Google Drive là gì? Kiến thức từ A-z về Drive cho người mới

Trong thế giới hiện đại, việc lưu trữ đa dạng các dạng dữ liệu là điều mà ai cũng đã và đang làm hàng ngày. Một trong những công cụ có thể truy cập và đồng bộ online từ nhiều thiết bị đó là Google Drive. Chắc hẳn bạn cũng thắc mắc Google Drive là gì? Tại sao lại là công cụ quốc dân mà ai cũng dùng để lưu trữ vậy. Khám phá chi tiết bài viết này cùng GCS Vietnam để biết chi tiết ngay.

Google Drive là gì?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tập dữ liệu như Ảnh, Video, Docs, Sheets, Slides,… được tạo bởi Google vào năm 2012. Hiện tại, nó đã trở thành một công cụ phổ biến cho các cá nhân và doanh nghiệp để lưu trữ, truy cập và quản lý tệp.

Về cốt lõi, Google Drive hoạt động như một ổ cứng ảo có thể truy cập được từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Người dùng có thể tải lên nhiều định dạng tệp khác nhau, bao gồm tài liệu, bảng tính, bản trình bày, hình ảnh, video, v.v. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu về các thiết bị lưu trữ vật lý như ổ USB và giải phóng dung lượng trên máy tính cục bộ của doanh nghiệp.

Google Drive cũng tích hợp hoàn hảo với nhiều ứng dụng Google Workspace như Docs, Sheets và Slides. Các ứng dụng dựa trên web này cho phép người dùng tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trong giao diện Drive, hợp lý hóa hơn nữa hoạt động cộng tác và loại bỏ nhu cầu cài đặt phần mềm riêng biệt.

Hơn thế nữa, bảo mật là mối quan tâm lớn khi lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Google Drive sử dụng các biện pháp mã hóa mạnh mẽ để bảo vệ tệp của doanh nghiệp. Với khả năng mở rộng và gói giá linh hoạt, Google Drive có thể đáp ứng nhu cầu của cả người dùng cá nhân và tổ chức lớn.

Tính năng của Google Drive

Google Drive cá nhân

Vậy Google Drive có tác dụng gì? Google Drive không chỉ là nơi lưu trữ các tệp kỹ thuật số. Nó cung cấp một bộ tính năng mạnh mẽ được thiết kế để nâng cao năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về một số tính năng chính có lợi cho mục đích sử dụng cá nhân:

1. Quản lý tệp và lưu trữ

Về cơ bản, Google Drive cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí (với các gói trả phí để có thêm dung lượng lưu trữ) để giữ cho tài liệu, ảnh, video và các tệp khác của bạn được sao lưu an toàn trên đám mây. Bạn có thể dễ dàng tải file lên bằng cách kéo thả vào giao diện hoặc sử dụng ứng dụng di động để quét tài liệu trực tiếp vào Drive. Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp bạn định vị các tệp cụ thể một cách nhanh chóng, thậm chí trên nhiều định dạng khác nhau.

2. Cộng tác trong thời gian thực

Google Drive tỏa sáng nhờ khả năng cộng tác của mình. Bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục với người khác, cấp cho họ quyền xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về nội dung. Điều này cho phép làm việc nhóm liền mạch trên các tài liệu. Nhiều người dùng có thể làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu với những thay đổi được phản ánh tự động cho mọi người. Các tính năng như phần nhận xét và trò chuyện theo thời gian thực tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và phản hồi trong chính tài liệu.

3. Công cụ chỉnh sửa tích hợp

Google Drive tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng Google Workspace như Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Biểu mẫu. Các ứng dụng dựa trên web này cho phép bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trong giao diện Drive. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu cài đặt phần mềm riêng biệt và mang lại trải nghiệm chỉnh sửa quen thuộc cho nhiều người dùng. Bạn có thể tạo tài liệu hoặc bảng tính mới từ đầu hoặc chuyển đổi các tệp đã tải lên thành định dạng có thể chỉnh sửa trong Drive.

4. Truy cập ngoại tuyến

Ngay cả khi không có kết nối internet, bạn vẫn có thể truy cập và chỉnh sửa các tệp của mình được lưu trữ trong Google Drive. Chỉ cần bật tùy chọn “truy cập ngoại tuyến” cho các tệp cụ thể và bạn có thể làm việc với chúng ngay cả khi ngoại tuyến. Sau khi bạn kết nối lại với Internet, các thay đổi sẽ tự động được đồng bộ hóa trở lại đám mây.

