Hướng dẫn cách khóa Sheet trong Google Sheets cụ thể cho Newbie

Cùng GCS Việt Nam khám phá hướng dẫn chi tiết cách khóa Sheet trong Google Sheets để bảo vệ dữ liệu hiệu quả. Đồng thời nắm rõ các hiểu biết về cách bảo vệ trang tính, giới hạn quyền chỉnh sửa và tùy chọn nâng cao khác về quyền truy cập trong Google Sheets ngay trong bài viết dưới đây. 

Khóa sheet trong Google Trang tính mang đến lợi ích gì?

Khóa Sheet trong Google Sheets là một tính năng cực kỳ quan trọng khi bạn cần bảo vệ dữ liệu, quản lý quyền chỉnh sửa hoặc đảm bảo tính toàn vẹn thông tin trong môi trường làm việc nhóm. Ngoài ra, với các ứng dụng khác nhau, tính năng khóa Sheet trong Google Sheets còn mang tới nhiều lợi ích đặc biệt khác. Dưới đây là một số điểm nổi bật về lợi ích mà tính năng khóa trang tính mang tới cho người dùng như là:

• Bảo vệ dữ liệu gốc

Khi chia sẻ Google Sheets với nhiều người, việc chỉnh sửa nhầm hoặc cố ý xóa nội dung là điều rất dễ xảy ra. Bằng cách khóa Sheet trong Google Sheets, bạn có thể ngăn chặn các hành vi này. Từ đó, bạn sẽ đảm bảo được dữ liệu gốc luôn được giữ nguyên và an toàn.

• Giữ nguyên công thức bảng tính

Hầu như các bảng tính sẽ chứa nhiều công thức tính toán phức tạp. Việc vô tình chỉnh sửa, thay đổi công thức có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu. Việc khóa Sheet trong GG Sheets sẽ giúp bạn cố định các công thức và định dạng sẵn có. Đặc biệt là phần công thức sẽ không bị xáo trộn bởi các thành viên khác khi cùng cộng tác trong dữ liệu Google Sheets.

• Tránh lỗi phát sinh 

Không phải ai cũng có kinh nghiệm làm việc chuyên sâu với công cụ Google Sheets. Đôi khi, bạn vô tình thao tác vô ý như xóa cột, hàng, nhập sai dữ liệu hay nhiều vấn đề khác nhảy cảm sẽ có thể gây ra những hậu quả lớn. Vì thế, cách khóa Sheet trong Google Sheets sẽ là phương án tốt nhất để bạn loại bỏ những nguy cơ này. Đồng thời, bạn có thể giảm thiểu thời gian phải khắc phục lỗi dữ liệu, cũng như tăng cường độ tin cậy của dữ liệu trong bảng tính Google Sheets.

• Tăng khả năng kiểm soát và phân quyền

Trong các dự án nhóm hoặc doanh nghiệp, các dữ liệu trong tài liệu chung cần được phân quyền truy cập. Do đó, việc thực hiện cách khóa Sheet trong Google Sheets sẽ giúp bạn dễ dàng thiết lập các cấp độ quyền hạn khác nhau. Với từng quyền hạn khác nhau, mỗi cá nhân có thể thực hiện các tác vụ theo đúng yêu cầu. Hơn nữa, các nhà quản lý sẽ dễ dàng ngăn chặn việc truy cập hay chỉnh sửa trái phép của các đối tượng khác. 

• Tăng tính bảo mật an toàn khi chia sẻ dữ liệu

Trong các tình huống làm việc với dữ liệu tài chính, hồ sơ nhân sự, bảng tính theo dõi dự án,…. cách khóa Sheet trong Google Sheets sẽ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi vì nó sẽ trở thành một lớp bảo vệ, giúp hạn chế tối đa nguy cơ rò rỉ hoặc khai thác trái phép dữ liệu từ đối tượng bên ngoài. 

Tóm lại, việc khóa Sheet trong Google Trang tính là một bước đi thông minh. Bởi nó không chỉ bảo vệ tài sản dữ liệu của bạn mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc cộng tác làm việc nhóm.

Các trường hợp cần khóa Sheet trong GG Sheets

Dưới đây là một số tình huống cụ thể bạn nên cân nhắc khi sử dụng tính năng bảo vệ trang tính, khóa Sheet trong Google Sheets để đảm bảo hiệu quả công việc và độ an toàn của dữ liệu.

