Hướng dẫn cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheets từ A – Z

Hàm trừ trong Google Sheets là công thức tính toán cơ bản và được áp dụng trong nhiều trường hợp. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ cùng bạn tìm hiểu cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheets cụ thể và chi tiết nhất. Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để biết cách dùng hàm trừ với trang tính từ cơ bản đến nâng cao. 

Hàm trừ trong Google Sheets là gì? 

Thực tế, trong Google Sheets sẽ không có một cú pháp cụ thể nào cho “hàm trừ”. Thay vào đó, để thực hiện phép toán trừ trong Google Trang tính, người dùng sẽ sử dụng phép trừ.  Phép trừ sẽ được thực hiện thông qua hai phương pháp chính. Đó là sử dấu trừ (-) trực tiếp và sử dụng hàm MINUS(). Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hai phương pháp này kết hợp với nhiều phép toán nâng cao khác.

• Dấu trừ (-) là một toán tử toán học cơ bản. Nó cho phép bạn thực hiện phép trừ trực tiếp giữa hai hoặc nhiều số hoặc giữa các ô dữ liệu. Chẳng hạn, để biết được 100 – 50 bằng bao nhiêu, bạn chỉ cần gõ  = 100 – 50, hoặc để lấy giá trị của ô A1 trừ đi giá trị của ô B1, bạn chỉ cần nhập =A1-B1.
• Hàm MINUS() là một hàm tích hợp sẵn, để thực hiện phép trừ giữa hai đối số. Hàm MINUS () thường sử dụng trong các công thức phức tạp. Chẳng hạn, bạn có công thức lồng ghép, sử dụng công thức với hàm là MINUS(SUM(A1:A10), B1) sẽ dễ hiểu hơn so với SUM(A1:A10) – B1.

Lợi ích vượt trội khi áp dụng hàm trừ trong Google Sheets

Người dùng thường sử dụng hàm trừ trong Google Sheets khá nhiều. Bởi nó mang lại nhiều lợi ích nổi bật giúp việc tính toán trở nên hiệu quả, nhanh chóng và chính xác hơn. 

Tự động hóa quá trình tính toán, tiết kiệm thời gian đáng kể

Thay vì phải thực hiện hàng trăm, thậm chí hàng nghìn phép tính thủ công như trước đây. Giờ đây, bạn chỉ cần nhập công thức một lần và kéo xuống. Google Sheets sẽ tự động áp dụng công thức đó cho toàn bộ hàng dữ liệu. Bạn chỉ hoàn thành công việc trong vài giây.

Hơn nữa, công thức tính toán vào bảng tính sẽ thay đổi nhanh chóng khi bạn thay đổi dữ liệu trong Sheet. Nhờ đó, cho dù bảng tính có lớn thì bạn vẫn kiểm soát và quản lý được một cách dễ dàng. 

Giảm thiểu tối đa sai sót, nâng cao độ chính xác của dữ liệu

Thông thường, nếu bạn thực hiện phép trừ thủ công với các con số phức tạp, rất dễ xảy ra sai sót. Nhiều khi, bạn chỉ mắc một lỗi nhỏ sẽ làm sai lệch toàn bộ báo cáo, phân tích tài chính,… 

Khi sử dụng hàm trừ trong Google Sheets, bạn không cần lo ngại về những rủi ro không đáng có này. Bởi công thức Google Sheets hoạt động dựa trên các quy tắc thiết lập sẵn. Khi bạn đã dùng công thức, hệ thống sẽ trả về kết quả chính xác 100%. 

Ngoài ra, nếu phát hiện một lỗi ở một ô sai, hệ thống sẽ gợi ý cho bạn dễ dàng sửa lại công thức hơn. Sau đó, hệ thống cũng sẽ giúp bạn cập nhật toàn bộ các ô còn lại tự động.

Tăng tính minh bạch và khả năng theo dõi dữ liệu

Khi bạn sử dụng hàm trừ trong Google Sheets, công thức luôn hiển thị trên thanh công thức. Bạn hoặc bất kỳ ai đó cũng đều nhìn thấy sự logic của những con số. Tính minh mạch này trong phép toán còn đảm bảo rõ ràng khi bảng tính liên quan đến tài chính, kế toán,… 

Hỗ trợ và ứng dụng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực 

Hàm trừ trong Google Sheets không chỉ giúp tính toán cơ bản. Nó còn được áp dụng trong nhiều trường hợp và ứng dụng chuyên sâu vào các lĩnh vực như là:

• Tính lương thực nhận

Trong quản lý nhân sự và kế toán, việc tính toán lương rất quan trọng. Hàm trừ trong Google Sheets sẽ giúp tự động hóa quy trình tính lương. Nhân sự và kế toán sẽ được đảm bảo an toàn tránh được rủi ro không đáng có trong việc tính toán thủ công. 