5. Lịch sử phiên bản và khôi phục tệp

Việc vô tình chỉnh sửa hoặc nhầm lẫn sẽ không còn là điều người dùng phải lo lắng với Google Drive. Nó duy trì lịch sử phiên bản chi tiết cho tài liệu của bạn, cho phép bạn hoàn nguyên về các phiên bản trước nếu cần. Điều này đảm bảo bạn không bao giờ mất đi công việc có giá trị do những thay đổi ngoài ý muốn.

6. Khả năng truy cập trên thiết bị di động

Ứng dụng di động Google Drive cho phép bạn truy cập các tệp của mình từ mọi nơi, mọi lúc. Bạn có thể tải lên, tải xuống, chia sẻ và thậm chí chỉnh sửa tài liệu trực tiếp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình. Điều này đảm bảo bạn có các tệp quan trọng trong tầm tay, cho dù bạn đang di chuyển hay làm việc từ xa.

7. Bảo mật và quyền riêng tư

Google Drive ưu tiên bảo mật dữ liệu của bạn. Các tệp được mã hóa khi lưu trữ và truyền đi, đồng thời bạn có toàn quyền kiểm soát ai có thể truy cập thông tin của mình. Bạn có thể đặt mức cấp phép chi tiết cho các tệp và thư mục được chia sẻ, đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem hoặc chỉnh sửa nội dung của bạn.

Đây chỉ là một số trong nhiều tính năng giúp Google Drive trở thành một công cụ mạnh mẽ cho mục đích sử dụng cá nhân. Với sự kết hợp giữa bộ nhớ an toàn, cộng tác trong thời gian thực, công cụ chỉnh sửa tích hợp và khả năng truy cập trên thiết bị di động, Google Drive cho phép bạn quản lý tệp của mình một cách hiệu quả và luôn làm việc một cách thuận tiện nhất khi đang di chuyển.

Google Drive trong Google Workspace

Ngoài các chức năng cơ bản trong Google Drive cá nhân, Google Drive vẫn cung cấp các tính năng bổ sung được thiết kế đặc biệt để nâng cao khả năng cộng tác và năng suất trong môi trường Google Workspace. Những tính năng này giúp các nhóm làm việc cùng nhau một cách liền mạch và hiệu quả. Hãy cùng xem những tính năng đặc biệt nào được bổ sung trong Google Drive của người dùng Google Workspace nhé.

1. Quyền và chia sẻ nâng cao

Quản trị viên Google Workspace có thể định cấu hình các biện pháp kiểm soát quyền chi tiết hơn cho các bộ nhớ và thư mục dùng chung. Điều này cho phép thiết lập các cấp độ truy cập cụ thể của người dùng, chẳng hạn như “chỉ xem”, “nhận xét” hoặc “chỉnh sửa” cho từng thành viên trong nhóm hoặc toàn bộ bộ phận. Ngoài ra, các tính năng như quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) có thể được áp dụng để bảo vệ thông tin nhạy cảm trong các tệp được chia sẻ.

2. Shared Drive

Một tính năng chính dành cho các tổ chức,Shared Drive cung cấp không gian chung để các nhóm lưu trữ và quản lý các tài liệu và tệp liên quan đến dự án. Không giống như Drive cá nhân, Drive nhóm không bị ràng buộc với một tài khoản người dùng cụ thể và vẫn tồn tại ngay cả khi các thành viên trong nhóm rời khỏi tổ chức. Điều này đảm bảo tính liên tục và quyền truy cập tập trung vào các tệp dự án cho toàn bộ nhóm.

3. Vault for Drive

Đối với những doanh nghiệp có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, Google Workspace cung cấp Vault for Drive. Dịch vụ tiện ích bổ sung này cho phép quản trị viên giữ lại, tìm kiếm và xuất các phiên bản lịch sử của tệp được lưu trữ trong Drive. Điều này giúp các tổ chức đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình eDiscovery.

4. Tìm kiếm trên đám mây

Google Workspace tận dụng sức mạnh của Cloud Search để cung cấp trải nghiệm tìm kiếm thống nhất trên nhiều ứng dụng Google Workspace, bao gồm cả Drive. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm nhanh chóng xác định vị trí các tệp và thông tin có liên quan trên các bộ nhớ dùng chung, thư mục và thậm chí cả email, bất kể ai đã tạo hoặc tải chúng lên.

