Cách sử dụng Hàm QUERY trong Google Sheets đơn giản

Hàm QUERY trong Google Sheets là một công cụ hữu ích. Hàm này sẽ giúp người dùng có thể lọc, trích xuất, sắp xếp và tổng hợp các dữ liệu một cách linh hoạt. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ mang tới các thông tin hữu ích để giúp các bạn hiểu rõ hơn về hàm QUERY trong GG Sheets cùng những kiến thức căn bản nhất. Cùng tham khảo ngay nhé!

Hàm QUERY là gì?

Hàm QUERY trong Google Sheets là công cụ giúp lọc, sắp xếp, tìm kiếm và phân tích dữ liệu theo nhiều điều kiện khác nhau. Với cú pháp linh hoạt, hàm QUERY có điều kiện có thể thay thế cho nhiều hàm truyền thống khác như FILTER, SORT, hay VLOOKUP,….

Việc sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets còn giúp bạn truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Ngoài ra, hàm QUERY nâng cao còn giúp dễ dàng phân tích dữ liệu chuyên sâu và kết hợp với nhiều phép toán, hàm phụ trợ khác. Ví dụ như là chỉ định chính xác những cột nào muốn hiển thị, đặt các điều kiện lọc phức tạp, nhóm dữ liệu theo một tiêu chí nào đó, tính toán tổng, trung bình, đếm, v.v., và thậm chí là sắp xếp kết quả theo thứ tự mong muốn.

Công thức của hàm QUERY trong Google Sheets

Cú pháp chuẩn của hàm QUERY là:

=QUERY(data, query, [headers])

Trong đó:

• data: phạm vi dữ liệu cần thực hiện truy vấn. Đây có thể là một vùng ô cụ thể (ví dụ A1:A100)
• query: câu lệnh dạng văn bản được viết theo cú pháp đặt trong dấu ngoặc kép(ví dụ “SELECT A, B WHERE C > 100”). Các câu lệnh được sử dụng gồm SELECT, WHERE, GROUP BY, ORDER BY, LIMIT, OFFSET, PIVOT, FORMAT, LABEL, v.v.,
• headers (tùy chọn): số hàng đầu tiên là tiêu đề (header). Nếu không có tiêu đề, bạn nhập 0.(ví dụ: 1 cho một hàng tiêu đề, 0 nếu không có hàng tiêu đề nào),

Ví dụ thực tế về công thức hàm QUERY trong Google Sheets

Để hình dung rõ hơn về cách thức hoạt động của hàm QUERY trong Google Sheets bạn có thể tham khảo ví dụ thực tế như sau:

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về doanh số bán hàng như sau trên Sheet

Ví dụ 1: Chọn tất cả các cột và hiển thị kết quả

Bạn muốn hiển thị toàn bộ dữ liệu từ bảng trên sang một Sheet khác mà không cần lọc hay sắp xếp. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể áp dụng hàm QUERY trong Google Sheets với công thức như sau:

=QUERY(Sheet2!A1:D7; “SELECT A, B, C, D”; 1)

hoặc công thức nhanh có thể là

=QUERY(Sheet2!A1:D7; “SELECT*”; 1)

Ví dụ 2: Lọc dữ liệu áp dụng theo điều kiện

Bạn muốn hiển thị tất cả giao dịch có sản phẩm là Laptop và doanh thu lớn hơn 10.000.000. Công thức khi áp dụng hàm QUERY trong Google Sheets sẽ là:

=QUERY(Sheet2!A1:D7; “SELECT A, B, C, D WHERE B = ‘Laptop’ AND C > 10000000”; 1)

Kết quả trả về sẽ là:

Ví dụ 3: Sắp xếp dữ liệu

Bạn muốn hiển thị cả các giao dịch và sắp xếp theo Doanh thu giảm dần. Công thức sẽ là 

=QUERY(Sheet2!A1:D7; “SELECT A, B, C, D ORDER BY C DESC”; 1)

Kết quả trả về sẽ là:

Ví dụ 4: Tính tổng theo nhóm

Bạn muốn tính tổng doanh thu theo từng khu vực và có thể áp dụng công thức tính hàm QUERY trong Google Sheets:

=QUERY(Sheet2!A1:D7;”SELECT D, SUM(C) GROUP BY D”; 1)

Kết quả trả về sẽ là:

Hàm QUERY trong Google Sheets ứng dụng như thế nào?