• Tính số dư hàng hóa

Đối với các nhà quản lý kho, chủ cửa hàng, họ sử dụng hàm trừ sẽ giúp tính toán số dư hàng hóa chính xác và nhanh chóng. Khi sử dụng công thức, hệ thống Google Sheets sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho còn lại khi bạn nhập dữ liệu xuất hàng mới. Từ đó, bạn sẽ dễ dàng xác định sản phẩm nào cần nhập thêm, sản phẩm nào còn tồn. Sau đó, bạn dễ dàng điều chỉnh và tối ưu hóa chi phí lưu kho đảm bảo.

• Tính số ngày làm việc

Trong quản lý dự án hoặc chấm công, việc tính toán số ngày làm việc và thời gian thường sử dụng hàm trừ. Bạn có thể tính số ngày làm việc đơn giản bằng cách trừ ngày kết thúc cho ngày bắt đầu. Sau đó, hệ thống Google Sheets sẽ trực tiếp trả về số ngày chênh lệch giữa hai mốc thời gian. Bạn sẽ dễ dàng xác định thời gian trôi qua và còn lại đơn giản. 

• Tính chênh lệch giá

Trong tính toán hay kinh doanh, hàm trừ trong Google Sheets là một công cụ tính toán lợi nhuận đơn giản nhất. Phép trừ sẽ cho phép bạn nhanh chóng tính chênh lệch giữa giá bán và giá vốn, từ đó xác định lợi nhuận của từng sản phẩm.

• Tính ngân sách còn lại

Đối với các nhà quản lý tài chính, họ thường áp dụng cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheets để dễ dàng theo dõi ngân sách. Đồng thời, bạn dễ dàng tính toán số tiền còn lại sau khi đã chi tiêu, đảm bảo bạn không vượt quá ngân sách đã định.

Ví dụ minh họa thực tế về cách dùng hàm trừ trong Google Sheets cơ bản

Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheets, bạn có thể tham khảo nội dung về ví dụ minh họa thực tế sau đây. Nội dung này sẽ giúp bạn hiểu rõ về cách áp dụng hàm trừ trong Google Sheets cụ thể như sau:

Bảng dữ liệu mẫu: Bảng chi tiêu tháng 7

Sử dụng dấu trừ (-) trực tiếp

Sử dụng dấu trừ (-) trực tiếp là phương pháp cơ bản, dễ sử dụng và thực hiện nhất. Bạn có thể tính toán với dấu trừ (-) trực tiếp bằng các cách như sau: 

Phép trừ giữa các con số

Khi bạn cần thực hiện một phép tính nhanh mà không cần liên kết với dữ liệu trong bảng. Bạn có thể nhập trực tiếp các con số để tính toán.

*Ví dụ: Bạn muốn biết chênh lệch giữa số tiền thuê nhà (15,000,000) và chi phí ăn uống (5,000,000) là bao nhiêu.

*Công thức: =15000000 – 5000000

*Kết quả: 

Phép trừ giữa các ô (cell)

Phép trừ giữa các ô cho phép bạn thực hiện phép tính dựa trên dữ liệu từ các ô khác. Khi giá trị trong ô nguồn thay đổi, kết quả sẽ tự động cập nhật. 

*Ví dụ: Bạn muốn tính ngân sách còn lại cho hạng mục “Tiền nhà”.

*Công thức: =B2 – C2

*Kết quả:

Phép trừ giữa nhiều ô khác nhau

Trong nhiều trường hợp, bạn cần trừ một giá trị cho nhiều chi phí khác nhau. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng nhiều dấu – trong cùng một công thức. 

*Ví dụ: Giả sử bạn có một ngân sách tổng là 10,000,000 VND và đã chi ra 3 khoản lần lượt là 2,000,000; 500,000; và 1,200,000.

*Công thức: =10000000 – 2000000 – 500000 – 1200000

*Kết quả: 

Sử dụng hàm MINUS trong Google Sheets

Hàm MINUS trong Google Sheets là hàm được tích hợp sẵn, để thực hiện phép trừ giữa hai đối số. So với dấu trừ (-), hàm MINUS này sẽ giúp tăng tính rõ ràng và dễ đọc hơn trong bảng tính. 

*Cú pháp: =MINUS(giá_trị_1, giá_trị_2)

*Ví dụ: Sử dụng lại bảng chi tiêu trên, bạn muốn tính ngân sách còn lại cho hạng mục “Ăn uống”.