5. Tích hợp ứng dụng

Google Drive tích hợp liền mạch với thư viện ứng dụng khổng lồ của bên thứ ba thông qua Google Workspace Marketplace. Điều này cho phép các nhóm kết nối trực tiếp các công cụ và dịch vụ năng suất yêu thích của họ trong giao diện Drive. Ví dụ: người dùng có thể tích hợp các công cụ quản lý dự án, phần mềm thiết kế hoặc nền tảng tự động hóa tiếp thị, hợp lý hóa quy trình công việc và thúc đẩy cộng tác trong một nền tảng tập trung.

6. Kiểm soát quản trị

Quản trị viên Google Workspace có quyền kiểm soát chi tiết đối với các chức năng của Drive trong tổ chức. Bạn có thể quản lý hạn mức lưu trữ cho từng người dùng hoặc nhóm, định cấu hình quyền chia sẻ và thực thi các chính sách bảo mật để đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ. Ngoài ra, các tính năng như nhật ký kiểm tra cung cấp cho quản trị viên thông tin chi tiết về hoạt động của người dùng trong Drive, cho phép giám sát và tuân thủ tốt hơn.

Những tính năng này, kết hợp với các chức năng cốt lõi của Google Drive cá nhân, biến Google Drive trở thành một trung tâm cộng tác mạnh mẽ cho người dùng Google Workspace Business. Nó trao quyền cho các nhóm làm việc cùng nhau một cách hiệu quả, quản lý an toàn các tệp dự án và tận dụng hệ sinh thái mạnh mẽ gồm các công cụ tích hợp để đạt được mục tiêu của họ.

Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive hiệu quả

Google Drive cung cấp nhiều tính năng để lưu trữ, quản lý và cộng tác trên các tệp. Bằng cách sử dụng hiệu quả các tính năng này, bạn có thể hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, tăng năng suất và đảm bảo dữ liệu quan trọng của bạn luôn có thể truy cập được. Dưới đây là hướng dẫn toàn diện để giúp bạn tận dụng tối đa Google Drive.

Hướng dẫn tạo bản sao thư mục Google Drive

• Điều hướng đến Google Drive: Trên máy tính của bạn, mở trình duyệt web và truy cập https://drive.google.com/drive/my-drive.
• Xác định vị trí thư mục: Trong phần Drive của tôi, tìm thư mục bạn muốn sao chép.
• Mở thư mục: Bấm đúp vào thư mục bạn muốn sao chép các tập tin để mở nó.
• Chọn tất cả tệp (Tùy chọn): Nếu bạn muốn sao chép tất cả các tệp trong thư mục, hãy nhấn “Ctrl+A” (Windows) hoặc “Command+A” (Mac) trên bàn phím để chọn tất cả các tệp. Ngoài ra, bạn có thể giữ phím “Ctrl” (Windows) hoặc “Command” (Mac) và nhấp vào từng tệp để chọn từng tệp một.
• Nhấp chuột phải và chọn “Tạo bản sao” (Make a copy): Nhấp chuột phải vào các tệp đã chọn và chọn “Tạo bản sao” từ menu.

• Chọn đích đến (Tùy chọn): Một cửa sổ bật lên có thể xuất hiện yêu cầu bạn xác nhận và sau đó bạn cần chọn thư mục đích cho các tệp đã sao chép. Nếu không, hãy điều hướng đến vị trí mong muốn trong Drive nơi bạn muốn lưu trữ các tệp đã sao chép.

• Đợi hoàn thành: Google Drive sẽ bắt đầu quá trình sao chép. Thời gian thực hiện sẽ phụ thuộc vào kích thước và số lượng file được sao chép.

Hướng dẫn chia sẻ link Google Drive

Google Drive cho phép bạn dễ dàng chia sẻ tệp và thư mục của mình với người khác. Bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ liên kết một cách hiệu quả, bạn có thể cấp quyền truy cập cho cộng tác viên, cung cấp tài nguyên công cộng hoặc chỉ cần gửi liên kết tải xuống nhanh. Vậy các bước chia sẻ Google Drive như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách chia sẻ liên kết Google Drive:

1. Chọn người có thể truy cập

Trước khi tạo liên kết, hãy quyết định xem bạn muốn ai có thể truy cập vào tệp hoặc thư mục. Có ba lựa chọn chính:

• Bất kỳ ai có liên kết: Điều này làm cho tệp hoặc thư mục có thể truy cập công khai đối với bất kỳ ai có liên kết. Hãy thận trọng khi sử dụng tùy chọn này, chỉ dành cho những tệp bạn định chia sẻ công khai.
• Những người cụ thể: Bạn có thể chia sẻ với những cá nhân cụ thể bằng cách nhập địa chỉ email của họ. Họ sẽ nhận được thông báo qua email có liên kết để truy cập tệp/thư mục.
• Những người trong tổ chức của bạn (đối với Google Workspace): Nếu đang sử dụng Google Workspace, bạn có thể chia sẻ với các đồng nghiệp trong tổ chức của mình. Bạn có thể chọn toàn bộ nhóm hoặc phòng ban để truy cập rộng hơn.

