Hướng dẫn từ A- Z cách định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là một tính năng giúp tự động thay đổi màu sắc hoặc các kiểu hiển thị của ô tính dựa trên giá trị và những điều kiện đặt trước. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng tính năng thú vị này thì đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây. GCS Việt Nam sẽ hỗ trợ và hướng dẫn các bạn cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao đầy đủ và chi tiết nhất. 

Định dạng có điều kiện trong Google Sheets là gì?

Định dạng có điều kiện trong Google (Conditional Formatting) là tính năng cho phép người dùng tự động thay đổi màu sắc, kiểu chữ hoặc đường viền của ô dựa trên giá trị bên trong hoặc điều kiện được xác định trước. Thay vì trước đây, người dùng phải thao tác thủ công. 

*Ví dụ, khi bạn có một danh sách điểm số và muốn các ô chứa điểm dưới 5 tô đỏ – thay vì phải dò từng ô thì việc áp dụng định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn làm điều đó. 

Tính năng định dạng có điều kiện trong Google Sheets khá hữu ích cho bạn khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn. Bởi vì mục đích chính của việc sử dụng Conditional Formatting trong Google Sheet mà nhiều người hướng tới, đó là:

• Làm nổi bật ô có giá trị vượt quá hoặc thấp hơn một ngưỡng nhất định, ví dụ điểm dưới trung bình hoặc doanh thu cao.
• Phân tích trạng thái công việc, ví dụ đã hoàn thành, đang xử lý hay chưa bắt đầu bằng màu sắc khác nhau. 
• Phát hiện lỗi nhập dữ liệu, ví dụ ô để trống hay ô trùng lặp.
• Hiển thị trực quan các xu hướng tăng hoặc giảm trong các biểu đồ.

Sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets sẽ mang lại lợi ích gì?

Việc sử dụng conditional formatting trong Google Sheets sẽ giúp bạn nâng cao khả năng xử lý dữ liệu chuyên nghiệp hơn. Đồng thời, khi biết sử dụng đúng cách về tính năng này, người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực hơn như là:

Giúp tự động hóa việc kiểm tra và lọc dữ liệu

Khi kết hợp cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets thêm với các công thức tùy chỉnh, người dùng có thể tự động phát hiện ra được:

• Ô trống hoặc dữ liệu bị thiếu
• Các ô trùng lặp
• Các lỗi logic trong bảng tính.

Tăng tốc độ xử lý dữ liệu

Thay vì phải tìm kiếm thủ công trong một loạt dòng dữ liệu, việc sử dụng format cell trong Google Sheets bằng định dạng có điều kiện sẽ giúp người dùng dễ dàng xác định được những điểm cần chú ý. Ví dụ, bạn sẽ có một bảng theo dõi tiến độ dự án sẽ dễ dàng quản lý hơn nếu các nhiệm vụ ấy đã được tô màu. 

Nổi bật dữ liệu quan trọng trong bảng tính

Tính năng định dạng màu có điều kiện trong Google Sheets cho phép người dùng thiết lập quy tắc màu sắc tự động cho ô dữ liệu. Nhờ đó, các giá trị quan trọng trong bảng tính dễ dàng được nhận biết ngay lập tức mà không cần tạo thủ công trong từng ô.

Nâng cao sự chuyên nghiệp và tính thẩm mỹ

Một bảng tính được thiết lập định dạng có điều kiện hợp lý không chỉ giúp dễ nhìn mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp. Đặc biệt là những loại bảng tính báo cáo dữ liệu chia sẻ cho cấp trên, đối tác hoặc khách hàng. 

Hướng dẫn sử dụng Conditional Formatting trong Google Sheet cơ bản

Dưới đây là cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets đúng cách. Các bạn có thể tham khảo để sử dụng tính năng Conditional Formatting được hiệu quả hơn:

Định dạng màu có điều kiện trong Google Sheets 

Định dạng màu có điều kiện trong Google Sheets là cách đơn giản và trực quan nhất để áp dụng quy tắc định dạng cho dữ liệu. Khi bạn thực hiện tính năng này trên điều kiện nhất định, vùng dữ liệu có thể được tô màu, đổi màu chữ, làm nổi bật giá trị trong bảng tính một cách tự động. 