*Công thức: =MINUS(B3; C3)

Trong đó: 

• B3 (Ngân sách ban đầu 5000000) 
• C3 ( Chi phí đã dùng 3500000).

*Kết quả:

Kết hợp hàm SUM và dấu trừ (-) để trừ một dãy ô

Trong thực tế, bạn thường cần trừ tổng của một dãy ô cho một giá trị ban đầu. Việc sử dụng hàm SUM kết hợp với dấu trừ (-) là giải pháp tối ưu cho những tình huống này.

*Ví dụ: Giả sử bạn có một ngân sách tổng là 25,000,000 VND. Bạn đã chi các khoản được ghi trong cột “Chi phí đã dùng” (từ C2 đến C4) và muốn tính số tiền còn lại.

*Công thức:  =25000000 – SUM(C2:C4)

Trong đó: Hàm SUM(C2:C4) sẽ tính tổng tất cả các chi phí đã dùng. Tức là (12,000,000 + 3,500,000 + 800,000)

*Kết quả:

Ví dụ minh họa thực tế về cách dùng hàm trừ trong Google Sheets nâng cao

Khi đã nắm vững được cách dùng hàm trừ cơ bản, bạn có thể sử dụng hàm trong Google Sheets để tính toán và xử lý các dữ liệu nâng cao khác. Dưới đây là một số ví dụ minh họa thực tế về cách dùng hàm trừ trong Google Sheets nâng cao, bạn có thể tham khảo:

Bảng dữ liệu mẫu: Doanh thu và Chi phí sản phẩm

Sử dụng hàm trừ hàng loạt bằng ARRAYFORMULA

Khi bạn cần thực hiện phép tính trừ cho toàn bộ một cột, hãy sử dụng ARRAYFORMULA. Đây là một cách tính toán tự động chỉ bằng một công thức duy nhất.

*Ví dụ: Bạn muốn tính “Lợi nhuận” cho tất cả các sản phẩm trong bảng từ ô D2 đến D6.

*Công thức: =ARRAYFORMULA(B2:B6 – C2:C6)

Trong đó: ARRAYFORMULA yêu cầu Google Sheets thực hiện phép trừ giữa toàn bộ dải ô B2:B6 và dải ô C2:C6.

*Kết quả:

Sử dụng hàm trừ có điều kiện với IF() hoặc IFS()

Bạn chỉ muốn thực hiện phép trừ khi một điều kiện nhất định được thoả mãn. Bạn có thể kết hợp phép trừ với hàm IF() hoặc IFS().

*Ví dụ: Bạn muốn tính lợi nhuận cho các sản phẩm, nhưng chỉ khi doanh thu lớn hơn chi phí. Nếu không, bạn muốn hiển thị thông báo “Lỗ”.

*Công thức: =ARRAYFORMULA(IF(B2:B6 > C2:C6; B2:B6 – C2:C6; “Lỗ”))

Trong đó:

• Công thức này sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện B2:B6 > C2:C6
• Nếu điều kiện đúng (doanh thu lớn hơn chi phí), nó sẽ thực hiện phép trừ B2:B6 – C2:C6 và trả về kết quả.
• Nếu điều kiện sai (doanh thu nhỏ hơn hoặc bằng chi phí), nó sẽ hiển thị chuỗi văn bản “Lỗ”.

*Kết quả: 

Tự động sử dụng hàm trừ giá trị theo mã bằng VLOOKUP hoặc XLOOKUP

Nếu dữ liệu của bảng tính nằm rải rác ở nhiều vị trí trên các Sheet khác nhau. Để thực hiện phép trừ, bạn cần tìm kết quả giá trị tương ứng bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP hoặc XLOOKUP

*Ví dụ: Giả sử bạn có bảng “Doanh thu” ở Sheet1 và bảng “Chi phí” ở Sheet2. Bạn muốn tính lợi nhuận cho từng sản phẩm ở Sheet1.

*Công thức: =B2 – XLOOKUP(A2; Sheet2!A:A; Sheet2!B:B)

Trong đó: 

• B2: Giá trị Doanh thu
• XLOOKUP(…): Hàm tìm kiếm và trả về giá trị tìm kiếm
• A2: Đây là giá trị cần tìm kiếm (lookup_value).
• Sheet2!A:A: Đây là phạm vi tìm kiếm (lookup_range).
• Sheet2!B:B: Đây là phạm vi kết quả (return_range)
• B2 – XLOOKUP(…): Đây là phép trừ cuối cùng

*Kết quả: 

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm trừ trong Google Sheets

Khi sử dụng hàm trừ trong Google Sheets, người dùng thường gặp phải một số lỗi cơ bản nhưng có thể gây ảnh hưởng lớn đến kết quả. Tuy nhiên, các lỗi đều có thể khắc phục được nếu bạn biết rõ nguyên nhân. 