2. Đặt quyền

Khi bạn đã chọn người có thể truy cập vào liên kết, hãy xác định mức độ quyền mà bạn muốn cấp. Bạn có ba lựa chọn:

• Người xem: Điều này cho phép người dùng chỉ xem tệp và ngăn họ thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào.
• Người bình luận: Ngoài việc xem, người dùng có quyền bình luận có thể để lại nhận xét và đề xuất trong tài liệu.
• Người chỉnh sửa: Điều này cấp khả năng chỉnh sửa đầy đủ. Người dùng có thể sửa đổi nội dung và cộng tác trong thời gian thực (đối với Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày).

3. Tạo liên kết

• Nhấp chuột phải vào tập tin hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Chọn “Chia sẻ” từ menu.
• Trong “Quyền truy cập chung”, hãy chọn cấp truy cập mong muốn (bất kỳ ai có liên kết, những người cụ thể hoặc tổ chức của bạn).
• Đặt cấp độ quyền (người xem, người bình luận hoặc người chỉnh sửa).
• Nhấp vào “Sao chép liên kết.”

4. Chia sẻ liên kết

Sau khi sao chép liên kết, bạn có thể chia sẻ liên kết đó theo nhiều cách khác nhau:

• Dán liên kết trực tiếp vào email, tin nhắn hoặc cửa sổ trò chuyện.
• Nhúng liên kết vào một trang web hoặc tài liệu.
• Rút gọn link bằng dịch vụ rút ngắn URL để chia sẻ dễ dàng hơn.

**Lưu ý:

• Bạn có thể sửa đổi cấp độ truy cập hoặc vô hiệu hóa hoàn toàn liên kết bất kỳ lúc nào bằng cách thực hiện theo các bước tương tự và điều chỉnh cài đặt.
• Hãy cân nhắc việc đưa vào thông báo hoặc hướng dẫn khi chia sẻ liên kết, đặc biệt đối với các liên kết công khai hoặc những liên kết có quyền cụ thể.
• Tận dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu (có sẵn cho một số loại tệp) để có thêm lớp bảo mật khi chia sẻ thông tin nhạy cảm.

Hướng dẫn tải dữ liệu lên Google Drive

• Truy cập Google Drive

Truy cập drive.google.com trong trình duyệt web của bạn. Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình.

• Chọn phương thức tải lên của bạn

Bạn có hai tùy chọn chính để tải lên dữ liệu:

+ Kéo và thả: Đây là phương pháp đơn giản nhất. Mở cửa sổ trình khám phá tệp trên máy tính của bạn và điều hướng đến các tệp bạn muốn tải lên. Sau đó, chỉ cần kéo và thả tệp trực tiếp vào cửa sổ Google Drive trong trình duyệt của bạn.

+ Nút tải lên: Ngoài ra, hãy nhấp vào nút “Mới” ở góc trên cùng bên trái của giao diện Drive. Chọn “Tải tệp lên” từ menu thả xuống. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ chọn tập tin trên máy tính của bạn. Chọn tệp bạn muốn tải lên và nhấp vào “Mở“.

• Tiến trình tải lên

Khi bạn đã chọn phương thức tải lên, Google Drive sẽ xử lý phần còn lại. Bạn sẽ thấy thanh tiến trình cho mỗi tệp cho biết trạng thái tải lên.

• Sắp xếp nội dung tải lên của bạn

Sau khi tải lên, hãy cân nhắc việc tạo thư mục trong Drive để sắp xếp các tệp. Điều này giúp duy trì cấu trúc rõ ràng và giúp dễ dàng xác định vị trí sau này. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trong cửa sổ Drive và chọn “Mới > Thư mục” để tạo thư mục mới.

Hướng dẫn tải dữ liệu từ Google Drive về thiết bị cá nhân

Google Drive cho phép bạn tải từng tệp hoặc toàn bộ thư mục xuống thiết bị cá nhân của mình, cho dù đó là máy tính, điện thoại thông minh hay máy tính bảng. Dưới đây là hướng dẫn về cách thực hiện:

• Truy cập https://drive.google.com/drive/my-drive.
• Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn nếu bạn chưa đăng nhập.
• Xác định vị trí tập tin bạn muốn tải xuống.
• Nhấp chuột phải vào tên tập tin.
• Chọn “Tải xuống” từ menu

• Tệp sẽ được tải xuống vị trí tải xuống mặc định trên máy tính của bạn.

