỉ này phải được đặt trong dấu ngoặc kép.
• tên_sheet!phạm_vi_ô: Là tên của sheet và dải ô cụ thể mà bạn muốn lấy dữ liệu, ví dụ “Sheet1!A1:Z100”. Phần này cũng phải đặt trong dấu ngoặc kép.

*Ví dụ, bạn có 2 Google Sheets riêng biệt, mỗi Sheet chứa dữ liệu doanh thu hàng quý.

– Google Sheet 1: “Báo Cáo Quý 1”

URL là: 

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1FCvr1nIItq8EpAx4ePk-8QRPaNsFAcCCfxwdxqzzr-c/edit?gid=0#gid=0

– Google Sheet 2: “Báo Cáo Quý 2”

URL là:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SSVegX6s4XhIiocRWAUtcl_lSvuEjFpKxVFyymwzIwo/edit?gid=0#gid=0

– Để gộp dữ liệu vào một sheet “Tổng Hợp Doanh Thu” trong một Google Sheet khác, bạn sử dụng công thức:

={IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1FCvr1nIItq8EpAx4ePk-8QRPaNsFAcCCfxwdxqzzr-c/edit?gid=0#gid=0”; “DoanhThu_Q1!A2:B3”); IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SSVegX6s4XhIiocRWAUtcl_lSvuEjFpKxVFyymwzIwo/edit?gid=0#gid=0″;”DoanhThu_Q2!A2:B3”)}

Kết quả:

Cách 3 – Dùng công thức hàm QUERY

Hàm QUERY cho phép bạn trích xuất, lọc, sắp xếp, nhóm và tổng hợp dữ liệu tương tự như ngôn ngữ SQL. Đặc biệt khi kết hợp với IMPORTRANGE (đã đề cập ở Cách 2), hàm QUERY trở thành một công cụ vô song để gộp nhiều sheet thành 1 sheet trong Google Sheets một cách thông minh và linh hoạt, đặc biệt khi bạn cần xử lý dữ liệu phức tạp hoặc không đồng nhất. Đặc biệt, phương pháp này còn giúp tối ưu hóa cho việc truy vấn và xử lý lượng lớn dữ liệu.

Cú pháp hàm QUERY:

=QUERY(dữ_liệu, “chuỗi_truy_vấn”; [số_hàng_tiêu_đề])

Trong đó:

• dữ_liệu: Là phạm vi dữ liệu bạn muốn truy vấn (có thể là một dải ô trực tiếp, hoặc kết quả của IMPORTRANGE, hoặc một mảng dữ liệu {…}).
• chuỗi_truy_vấn: Là chuỗi truy vấn SQL-like được đặt trong dấu ngoặc kép. Ví dụ: “SELECT Col1, Col2 WHERE Col3 > 100 ORDER BY Col1 DESC”.
• số_hàng_tiêu_đề (tùy chọn): Là số hàng tiêu đề trong dữ liệu gốc..

*Ví dụ: bạn cần tổng hợp dữ liệu của 3 Sheet KV1, KV2, KV3 vào Sheet tổng hợp như ở cách 1 với hàm QUERY.

Công thức: =QUERY({‘KV1′!A2:E;’KV2′!A2:E;’KV3’!A2:E}; “select * where Col1 is not Null”;0)

Trong đó:

• { ‘KV1’!A2:E; ‘KV2’!A2:E; ‘KV3’!A2:E }: là một mảng hằng số trong Google Sheets, được tạo ra bằng cách sử dụng dấu ngoặc nhọn {}.
• “select * where Col1 is not Null”: là chuỗi truy vấn  của hàm QUERY, được viết theo cú pháp tương tự như ngôn ngữ SQL.
• 0: là tham số cuối cùng của hàm QUERY

Kết quả:

Cách 4 – Gộp bằng cách Export CSV & Import

Google Sheets cung cấp các hàm mạnh mẽ để tự động hóa việc gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets. Đôi khi, bạn cần gộp dữ liệu gặp khó khăn với các hàm phức tạp, phương pháp Export CSV & Import có thể là một giải pháp đơn giản và hiệu quả. Phương pháp này hoạt động bằng cách xuất dữ liệu từ mỗi sheet hoặc tệp thành định dạng CSV và sau đó nhập tất cả các tệp CSV đó vào một Sheet tổng hợp.

*Ví dụ: Bạn có hai Sheet Báo cáo Quý 1 và Báo cáo Qúy 2

Bạn sẽ hợp nhất nó thành một bảng tính có tên Báo cáo sản phẩm. Bạn cần thực hiện như sau:

– Đầu tiên, bạn thực hiện chọn tệp Báo cáo Qúy 1 >> chọn vào Tệp >> nhấn Tải xuống >> chọn Giá trị phân cách bằng dấu phẩy (.csv).

– Sau đó, bạn đi tới Báo cáo Qúy 2 >> chọn vào Tệp >> chọn Nhập.

