Hướng dẫn cách tính tổng trong Google Sheets với hàm SUM

Bạn có thể tính tổng các giá trị số trong bảng tính một cách nhanh chóng thông qua hàm SUM. Vậy cách tính tổng trong Google Sheets bằng hàm SUM có dễ hay không? Các bạn hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của GCS Việt Nam để biết cách sử dụng đúng cách. 

Hàm SUM trong Google Sheets là gì? Hoạt động như thế nào?

Hàm SUM trong Google Sheets là hàm toán học được sử dụng để tính tổng các giá trị trong phạm vi hoặc nhiều ô riêng biệt. Về cơ bản, hàm SUM hoạt động bằng cách nhận vào các đối số là các số trực tiếp, tham chiếu ô hoặc một phạm vi ô. Sau đó, Google Sheets sẽ trả về kết quả là giá trị tổng của tất cả các đối số đó.

Cách tính tổng trong Google Sheets bằng hàm SUM rất linh hoạt. Bởi nó có khả năng xử lý nhiều loại dữ liệu khác nhau, từ các số nguyên, số thập phân đến kết quả từ các công thức khác. 

Ngoài ra, sử dụng hàm SUM trong Google Sheets để tính tổng, bạn còn nhận được nhiều lợi ích như là:

• Tiết kiệm được đáng kể thời gian: Bạn sẽ không phải mất công nhập từng phép cộng hoặc nhập lại dữ liệu khi bị thay đổi. Khi sử dụng hàm SUM để tính toán, hệ thống Google Sheets sẽ tự động hiểu và chạy công thức trả về kết quả nhanh chóng.
• Có độ chính xác cao: Khi sử dụng hàm SUM tính tổng trong Google Sheets, bạn không lo sẽ bỏ sót được các ô chứa dữ liệu tính toán như cách triển khai thủ công.
• Linh hoạt kết hợp tính tổng trong nhiều vùng: Bạn có thể cộng nhiều vùng rời rạc trong bảng tính vào với nhau thông qua hệ thống tham chiếu. Ví dụ như công thức sau =SUM(A1:A5, C1:C5, 100).
• Kết hợp với nhiều hàm nâng cao: Hàm SUM có thể kết hợp được với nhiều hàm khác, như là SUMIF, QUERY, FILTER, OFFSET,… Từ đó, bạn sẽ giải quyết được nhiều bài toán phức tạp hơn không chỉ là tính tổng cơ bản. 

Cú pháp cơ bản của hàm SUM tính tổng

Cú pháp của hàm SUM trong Google Sheets để tính tổng rất đơn giản và dễ nhớ. 

Cú pháp chung của hàm SUM như sau:

=SUM(giá_trị_1, [giá_trị_2, …])

Trong đó:

• giá_trị_1: Đây là đối số bắt buộc đầu tiên, có thể là một số cụ thể (ví dụ: 10), một tham chiếu đến một ô đơn lẻ (ví dụ: A1), hoặc một phạm vi ô (ví dụ: A1:A10).
• [giá_trị_2, …]: Đây là các đối số tùy chọn, bạn có thể thêm bao nhiêu đối số tùy thích, cách nhau bằng dấu phẩy. Mỗi đối số có thể là một số, một ô, hoặc một phạm vi khác.

*Ví dụ: 

• =SUM(10, 20, 30): Hàm này sẽ trả về kết quả 60.
• =SUM(A1, B2): Hàm này sẽ tính tổng giá trị trong ô A1 và ô B2.
• =SUM(C1:C5): Hàm này sẽ tính tổng tất cả các giá trị trong phạm vi từ ô C1 đến C5.
• =SUM(D1:D10, E1, F5:F8): Hàm này sẽ tính tổng của phạm vi D1:D10, sau đó cộng thêm giá trị trong ô E1, và tiếp tục cộng tổng của phạm vi F5:F8.