Hướng dẫn tạo tệp, thư mục mới trên Google Drive

Google Drive cung cấp một cách thuận tiện để lưu trữ và sắp xếp các tệp kỹ thuật số của bạn. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo tệp và thư mục mới để giữ cho Drive của bạn có cấu trúc tốt và có thể truy cập được:

1. Tạo thư mục mới:

• Truy cập Google Drive: Truy cập https://drive.google.com/drive/my-drive trong trình duyệt web của bạn hoặc khởi chạy ứng dụng Google Drive trên thiết bị di động.
• Tìm nút “Mới” (New): Trên giao diện web, nút “Mới” nằm ở phía bên trái màn hình. Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào biểu tượng “+” ở góc dưới cùng bên phải.
• Chọn “Thư mục mới” (New Folder); Một menu thả xuống sẽ xuất hiện với nhiều loại tệp khác nhau mà bạn có thể tạo. Chọn “Thư mục” để tạo thư mục mới.

• Đặt tên cho thư mục của bạn: Nhập tên rõ ràng và mang tính mô tả cho thư mục của bạn. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định nội dung của nó sau này.
• Chọn một vị trí (Tùy chọn): Theo mặc định, thư mục mới sẽ được tạo trong Drive chính của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể chọn tạo nó trong thư mục hiện có bằng cách điều hướng đến thư mục đó trước khi nhấp vào “Mới”.
• Nhấp vào “Tạo”: Sau khi bạn đã đặt tên cho thư mục của mình và chọn vị trí của nó (nếu có), hãy nhấp vào “Tạo” trên web hoặc nhấn vào biểu tượng dấu kiểm trên ứng dụng dành cho thiết bị di động để hoàn tất quy trình. Thư mục mới của bạn sẽ xuất hiện ở vị trí đã chọn.

2. Tạo tập tin mới:

• Thực hiện theo Bước 1 & 2: Giống như việc tạo thư mục, hãy truy cập Google Drive và tìm nút “Mới” trên web hoặc biểu tượng “+” trên ứng dụng dành cho thiết bị di động.
• Chọn loại tệp mong muốn: Menu thả xuống sẽ hiển thị nhiều loại tệp khác nhau mà bạn có thể tạo trực tiếp trong Drive. Chúng bao gồm Google Docs, Sheets, Slides, Forms, v.v. Chọn loại tập tin bạn cần.

• Đặt tên cho tệp của bạn (Tùy chọn): Đối với một số loại tệp, một tệp mới, không có tiêu đề sẽ được tạo tự động. Bạn có thể đổi tên nó bằng cách nhấp đúp vào tên tệp trên web hoặc nhấn vào tên tệp trên ứng dụng di động và nhập tên mới.
• Bắt đầu tạo hoặc tải lên: Đối với Google Docs, Sheets, Slides, bạn có thể bắt đầu tạo nội dung của mình trực tiếp trong giao diện Drive. Đối với các loại tệp khác, bạn có thể được nhắc tải lên tệp hiện có từ thiết bị của mình.

Hướng dẫn truy cập tài liệu, tệp tin ngoại tuyến trên Google Drive

Ngay cả khi bạn bị ngắt kết nối Internet, Google Drive vẫn cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa các tệp cụ thể. Chức năng này đảm bảo năng suất không bị gián đoạn, cho phép bạn làm việc trên tài liệu và tệp khi đang di chuyển hoặc ở những khu vực có khả năng truy cập Internet hạn chế. Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách bật quyền truy cập ngoại tuyến cho các tài liệu và tệp trên Google Drive:

• Mở Google Chrome hoặc Microsoft Edge. (Mặc dù các trình duyệt khác có thể hoạt động nhưng hai trình duyệt này cung cấp chức năng ngoại tuyến đáng tin cậy nhất với Google Drive.)
• Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình.
• Điều hướng đến drive.google.com/drive/settings. Thao tác này sẽ mở cài đặt Google Drive của bạn.
• Xác định vị trí phần “Ngoại tuyến” (Offline).

• Chọn hộp bên cạnh “Tạo, mở và chỉnh sửa các tệp Docs, Sheets và Slides gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến“. Điều này cho phép truy cập ngoại tuyến đối với các loại tệp cụ thể này.

