6 Cách giải phóng dung lượng trên Google Drive Hiệu Quả 2024

Google Drive cung cấp các tùy chọn lưu trữ bộ nhớ đám mây tuyệt vời. Dù vậy công cụ này cũng có những hạn chế về dung lượng lưu trữ. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách giải phóng dung lượng trên Google Drive mà không cần phải nâng cấp hay mua thêm gói dịch vụ. Hãy cùng GCS đi vào tìm hiểu nhé!

Hướng dẫn 6 cách giải phóng dung lượng trên Google Drive 2024

Google cung cấp cho người dùng một lượng bộ nhớ có hạn. Nhưng sau một thời gian, Google Drive hết dung lượng và không thể chứa thêm thông tin nào. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn cách giải phóng dung lượng trên Google Drive dưới đây nếu hiện tại bạn chưa có nhu cầu nâng cấp gói hoặc mua thêm dung lượng.

1. Xóa các tập tin dung lượng lớn trong Google Drive

Sử dụng các bước sau để định vị và xóa các tệp lớn là một trong những cách giải phóng dung lượng trên Google Drive nhanh chóng:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn => Ở phía bên trái màn hình, nhấp vào Bộ nhớ (Storage).

• Bước 2: Các tập tin sẽ xuất hiện theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, dựa trên kích thước. Bấm vào mục Bộ nhớ đã sử dụng (Storage used) ở bên phải màn hình nếu bạn thấy thứ tự sắp xếp bị đảo ngược.

• Bước 3: Lựa chọn những file cần phải xóa bớt để giải phóng dung lượng, sau đó nhấp vào biểu tượng “Thùng rác” (Trash) ở bên phải màn hình để xóa đi.

• Bước 4: Để xóa vĩnh viễn tệp khỏi bộ nhớ, hãy nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở bên trái màn hình và chọn Dọn sạch thùng rác (trong khu vực này, bạn cũng có thể khôi phục các tệp bị xóa nhầm). Như vậy bạn đã thành công giải phóng dung lượng thừa trong Google Drive.

2. Sử dụng các tài nguyên trực tuyến của Google, chẳng hạn như Google Trang tính, Tài liệu..

Nếu bạn muốn tìm cách giải phóng dung lượng trên Google Drive, hãy lưu trữ tài liệu ở các định dạng tệp Google (Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, v.v.) vì những tệp dạng này sẽ không chiếm nhiều dung lượng trong Google Drive.

Nói một cách đơn giản, việc chuyển đổi file gốc thành file sử dụng ngay trên các công cụ trực tuyến của Google như Google Docs, Google Sheet,… sẽ không sử dụng hết dung lượng Drive của bạn, bạn sẽ giữ được nhiều dung lượng trống hơn cho các file khác. Điều này cũng áp dụng cho các tệp đính kèm email.

3. Tải video lên nền tảng Youtube

Bạn có thể tạo ra rất nhiều dung lượng trống trên Google Drive nếu bạn lưu tệp video ở đó bằng cách đăng video lên YouTube và đặt chúng ở chế độ riêng tư hoặc không công khai để khiến người khác không thể truy cập được. Bạn có thể phân phối URL một cách kín đáo cho đồng nghiệp và gia đình của mình. Đây là cách giải phóng dung lượng trên Google Drive hiệu quả nhưng khá mất thời gian nếu phải chia sẻ cho nhiều người.

Tuy vậy, nếu những video quá nặng mà bạn nhận thấy không cần phải chia sẻ cho nhiều người thì bạn có thể sử dụng cách trên.

4. Xóa hình ảnh, video trong Google Photos

Bộ nhớ và dung lượng lưu trữ của Google Drive cũng bị ảnh hưởng tương tự bởi hình ảnh được lưu trên Google Photos. Hơn nữa, có thể cần dung lượng lưu trữ lớn hơn cho hình ảnh và video trong email thay vì văn bản. Do đó, người dùng có thể xem lại và xóa những hình ảnh không còn cần thiết để lưu trữ. Đây cũng là cách giải phóng dung lượng trên Google Drive hiệu quả.

• Bước 1: Truy cập Google Photos => Chọn ảnh hoặc video bạn muốn xóa.

• Bước 2: Chọn biểu tượng Thùng rác nằm ở góc trên bên phải màn hình. => Nhấn vào “Chuyển vào thùng rác.”

• Bước 3: Từ menu bên trái, chọn Thùng rác => Ở góc trên bên phải, chọn Dọn sạch thùng rác => Khi cửa sổ xác nhận xuất hiện, hãy nhấp vào Dọn sạch thùng rác một lần nữa.

5. Dọn thư rác trong Gmail

Vì các email quảng cáo thuộc danh mục thư rác thường có nhiều văn bản và hình ảnh nên cũng dẫn đến tình trạng quá tải bộ nhớ. Cách giải phóng dung lượng trên Google Drive ở đây là bạn có thể xóa các email không mong muốn bằng cách thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản Gmail => Ở bên trái màn hình chọn Spam. Chọn Danh sách mở rộng rồi chọn Spam nếu không thấy.

• Bước 2: Nhấp vào Xóa tất cả thư rác hiện có trong thư mục.