• Khi làm việc nhóm có nhiều người chỉnh sửa cùng lúc

Trong các nhóm làm việc chung một file dữ liệu Google Sheets, mỗi thành viên thường đảm nhiệm một phần công việc khác nhau. Nếu không phân quyền chỉnh sửa hợp lý, việc vô tình ghi đè dữ liệu hoặc xóa nhầm công thức dẫn đến sai lệch đi toàn bộ bảng tính. Do đó, cách khóa Sheet trong Google Sheets cho từng vùng cụ thể hoặc cả Sheets giúp bạn kiểm soát tốt hơn quyền truy cập, tránh các lỗi không mong muốn.

• Khi bảng tính chứa công thức hoặc định dạng quan trọng

Những công thức tính toán, định dạng điều kiện, biểu đồ trong bảng tính Google Sheets thường rất quan trọng. Khi người dùng không có kiến thức kỹ thuật thay đổi các bảng biểu này rất dễ bị hỏng. Vì vậy, việc khóa Sheets trong GG Sheets là cách tối ưu và đảm bảo các thành phần luôn được giữ nguyên, không bị sửa đổi ngoài ý muốn.

• Khi chia sẻ Google Sheet với khách hàng hoặc đối tác

Khi bạn gửi tài liệu Google Trang tính cho đối tác, khách hàng,… họ chỉ muốn xem dữ liệu của một vài ô nhất định chứ ít khi là toàn bộ file. Lúc này, bạn có thể áp dụng cách khóa Sheet trong Google Sheets để giới hạn khu vực chỉnh sửa.  

• Khi làm báo cáo tài chính, theo dõi chi tiêu, nhân sự

Trong các Sheet theo dõi nhạy cảm như bảng lương, kế hoạch tài chính, KPI nhân viên,… yếu tố bảo mật rất quan trọng. Nếu bạn không khóa Sheet trong Google Trang tính, các dữ liệu quan trọng này rất dễ bị sửa đổi hoặc rò rỉ. 

Hướng dẫn cách khóa Sheet trong Google Sheets cụ thể

Vậy cách khóa Sheets trong Google Sheets như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước về cách khóa Sheet trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao, bạn có thể tham khảo ngay:

Khóa 1 hoặc nhiều ô trong trong cùng 1 Sheet

Việc khóa một hoặc nhiều ô cụ thể là giải pháp lý tưởng khi bạn chỉ muốn bảo vệ một phần nhỏ dữ liệu mà không ảnh hưởng đến các vùng khác trong cùng một Sheet. Hiểu đơn giản là bạn chỉ áp dụng khóa 1 ô chứa công thức quan trọng.

Cách thức thực hiện khóa 1 hoặc nhiều ô trong cùng 1 Sheet cụ thể theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở Trang tính trong Google Sheets, sau đó bôi đen vùng ô muốn khóa.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn ấn vào danh mục Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn nhấp vào phần Mô tả >> thực hiện Đặt quyền.

– Bước 4: Tại đây, bạn tích vào Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này >> chọn Tùy chỉnh >> chọn Đã xong.

Khóa toàn bộ trang tính 

Trong nhiều trường hợp, bạn cần khóa toàn bộ trang tính để ngăn chặn mọi thay đổi trên Sheet đó. Đặc biệt là các loại Sheet chứa báo cáo cuối cùng, dữ liệu và cấu trúc công thức phức tạp không được phép chỉnh sửa. Với việc khóa toàn bộ trang tính thì người xem chỉ nhìn thấy được nội dung mà không thể chỉnh sửa bất kỳ ô tính nào.

Các bước triển khai cách khóa Sheet trong Google Sheets cụ thể và chi tiết như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở trang tính Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn vào phần thanh công cụ trên cùng chọn Dữ liệu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn ấn vào Trang tính >> chọn vào Đặt quyền.

– Bước 4: Ở đây, bạn tích chọn vào phần Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này >> chọn tiếp Tùy chỉnh >> chọn Đã xong. 

Các tùy chọn nâng cao khi khóa bảo vệ trang tính trong Google Sheets

Ngoài việc thực hiện các cách khóa Sheet trong Google Sheets cơ bản, bạn có thể khám phá thêm các tùy chọn nâng cao để tối ưu việc bảo vệ trang tính. Đồng thời, bạn vừa có được những trải nghiệm nâng cao và kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn 

Dưới đây là một số tính năng nâng cao khi thực hiện khóa bảo vệ trang tính trong Google Sheets mà bạn có thể tham khảo.