**Lưu ý:

• Chức năng truy cập ngoại tuyến hiện bị giới hạn ở các tệp Google Docs, Sheets, và Slides. Không thể chỉnh sửa các loại tệp khác như PDF hoặc hình ảnh ngoại tuyến.
• Mặc dù bạn có thể xem một số loại tệp như tệp PDF ngoại tuyến sau khi bật cài đặt ngoại tuyến chung, nhưng việc chỉnh sửa chúng yêu cầu phải tải chúng xuống trước.
• Những thay đổi được thực hiện đối với tệp ngoại tuyến sẽ được tự động đồng bộ hóa trở lại bộ nhớ đám mây sau khi bạn kết nối lại với Internet.

Hướng dẫn sắp xếp và xóa tệp tin trên Google Drive

Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn sắp xếp các tệp của mình theo thứ tự và giải phóng dung lượng lưu trữ hiệu quả:

1. Sắp xếp tệp tin trên Google Drive

Để sắp xếp tệp tin trên Google Drive vào những thư mục mà bạn mong muốn, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Truy cập vào Google Drive
• Điều hướng đến tệp tin mà bạn muốn sắp xếp lại
• Nhấp chuột phải vào tệp đó, bạn chọn “Sắp xếp” (Organize) trong menu xuất hiện.
• Sau đó bạn chọn “Move to” (Di chuyển).

• Tiếp theo những thư mục mà bạn có trong Google Drive xuất hiện. Bạn chỉ cần chọn một trong số đó để làm đích đến cho tệp tin của bạn.

2. Xóa các tập tin không cần thiết

• Duyệt qua các thư mục: Điều hướng qua các thư mục của bạn để xác định các tệp bạn không còn cần nữa.
• Sử dụng Tìm kiếm: Thanh tìm kiếm của Google Drive rất mạnh mẽ. Sử dụng từ khóa, loại tệp (ví dụ: “.docx,” “.pdf”) hoặc phạm vi ngày để xác định vị trí các tệp cụ thể cần xóa.
• Nhấp chuột phải hoặc Sử dụng Menu: Có hai cách để bắt đầu xóa. Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn xóa và chọn “Xóa” từ menu. Ngoài ra, hãy chọn tệp và nhấp vào biểu tượng “Xóa” (biểu tượng thùng rác) nằm trên thanh công cụ ở đầu giao diện Drive.

• Bộ nhớ tạm thời: Khi bạn xóa một tập tin, nó sẽ không biến mất vĩnh viễn. Thay vào đó, nó sẽ được chuyển vào Thùng rác. Điều này cung cấp cho bạn một mạng lưới an toàn trong trường hợp bạn vô tình xóa một cái gì đó quan trọng.
• Giải phóng dung lượng: Các tệp nằm trong Thùng rác trong một khoảng thời gian (thường là 30 ngày) trước khi tự động bị xóa. Để xóa chúng vĩnh viễn và giải phóng dung lượng lưu trữ, hãy truy cập Thùng rác bằng cách nhấp vào thùng rác đó trên thanh điều hướng ở bên trái giao diện Drive.
• Dọn sạch Thùng rác: Khi ở trong Thùng rác, hãy chọn các tệp bạn muốn xóa vĩnh viễn. Bạn cũng có thể chọn “Dọn sạch thùng rác” để xóa mọi thứ cùng một lúc.

Lợi ích của Google Drive đối với doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh hợp tác ngày nay, việc lưu trữ, chia sẻ và truy cập tệp hiệu quả là rất quan trọng. Google Drive vượt xa mục đích sử dụng cá nhân, cung cấp bộ tính năng mạnh mẽ giúp hỗ trợ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô hợp lý hóa quy trình công việc, nâng cao khả năng cộng tác và cải thiện năng suất tổng thể. Dưới đây là cái nhìn sâu hơn về những lợi ích chính mà Google Drive mang lại cho doanh nghiệp:

1. Lưu trữ và truy cập tập trung

Google Drive cung cấp nền tảng an toàn và tập trung để lưu trữ tất cả các tệp doanh nghiệp của bạn, từ tài liệu và bảng tính đến hình ảnh và video. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu về các giải pháp lưu trữ phân tán như máy chủ vật lý hoặc thiết bị cá nhân của nhân viên, đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào các phiên bản tệp mới nhất từ bất kỳ vị trí nào có kết nối internet.

