05 Cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets đơn giản nhất

Trong quá trình làm việc với dữ liệu số trên Google Sheets, bạn có thể gặp phải tình huống các số 0 ở đầu bị tự động loại bỏ. Điều này thường gây khó khăn khi bạn xử lý các mã định danh như số điện thoại, mã sản phẩm hoặc mã bưu chính. Trong bài viết này, các bạn hãy cùng GCS Việt Nam khám phá 05 cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets đơn giản và hiệu quả nhất. 

Lý do tại sao không thể viết số 0 ở đầu trong Google Sheets

Một đặc điểm của công cụ Google Sheets khiến nhiều người gặp khó khăn và khó chịu, đó chính là việc khi nhập số bắt đầu bằng số 0, hệ thống sẽ tự động loại bỏ và không hiển thị.  Đây không phải là lỗi mà là do thuật tính tự động định dạng dữ liệu của Google Sheets, tương tự như trong Microsoft Excel.

Dưới đây là 03 lý do phổ biến để bạn hiểu rõ hơn về việc tại sao không thể viết số 0 ở đầu trong Google Sheets:

Google Sheets mặc định hiểu dãy số là số nguyên

Khi bạn thực hiện nhập một chuỗi số như 01234, Google Sheets mặc định đây là một số nguyên, không phải là chuỗi văn bản. Theo nguyên tắc thuật toán trong toán học, số nguyên không có số 0 ở đầu. Do đó, Google Sheets sẽ tự động chuyển dãy văn bản thành 1234, ngay sau khi bạn thực hiện nhấn Enter. 

Thiếu định dạng văn bản khi nhập dữ liệu

Một số mặc định của Google Sheets sẽ có không định dạng ô dữ liệu dưới dạng “Plain Text” (văn bản thuần túy). Do đó, trước khi nhập dữ liệu, bạn cần thay đổi lại để Google Sheets xử lý giúp bạn văn bản số khi nhập. Nếu không định dạng lại thì dù bạn có cố gắng thêm bao nhiêu con số 0 ở đầu đi nữa thì kết quả hiển thị vẫn bị mất. 

Tác động của định dạng khi copy/dán dữ liệu

Trong một số trường hợp, khi bạn thực hiện copy dữ liệu từ nơi khác vào Google Sheets, nếu ô đích không được định dạng đúng thì hệ thống sẽ loại bỏ số 0 đầu. Từ đó, bảng dữ liệu của bạn sẽ ngay lập tức sai lệch nếu không được để ý ngay lập tức.

05 Trường hợp nên áp dụng cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets 

Trong thực tế công việc và cuộc sống, có rất nhiều tình huống mà việc giữ lại số 0 ở đầu một dãy số là vô cùng quan trọng. Hãy cùng điểm qua 05 trường hợp điển hình mà bạn chắc chắn sẽ cần đến cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets:

Mã sản phẩm

Nhiều doanh nghiệp sử dụng hệ thống mã sản phẩm có định dạng cố định, trong đó các ký tự số bắt đầu bằng số 0 như: “00123”, “00045”. Nếu Google Sheets tự động loại bỏ số 0 này, mã sản phẩm sẽ trở thành 123 hoặc 45,… gây ra sự nhầm lẫn nghiêm trọng trong công việc quản lý và theo dõi hàng tồn kho.

Cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets trong trường hợp này sẽ đảm bảo tính chính xác của dữ liệu và duy trì tính nhất quán với hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp. Hơn nữa, khi xuất dữ liệu sang các hệ thống khác hoặc tạo báo cáo, việc giữ nguyên định dạng mã sản phẩm ban đầu vô cùng cần thiết. 

Số điện thoại

Số điện thoại, đặc biệt là số điện thoại quốc tế, thường bao gồm mã quốc gia bắt đầu bằng một hoặc nhiều số 0. Ví dụ, mã quốc gia của Việt Nam “+38”. Khi nhập số điện thoại vào Google Sheets, hệ thống sẽ tự động loại bỏ số 0 ở đầu. Điều này sẽ mang tới nhiều rủi ro lớn như là:

• Số điện thoại bị thiếu số 0 có thể không được nhận diện đúng định dạng, dẫn đến việc liên lạc không thành công. 
• Số điện thoại bị thiếu số 0 cũng sẽ gây ra các lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu. 

