Hướng dẫn cách ẩn Sheet trong Google Sheets chỉ trong 4 Bước

Ẩn Sheet trong Google Sheets là một thao tác giúp quản lý dữ liệu hiệu quả, đồng thời tăng cường tính bảo mật trong quá trình làm việc với bảng tính. Nếu bạn là một Newbie và chưa biết cách thao tác tính năng này thì đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây. Trong bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết về cách ẩn và bỏ ẩn Sheet trong Google Trang tính cụ thể và chi tiết nhất. Hãy cùng tham khảo ngay nhé. 

Ẩn trang tính trong Google Sheets là tính năng như thế nào?

Ẩn trang tính trong Google Sheets là tính năng giúp người dùng quản lý tài liệu bảng tính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Trong một file Google Sheets có nhiều trang tính, có những Sheet không nhất thiết cần phải hiển thị. Lúc này, chức năng ẩn Sheet sẽ tối ưu tốt khả năng tinh gọn giao diện cho tài liệu Google Trang tính.

Đồng thời, tính năng ẩn Sheet trong một file còn mang lại sự linh hoạt cho người dùng. Nhất là khi bạn chia sẻ file tài liệu với nhiều người cần theo dõi và chỉnh sửa. Với tính năng này, những dữ liệu chưa cần xử lý thì bạn có thể ẩn đi mà không cần xóa. Người theo dõi trang tính cũng sẽ không bị rối mắt, thậm chí đảm bảo được sai sót xóa nhầm trong quá trình làm việc với file tài liệu. 

Tóm lại, tính năng ẩn Sheet trong Google Sheets giúp tối ưu hóa quy trình làm việc với các bảng tính rất tốt. Đặc biệt trong các bảng tính phức tạp với nhiều nhóm dữ liệu khác nhau. 

Tác dụng của việc ẩn Sheet trong Google Sheets

Tính năng ẩn Sheet trong Google Sheets mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Nó không chỉ giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Dưới đây là một số những tác dụng quan trọng nhất của tính năng này:

Quản lý dữ liệu hiệu quả

Khi làm việc với nhiều Sheet, việc hiển thị tất cả sẽ khiến bảng tính trở nên cồng kềnh. Ẩn những trang tính không cần thiết giúp bạn tập trung vào phần việc quan trọng. Đây là cách mà nhiều chuyên gia phân tích dữ liệu hoặc kế toán vẫn thường hay dùng để giữ nguyên giao diện của bảng tính để dễ theo dõi và xử lý. 

Ngoài ra, việc ẩn các Sheet tạm thời cũng là cách để giúp người dùng tránh nhầm lẫn khi người khác thao tác cùng file tài liệu đó. Khi thực hiện thao tác ẩn Sheet đi, người theo dõi chỉ cần nhìn vào những gì cần thiết còn lại trong file. Đồng thời, chủ sở hữu file tài liệu đó cũng đơn giản hóa hơn trong quá trình quản lý file dữ liệu làm việc. 

Bảo mật thông tin

Có thể một số Sheet trong file tài liệu của bạn chứa các dữ liệu nhạy cảm như thông tin lương, công thức độc quyền hay dữ liệu khách hàng. Khi thực hiện chia sẻ file tài liệu, bạn không muốn người theo dõi nắm bắt được các thông tin này thì có thể sử dụng tính năng ẩn Sheet. Với tính năng này, bạn chỉ cần thao tác ẩn đi trong file mà không cần tạo file riêng biệt.

Ngoài ra, khi kết hợp với tính năng phân quyền trong Google Sheets, bạn hoàn toàn có thể đảm bảo được những người được ủy quyền mới có thể thấy và chỉnh sửa Sheet đã bị ẩn. Tuy nhiên, các bạn nên hiểu rõ ràng, tính năng ẩn Sheet không hoàn toàn bảo mật như mã hóa. Nhưng tính năng này sẽ là một lớp bảo vệ hợp lý cho file tài liệu của bạn. 

Tăng tính chuyên nghiệp

Một bảng tính được trình bày khoa học và gọn gàng luôn tạo một ấn tượng tốt cho người theo dõi. Đặc biệt là khi file tài liệu đó của bạn cần để chia sẻ cho khách hàng, đối tác. Thay vì để họ theo dõi hàng chục Sheet tìm thông tin, bạn chỉ cần dùng tính năng ẩn trang tính để cất đi những dữ liệu không quan trọng và mở ra các hiển thị chính. 