Cách tính tổng trong Google Sheets bằng hàm SUM đơn giản

Cách tính tổng trong Google Sheets bằng hàm SUM cơ bản rất đơn giản. Dưới đây là một số ví dụ điển hình giúp bạn biết cách sử dụng hàm SUM trong Google Sheets cụ thể ra sao:

Bảng dữ liệu về doanh thu các sản phẩm qua các tháng trong Quý 2 của GCS Việt Nam:

Tính tổng một vùng liên tục

Khi bạn muốn cộng tất cả các giá trị trong một khu vực dữ liệu liền kề, có thể tính tổng một vùng liên tục bằng hàm SUM. Bạn chỉ cần xác định ô bắt đầu và ô kết thúc của vùng đó thông qua dấu hai chấm (:). Từ đó, Google Sheets tự động hiểu và tính tổng các số nằm trong phạm vi được chỉ định.

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh thu của Sản phẩm Google Workspace trong Quý 2 (tức là tổng của Tháng 4, Tháng 5 và Tháng 6 của Sản phẩm Google Workspace).

*Công thức: 

=SUM(B2:D2)

Trong đó: 

• B2:D2: Đại diện cho một phạm vi ô liên tục, bắt đầu từ ô B2 (doanh thu Tháng 4 của Sản phẩm Google Workspace) kéo dài đến ô D2 (doanh thu Tháng 6 của Sản phẩm Google Workspace). Hàm SUM sẽ cộng tất cả các giá trị số trong các ô này.

*Kết quả: 

Tính tổng nhiều phạm vi hoặc giá trị rời rạc

Bạn cần tính tổng nhiều phạm vi hoặc giá trị rời rạc nhau trong một bảng tính thì hãy dùng hàm SUM. Hàm SUM trong Google Sheets được sử dụng trong trường hợp này sẽ cho phép bạn liệt kê nhiều đối số khác nhau. Đặc biệt, mỗi đối số có thể là một ô đơn lẻ, một phạm vi hoặc một số cụ thể. Chúng sẽ được thực hiện phân cách với nhau bằng dấu phẩy (;). 

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh thu của Sản phẩm Google Workspace và Sản phẩm Zoom Workplace trong Tháng 5. Các giá trị này nằm ở các hàng khác nhau nhưng cùng một cột.

*Công thức: 

=SUM(C2; C4)

Trong đó:

• C2: Đại diện cho ô chứa doanh thu Tháng 5 của Sản phẩm Google Workspace (25).
• C4: Đại diện cho ô chứa doanh thu Tháng 5 của Sản phẩm Zoom Workplace (20).
• Dấu phẩy (;) dùng để phân cách các đối số rời rạc mà bạn muốn cộng lại.

*Kết quả: 

Tính tổng toàn bộ các cột hoặc hàng

Khi bạn muốn tổng hợp tất cả dữ liệu trong một cột hoặc một hàng cụ thể, có thể sử dụng hàm SUM. Cách tính tổng trong Google Sheets theo phương thức này sẽ cho phép bạn tham chiếu trực tiếp đến toàn bộ cột hoặc hàng. Sau đó, công thức tự động điều chỉnh khi có dữ liệu mới được thêm vào hoặc xóa đi. Bạn cũng không cần phải cập nhật lại bằng các thao tác thủ công. 

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh thu của tất cả các sản phẩm trong Tháng 4.

*Công thức: 

=SUM(B:B)

Trong đó:

• B:B: Đại diện cho toàn bộ cột B. Hàm SUM sẽ cộng tất cả các giá trị số có trong cột B.

*Kết quả: 

Tính tổng trên nhiều Sheets

Khi dữ liệu của bạn được phân chia trên các trang tính khác nhau. Bạn muốn tổng hợp vào một báo cáo, có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng trên nhiều Sheets. Google Sheets cho phép tham chiếu đến các ô hoặc phạm vi từ các Sheet khác nhau bằng cú pháp.