Đặt cảnh báo cho người dùng khi muốn sửa đổi nội dung

Bạn không muốn khóa hoàn toàn một dải ô hoặc một Sheet nhưng lại muốn nhắc nhở người dùng trước việc thay đổi dữ liệu. Lúc này bạn có thể đặt cảnh báo cho đối tượng người dùng khi muốn thực hiện thao tác chỉnh sửa nội dung theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào bảng tính trong Google Sheets và bôi đen vào dải ô cần hiển thị phần cảnh báo.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn vào phần danh mục trên thanh công cụ chọn Dữ liệu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn thực hiện nhấp vào mô tả >> chọn vào phần Đặt quyền.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần tích vào mục Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này > click chọn Xong và hoàn tất. 

Thêm các ô ngoại trừ khi đã thực hiện khóa toàn trang tính

Một trong những lợi ích khá hữu ích và nổi bật của tính năng bảo vệ trang tính trong Google Sheets đó là khả năng khóa toàn bộ Sheet nhưng vẫn có một số ô hoặc dải ô nhất định được phép chỉnh sửa. Điều này khá hữu ích khi bạn thực hiện thiết kế các biểu mẫu nhập liệu hay template cần điền thông tin vào các ô trống cụ thể mà không muốn ảnh hưởng đến công thức trong Sheet. 

Để thực hiện thao tác thêm các ô ngoại trừ khi khóa toàn bộ trang tính trong Google Sheets, bạn thực hiện các bước như sau:

 –  Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở trang tính trong phần mềm Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào phần thanh công cụ ấn mục Dữ liệu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Lúc này, phần giao diện mới xuất hiện và bạn ấn vào Trang tính để tích vào Ngoại trừ một số ô nhất định >> chọn tiếp mục dải ô muốn loại trừ, hoặc Thêm phạm vi khác >> chọn Đặt quyền.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện tích vào mục Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này > > chọn vào Tùy chỉnh theo ý muốn >> hoàn tất Đã xong.

Xóa bỏ khóa 1 ô, nhiều ô hoặc cả trang tính

Bạn muốn loại bỏ các quy tắc bảo vệ đã thiết lập trong trang tính  và cho phép chỉnh sửa toàn bộ hoặc một phần bảng tính. Bạn hãy thực hiện thao tác xóa bỏ khóa  theo các bước đơn giản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn vào trang tính trong Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện chọn vào phần Dữ liệu trong thanh công cụ >> chọn tiếp Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Trong mục Trang tính, bạn thực hiện nhấp vào mở khóa.

– Bước 4: Lúc này, biểu tượng Thùng rác xuất hiện và bạn nhấn vào chọn.

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chọn Xóa để hoàn tất thao tác.

Giới hạn quyền chỉnh sửa cho người dùng cụ thể

Tính năng giới hạn quyền chỉnh sửa cho người dùng cụ thể khi thực hiện khóa chỉnh sửa Google Sheets rất hữu ích. Bạn chỉ định được chính xác những người dùng nào được phép chỉnh sửa trong các dự án nhóm hoặc tổ chức. Điều này hoàn toàn giúp bạn đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm được bảo vệ và người có trách nhiệm mới có thể thay đổi được dữ liệu.

Cách thức để giới hạn quyền  chỉnh sửa người như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào trang tính trong Google Sheets.

– Bước 2: Bạn thực hiện chọn vào thanh công cụ Dữ liệu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn chọn khóa Dải ô hoặc Trang tính >> chọn Đặt quyền.

– Bước 4: Tiếp theo, bạn chọn vào phần Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này >> chọn vào Tùy chỉnh theo ý muốn.

– Bước 5: Tại bước này, bạn thực hiện nhập tên hoặc địa chỉ email của người muốn giao quyền chỉnh sửa tại mục Thêm người chỉnh sửa >> cuối cùng chọn Xong và hoàn tất. 

Lưu ý quan trọng khi thực hiện cách khóa Sheet trong Google Sheets

Việc khóa Sheet trong Google Sheets là một công cụ hữu ích. Nhưng để sử dụng nó hiểu quả và tránh được những rắc rối không mong muốn, bạn cần phải lưu ý một số các vấn đề quan trọng sau đây:

• Hiểu rõ sự khác biệt giữa khóa Sheet và khóa file

Khóa Sheet chỉ bảo vệ các ô hoặc toàn bộ một trang tính trong một file Google cụ thể. Người dùng vẫn có thể truy cập vào file, xem các Sheet khác không bị xóa, cũng như tạo bản sao của file đó được. 