Hơn nữa, việc ẩn trang tính còn góp phần nâng cao trải nghiệm người dùng và hỗ trợ trình bày thông tin hiệu quả. Khi nhìn vào file tài liệu trang tính khách hàng sẽ thấy được sự chuyên nghiệp không chỉ của bạn mà cả của doanh nghiệp.  

Hướng dẫn cách ẩn Sheet trong Google Sheets chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn cụ thể về cách ẩn Sheet trong Google Sheets dễ dàng thao tác nhất. Cách bạn có thể tham khảo để thực hiện đơn giản hơn.

Cách ẩn một Sheet trong Google Sheets

Để thực hiện cách ẩn một Sheet trong Google Trang tính, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chỉ cần truy cập vào Sheet trong Google Sheets muốn ẩn. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chỉ cần click chuột phải vào phần tên trang tính ở góc dưới màn hình hiển thị. 

– Bước 3: Bạn chỉ cần nhấn vào mục Ẩn trang tính (Hide Page)  

– Bước 4: Cuối cùng, trang tính đó sẽ ẩn đi ngay lập tức và hoàn tất quá trình

*Lưu ý: 

• Ngay sau thao tác, Sheet đó sẽ biến mất khỏi thanh điều hướng ở phía dưới. Tuy nhiên, Sheet này vẫn tồn tại và không bị xóa, bạn có thể bỏ ẩn bất cứ khi nào cần.
• Nếu bạn chỉ có duy nhất một Sheet trong file, Google Sheets sẽ không cho phép ẩn vì hệ thống yêu cầu tối thiểu phải có một sheet hiển thị.
• Khi bạn chia sẻ file cho người có quyền chỉnh sửa, họ vẫn có thể thấy và bỏ ẩn các sheet bị ẩn. Do đó, nếu muốn bảo mật cao hơn, bạn cần kết hợp ẩn Sheet và phân quyền truy cập cho từng người dùng cụ thể.

Cách ẩn nhiều Sheet trong Google Trang tính

Nếu bạn muốn ẩn nhiều Sheet trong Google Trang tính cùng một lúc. Hãy thao tác với các bước đơn giản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cũng cần mở trang tính có các Sheet cần ẩn.

– Bước 2: Để ẩn các Sheet trong Google Sheets, bạn thực hiện bằng thao tác sau đây:

+ Đối với các Sheet không nằm liền kề nhau: Nhấn giữ phím Ctrl + nhấp chuột vào mỗi Sheet muốn ẩn (đối với Windows). Hoặc nhấn giữ phím Command + nhấn chuột vào mỗi Sheet muốn ẩn (đối với Mac). 

+ Đối với các Sheet liền kề: Chọn Sheet đầu tiên và giữ phím Shift để chọn vào các Sheet tiếp theo.

– Bước 3: Sau khi chọn xong, bạn chỉ cần nhấp chuột phải và chọn vào mục Ẩn trang tính (Hide Page).

– Bước 4: Cuối cùng, các Sheet ẩn sẽ tự động biến mất và hoàn tất. 

Hướng dẫn cách bỏ ẩn Sheet trong Google Sheets cụ thể

Khi bạn đã thực hiện ẩn Sheet nhưng cần truy cập lại để chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin, Google Trang tính sẽ cho phép bạn bỏ ẩn rất dễ dàng. Dưới đây là 02 cách thông dụng để thực hiện bổ ẩn Sheet trong Google Sheets mà bạn có thể tham khảo:

Cách 1 – Sử dụng thanh công cụ

03 Bước để thực hiện bỏ ẩn Sheet trong Google Trang tính đơn giản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào danh mục Xem trên thanh công cụ phía trên đầu của bảng tính. 

– Bước 2: Bạn thực hiện chọn phần Trang tính ẩn danh ở trong phần danh sách.

– Bước 3: Sau đó, danh sách các trang tính đã ẩn được hiển thị >> chọn Hiện trang tính và hoàn tất thủ tục.

*Lưu ý: Bạn chỉ được thao tác bỏ ẩn từng trang tính. Do đó, nếu thực hiện bỏ ẩn toàn bộ các trang đã giấu đi trước đó thì bạn phải thao tác lặp đi lặp lại 03 bước hướng dẫn như trên. 