6. Dọn file dung lượng lớn trong Gmail

• Bước 1: Mở tài khoản Gmail của bạn và nhập mã lệnh sau: “has:attachment larger:5MB” trong thanh tìm kiếm => Nhấn Enter (Người dùng có thể tìm kiếm các file có kích thước khác nhau bằng cách thay đổi số lượng).

• Bước 2: Các email có dung lượng tối thiểu 5MB sẽ hiển thị trên màn hình này, sắp xếp từ cao xuống thấp => Để xóa email, bạn nhấn vào hộp kiểm bên cạnh rồi chọn biểu tượng Thùng rác trên thanh Menu.

• Bước 3: Click vào Danh sách mở rộng => Thùng rác bên trái màn hình => Nhấn chọn Dọn sạch thùng rác.

Bạn có thể tham khảo cách giải phóng dung lượng trên Google Drive này nếu có nhiều mail dung lượng lớn cần xóa.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn hết dung lượng lưu trữ trên Google Drive?

Tất cả dữ liệu của bạn sẽ vẫn được lưu giữ ngay cả khi dung lượng lưu trữ của bạn đầy; tuy nhiên, bạn sẽ không thể thêm nhiều tệp hơn. Cụ thể:

Gmail

Bạn sẽ không thể nhận thêm bất kỳ tin nhắn nào từ khách hàng hoặc người gửi. Thư gửi đến bạn cũng sẽ bị trả lại cho người gửi, ngoài ra thư từ Gmail của bạn cũng sẽ không được gửi đi

Google Drive

Không có tập tin mới nào có thể được tải lên hoặc đồng bộ hóa nếu bộ nhớ dung lượng lưu trữ của bạn đã đầy. Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Jamboard sẽ không cho phép tạo tệp mới.

Bạn và những người khác sẽ không thể chỉnh sửa hoặc sao chép các tệp bị ảnh hưởng nếu bạn không giảm mức sử dụng bộ nhớ. Thư mục Google Drive trên máy tính của bạn và My Drive ngừng đồng bộ hóa.

Google Photos

Không thể sao lưu video và ảnh. Bạn có thể mua thêm dung lượng trên Google hoặc tham khảo hướng dẫn cách giải phóng dung lượng nếu bạn muốn lưu nhiều hình ảnh và video hơn.

Lưu ý: Nội dung của bạn trong Gmail, Drive và Photos có thể bị xóa nếu bạn vượt quá giới hạn bộ nhớ trong khoảng thời gian hai năm liên tiếp.

Thông tin về dung lượng trên Google Drive cho Google Workspace

Google Drive được chia sẻ bộ nhớ từ Google Workspace. Dung lượng bộ nhớ cho mỗi người dùng tùy thuộc vào phiên bản Google Workspace của bạn. Hầu hết các phiên bản Google Workspace đều có bộ nhớ gộp. Dung lượng lưu trữ gộp được biểu thị trong các bảng sau dưới dạng tổng dung lượng lưu trữ hoặc lượng lưu trữ nhân với số lượng giấy phép Người dùng cuối.

Giới hạn tải lên và sao chép Drive

Trong vòng một ngày, mỗi người dùng được phép tải lên và sao chép 750GB vào Drive. Sau khi chuyển hoặc tải lên hơn 750 GB, người dùng không thể thực hiện việc này cho đến khi giới hạn được đặt lại. Hạn chế được cập nhật sau 24 giờ.

• Có thể tải lên và đồng bộ hóa các tệp có kích thước lên tới 5 TB. Quá trình tải lên tệp chỉ kết thúc khi tệp đầu tiên vượt quá giới hạn.
• Không thể sao chép hơn 750 GB tệp. Thay vào đó, hãy lưu tệp rồi tải nó lên.

Những tệp tin chiếm dung lượng lưu trữ trong Google Drive:

• Các tệp từ tệp dự án Sites, ảnh, video, bản ghi Meet và tệp PDF đều được lưu trữ trong Google Drive.
• Các tệp được tạo hoặc thay đổi trong các công cụ tạo nội dung cộng tác như Máy ghi âm, Jamboard, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Google Tài liệu.
• Các tập tin được lưu trữ trong Shared Drives.
• Các tệp trong Thùng rác cho đến khi chúng bị xóa vĩnh viễn.

Những tệp tin không chiếm dung lượng lưu trữ trong Google Drive:

• Shortcuts được lưu trong Drive
• Tập tin mà người dùng đã chia sẻ. Các tệp được chia sẻ chỉ được coi là nơi lưu trữ của chủ sở hữu tệp chứ không phải cho người dùng khác.
• Lịch sử phiên bản được giữ lại cho các tệp được tạo trong Google Sheets, Slides và Docs.

Lời kết

Hy vọng những thông tin hữu ích bên trên của GCS Technology Company Vietnam đã giúp bạn biết được thêm những cách giải phóng dung lượng trên Google Drive để có thể lưu trữ những thông tin quan trọng. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn tăng dung lượng Google Drive bằng cách nâng cấp phiên bản Google Workspace. Mọi thắc mắc quý khách hãy liên hệ ngay đội ngũ CSKH bằng cách gọi qua số Hotline: 024.9999.7777 để được giải đáp hỗ trợ 24/7 khi bạn gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lưu trữ dữ liệu Drive khi sử dụng Google Workspace.