Còn giới hạn quyền truy cập file là cách kiểm soát không ai có thể mở được file ngay từ đầu. Nếu bạn đặt quyền chỉ xem file thì dù có khóa Sheet hay không, người khác cũng sẽ không chỉnh sửa được. 

• Cân nhắc kỹ lưỡng việc trao quyền truy cập mà không gây cản trở công việc

Trước khi tiến hành khóa chỉnh sửa Google Sheets, hãy kiểm tra kỹ danh sách người dùng có quyền truy cập vào file. Hãy phân quyền theo từng người cụ thể, chỉ cấp quyền cho người tin tưởng để đảm bảo không gây cản trở bất kỳ công việc gì trong trang tính. 

• Luôn sao lưu dữ liệu quan trọng trước khi thực hiện các thay đổi lớn

Google Sheets cung cấp tính năng lịch sử phiên bản giúp bạn quay lại các phiên bản trước dễ dàng. Nhưng việc tạo một bản sao lưu trước khi áp dụng các quy tắc bảo vệ sẽ giúp bạn an toàn hơn trong quá trình bảo vệ tài liệu. Điều này cũng tránh được tình trạng bạn thiết lập quyền hay chuyển quyền chủ sở hữu sai đều có thể quay lại bản sao lưu đó để sử dụng. 

Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để khóa sheet trong Google Trang tính trên điện thoại?

Trong điện thoại, hiện tại Google Sheets chưa hỗ trợ đầy đủ chức năng khóa Sheet như ở máy tính.

2. Khóa Sheet có ảnh hưởng đến việc xem dữ liệu không?

Không, việc khóa Sheet chỉ ngăn người dùng không được phép chỉnh sửa nội dung. Việc làm này không ảnh hưởng đến khả năng xem hoặc đọc dữ liệu trong trang tính đó. Người dùng vẫn có thể mở sheet, cuộn qua nội dung, lọc dữ liệu hoặc sao chép nếu không bị hạn chế trong phần cài đặt chia sẻ

3. Nếu tôi khóa Sheet, người khác có thể sao chép dữ liệu không?

Có. Mặc dù bạn đã khóa chỉnh sửa Google Sheets, nhưng nếu người dùng có quyền xem file, họ vẫn có thể sao chép nội dung, tải file về máy hoặc in dữ liệu

4. Người khác có nhận thông báo khi tôi khóa hoặc gỡ khóa Sheet không?

Không. Khi bạn khóa hoặc mở khóa sheet trong Google Trang tính, hệ thống không gửi thông báo cho những người dùng khác. Vì thế, nếu bạn đang làm việc nhóm, nên chủ động thông báo để các thành viên biết được vùng nào có thể chỉnh sửa hoặc bị giới hạn.

5 – Khóa Sheet có áp dụng được khi làm việc offline không?

Không hoàn toàn. Nếu bạn làm việc ngoại tuyến (offline), Google Sheets sẽ lưu các thay đổi tạm thời. Tuy nhiên, các thiết lập bảo vệ trang tính trong Google Sheet chỉ thực sự có hiệu lực khi kết nối internet để đồng bộ với tài khoản Google và các quyền đã phân bổ.

 6 – Đã khóa Sheet nhưng người khác vẫn sửa được, tại sao?

Một số nguyên nhân có thể khiến việc khóa Sheet trong Google Sheet không có hiệu lực:

• Bạn không phải là chủ sở hữu file và bị người khác gỡ khóa.
• Bạn khóa không đúng vùng dữ liệu, hoặc chọn sai quyền người chỉnh sửa.
• Người được chia sẻ vẫn còn quyền chỉnh sửa toàn bộ trang tính thay vì bị giới hạn.

Lúc này, bạn hãy kiểm tra lại phần “Dữ liệu >> Trang tính và phạm vi được bảo vệ” để xác nhận quyền đã thiết lập chính xác hay chưa.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đây đã hướng dẫn các bạn chi tiết về cách khóa Sheet trong Google Sheets từ cơ bản đến nâng cao cụ thể. Hy vọng với nội dung này, bạn sẽ tự tin làm chủ Google Sheets trong mọi tính năng. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777