Cách 2 – Sử dụng danh sách trang tính

Ngoài ta, bạn có thể sử dụng danh sách trang tính để thực hiện cách bổ ẩn Sheet trong Google Sheets. Các bước bỏ ẩn theo phương pháp này cũng khác đơn giản, bạn chỉ cần thao tác 03 bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào thanh công cụ hiển thị các trang tính ở phía bên dưới giao diện 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào biểu tượng Tất cả trang tính ( tức là biểu tượng hình 3 gạch kẻ ngang)

– Bước 3: Khi danh sách các trang hiển thị, bạn chỉ cần chọn vào trang bị ẩn có màu ghi xám, nhạt hơn so với các Sheet còn lại >> chọn kích hoạt lại từng trang tính và hoàn tất. 

*Lưu ý: Tương tự như cách 1, bạn thực hiện lặp lại 03 bước trên để hiển thị lại tất cả các trang tính đã ẩn để sử dụng. 

Một số lưu ý khi ẩn Sheet trong Google Sheets

Trong quá trình thực hiện thao tác ẩn Sheets, bạn cần phải lưu ý một số điểm quan trọng sau đây để đảm bảo không xảy ra vấn đề gì ngoài ý muốn.

• Tên Sheet vẫn hiển thị trong các công thức liên kết

Dù bạn đã ẩn một Sheet, nhưng nếu có các công thức tham chiếu tới trang tính đó. Tức là lúc này tên Sheet vẫn sẽ hiển thị và người theo dõi file tài liệu vẫn có thể suy ra sự tồn tại của trang tính bị ẩn. Nếu bạn muốn cố giấu thông tin nội bộ trong Sheet đó thì rất khó. 

• Chỉ chủ sở hữu và người có quyền chỉnh sửa mới bỏ ẩn được Sheet

Nếu file tài liệu của bạn chia sẻ cho người khác dưới quyền Chỉ xem, họ sẽ không thể bỏ ẩn các Sheet trong file tài liệu. Vì thế, để đảm bảo các thông tin trong file tài liệu được an toàn thì bạn phải xem xét kỹ quyền truy cập của người dùng trước khi chia sẻ ra bên ngoài. 

• Không nên ẩn quá nhiều Sheet cùng lúc

Việc ẩn quá nhiều Sheet có thể khiến file tài liệu trang tính trở nên khó kiểm soát. Đặc biệt với những file lớn hoặc được nhiều người cùng cộng tác. Nếu cần ẩn nhiều Sheet, bạn nên ghi chú hoặc tạo một bảng hướng dẫn trong Sheet hiển thị để người theo dõi khác biết rằng vẫn còn dữ liệu ẩn.

• Các Sheet ẩn vẫn được sao chép khi tạo bản sao cho file

Khi bạn tạo một bản sao của file Google Sheets, mọi Sheet bao gồm cả các trang tính đã ẩn vẫn được giữ nguyên trong bản sao đó. Vì thế, nếu mục đích của bạn là chia sẻ file mà không để lộ thông tin trong Sheet ẩn. Cách tốt nhất là bạn nên xóa trang tính đó hoàn toàn ra khỏi file dữ liệu trước khi bị sao chép. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi thực hiện ẩn Sheet trong Google Sheets mà nhiều người còn đang thắc mắc.

1 – Người khác có thể xem sheet đã ẩn không?

Có. Nếu họ có quyền chỉnh sửa sẽ xem và thực hiện thao tác bỏ ẩn Sheet. Nếu bạn không muốn người khác không thấy được trang tính đã bị ẩn. Bạn hãy điều chỉnh quyền chia sẻ thành Chỉ xem hoặc sử dụng tính năng Bảo vệ trang tính để giới hạn quyền truy cập. 

2 – Có thể ẩn sheet bằng phím tắt không?

Hiện tại, Google Trang tính chưa hỗ trợ phím tắt mặc định để ẩn hoặc bỏ ẩn Sheet.

3 – Sheet đã ẩn có bị xóa khi sao chép file không?

Không. Khi bạn sao chép file, tất cả các Sheet bao gồm cả trang tính bị ẩn đều được giữ nguyên trong bản sao. Tức là Sheet vẫn tồn tại và chỉ không hiển thị trên giao diện cho đến khi được bỏ ẩn thủ công.

4 – Có thể in file mà không in các sheet đã ẩn không?

Có. Google Sheets chỉ in các sheet đang hiển thị. Các sheet đã ẩn sẽ không xuất hiện trong bản in hoặc file PDF.

Lời kết

Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, đã giúp các bạn nắm vững được cách ẩn Sheet trong Google Sheets. Và nếu còn bất cứ điều gì thắc mắc đến vấn đề này, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được các chuyên gia hỗ trợ kịp thời nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777