Hàm QUERY trong Google Sheets không chỉ đơn thuần là một công cụ trích xuất dữ liệu đơn giản. Hàm này còn mang nhiều tác vụ phức tạp khác, hỗ trợ đắc lực cho nhiều chuỗi hàm khác trong Google Sheets. Dưới đây là một số ứng dụng nổi bật mà hàm QUERY hỗ trợ:

• Lọc dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu theo nhiều tiêu chí

Chẳng hạn, nếu bạn có danh sách hàng nghìn khách hàng và muốn tìm ra những khách hàng ở một khu vực cụ thể đã mua sản phẩm. Thay vì dùng hàm FILTER nhiều lần hoặc tạo các bộ lọc thủ công. Bạn chỉ cần sử dụng hàm QUERY tạo một câu lệnh duy nhất để lấy ra chính xác dữ liệu cần.

• Tổng hợp dữ liệu và hỗ trợ tạo báo cáo tự động

Với hàm QUERY, bạn có thể tính tổng doanh thu theo từng sản phẩm, theo từng tháng, đếm số lượng mặt hàng tồn theo từng kho, tính trung bình điểm số của sinh viên từng lớp,….. Chỉ với một câu lệnh đơn giản như GROUP BY, SUM, AVG, COUNT, MAX, MIN,.. dữ liệu sẽ nhanh chóng được tổng hợp và tạo ra kết quả chính xác nhất. 

• Kết hợp và chuẩn hóa dữ liệu từ đa dạng nguồn

Ví dụ, nếu bạn có dữ liệu doanh số từ các chi nhánh khác nhau trong một Sheet. Với hàm QUERY kết hợp với hàm IMPORTRANGE sẽ gom tất cả dữ liệu lại, lọc và tổng hợp chúng trên một Sheet tổng hợp duy nhất. 

Cách sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets cơ bản với các câu lệnh

Trước tiên, bạn phải nắm vững các câu lệnh cơ bản thường dùng trong Google Sheets với QUERY. Bởi câu lệnh chính là từ khóa quan trọng giúp bạn thực hiện các thao tác trên dữ liệu. Dưới đây là cách sử dụng hàm QUERY trong GG Sheets với các câu lệnh phổ biến nhất. 

Hàm QUERY trong Google Sheets kết hợp với câu lệnh SELECT 

Câu lệnh SELECT dùng để truy vấn trong hàm QUERY. Nó cho phép bạn chỉ định chính xác những cột nào mà bạn muốn hiển thị trong kết quả. Nếu bạn muốn lấy tất cả các cột, chỉ cần sử dụng dấu (*).

Cú pháp cụ thể là SELECT A, B, C hoặc SELECT *

*Ví dụ: Bạn chỉ muốn hiển thị sản phẩm và doanh thu của khách hàng với ví dụ bên trên. Công thức chỉ cần =QUERY(Sheet2!A1:D7; “SELECT B, C”; 1)

Kết quả trả về như sau:

Hàm QUERY sử dụng có điều kiện WHERE

Câu lệnh WHERE rất quan trọng với hàm QUERY trong Google Sheets. Câu lệnh này cho phép người dùng lọc dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể. Khi bạn cần trích xuất một tập hợp con, đáp ứng dữ liệu nhất định thì câu lệnh này không thể thiếu được.

Cú pháp cụ thể của hàm với câu lệnh như sau:

WHERE column_id [operator] value

Trong đó:

• column_id: là chữ cái của cột bạn muốn áp dụng điều kiện (ví dụ: A, B, C).
• operator: là toán tử sử dụng để so sánh (ví dụ: =, >, <, >=, <=, <>).
• value: là giá trị để so sánh. Chuỗi văn bản phải nằm trong dấu ngoặc đơn (‘…’), số và giá trị boolean (TRUE/FALSE) thì không.

*Ví dụ: Bạn muốn lọc doanh số bán hàng ở cột C là Doanh thu và cột D là khu vực

– Lọc các giao dịch có doanh thu lớn hơn 5.000.000.

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE C > 5000000”; 1)

Hàm sẽ trả về tất cả các hàng mà giá trị ở cột C lớn hơn 5.000.000.

– Lọc các giao dịch ở khu vực “Miền Bắc”

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE D = ‘Miền Bắc'”;1)

Chỉ các giao dịch thuộc khu vực Miền Bắc mới được hiển thị.