Mã bưu chính/Zip Code

Ở một số quốc gia như Mỹ, mã ZIP có thể bắt đầu bằng số 0 (ví dụ: 02115 – Massachusetts). Nếu bạn không giữ lại số 0, dữ liệu sẽ bị sai, đặc biệt khi gửi hàng hóa hoặc quản lý địa lý bằng bảng tính. Chính vì vậy, cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets rất quan trọng và cần thiết để bạn sử dụng dữ liệu một cách chính xác. 

Số tài khoản ngân hàng

Trong lĩnh vực tài chính, số tài khoản ngân hàng thường có một định dạng cố định và có thể bắt đầu bằng một hoặc nhiều số 0. Nếu Google Sheets tự động loại bỏ các số 0 này, việc quản lý và đối chiếu các giao dịch tài chính sẽ trở nên vô cùng khó khăn và dễ xảy ra sai sót. 

Vì vậy, cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets là một yêu cầu bắt buộc. Đặc biệt, đối với những người làm việc trong lĩnh vực tài chính, kế toán và các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng lại càng quan trọng. 

Các mã định danh khác

Ngoài các trường hợp đã nêu, còn rất nhiều loại mã định dạng khác trong lĩnh vực khác nhau có thể bắt đầu bằng số 0. Ví dụ:

• Trong lĩnh vực y tế, mã bệnh nhân hoặc mã hồ sơ bệnh án có thể có số 0 ở đầu để phân loại hoặc quản lý thông tin.
• Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các mã lỗi hệ thống hoặc các mã định danh thiết bị cũng có thể tuân theo một định dạng nhất định bao gồm số 0 ở đầu.
• Trong lĩnh vực giáo dục, mã sinh viên hoặc mã khóa học cũng có thể được thiết kế tương tự.

05 Cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets

Để giải quyết vấn đề Google Sheets tự động loại bỏ số 0 ở đầu, bạn có thể áp dụng một trong năm phương pháp đơn giản và hiệu quả dưới đây. Từng cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets sẽ phù hợp với từng nhu cầu sử dụng dữ liệu khác nhau của người dùng. 

Cách 1 – Thêm dấu nháy đơn (‘) ở đầu dãy số nhập

Đây là cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets nhanh và đơn giản nhất nếu bạn chỉ cần nhập vài dòng dữ liệu. Cách làm này cũng khá dễ, không cần thay đổi định dạng ô. Tuy nhiên, bạn sẽ không làm việc được với dữ liệu lớn bằng cách này. 

Cách thực hiện thêm dấu nháy đơn (‘) ở đầu dãy số nhập như sau: Bạn chỉ cần gõ dấu nháy đơn (‘) trước dãy số, Google Sheets sẽ hiểu đó là chuỗi văn bản thay vì số. 

Ví dụ: ‘0983274853

Cách 2 – Chuyển sang định dạng văn bản thuần túy

Google Sheets cho phép bạn định dạng ô dưới dạng “Plain text” (văn bản thuần túy). Do đó, khi nhập dữ liệu trong định dạng này, Sheets sẽ giữ nguyên mọi ký tự, kể cả số 0 ở đầu. 

Để thực hiện cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets bằng việc chuyên sang định dạng văn bản thuần túy, bạn thao tác theo các bước cụ thể sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang tính Google Sheets cần nhập số.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào ô hoặc cột cần nhập số 0 ở đầu.

– Bước 3: Sau đó, bạn chọn Định dạng (Format) >> chọn Số (Number) >> chọn Văn bản thuần túy (Plain text).

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhập lại dữ liệu như bình thường. 

*Lưu ý: Phương pháp này phù hợp trong các trường hợp mà nhập dữ liệu hàng loạt, hay mã có định dạng cố định. Còn đối với định dạng văn bản sẽ không thể thực hiện được các phép tính toán học với dữ liệu đó.