Tên_Sheet!Phạm_Vi_Ô

*Ví dụ: 

Giả sử chúng ta có thêm một Sheet2 với dữ liệu doanh thu Quý 3 tương tự cấu trúc Quý 2:

Tính tổng doanh thu của Sản phẩm Zoom Workplace trong Quý 2 (Sheet1) và Quý 3 (Sheet2), giả sử Quý 3 cũng có cột “Tổng Quý 3” ở cột E trên Sheet2.

*Công thức: 

=SUM(E4; Sheet2!E4)

Trong đó:

• E4: Tham chiếu đến ô E4 trên Sheet1 (Tổng Quý 2 của Sản phẩm Zoom Workplace).
• Sheet2!E4: Tham chiếu đến ô E4 trên Sheet2 (Tổng Quý 23 của Sản phẩm Zoom Workplace).

*Kết quả: 

Cách tính tổng trong Google Sheets bằng hàm SUM nâng cao

Ngoài cách tính tổng trong Google Sheets cơ bản, bạn có thể sử dụng hàm công thức nâng cao với SUMIF và SUMIFS. Các hàm nâng cao của SUM sẽ cho phép bạn tính toán trong các dữ liệu lớn hoặc yêu cầu phức tạp. Để hiểu rõ hơn về cách tính tổng trong Google Sheets bằng hàm SUM nâng cao, bạn có thể tham khảo các ví dụ cụ thể sau đây:

Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu mẫu về doanh số bán hàng như sau:

Tính tổng theo điều kiện đơn lẻ

Khi bạn muốn tính tổng các giá trị trong một phạm vi dựa trên một điều kiện duy nhất, hàm SUMIF là lựa chọn hoàn hảo. Hàm này giúp bạn lọc dữ liệu và chỉ cộng những số thỏa mãn tiêu chí bạn đặt ra.

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh số của tất cả các giao dịch cho Sản phẩm Máy tính Dell.

*Công thức: 

=SUMIF(A:A; “Máy tính Dell”; C:C)

Trong đó:

• A:A : Đây là phạm vi điều kiện. Hàm sẽ kiểm tra từng ô trong cột A để tìm kiếm điều kiện.
• “Máy tính Dell” : Đây là điều kiện. Hàm sẽ tìm những ô trong cột A có giá trị chính xác là “Máy tính Dell” 
• C:C : Đây là phạm vi tổng. Nếu điều kiện được thỏa mãn ở một hàng nào đó (ví dụ, ô A2 có giá trị “Máy tính Dell”), hàm sẽ lấy giá trị tương ứng từ cột C (ví dụ, C2) để cộng vào tổng.

*Kết quả: 

Tính tổng nhiều điều kiện cùng lúc

Khi bạn cần tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện cùng lúc, có thể sử dụng hàm SUMIFS. Khác với SUMIF chỉ xử lý một điều kiện, SUMIFS cho phép bạn áp dụng từ 2 đến 127 điều kiện khác nhau cùng lúc. 

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh số của Sản phẩm Bàn phím máy tính tại Khu vực Miền Nam và có Tình trạng “Đã bán”.

*Công thức: 

=SUMIFS(C2:C8; A2:A8; “Bàn phím máy tính”; B2:B8; “Miền Nam”; D2:D8; “Đã bán”)

Trong đó:

• C2:C8 : Đây là phạm vi tổng. Hàm sẽ cộng các giá trị từ cột C.
• A2:A8 : Phạm vi điều kiện 1 (cột Sản phẩm).
• “Bàn phím máy tính” : Điều kiện 1 (Sản phẩm phải là “Bàn phím máy tính”).
• B2:B8 : Phạm vi điều kiện 2 (cột Khu vực).
• “Miền Nam” : Điều kiện 2 (Khu vực phải là “Miền Nam”).
• D2:D8 : Phạm vi điều kiện 3 (cột Tình trạng).
• “Đã bán” : Điều kiện 3 (Tình trạng phải là “Đã bán”).
• Lưu ý rằng trong SUMIFS, đối số phạm_vi_tổng luôn được đặt ở vị trí đầu tiên, khác với SUMIF.