Hàm QUERY dùng lọc, tra cứu dữ liệu

Hàm QUERY trong Google Sheets dùng để lọc và tra cứu dữ liệu, thay đổi hoặc bổ sung cho các hàm như FILTER, VLOOKUP, INDEX/MATCH. Khả năng lọc của QUERY linh hoạt hơn nhiều vì bạn có thể kết hợp nhiều điều kiện logic phức tạp.

*Ví dụ 1: Bạn muốn lọc sản phẩm có số lượng doanh thu dưới 1.000.000. 

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT A, B, C, D WHERE C < 1000000”; 1)

Ví dụ 2: Tìm kiếm sản phẩm có tên chuột. Sử dụng toán tử CONTAINS hoặc MATCHES.

Công thức =QUERY(A1:D7;”SELECT * WHERE B CONTAINS ‘Chuột'”; 1)

Hàm QUERY kết hợp dữ liệu từ nhiều sheet thành 1 sheet

Hàm QUERY trong Google Sheets còn có khả năng kết hợp dữ liệu từ nhiều Sheet khác nhau thành một Sheet tổng hợp duy nhất. Khi sử dụng câu lệnh này, công thức hàm QUERY phải có dấu ngoặc nhọn {} để tạo ra một mảng dữ liệu ảo từ các sheet, sau đó áp dụng QUERY lên mảng đó.

Cú pháp cụ thể về hàm QUERY nhiều Sheet như sau

=QUERY({Sheet1!A:D; Sheet2!A:D; Sheet3!A:D}, “SELECT * WHERE Col1 IS NOT NULL”, 0)

*Ví dụ: Trên trang tính doanh thu các ngày giống nhau của các đơn vị gồm 2 lớp “Đơn vị A” tương ứng sheet 1 và “Đơn vị B” tương ứng sheet 2. Dựa vào bảng dữ liệu trên, hãy lọc ra danh sách ngày mà doanh thu đạt được trên 100.000.000.

Công thức =QUERY({‘Đơn vị A’!A2:C;’Đơn vị B’!A2:C};”SELECT * WHERE Col3 >= 1000000″;0)

Trong đó:

• {‘Đơn vị A’!A2:C;’Đơn vị B’!A2:C}: Dấu ngoặc nhọn {} được sử dụng để nối các dải ô theo chiều dọc. Dấu chấm phẩy ; giữa các dải ô có nghĩa là “kết nối bên dưới” (append rows). Nếu bạn muốn kết nối theo chiều ngang (thêm cột), bạn sẽ dùng dấu phẩy ,.
• “SELECT *”: Khi bạn kết hợp nhiều dải ô bằng {} và sử dụng QUERY, các cột không còn được gọi bằng chữ cái (A, B, C…) nữa mà thay vào đó là Col1, Col2, Col3, v.v., tương ứng với cột thứ nhất, thứ hai, thứ ba của mảng ảo được tạo ra.
• WHERE Col3 >= 1000000: Lọc các giao dịch có doanh thu (cột thứ 3 của mảng) lớn hơn 1.000.000.
• 0: Số lượng hàng tiêu đề (nếu các sheet con có tiêu đề và bạn muốn giữ lại tiêu đề của sheet đầu tiên).

Hàm QUERY kết  cùng với toán tử so sánh

Các toán tử so sánh là nền tảng để tạo ra các điều kiện lọc trong câu lệnh WHERE của hàm QUERY trong Google Sheets. Chúng cho phép bạn so sánh giá trị của các ô với một giá trị cụ thể, hoặc so sánh giữa các ô với nhau.

Các toán tử so sánh được sử dụng kết hợp với hàm QUERY gồm có:

• = (bằng)
• <> (không bằng)
• > (lớn hơn)
• < (nhỏ hơn)
• >= (lớn hơn hoặc bằng)
• <= (nhỏ hơn hoặc bằng)

*Ví dụ: Tìm sản phẩm có doanh thu trên 1.000.000.

Công thức =QUERY(A1:D7;”SELECT * WHERE C>1000000″; 1)

Hàm QUERY kết hợp cùng với hàm AND, OR

Khi cần lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện cùng lúc, bạn sẽ sử dụng các toán tử logic AND và OR trong câu lệnh WHERE của hàm QUERY trong Google Sheets.

• AND: Điều kiện phải thỏa mãn tất cả các tiêu chí được đưa ra.
• OR: Điều kiện chỉ cần thỏa mãn một trong các tiêu chí được đưa ra.