2. Cộng tác liền mạch

Cộng tác trong thời gian thực là nền tảng của Google Drive. Các nhóm có thể làm việc đồng thời trên các tài liệu, xem các chỉnh sửa và cập nhật ngay lập tức. Điều này thúc đẩy làm việc nhóm hiệu quả, loại bỏ nguy cơ xung đột phiên bản và đảm bảo mọi người đều thống nhất quan điểm. Các tính năng trò chuyện và nhận xét tích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên lạc và phản hồi trong chính tài liệu làm việc.

3. Bảo mật và tuân thủ nâng cao

Google Drive ưu tiên bảo mật dữ liệu. Các tệp được mã hóa khi lưu trữ và chuyển tiếp, đồng thời doanh nghiệp có quyền kiểm soát chi tiết đối với quyền truy cập. Các tính năng như quy tắc ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) có thể được áp dụng để bảo vệ thông tin nhạy cảm và Vault for Drive (một dịch vụ bổ sung) cho phép lưu giữ, tìm kiếm và xuất các phiên bản tệp lịch sử, hỗ trợ tuân thủ pháp luật và quy định.

4. Cải thiện năng suất và hiệu quả

Google Drive loại bỏ nhu cầu gửi đi gửi lại các tệp lớn qua email hoặc tìm kiếm tài liệu bị mất trên từng thiết bị. Truy cập dễ dàng, chức năng tìm kiếm mạnh mẽ và tích hợp với nhiều ứng dụng kinh doanh khác nhau giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và trao quyền cho nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi.

5. Khả năng mở rộng và hiệu quả về chi phí

Google Drive cung cấp các gói bộ nhớ linh hoạt để phục vụ cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Bạn chỉ có thể trả tiền cho dung lượng lưu trữ bạn cần, đây là giải pháp tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, tính chất dựa trên đám mây của Drive giúp loại bỏ nhu cầu về giấy phép phần mềm hoặc cơ sở hạ tầng phần cứng đắt tiền, giúp giảm hơn nữa chi phí CNTT.

6. Khắc phục thảm họa và duy trì hoạt động kinh doanh

Hơn thế nữa, Google Drive bảo vệ dữ liệu của bạn trên đám mây. Trong trường hợp xảy ra lỗi phần cứng hoặc thiên tai, các tệp kinh doanh quan trọng của bạn vẫn được bảo mật và có thể truy cập được từ mọi thiết bị. Điều này đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động trong những trường hợp không lường trước được.

7. Khả năng truy cập trên thiết bị di động

Ứng dụng di động Google Drive cho phép nhân viên truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tệp từ mọi nơi, trên mọi thiết bị di động. Điều này cho phép các nhóm từ xa cộng tác hiệu quả và duy trì năng suất ngay cả khi họ không ở văn phòng.

Bằng cách tận dụng các lợi ích của Google Drive, các doanh nghiệp có thể thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác, nâng cao hiệu quả và đảm bảo tính bảo mật cũng như khả năng truy cập dữ liệu quan trọng. Điều này mang lại lực lượng lao động hiệu quả hơn, giao tiếp được cải thiện và lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh kinh doanh năng động ngày nay.

Chi phí Google Drive

Google cung cấp mô hình định giá Google Drive freemium, đáp ứng nhu cầu của cả cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là bảng phân tích cấu trúc chi phí:

1. Gói miễn phí:

Bộ nhớ 15GB: Đối với người dùng cá nhân hoặc doanh nghiệp có yêu cầu bộ nhớ tối thiểu, Google Drive cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ miễn phí. Điều này có thể chứa một lượng tài liệu, bảng tính, bản trình bày và thậm chí cả một lượng ảnh và video vừa phải.

2. Gói trả phí:

• Đối với người dùng cá nhân

Sau đây GCS Vietnam sẽ giải đáp thắc mắc cho mọi người về việc mua thêm dung lượng cho Google Drive như thế nào nếu như hết dung lượng miễn phí. Nếu bạn cần thêm dung lượng lưu trữ, Google Drive sẽ cung cấp một số gói trả phí với dung lượng lưu trữ khác nhau. Các gói này lý tưởng cho các cá nhân có bộ sưu tập tệp lớn hơn hoặc cần thêm dung lượng cho nội dung đa phương tiện.

Các gói trả phí tuân theo mô hình đăng ký, với các tùy chọn thanh toán hàng tháng hoặc hàng năm. Điều này cho phép người dùng điều chỉnh dung lượng lưu trữ dựa trên nhu cầu và ngân sách ngày càng tăng.