*Kết quả: 

Hàm SUM trong Google Sheets kết hợp với nhiều hàm khác để tính tổng

Hàm SUM trong Google Sheets còn có thể kết hợp với nhiều hàm khác. Việc kết hợp này cho phép bạn thực hiện được các cách tính tổng trong Google Sheets phức tạp. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách mà hàm SUM kết hợp với nhiều hàm khác để giải quyết được các bài toán phức tạp mà một mình hàm SUM không thể làm được. 

*Bảng dữ liệu: Giả sử chúng ta có bảng dữ liệu mẫu sau về giao dịch bán hàng:

SUM + QUERY tính tổng nhanh sau khi lọc dữ liệu

Khi bạn cần tính tổng các giá trị từ một tập hợp dữ liệu lớn sau khi đã lọc theo nhiều tiêu chí phức tạp. Bạn có thể kết hợp hàm SUM với hàm QUUERY để thực hiện phép toán. Hàm QUERY cho phép truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ giống SQL. Sau khi hàm QUERY lọc, sắp xếp, nhóm và tổng hợp dữ liệu sẽ trả về tập hợp con dữ liệu. Từ đó, bạn có thể áp dụng hàm SUM để tính tổng cuối cùng. 

*Ví dụ:  Bạn muốn tính tổng doanh số của Sản phẩm Máy tính Dell tại Khu vực Miền Bắc trong tháng 1 năm 2025.

*Công thức: 

=SUM(QUERY(A1:E7; “SELECT D WHERE B = ‘Máy tính Dell’ AND C = ‘Miền Bắc’ AND E >= DATE ‘2025-01-01’ AND E <= DATE ‘2025-01-31′”))

Trong đó:

• QUERY(A1:E7, …) : Hàm QUERY sẽ hoạt động trên phạm vi dữ liệu từ ô A1 đến E7(bao gồm cả tiêu đề và dòng dữ liệu cuối cùng).
• “SELECT D …” : Chúng ta muốn chọn dữ liệu từ cột D (Doanh số) để tính tổng.
• “WHERE B = ‘Máy tính Dell”” : Điều kiện lọc đầu tiên – cột B (Sản phẩm) phải có giá trị là “Máy tính Dell’A”.
• “AND C = ‘Miền Bắc'” : Điều kiện lọc thứ hai – cột C (Khu vực) phải có giá trị là “Miền Bắc”.
• “AND E >= DATE ‘2025-01-01’ AND E <= DATE ‘2025-01-31′” : Điều kiện lọc thứ ba và tư – cột E (Ngày Giao Dịch) phải nằm trong khoảng từ ngày 01/01/2025 đến 31/01/2025. Lưu ý cú pháp DATE ‘YYYY-MM-DD’ khi làm việc với ngày trong QUERY.
• SUM(…) : Sau khi hàm QUERY đã lọc và trả về một danh sách các giá trị doanh số thỏa mãn tất cả các điều kiện trên, hàm SUM sẽ tính tổng tất cả các giá trị đó.

*Kết quả: 

SUM + FILTER tính tổng các giá trị thỏa mãn điều kiện lọc đặc biệt

Khi bạn cần tính tổng một tập hợp con các giá trị dựa trên điều kiện lọc phức tạp, bạn có thể kết hợp hàm SUM với hàm FILTER. Hàm FILTER cho phép bạn trả về một phạm vi dữ liệu chỉ chứa những hàng/cột thoả mãn một hoặc nhiều  điều kiện logic. Sau đó, hàm SUM sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi đã được lọc.

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh số của các giao dịch trong tháng 1 năm 2025 của Sản phẩm Bàn phím máy tính hoặc Chuột logitech. Đây là sự kết hợp điều kiện OR (Sản phẩm Bàn phím máy tính hoặc Chuột logitech) với điều kiện AND (tháng 1 năm 2025).