*Ví dụ 1: Tìm các sản phẩm Laptop và có giá nhỏ hơn 15.000.000

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE B = ‘Laptop’ AND C < 15000000”; 1)

*Ví dụ 2: Tìm các sản phẩm Laptop hoặc có giá nhỏ hơn 15.000.000

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE C < 15000000 OR B = ‘Laptop'”; 1)

Hàm QUERY kết hợp với hàm IF

Mặc dù hàm QUERY trong Google Sheetscó sức mạnh xử lý dữ liệu đáng kinh ngạc, bản thân nó không có câu lệnh IF trực tiếp như trong các hàm bảng tính thông thường. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể đạt được hiệu quả tương tự bằng cách lồng hàm IF bên ngoài hàm QUERY, hoặc sử dụng các logic điều kiện trong câu lệnh WHERE của QUERY.

*Ví dụ: Bạn muốn kiểm tra sản phẩm có doanh số dưới 10.000.000. Nếu có, hãy liệt kê chúng; nếu không, hãy hiển thị thông báo “Không có sản phẩm nào cần bổ sung”.

Công thức =IF(ISBLANK(QUERY(A1:D7; “SELECT A, B, C, D WHERE C < 10000000”; 1)); “Không có sản phẩm nào cần bổ sung”; QUERY(A1:D7; “SELECT A, B, C, D WHERE C < 10000000”; 1)) 

Trong đó:

• QUERY(A1:D7; “SELECT A, B, C, D WHERE C < 10000000”; 1 Đây là phần QUERY chính, tìm kiếm các sản phẩm có số lượng tồn dưới 10.000.000 triệu.
• ISBLANK(…): Kiểm tra xem kết quả của QUERY có trống rỗng hay không. Nếu QUERY không tìm thấy hàng nào, nó sẽ trả về một ô trống.
• IF(ISBLANK(…), “Không có sản phẩm nào cần bổ sung”, QUERY(…)): Nếu kết quả trống, hiển thị thông báo. Ngược lại, hiển thị kết quả của QUERY.

Hàm QUERY kết hợp với hàm SUM

Việc kết hợp hàm QUERY trong Google Sheets với các hàm tổng hợp như SUM cho phép bạn tạo ra các báo cáo tổng hợp nhanh chóng và hiệu quả. SUM được sử dụng bên trong câu lệnh SELECT và thường đi kèm với GROUP BY để tổng hợp dữ liệu theo các nhóm cụ thể.

Cú pháp cụ thể:

SELECT SUM(Col_Letter) GROUP BY Col_Letter_to_group

*Ví dụ: Tính tổng doanh thu cho từng khu vực:

Công thức =QUERY(A1:D100, “SELECT D, SUM(C) GROUP BY D”, 1)

Hàm QUERY kết hợp cùng với hàm IMPORTRANGE

Việc kết hợp hàm QUERY với hàm IMPORTRANGE cho phép bạn truy vấn và xử lý dữ liệu từ một bảng tính Google Sheets khác. Đây là giải pháp hoàn hảo khi bạn cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn độc lập hoặc khi bạn muốn làm việc với một tập dữ liệu lớn mà không muốn sao chép toàn bộ dữ liệu vào bảng tính hiện tại.

Cú pháp: 

=QUERY(IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”, “sheet_name!range”), “query_string”, [headers])

Trong đó:

• IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”, “sheet_name!range”): Đây là hàm để nhập dữ liệu từ một bảng tính khác.
• “spreadsheet_url”: Là URL đầy đủ của bảng tính Google Sheets mà bạn muốn lấy dữ liệu, hoặc ID của bảng tính đó. (VD: https://docs.google.com/spreadsheets/d/123abcXYZ/edit#gid=0 hoặc chỉ 123abcXYZ). Luôn đặt trong dấu ngoặc kép.
• “sheet_name!range”: Là tên sheet và phạm vi dữ liệu bạn muốn nhập từ bảng tính đó (VD: “Sheet1!A1:D100”). Luôn đặt trong dấu ngoặc kép.
• “query_string”: Là chuỗi truy vấn của hàm QUERY (VD: “SELECT Col1, Col2 WHERE Col3 > 100”).
• [headers]: Số lượng hàng tiêu đề.

