Hướng dẫn cách cấp quyền chỉnh sửa Trang tính cho người mới bắt đầu

Việc cấp quyền chỉnh sửa trong Google Sheets là thao tác quan trọng trong quá trình chia sẻ tài liệu. Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Google Sheets và chưa biết cách cấp quyền, hãy theo dõi bài viết dưới đây. Bài viết sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách cấp quyền chỉnh sửa Trang tính chi tiết nhất. Cùng tham khảo ngay.

Lợi ích của việc cấp quyền chỉnh sửa Google Sheets

Việc cấp quyền chỉnh sửa Trang tính trong Google Sheets không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc nhóm mà còn đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát dữ liệu hiệu quả. Đồng thời, tính năng này còn mang nhiều lợi ích cụ thể khi bạn cho phép chỉnh sửa trên Google Sheets:

Tăng cường tối đa hiệu suất làm việc nhóm

Google Sheets cho phép nhiều người dùng cùng lúc truy cập và chỉnh sửa một trang tính. Do đó:

• Mọi thay đổi trong bảng tính Google Sheets luôn được lưu tự động và hiển thị ngay lập tức trong thời gian thực cho tất cả mọi người sử dụng.
• Mỗi thành viên trong nhóm có thể dễ dàng đảm nhận và chỉnh sửa phần luồng công việc của mình rõ ràng, giảm thiểu sự chồng chéo trong việc cập nhật lại file và gửi đi. 
• Tính năng nhận xét trong Google Sheets giúp các thành viên cùng nhau trao đổi và quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. 

Kiểm soát quyền truy cập một cách linh hoạt

Khi sử dụng Google Sheets, bạn có thể dễ dàng quản lý ai được phép chỉnh sửa, nhận xét và chỉ xem trong Trang tính. Trong quá trình thực hiện chia sẻ file Google Sheets, bạn có thể cấp quyền trực tiếp cho từng đối tượng:

• Chia sẻ theo địa chỉ email, bạn sẽ chỉ định cụ thể cho người dùng được cấp quyền.
• Chia sẻ qua liên kết, bạn sẽ cho phép bất kỳ ai có liên kết đều truy cập với từng quyền hạn được xác định trước bởi chủ sở hữu.
• Thay đổi và thu hồi quyền trong quá trình điều chỉnh.

Bảo mật dữ liệu và kiểm soát

Google Sheets cung cấp các tính năng bảo mật dữ liệu và giúp chủ sở hữu kiểm soát file dữ liệu trang tính được thuận tiện:

• Tính năng bảo vệ trang tính hoặc dải ô sẽ hạn chế chỉnh sửa và chỉ cho phép những người được chỉ định thực hiện quyền này. 
• Người chủ sở hữu có thể xem lịch sử chỉnh sửa, theo dõi ai đã thay đổi gì và dễ dàng khôi phục phiên bản trước đó nếu cần.
• Người chủ sở hữu và người có quyền chỉnh sửa sẽ nhận được thông báo về những thay đổi trong file Google Sheets ở thời gian thực. 

Tiết kiệm thời gian làm việc và nâng cao hiệu quả công việc

Việc cấp quyền chỉnh sửa Trang tính còn giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc cùng file tài liệu:

• Mọi người trong nhóm cùng nhau làm việc với tài liệu trực tuyến trong thời gian thực, giảm thiểu việc gửi file qua lại qua mail.
• Dữ liệu chỉnh sửa được tự động lưu trữ và không lo mất dữ liệu khi quên lưu như sử dụng Microsoft.
• Chỉ cần có kết nối internet, người dùng có thể làm việc với tài liệu và file mọi lúc, mọi nơi tại bất kỳ thiết bị nào. 

Dễ dàng tích hợp công cụ

Google Sheets hỗ trợ tích hợp với nhiều công cụ khác như Google Forms, Google Docs, …. và một số các tiện ích bổ sung khác, giúp:

• Người dùng có thể tự động hóa quy trình, kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau.
• Các tiện ích mở rộng, giúp tùy chỉnh cộng tác thực hiện và làm việc khai thác dữ liệu dễ dàng.