*Công thức: 

=SUM(FILTER(D2:D7; (B2:B7=”Bàn phím máy tính”)+(B2:B7=”Chuột logitech”); MONTH(E2:E7)=1; YEAR(E2:E7)=2025))

Trong đó:

• FILTER(D2:D7, …): Hàm FILTER sẽ chọn các giá trị từ cột D (Doanh số) để tổng hợp.
• (B2:B7=”Bàn phím máy tính”)+(B2:B7=”Chuột logitech”): Biểu thức B2:B7=”Bàn phím máy tính”) sẽ trả về một mảng TRUE/FALSE cho cột sản phẩm, tương tự với (B2:B7=”Chuột logitech”). Dấu + ở đây hoạt động như một toán tử OR trong ngữ cảnh của mảng boolean; nếu một trong hai điều kiện là TRUE (tức là sản phẩm là “Bàn phím máy tính” HOẶC “Chuột logitech”), tổng sẽ là 1 (tức TRUE), cho phép hàng đó được lọc.
• MONTH(E2:E7)=1: Điều kiện thứ hai. Hàm MONTH(E2:E7) sẽ trích xuất tháng từ cột Ngày Giao Dịch, và chúng ta muốn nó bằng 1 (tháng 1).
• YEAR(E2:E7)=2025: Điều kiện thứ ba. Hàm YEAR(E2:E7) sẽ trích xuất năm từ cột Ngày Giao Dịch, và chúng ta muốn nó bằng 2025.
• SUM(…): Hàm SUM sẽ tính tổng các giá trị trong cột D đã được FILTER trả về sau khi thỏa mãn tất cả các điều kiện trên.

*Kết quả: 

SUM + OFFSET tính tổng vùng động thay đổi theo tham chiếu

Việc kết hợp hàm SUM với hàm OFFSET trong Google Sheets cho phép tính tổng một vùng dữ liệu động. Tức là một phạm vi có thể tự động thay đổi kích thước hoặc vị trí dựa trên một điểm tham chiếu và các tham số chỉ định. 

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh số của 5 giao dịch gần nhất trong bảng dữ liệu của mình. Công thức này sẽ tự động cập nhật khi có thêm giao dịch mới vào cuối bảng.

*Công thức: 

=SUM(OFFSET(D2;COUNTA(D:D)-1-5; 0; 5;1))

Trong đó:

• D2 : Đây là điểm tham chiếu ban đầu, bắt đầu từ ô đầu tiên của cột Doanh số (không tính tiêu đề).
• COUNTA(D:D)-1-5 : Đây là đối số hàng của OFFSET.
  • COUNTA(D:D) : Đếm tất cả các ô không trống trong cột D (bao gồm tiêu đề). Trong ví dụ này, là 11 (1 tiêu đề + 10 dòng dữ liệu).
  • -1  Trừ đi 1 để loại bỏ dòng tiêu đề, chúng ta chỉ quan tâm đến dữ liệu. (11 – 1 = 10 dòng dữ liệu).
  • -5 : Trừ đi 5 để di chuyển lên 5 dòng từ dòng cuối cùng của dữ liệu, nhằm bắt đầu vùng 5 giao dịch gần nhất. (10 – 5 = 5). Vậy, từ D2, chúng ta sẽ di chuyển xuống 5 hàng, tức là bắt đầu từ ô D7.
• 0 : Đây là đối số cột của OFFSET. Chúng ta không muốn di chuyển sang cột khác, nên là 0.
• 5 : Đây là đối số chiều_cao. Vùng tính tổng của chúng ta sẽ cao 5 hàng (5 giao dịch).
• 1 : Đây là đối số chiều_rộng. Vùng tính tổng của chúng ta sẽ rộng 1 cột.
• SUM(…) : Hàm SUM sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi động đã được OFFSET xác định (5 ô cuối cùng có dữ liệu trong cột Doanh số).