• Đối với người dùng doanh nghiệp

Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng tài khoản Google Workspace sẽ không thể đăng ký các gói nâng cấp dung lượng Google One như trước đây. Tuy nhiên, Google đã đưa ra gói dịch vụ nâng cấp mới dành cho tệp người dùng này. Đó chính là Google Workspace Additional Storage, với dung lượng thêm là 10TB cho bộ nhớ dùng chung của doanh nghiệp. Mức phí sẽ là 300$/ tháng, nhưng tổ chức cần đăng ký gói theo năm để có thể sử dụng.

Theo như lời khuyên của Google, để tối ưu hóa chi phí cho mức sử dụng về lâu dài cho các doanh nghiệp cần dung lượng lớn, tổ chức nên cân nhắc nâng cấp lên các phiên bản cao hơn của Google Workspace. Ví dụ, doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace Business thì nên nâng cấp lên Google Workspace Enterprise để có được nhiều dung lượng lưu trữ hơn cũng như tiết kiệm hơn so với gói nâng cấp dung lượng Google Workspace Additional Storage.

Để được tư vấn giải pháp hợp lý, doanh nghiệp có thể liên hệ GCS Vietnam – Đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam để biết thêm thông tin về việc nâng cấp dung lượng Google Drive cũng như những ưu đãi hấp dẫn khi đăng ký dịch vụ.

Nâng cấp dung lượng Drive cho Doanh Nghiệp tại GCSVN Ngay

Một số câu hỏi thường gặp về Google Drive

1. Google Drive có từ khi nào?

Google Drive được ra mắt vào ngày 24 tháng 4 năm 2012. Kể từ đó, nó đã trở thành giải pháp lưu trữ đám mây phổ biến cho các cá nhân và doanh nghiệp.

2. Google Drive có an toàn không?

Google Drive là một trong những giải pháp lưu trữ đám mây an toàn nhất hiện nay, có các tính năng bảo mật tối ưu như:

• Mã hóa: Google Drive sử dụng các phương pháp mã hóa mạnh để bảo vệ dữ liệu của bạn cả ở trạng thái lưu trữ (được lưu trữ trên máy chủ của Google) và khi truyền tải (đang được tải lên hoặc tải xuống). Điều này khiến người dùng trái phép rất khó truy cập vào tệp của bạn.
• Kiểm soát quyền truy cập: Bạn có quyền kiểm soát chi tiết đối với những người có thể truy cập vào tệp và thư mục của bạn trong Google Drive. Bạn có thể đặt quyền cho từng người dùng hoặc nhóm, cho phép họ xem, chỉnh sửa hoặc nhận xét về tệp của bạn. Điều này đảm bảo chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể xem thông tin nhạy cảm của bạn.
• Xác thực hai yếu tố (2FA): Việc bật 2FA sẽ bổ sung thêm một lớp bảo mật cho tài khoản Google của bạn. Điều này yêu cầu mã xác minh phụ khi đăng nhập từ thiết bị mới, giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép.
• Lịch sử phiên bản: Google Drive duy trì lịch sử phiên bản chi tiết cho hầu hết các tệp. Điều này cho phép bạn trở lại phiên bản trước nếu bạn vô tình chỉnh sửa nội dung nào đó hoặc cần khôi phục phiên bản cũ hơn.

3. Google Drive có bao nhiêu GB?

Dung lượng lưu trữ cơ bản của tài khoản Google Drive miễn phí là 15 GB. Dung lượng lưu trữ này được chia sẻ trên Google Drive, Gmail và Google Photos.

Tuy nhiên, Google Drive cung cấp các gói trả phí với dung lượng lưu trữ lớn hơn nhiều nếu bạn cần thêm dung lượng cho các tệp của mình.

Lời kết

Tóm lại, Google Drive đã tự khẳng định mình là một giải pháp lưu trữ đám mây mạnh mẽ và linh hoạt. Cho dù bạn là sinh viên, chuyên gia hay doanh nghiệp lớn, Google Drive đều cung cấp một bộ công cụ có giá trị để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả và tăng năng suất của bạn. Mong rằng qua bài viết này doanh nghiệp đã bỏ túi được cho mình thêm kiến thức Google Drive là gì cũng như những cách sử dụng Google Drive hiệu quả trong công việc hàng ngày.

Mọi thắc mắc xin hãy để lại thông tin liên hệ tại LiveChat ngay dưới bài viết nếu bạn cần GCS Vietnam giải đáp thêm thắc mắc về việc nâng cấp dung lượng Google Drive cũng như các dịch vụ khác của Google Cloud.