– Ở màn hình này, bạn hãy chọn Tải lên >> chọn Duyệt để tìm tệp CSV vừa tải xuống.

– Tiếp theo, bạn chọn vào danh sách thả xuống Vị trí nhập >> chọn Nhập dữ liệu để thêm vào trang tính hiện tại.

– Cuối cùng, thao tác sẽ tự động thêm dữ liệu trong bảng tính và hoàn tất như hình.

Trên đây là hướng dẫn 04 cách để gộp nhiều sheet thành 1 sheet trong Google Sheets, giúp bạn quản lý và xử lý dữ liệu hiệu quả hơn bao giờ hết. 

• Với cách thủ công COPY và Sao chép bằng công thức đơn giản và dễ thực hiện, phù hợp cho dữ liệu nhỏ hoặc gộp một lần. Tuy nhiên, phương pháp này không tự động và dễ tốn thời gian nếu lượng dữ liệu lớn.
• Dùng công thức hàm IMPORTRANGE để gộp dữ liệu từ nhiều sheet trong Google Sheet (thậm chí từ các bảng tính khác nhau) giúp thông tin tự động cập nhật. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các báo cáo động, nơi thông tin cần được cập nhật liên tục.
• Dùng công thức hàm QUERY không chỉ gộp mà còn cho phép bạn lọc, sắp xếp, và tổng hợp dữ liệu ngay trong quá trình. Dù phức tạp hơn một chút, QUERY mang lại sự kiểm soát tối đa và hiệu quả cao với lượng dữ liệu lớn.
• Gộp bằng cách Export CSV & Import là một giải pháp linh hoạt khi các hàm tự động không khả thi. Dù là thủ công, nó vẫn là một lựa chọn đáng cân nhắc trong một số trường hợp nhất định.

Tóm lại, bạn có thể lựa chọn bất kỳ phương pháp nào, sao cho phù hợp với từng nhu cầu và mục tiêu của mỗi người. 

Lưu ý quan trọng khi gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets

Khi thực hiện gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets, để quá trình luôn được suôn sẻ, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau đây:

• Quyền truy cập bảng tính

Khi sử dụng hàm IMPORTRANGE để gộp dữ liệu từ các bảng tính khác vào 1 Sheet, bạn cần đảm bảo tài khoản được cấp quyền truy cập từ các bảng tính khác. Nhất là khi sử dụng dữ liệu từ các file URL khác. Nếu bạn không cấp quyền, hoặc nếu quyền bị thu hồi, hàm sẽ trả về lỗi #REF!.

• Xử lý hàng tiêu đề

Khi thực hiện gộp dữ liệu thủ công, bạn chỉ cần sao chép hàng tiêu đề một lần duy nhất vào Sheet tổng hợp. Sau đó, bạn chỉ sao chép dữ liệu không bao gồm tiêu đề) từ các Sheet còn lại. 

Còn đối với việc sử dụng hàm QUERY, bạn sẽ đặt là 1 và QUERY sẽ tự động xử lý để chỉ giữ lại một hàng tiêu đề. Nếu bạn gộp dữ liệu mà không có headers, các hàng tiêu đề từ các sheet nguồn sẽ được gộp chung với dữ liệu và có thể gây nhầm lẫn.

• Hiệu suất và giới hạn bảng tính

Khi bạn gộp dữ liệu từ nhiều Sheet trong Google Sheets với lượng dữ liệu cực lớn, từ hàng triệu ô trở nên. Bạn cần lưu ý rằng, hiệu suất của Google Sheets có thể bị ảnh hưởng. Các hàm tự động sẽ mất nhiều thời gian hơn để tính toán lại mỗi khi dữ liệu nguồn thay đổi.

Đồng thời, bạn cần lưu ý rằng Google Sheets có giới hạn về số lượng hàm. Bạn sẽ gặp phải giới hạn nhất định nếu như sử dụng hàm IMPORTRANGE lồng ghép hoặc sử dụng câu lệnh QUERY quá dài. 

>>> Xem thêm: Cách dùng Hàm QUERY trong Google Sheets | Có ví dụ cụ thể

• Kiểm tra và xác minh dữ liệu

Sau khi hoàn tất quá trình gộp nhiều Sheet thành 1 Sheet trong Google Sheets, bạn phải dành thời gian kiểm tra lại dữ liệu trong bảng tính tổng hợp. Bạn cần kiểm tra định dạng dữ liệu, đặc biệt là ngày tháng, số và tiền tệ, đảm bảo dữ liệu được hiển thị chính xác nhất. 

Lời kết

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững được các bước cụ thể về những phương pháp để gộp nhiều sheet thành 1 sheet trong Google Sheets một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, để gia tăng năng suất và hiệu quả công việc bằng cách sử dụng Gemini AI tích hợp với Google Sheet, người dùng nên đăng ký gói Google Workspace bản quyền. 

Và nếu như bạn còn thắc mắc gì liên quan đến vấn đề sử dụng Google Sheets, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777