*Kết quả: 

SUM kết hợp COUNTIF để đếm rồi tính tổng

Hàm COUNTIF khi kết hợp với các hàm khác sẽ tạo ra logic phức tạp trong tính tổng.  Việc hàm SUM kết hợp COUNTIF mang đến nhiều lợi ích đặc biệt. Đó là hàm COUNTIF được dùng để kiểm tra một điều kiện về số lượng trước khi thực hiện phép tính tổng thông qua SUM. 

*Ví dụ: Bạn muốn tính tổng doanh số của Sản phẩm Máy tính Dell nhưng chỉ khi tổng số giao dịch của Sản phẩm Máy tính Dell ít nhất là 2 lần trong bảng dữ liệu.

*Công thức: 

=IF(COUNTIF(B:B; “Máy tính Dell”)>=2; SUMIF(B:B; “Máy tính Dell”;D:D); 0)

Trong đó:

• COUNTIF(B:B, “Máy tính Dell”) : Hàm này sẽ đếm số lần “Sản phẩm Máy tính Dell” xuất hiện trong cột B. Trong bảng dữ liệu mẫu, Sản phẩm Sản phẩm Máy tính Dell xuất hiện 2 lần.
• IF(…, SUMIF(B:B, “Máy tính Dell”, D:D), 0) :
  • COUNTIF(B:B, “Máy tính Dell”)>=2 : Đây là điều kiện của hàm IF. Nếu số lần xuất hiện của Sản phẩm Máy tính Dell lớn hơn hoặc bằng 2, thì điều kiện này là TRUE.
  • SUMIF(B:B, “Máy tính Dell”, D:D) : Nếu điều kiện trên là TRUE, hàm IF sẽ thực hiện phép tính SUMIF này. Nó sẽ tính tổng doanh số (cột D) của tất cả các giao dịch mà Sản phẩm (cột B) là “Máy tính Dell”.
  • 0 : Nếu điều kiện COUNTIF(B:B, “Máy tính Dell”)>=2 là FALSE (tức là Sản phẩm Máy tính Dell xuất hiện ít hơn 3 lần), hàm IF sẽ trả về 0.

*Kết quả: 

Một số lưu ý khi sử dụng hàm SUM để tính tổng

Khi thực hiện cách tính tổng trong Google Sheets thông qua hàm SUM, bạn cũng cần phải nắm rõ một số lưu ý như sau:

• Chỉ tính tổng các giá trị số

Hàm SUM chỉ tính tổng các giá trị là số. Nếu một ô trong phạm vi được chọn chứa văn bản, ô trống, hàm SUM sẽ bỏ qua giá trị đó và gây lỗi. 

• Sử dụng đúng cú pháp dấu phẩy và dấu hai chấm

Bạn cần lưu ý về cú pháp khi sử dụng các dấu. Cụ thể như sau: Dấu hai chấm (:) được sử dụng để chỉ định một phạm vi liên tục (ví dụ: A1:A10); Dấu phẩy (,)được sử dụng để phân tách các đối số khác nhau (ví dụ: A1, B5, C1:C5).

• Cẩn thận với dữ liệu lọc/ẩn

Nếu bạn lọc dữ liệu trên bảng tính, hàm SUM sẽ vẫn tính tổng các hàng bị ẩn. Nếu bạn chỉ muốn tính tổng các dữ liệu sau khi lọc, hãy sử dụng hàm SUBTOTAL (ví dụ: =SUBTOTAL(9, A:A)) thay vì SUM.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheets  

Lời kết

Từ nội dung bài viết trên, hy vọng rằng các bạn đã biết cách tính tổng trong Google Sheets với hàm SUM. Ngoài ra, người dùng có thể hỏi Gemini AI cách sử dụng các hàm như vậy ngay trong giao diện của Google Sheet, bằng cách đăng ký ngay gói Google Workspace chính hãng bởi gói đã tích hợp Gemini bên trong.

Nếu trong quá trình áp dụng hàm để tính toán gặp bất cứ khó khăn gì, các bạn đừng ngần mà hãy ngại liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777