*Ví dụ: Bạn có một bảng tính “Dữ liệu bán hàng ” với URL là https://docs.google.com/spreadsheets/ và bạn muốn lấy dữ liệu từ Sheet 1 của bảng tính đó, sau đó lọc ra các giao dịch có “Doanh thu” (cột C trong bảng gốc, tương ứng với Col3 trong QUERY) lớn hơn 1.000.000.

Công thức = =QUERY(IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/123abcXYZ/edit”, “Sheet1!A1:D100”), “SELECT Col1, Col2, Col3, Col4 WHERE Col3 > 10000000”, 1)

Hàm QUERY kết hợp cùng với hàm VLOOKUP

Mặc dù hàm VLOOKUP và hàm QUERY trong Google Sheets đều có khả năng tra cứu dữ liệu, cách chúng hoạt động lại khác nhau. VLOOKUP tìm kiếm một giá trị duy nhất trong cột đầu tiên và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác. Trong khi đó, QUERY có thể thực hiện tra cứu phức tạp hơn, lọc theo nhiều điều kiện, và trả về nhiều hàng hoặc nhiều cột cùng lúc. Đôi khi, bạn có thể sử dụng kết quả của một QUERY làm dữ liệu nguồn cho một VLOOKUP, hoặc ngược lại.

*Ví dụ: Lấy ra đúng tên khu vực của các sản phẩm đã có ngày sẵn trong bảng.

Công thức =VLOOKUP(H2;QUERY(A1:D7;”SELECT *”);4;FALSE)

Câu lệnh khác của hàm QUERY được hỗ trợ

Bên cạnh SELECT và WHERE, hàm QUERY trong Google Sheets còn hỗ trợ nhiều câu lệnh mạnh mẽ khác để bạn tinh chỉnh và biến đổi dữ liệu theo ý muốn. Việc nắm vững các câu lệnh này sẽ giúp bạn tạo ra các báo cáo phức tạp và tùy biến cao.

Dưới đây là một số câu lệnh phổ biến trong hàm QUERY:

Câu lệnh Offset

Câu lệnh OFFSET cho phép bạn bỏ qua một số hàng nhất định từ đầu tập hợp kết quả của truy vấn. Nó thường được sử dụng cùng với LIMIT để phân trang dữ liệu hoặc để lấy một tập hợp con dữ liệu cụ thể từ một vị trí bắt đầu nhất định.

Cú pháp:

OFFSET N

• Trong đó: N là số hàng bạn muốn bỏ qua.

*Ví dụ: Bạn có một danh sách sản phẩm dài và muốn lấy các sản phẩm tiếp theo sau 5 sản phẩm đầu tiên.

Công thức =QUERY(A1:D7;”SELECT * OFFSET 5″)

Câu lệnh Contains

Câu lệnh CONTAINS được sử dụng trong mệnh đề WHERE để tìm kiếm các ô có chứa một chuỗi văn bản cụ thể. Nó là một cách linh hoạt để lọc dữ liệu khi bạn không cần khớp chính xác toàn bộ ô.

Cú pháp

WHERE column_id CONTAINS ‘text_string’

*Ví dụ: Bạn có danh sách và muốn tìm tất cả các sản phẩm có tên chứa “laptop”.

Công thức  =QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE B CONTAINS ‘Laptop'”; 1)

Câu lệnh Like

Câu lệnh LIKE cũng được sử dụng trong mệnh đề WHERE để tìm kiếm các mẫu trong chuỗi văn bản, nhưng nó mạnh mẽ hơn CONTAINS vì nó hỗ trợ các ký tự đại diện (wildcards).

Cú pháp: 

WHERE column_id LIKE ‘pattern’

Các ký tự đại diện:

• %: Đại diện cho bất kỳ chuỗi ký tự nào (có thể là chuỗi rỗng).
• _: Đại diện cho một ký tự đơn bất kỳ.

*Ví dụ: Tìm các tên sản phẩm bắt đầu bằng “Laptop”:

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT * WHERE B LIKE ‘Laptop%'”; 1)

Câu lệnh Order by

Câu lệnh ORDER BY cho phép bạn sắp xếp kết quả truy vấn theo một hoặc nhiều cột, theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Cú pháp:

 ORDER BY column_id [ASC|DESC]

Trong đó:

• ASC: Tăng dần (mặc định nếu không chỉ định).
• DESC: Giảm dần.