Cách 3 – Sử dụng hàm TEXT

Hàm TEXT trong Google Sheets cho phép bạn định dạng các giá trị số theo một khuôn mẫu cụ thể. Bạn có thể sử dụng hàm này để thêm số 0 vào đầu một dãy số hiện có hoặc khi bạn muốn tạo ra một dãy số có định dạng nhất quán với số 0 ở đầu. 

Cú pháp cơ bản của hàm TEXT là =TEXT(value, format)

Trong đó: 

• value là giá trị định dạng (có thể là một số hoặc một tham chiếu đến một ô chứa số)
• format là chuỗi định dạng mà bạn muốn áp dụng.

Dưới đây là ví dụ cụ thể khi bạn thực hiện cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets bằng hàm TEXT:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện vào ô muốn thêm số 0 trong Google Sheets. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tiến hành nhập công thức sau =TEXT(Vị trí;”\0?”). Ví dụ =TEXT(B2;”\0?”)

– Bước 3: Cuối cùng, bạn thực hiện nhấn Enter và hệ thống Google Sheets sẽ tự động thêm số 0 và dữ liệu. 

Cách 4 – Ghép số 0 vào đầu bằng hàm 

Nếu đã có sẵn một dãy số và muốn thêm một hoặc nhiều số 0 vào đầu, bạn có thể sử dụng hàm CONCATENATE để thực hiện. Hàm CONCATENATE cho phép bạn kết hợp hai hoặc nhiều chuỗi văn bản lại với nhau. 

Cú pháp cụ thể  của hàm CONCATENATE là =CONCATENATE(“0”, text 1)

Trong đó tex1 là dãy số bạn muốn nối với số 0 

Dưới đây là ví dụ cụ thể khi bạn thực hiện cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets bằng hàm CONCATENATE:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện vào ô muốn thêm số 0 trong Google Sheets. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tiến hành nhập công thức sau =CONCATENATE(“0”, text 1). Ví dụ =CONCATENATE(“0”, B2).

– Bước 3: Cuối cùng, bạn thực hiện nhấn Enter và hệ thống Google Sheets sẽ tự động thêm số 0 và dữ liệu. 

*Lưu ý: Nếu số trong B2 đã đủ độ dài hoặc có điều kiện khác, bạn nên dùng thêm hàm IF để kiểm soát logic. Đây là cách linh hoạt nhưng cần xử lý cẩn thận để tránh lỗi định dạng.

Cách 5 –  Ghép số 0 ở đầu bằng chuỗi

Một cách nâng cao hơn để tự động thêm số 0 vào đầu dãy số là sử dụng định dạng chuỗi số tùy chỉnh trong Google Sheets. Cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets này chỉ cho phép bạn tạo ra một quy tắc định dạng riêng. 

Cú pháp cụ thể của cách ghép số 0 ở đầu bằng chuỗi này như sau =0&value

Dưới đây là ví dụ cụ thể cho trường hợp này, cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện vào ô muốn thêm số 0 trong Google Sheets.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn tiến hành nhập công thức sau =0&value. Ví dụ =0&983274853.

– Bước 3: Cuối cùng, bạn thực hiện nhấn Enter và hệ thống Google Sheets sẽ tự động thêm số 0 và dữ liệu. 

Các lỗi thường gặp khi thêm số 0 và cách khắc phục

Khi thao tác thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets, nhiều người dùng thường gặp phải một số lỗi phổ biến. Các lỗi này chủ yếu khiến cho dữ liệu bị sai lệch hoặc hiển thị không đúng như mong muốn. Dưới đây là hai lỗi thường gặp nhất trong quá trình thực hiện cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets và cách khắc phục cụ thể.

Lỗi số bị mất số 0 khi lưu

Đây là lỗi phổ biến nhất khi làm việc với các dãy số bắt đầu bằng số 0. Khi bạn nhập một chuỗi như 01234 và nhấn Enter, hệ thống Google Sheets sẽ tự động loại bỏ số 0 ở đầu, thành 1234. 