Thiết lập cấp quyền chỉnh sửa Trang tính cho cả file Google Sheets

Bạn đang muốn chia sẻ toàn bộ bảng tính Google Sheets cho đối tác, đồng nghiệp để cùng nhau làm việc? Việc cấp quyền chỉnh sửa Trang tính với toàn bộ file rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước cho phép chỉnh sửa trên Google Sheets như sau:

Cấp quyền và hạn chế truy cập cho một hoặc nhiều tài khoản cụ thể

Nếu bạn chỉ muốn cấp quyền chỉnh sửa trang tính cho một vài cá nhân cụ thể (ví dụ: thành viên nhóm, đồng nghiệp), thì cách tốt nhất là chia sẻ theo địa chỉ email. Để chia sẻ file Google Sheets với những người cụ thể và kiểm soát quyền truy cập của họ theo cách này, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện mở file Google Trang tính muốn chia sẻ quyền.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấp vào nút Chia sẻ ở phía góc bên phải giao diện.

– Bước 3: Khi đó, cửa sổ chia sẻ sẽ mở ra, bạn chỉ cần nhập địa chỉ email người nhận vào.

– Bước 4: Sau đó, bạn chọn vào biểu tượng Cài đặt để thiết lập quyền chia sẻ và hạn chế các tính năng cho người nhận. 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn thực hiện tùy chỉnh các quyền Người chỉnh sửa, Người xem, Người nhận xét và nhấn Gửi để hoàn tất. 

Cấp quyền chỉnh sửa Trang tính cho tất cả mọi người

Trong trường hợp, bạn có thể muốn chia sẻ file Google Sheets của mình một cách công khai để bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa. Tuy nhiên, bạn cần hết sức cẩn trọng khi cấp quyền chỉnh sửa Trang tính cho tất cả mọi người. Bởi vì điều này có thể tiềm ẩn rủi ro về bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu. Nếu bạn muốn cấp quyền chỉnh sửa Trang tính theo cách này, hãy thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào trang tính Google Sheets muốn chỉnh sửa quyền.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn thực hiện nhấn vào Chia sẻ ở phía góc bên phải giao diện màn hình.

–  Bước 3: Khi cửa sổ chỉnh sửa quyền hiện ra, bạn thực hiện chuyển Quyền truy cập chung từ Hạn chế thành Bất kỳ ai có đường liên kết.

– Bước 4: Tiếp theo, bạn thực hiện điều chỉnh quyền hạn cho file Google Sheets thành Người chỉnh sửa, Người xem, Người nhận xét. 

– Bước 5: Bạn tiếp tục nhấn vào biểu tượng Cài đặt để tùy chỉnh các quyền chia sẻ và hạn chế từng tính năng cho người nhận.

– Bước 6: Cuối cùng, bạn nhấn vào Sao chép đường liên kết để gửi đi >> chọn Xong và hoàn tất. 

Thiết lập cấp quyền bảo vệ và chỉnh sửa cho 1 Trang tính trong file 

Nếu bạn chỉ muốn bảo vệ một hoặc một vài trang tính cụ thể trong một file Google Sheets chứa nhiều trang tính, đồng thời vẫn cho phép chỉnh sửa trên Google Sheets ở các trang tính khác. Google Sheets sẽ cung cấp cho tài liệu của bạn tính năng bảo vệ trang tính, giúp kiểm soát những ai có thể chỉnh sửa nội dung cụ thể.

Cách thiết lập bảo vệ cho 1 Trang tính

Để bảo vệ một trang tính cụ thể trong file Google Sheets, bạn hãy làm theo các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào bảng tính của Google Sheets muốn thiết lập quyền bảo vệ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tiến hành nhấp chuột phải vào tên của Trang tính ở phía dưới, chọn Bảo vệ trang tính.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn thực hiện chỉnh sửa phạm vị cần bảo vệ Trang tính. Phần này, bạn thực hiện:

+ Nhập mô tả để cảnh báo về việc khóa Sheet không có người không được phân quyền.

+ Lựa chọn dải ô hoặc Trang tính để bảo vệ 1 vùng, dải ô trong 1 trang tính hoặc toàn bộ trang tính.

+ Nhấn vào nút Đặt quyền để thiết lập quyền chỉnh sửa phạm vi.