Các bước để thực hiện định dạng có điều kiện trong Google Sheets bằng cách sử dụng màu sắc được áp dụng như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần mở file bảng tính và chọn vào ô muốn định dạng.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào danh mục Định dạng trên thanh công cụ >> chọn Định dạng có điều kiện.

– Bước 3: Lúc này, phần cửa sổ bên phải màn hình sẽ hiển thị Quy tắc định dạng có điều kiện. 

– Bước 4: Tiếp tục, bạn thực hiện thiết lập các điều kiện cho quy tắc Conditional Formatting bằng hai cách sau:

+ Đơn sắc: Trong phần Định dạng ô nếu… hãy lựa chọn một số những điều kiện mà bạn muốn định dạng màu. Sau đó trong mục Kiểu định dạng, chọn cách hiển thị của ô khi ra kết quả sao cho đáp ứng điều kiện. Nếu muốn tạo kiểu định dạng riêng, bạn hãy nhấp vào Thêm quy tắc khác để tùy chỉnh. 

+ Thang màu: Ở phần này, bạn thực hiện thiết lập giá trị nhỏ nhất, lớn nhất và giá trị trung bình. Ngược lại nếu bạn không thiết lập, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh dựa vào vùng dữ liệu trong bảng mà bạn muốn thiết lập. Nếu muốn thêm kiểu định dạng riêng, bạn có thể Thêm quy tắc khác trong phần tùy chỉnh.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thực hiện chọn vào Xong để hoàn tất quá trình định dạng màu có điều kiện trong Google Sheets. 

Sử dụng công thức tùy chỉnh với định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Khi điều kiện mặc định không đủ linh hoạt, công thức tùy chỉnh trong Google Sheets chính là giải pháp mạnh mẽ để mở rộng khả năng định dạng. Hơn nữa, việc sử dụng công thức tùy chỉnh có thể áp dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets cho một hay nhiều ô dựa trên các nội dung cụ thể của ô khác. 

Cách sử dụng công thức tùy chỉnh trong Google Sheets cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn hãy mở file bảng tính trong Google Sheets, chọn vào ô muốn định dạng có điều kiện.

– Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào danh mục Định dạng trên thanh công cụ >> chọn Định dạng có điều kiện.

– Bước 3: Lúc này, phần cửa sổ bên phải màn hình sẽ hiển thị Quy tắc định dạng có điều kiện. 

– Bước 4: Tiếp tục, tại mục Quy tắc định dạng sẽ có phần Định dạng ô nếu… Sau đó, bạn chọn vào Công thức tùy chỉnh là.

– Bước 5: Tại phần Giá trị và công thức hãy thêm công thức và quy tắc. Tuy nhiên, bạn phải lưu ý rằng công thức chỉ có thể tham chiếu cùng một trang tính, ký hiệu chuẩn sẽ là (=’sheetname’! Cell). Ví dụ cụ thể cho công thức như sau:

+ Ví dụ 1: Muốn đánh dấu khi có nhiều lần xuất hiện cùng một giá trị trong dữ liệu. Dải ô mà bạn định dạng từ ô B1 đến B100. Công thức là =COUNTIF($B$1:$B$100;B2)>1

+ Ví dụ 2: Muốn định dạng toàn bộ hàng dựa vào giá trị của một trong những ô trong hàng đó. Dải ô mà bạn định dạng từ A:E. Công thức =$D1=”Đã bán“, nếu bạn muốn đánh dấu màu xanh cho toàn bộ hàng khi giá trị trong cột D là Đã bán. 

– Bước 6: Tại phần Kiểu định dạng, bạn chọn cách hiển thị của ô khi ra kết quả sao cho đáp ứng điều kiện. Còn nếu như muốn tạo kiểu định dạng riêng, bạn hãy nhấp vào Thêm quy tắc khác để tùy chỉnh. 