Để khắc phục được tình trạng của lỗi này, bạn thực hiện sử dụng ba cách thêm số 0 được nhắc tới ở nội dung bên trên để áp dụng. Đó chính là:

• Định dạng ô thành “Plain Text” (văn bản thuần túy)
• Dùng dấu nháy đơn (‘) trước số
• Dùng hàm TEXT

Với các cách này, sau khi nhập dữ liệu thì bạn sẽ thấy dãy số căn trái trong ô và về đúng dạng có số 0.

Các định dạng không như mong muốn

Đôi khi, người dùng chỉnh định dạng để giữ số 0 nhưng dữ liệu lại hiển thị không đúng như mong đợi, ví dụ:

• 012345 hiển thị thành 1.23E+05 (dạng số mũ).
• Hoặc bị thay đổi thành định dạng ngày tháng (ví dụ: 01022024 thành 1/2/2024).

Nguyên nhân của lỗi này chủ yếu là do hệ thống Google Sheets tự động nhận dạng kiểu dữ liệu vào và chuyển đổi sang định dạng tương ứng.

Cách khắc phục tình trạng định dạng không đúng này hiệu quả như sau:

• Đặt lại định dạng trước khi nhập dữ liệu: Bởi vì có thể hệ thống đã hiểu sai dữ liệu của bạn ngay sau khi nhập. 
• Không dùng định dạng số tự động hoặc dạng ngày: Bạn nên tránh nhập các dãy số giống định dạng như ngày 01012025
• Sử dụng hàm TEXT để kiểm soát định dạng: Ví dụ như =TEXT(A1,”00000000″) bạn có thể đảm bảo luôn hiển thị đủ 8 chữ số, kể cả số 0 ở đầu.

FAQ – Câu hỏi liên quan 

Dưới đây là một số câu hỏi về quá trình thực hiện cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets, bạn có thể tham khảo:

1- Có thể thêm nhiều số 0 ở đầu không?

Có. Trong Google Sheets, bạn hoàn toàn có thể thêm nhiều số 0 ở đầu dãy số bằng cách sử dụng hàm TEXT.

2 – Tôi nhập số điện thoại nhưng bị mất số 0, làm sao sửa?

Khi nhập số điện thoại vào Google Sheets mà bị mất số 0 ở đầu, bạn cần định dạng ô là “Văn bản thuần túy” (Plain Text) trước khi nhập.

3 – Dùng công thức nào để tự động thêm số 0?

Bạn có thể dùng các công thức sau để tự động thêm số 0 vào đầu số trong Google Sheets, đó là:

• Sử dụng hàm TEXT
• Dùng hàm ghép chuỗi

5 – Làm sao để giữ định dạng số 0 khi tải file CSV từ Google Sheets?

Để giữ số 0 ở đầu khi xuất file CSV từ Google Sheets, bạn cần làm theo hai bước sau:

• Định dạng cột dữ liệu thành văn bản trước khi nhập
• Dùng hàm TEXT để chuyển dữ liệu sang chuỗi cố định

6 – Có thể áp dụng cho cả cột không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách thêm số 0 đầu cho toàn bộ cột trong Google Sheets bằng các cách sau:

• Định dạng cả cột là văn bản trước khi nhập số liệu
• Sử dụng công thức mảng ARRAYFORMULA sau đó áp dụng hàm TEXT, ví dụ như là =ARRAYFORMULA(TEXT(A1:A, “000000”))

7- Có phím tắt nào để định dạng ô thành văn bản không?

Hiện tại Google Sheets chưa hỗ trợ phím tắt trực tiếp để định dạng ô thành “Văn bản thuần túy” (Plain Text).

Lời kết

Cách thêm số 0 ở đầu trong Google Sheets không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ 05 cách áp dụng như bài viết trên đây. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết cách giữ đúng định dạng mã số 0 trong mọi tình huống, từ nhập liệu thủ công đến xử lý dữ liệu lớn. Và nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, các bạn đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để sớm nhận được hỗ trợ từ các chuyên gia nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777