– Bước 4: Tại bước Đặt quyền, bạn thực hiện chọn vào mục Chỉ bạn chuyển thành Tùy chỉnh để cấp quyền chỉnh sửa cho đối tượng cụ thể. 

– Bước 5: Trong phần Thêm người chỉnh sửa, bạn chỉ cần nhận địa chỉ email của người đó. 

– Bước 6: Cuối cùng, bạn chọn vào mục Xong để kết thúc việc cấp quyền chỉnh sửa Trang tính.

Cách bỏ quyền bảo vệ cho 1 Trang tính

Nếu bạn muốn gỡ bỏ lớp bảo vệ đã thiết lập trên một trang tính, thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn tiến hành truy cập vào bảng tính Google Sheets muốn bỏ quyền bảo vệ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấp chuột phải vào tên của trang tính ở phía dưới của giao diện, chọn Bảo vệ trang tính.

– Bước 3: Tiếp tục, bạn thực hiện nhấn vào biểu tượng ổ khóa, nhấp chọn vào thùng rác bên cạnh mô tả >> chọn xóa và xác nhận.

Một số lưu ý khi cấp quyền chỉnh sửa Trang tính

Thực hiện cách chỉnh sửa trên Google Sheets khá dễ và không ảnh hưởng đến khả năng cộng tác và bảo mật dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cấp quyền chỉnh sửa Trang tính, bạn cũng nên lưu ý một số những điều cơ bản sau đây:

• Chỉ cấp quyền trong trường hợp thực sự cần thiết

Bạn hãy cân nhắc kỹ lưỡng trước khi cho phép chỉnh sửa trên Google Sheets cho bất kỳ ai. Chỉ nên thực hiện cấp quyền Người chỉnh sửa cho người thực sự cần thiết. Trong trường hợp này, bạn nên dùng phương pháp cấp quyền chỉnh sửa trang tính bằng email. Còn đối với những người chỉ cần xem hoặc đưa ra phản hồi, hãy cân nhắc cấp quyền “Người xem” hoặc “Người nhận xét”.

• Kiểm tra kỹ địa chỉ email

Khi cấp quyền chỉnh sửa Google Sheets cho các tài khoản cụ thể, bạn hãy đảm bảo nhập đúng địa chỉ email của người nhận. Sai sót nhỏ trong địa chỉ email có thể dẫn đến việc chia sẻ nhầm cho người không liên quan.

• Thường xuyên thực hiện rà soát quyền truy cập

Đặc biệt đối với các file quan trọng hoặc được chia sẻ trong thời gian dài, bạn hãy định kỳ kiểm tra lại danh sách những người đang có quyền truy cập và cấp độ quyền của họ. Có thể có những người không còn cần quyền chỉnh sửa nữa và bạn nên thu hồi quyền của họ để đảm bảo an toàn cho dữ liệu.

• Sử dụng tính năng bảo vệ trang tính và dải ô

Đối với các file có nhiều trang tính hoặc chứa những vùng dữ liệu quan trọng, bạn hãy tận dụng tính năng bảo vệ trang tính và dải ô. Tính năng này sẽ giúp cho bạn có thể ngăn chặn những thay đổi không mong muốn từ đối tượng khác. Ngay cả khi bạn cho phép chỉnh sửa trên Trang tính ở một số người thì tính năng này vẫn đảm bảo an toàn cho file tài liệu.

• Theo dõi lịch sử phiên bản

Google Sheets tự động lưu lại lịch sử các phiên bản chỉnh sửa. Do đó, bạn nên tận dụng tính năng này để theo dõi những thay đổi đã được thực hiện. Cũng như trong một vài trường hợp không mong muốn, bạn vẫn có thể khôi phục lại các phiên bản nếu cần thiết. 

Lời kết

Bằng những hướng dẫn chi tiết trong bài viết, hy vọng rằng các bạn đã nắm rõ được cách cấp quyền chỉnh sửa Trang tính cũng như tận dụng tối ưu khả năng làm việc của Google Sheets. Nếu còn bất cứ câu hỏi gì liên quan đến vấn đề này, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để nhận được những hỗ trợ kịp thời và nhận chóng từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777