*Ví dụ: Sắp xếp sản phẩm theo doanh thu tăng dần

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT * ORDER BY B ASC”; 1)

Câu lệnh Group by

Câu lệnh Group by được sử dụng để nhóm các hàng có cùng giá trị trong một hoặc nhiều cột thành một nhóm duy nhất. Khi kết hợp với các hàm tổng hợp như SUM, AVG, COUNT, MAX, MIN cho phép thực hiện các phép tính trên từng nhóm dữ liệu.

Cú pháp 

GROUP BY column_id_1, column_id_2, …

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh thu theo khu vực và sản phẩm

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT D, B, SUM(C) GROUP BY D, B”; 1)

Câu lệnh Limit

Câu lệnh Limit được sử dụng để giới hạn số lượng hàng mà truy vấn trả về. Thông thường sẽ hữu ích khi bạn xử lý một tệp dữ liệu lớn. 

Cú pháp

LIMIT N

Trong đó N là số lượng hàng tối đa bạn muốn truy vấn trả về.

*Ví dụ: Lấy 3 sản phẩm có doanh thu cao nhất

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT B, SUM(C) GROUP BY B ORDER BY SUM(C) DESC LIMIT 3”; 1)

Câu lệnh Label

Câu lệnh Label  cho phép bạn đổi tên các tiêu đề cột trong kết quả truy vấn. Khi bạn báo cáo cho một bảng tính sẽ trở nên dễ đọc và chuyên nghiệp hơn. 

Cú pháp 

LABEL column_id ‘New Label’, function(column_id) ‘New Function Label’

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh thu theo khu vực và đặt lại tên cột tổng doanh thu thành Tổng doanh thu (VND).

Công thức =QUERY(A1:D7; “SELECT D, SUM(C) GROUP BY D LABEL SUM(C) ‘Tổng Doanh Thu (VNĐ)'”; 1)

Lỗi thường gặp phải khi sử dụng hàm QUERY

Mặc dù hàm QUERY trong Google Sheets khá dễ sử dụng, nhưng khá nhiều người khi thực hiện gặp lỗi. Dưới đây là một số lỗi cơ bản thường gặp khi sử dụng hàm QUERY.

Lỗi #ERROR

Lỗi #ERROR thường xuất hiện khi có vấn đề về cú pháp trong chuỗi truy vấn hoặc khi có sự không tương thích về kiểu dữ liệu. Cụ thể về lỗi này, bạn có thể nhận biết như sau:

• Sai cú pháp chuỗi truy vấn:

• Thiếu dấu ngoặc kép cho toàn bộ chuỗi truy vấn.
• Thiếu dấu ngoặc đơn (‘ ‘) cho các giá trị văn bản trong mệnh đề WHERE (ví dụ: WHERE B = Miền Bắc thay vì WHERE B = ‘Miền Bắc’).
• Sai tên câu lệnh (ví dụ: SELLECT thay vì SELECT).

• Tham chiếu cột sai khi dùng IMPORTRANGE:

Khi sử dụng IMPORTRANGE, bạn phải dùng Col1, Col2, Col3,… thay vì A, B, C,…. Nếu bạn vẫn dùng A, B, C trong truy vấn sau IMPORTRANGE, bạn sẽ gặp lỗi.

• Kiểu dữ liệu không khớp:

So sánh một cột số với một chuỗi văn bản, hoặc ngược lại, mà không chuyển đổi kiểu dữ liệu phù hợp (ví dụ: WHERE C = ‘500’ trong khi cột C là số).

Cách để khắc phục của lỗi này có thể thực hiện như sau:

• Kiểm tra cú pháp câu lệnh có chính xác hay chưa
• Sử dụng trình gỡ lỗi truy vấn
• Xác định kiểu dữ liệu thuộc trường dữ liệu của các cột.

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE thường xảy ra khi hàm nhận được một đối số có kiểu dữ liệu không hợp lệ hoặc khi một phép toán được thực hiện trên một giá trị không phải là số. Cách nhận biết lỗi là:

• Đối số headers phải là một số nguyên (0, 1, 2…). Nếu bạn nhập văn bản hoặc một giá trị không phải số, bạn sẽ gặp lỗi.
• Nếu bạn cố gắng sử dụng SUM, AVG trên một cột chứa văn bản, bạn sẽ gặp lỗi.

Cách để khắc phục lỗi này được triển khai cụ thể như sau:

• Kiểm tra lại phạm vi dữ liệu
• Xác nhận đối số headers
• Kiểm tra các cột tính toán đảm bảo ử dụng trong các hàm tổng hợp (SUM, AVG, v.v.) chỉ chứa các giá trị số.