– Bước 7: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn vào Xong và hoàn tất quá trình định dạng có điều kiện. 

Hướng dẫn cách xóa định dạng có điều kiện trong Google Sheets

Bạn còn có thể xóa bỏ hoặc điều chỉnh các quy tắc định dạng có điều kiện để thiết lập trong Google Sheets. Cách thức để xóa định dạng có điều kiện trong Google Sheets cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào phạm vi dữ liệu đã áp dụng định dạng có điều kiện trước đó. 

– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện chọn vào phần Định dạng trên thanh công cụ >> chọn Định dạng có điều kiện.

– Bước 3: Lúc này, phần cửa sổ bên phải màn hình sẽ hiển thị Quy tắc định dạng có điều kiện. 

– Bước 4: Khi giao diện hiển thị thấy danh sách các quy tắc đang áp dụng cho vùng dữ liệu, bạn nhấn chọn vào Thùng rác bên cạnh từng quy tắc để xóa.

– Bước 5: Sau khi xóa hết các quy tắc, bảng tính sẽ đóng bảng định dạng có điều kiện và hoàn tất. 

Mẹo và thủ thuật nâng cao khi Format Cell trong Google Sheets

Format cell trong Google Sheets không chỉ dừng lại ở việc đổi màu, căn lề hay kẻ viền ô. Khi kết hợp với định dạng có điều kiện trong Google Sheets, người dùng có thể tạo ra bảng tính thông minh, nổi bật và dễ theo dõi hơn rất nhiều. Dưới đây là những mẹo và thủ thuật nâng cao giúp bạn khai thác tối đa tính năng Conditional Formatting cùng khả năng tùy chỉnh định dạng một cách linh hoạt.

Sử dụng các ký tự đại diện với những định dạng có điều kiện

Bạn có thể sử dụng các ký tự đại diện để khớp với nhiều biểu thức khi định dạng có điều kiện bằng công thức. Ký tự đại diện sẽ là các trường hợp Nội dung có chứa hoặc Nội dung không chứa ở trong phần định dạng có điều kiện. 

• Để khớp với bất kỳ ký tự đơn nào, bạn hãy sử dụng dấu chấm hỏi (?). Ví dụ: một quy tắc văn bản chứa “1?3” sẽ định dạng ô có chứa “123” nhưng không chứa “13” hoặc “1223”.
• Sử dụng dấu hoa thị (*) để khớp không ký tự trở lên. Ví dụ: : quy tắc nội dung chứa “1*3” sẽ định dạng ô có chứa “123”, “13” và “1223” nhưng không chứa “12” hoặc “31”.
• Để khớp được dấu hỏi chấm hoặc dấu hoa thị, hãy sử dụng ký tự (~). Ví dụ: quy tắc văn bản chứa “1~?3” sẽ định dạng các ô chứa “1?3” nhưng không chứa “123” hoặc “1~?3”.

Tối ưu hóa hiệu suất khi có nhiều quy tắc

Khi bạn có nhiều quy tắc định dạng có điều kiện trên một bảng tính lớn, hiệu suất có thể bị ảnh hưởng. Chình vì vậy, bạn cần phải lưu ý như sau:

• Thay vì áp dụng quy tắc cho toàn bộ cột ( ví dụ từ A:A), chỉ giới hạn dải ô từ (A1:A100), đối với bảng tính có dữ liệu lớn.
• Tránh sử dụng các hàm thay đổi giá trị khi bảng tính được tính toán, ví dụ như hàm Now().
• Xóa bỏ những quy tắc định dạng có điều kiện mà không còn sử dụng để bảng tính được dễ nhìn, cũng như cải thiện hiệu suất tổng thể chung.

Lời kết

Trong bài viết này, chúng ta đã cùng nhau khám phá về cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao rất cụ thể và chi tiết. Và nếu còn bất cứ câu hỏi gì liên quan đến vấn đề này, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để đội ngũ chuyên gia hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc chi tiết nhất. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777