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A (Not Available) thường không phải là lỗi cú pháp mà là dấu hiệu cho thấy truy vấn không tìm thấy bất kỳ kết quả nào phù hợp với điều kiện bạn đưa ra. 

Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến lỗi này là do:

• Không có dữ liệu khớp điều kiện WHERE
• Tham chiếu đến một cột nào đó những cột không tồn tại

Cách khắc phục lỗi này, bạn có thể khắc phục cụ thể như sau:

• Kiểm tra lại điều kiện WHERE
• Kiểm tra lại phạm vi cột

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm QUERY

Để tối ưu hóa hiệu suất và tránh các lỗi không đáng có, khi sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets, bạn cần lưu ý các vấn đề quan trọng như sau:

• Thứ nhất, hiểu rõ kiểu dữ liệu. Bởi vì một cột phải chứa chủ yếu một kiểu dữ liệu duy nhất. Nếu cột chứa hỗn hợp các kiểu dữ liệu, hàm QUERY sẽ gặp khó khăn khi nhận diện dữ liệu chính và trả về kết quả không mong muốn.
• Thứ hai, sử dụng tiêu đề một cách chính xác. Đối số headers trong hàm QUERY rất quan trọng. Nếu bạn có một hàng tiêu đề, hãy đặt headers là 1. Nếu không có tiêu đề, đặt headers là 0.
• Thứ ba, cẩn thận với dấu nháy đơn và kép. Toàn bộ chuỗi truy vấn phải nằm trong dấu ngoặc kép (“). Các giá trị văn bản trong mệnh đề WHERE (Ví dụ ‘Miền Bắc’) nằm trong dấu nháy đơn (‘).
• Thứ tư, các câu lệnh trong truy vấn. Các câu lệnh trong chuỗi truy vấn phải tuân thủ một thứ tự nhất định SELECT … WHERE … GROUP BY … PIVOT … ORDER BY … LIMIT … OFFSET … LABEL … FORMAT … OPTIONS … Nếu bạn đặt sai thứ tự, hàm sẽ trả về lỗi #ERROR.
• Thứ năm, hiểu rõ về cách tham chiếu cột. Khi truy vấn trực tiếp một dải ô (ví dụ A1:D7), bạn sử dụng chữ cái cột (A,B,C,…). Khi truy vấn kết quả của một hàm khác như MPORTRANGE hoặc một mảng tạo bởi dấu ngoặc nhọn ({}), bạn phải sử dụng Col1, Col2, Col3,… để tham chiếu đến các cột (ví dụ Col1 là cột đầu tiên của dải ô bạn đang truy vấn)
• Thứ sáu, sử dụng các ký tự đặc biệt. Khi tìm kiếm các ký tự đặc biệt trong chuỗi ( ví dụ %, _, \) bạn cần phải có escape bằng cách thêm một dấu gạch chéo ngược (\) phía trước.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

1 – Hàm QUERY có thay thế được VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF không?

Có. Trong nhiều trường hợp, hàm QUERY trong Google Sheets có thể thay thế và vượt trội hơn các hàm như VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF, FILTER, SORT và UNIQUE. QUERY linh hoạt hơn vì nó cho phép bạn kết hợp nhiều điều kiện, tổng hợp theo nhóm, sắp xếp và chỉ định các cột mong muốn chỉ trong một công thức duy nhất.

2 – Hàm QUERY có phân biệt chữ hoa chữ thường không?

Thông thường, các toán từ so sánh như =, <, >, CONTAINS trong hàm QUERY không phân biệt chữ hoa chữ thường đối với các chuỗi văn bản. Ví dụ, WHERE B = ‘laptop’ sẽ khớp với “Laptop”, “laptop”, “LAPTOP”.

3 – Tôi có thể sử dụng hàm QUERY để tạo PIVOT TABLE không?

Có, hàm QUERY có một câu lệnh PIVOT mạnh mẽ cho phép bạn tạo ra các bảng xoay (Pivot Table) tương tự như tính năng Pivot Table truyền thống.

>>> Xem thêm: Cách dùng hàm filter trong google sheet

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đây chúng tôi đã mang tới cho các bạn những thông tin chi tiết về hàm QUERY trong Google Sheets đầy đủ nhất. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến vấn đề này, người dùng đừng ngần ngại liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ trực tiếp từ các chuyên gia nhé.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777