Lỗi #VALUE! do dữ liệu không phải kiểu số hoặc ngày

Đây là lỗi dễ gặp nhất khi thực hiện phép trừ. Lỗi #VALUE! thường xảy ra khi mà bạn cố gắng thực hiện phép tính toán trên dữ liệu không phải là số.

• Các ô tham chiếu chứa văn bản (chữ cái, ký tự đặc biệt) thay vì số. Ví dụ: =A1-B1 với ô B1 chứa “Lỗi”.
• Dữ liệu số được nhập dưới dạng văn bản (có dấu phẩy thay vì dấu chấm, hoặc có khoảng trắng thừa). Ví dụ: số “1,000” được Google Sheets hiểu là văn bản.
• Khi bạn thực hiện phép trừ ngày tháng nhưng một trong hai ô không phải là định dạng ngày.

Cách khắc phục lỗi #VALUE! này như sau: 

• Kiểm tra lại toàn bộ các ô trong công thức để đảm bảo chứa đúng dữ liệu là số hoặc ngày tháng.
• Loại bỏ các ký tự không phải là số (như dấu phẩy, dấu cách, ký hiệu tiền tệ) trong các ô dữ liệu.

Lỗi MINUS không hỗ trợ quá hai đối số

Hàm MINUS () có một hạn chế là chỉ trừ một giá trị cho một giá trị khác. Nếu bạn cố gắng đưa vào ba hoặc nhiều đối số, công thức sẽ không hoạt động. Ví dụ như là =MINUS(A1, B1, C1) để trừ 3 giá trị cùng lúc.

Với trường hợp này, bạn có thể khắc phục bằng cách như sau:

• Nếu bạn cần trừ nhiều giá trị cùng lúc, hãy sử dụng dấu trừ (-) trực tiếp. Ví dụ: =A1 – B1 – C1.
• Nếu bạn muốn trừ một tổng của nhiều giá trị, hãy sử dụng hàm SUM() kết hợp với dấu trừ. Ví dụ: =A1 – SUM(B1:C10).

Lỗi dữ liệu không được định dạng đúng cách thức

Lỗi này không hiển thị trực tiếp bằng một thông báo cụ thể như #VALUE!. Nhưng bạn cũng dễ dàng nhận ra và khắc phục được lỗi này. Bởi vì nguyên nhân chủ yếu là do định dạng dữ liệu không đúng là số, ngày hoặc giờ. 

• Dữ liệu ngày tháng được nhập không theo đúng định dạng được thiết lập trong cài đặt khu vực của Google Sheets. Ví dụ, nhập “30/1/2025” khi định dạng yêu cầu “1/30/2025”.
• Dữ liệu số bị nhập sai dấu ngăn cách hàng nghìn (dấu phẩy hoặc dấu chấm).
• Dữ liệu được sao chép từ nguồn khác và chứa các ký tự ẩn không phải là số, khiến Google Sheets không thể chuyển đổi chính xác.

Để khắc phục tình trạng lỗi dữ liệu không được định dạng đúng cách, bạn chỉ cần:

• Thứ nhất, bạn cần kiểm tra và đồng bộ cài đặt định dạng khu vực Google Sheets. Cách thức thực hiện là vào danh mục Tệp >> chọn vào Cài đặt >> chọn Ngôn ngữ Việt Nam và múi giờ (GMT+07) Bangkok
• Thứ hai, bạn cần định dạng tự động Google Sheets. Cách thức thực hiện là chọn vào các ô và đi tới danh mục Định dạng >> chọn Số >> chọn Số hoặc chọn Định dạng >> chọn Số >> chọn Ngày.
• Thứ ba, đối với các giá trị được sao chép, bạn có thể dán chúng dưới dạng “chỉ giá trị” (Chỉnh sửa >> Dán đặc biệt >> Chỉ dán giá trị) để loại bỏ định dạng gốc không tương thích.

Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách dùng hàm trừ trong Google Sheets 

Để sử dụng hàm trừ trong Google Sheets một cách hiệu quả và chính xác, bạn cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng như sau:

• Thứ nhất, phép trừ chỉ hoạt động trên các giá trị là số hoặc ngày tháng. Nếu bạn cố gắng trừ một chuỗi văn bản, Google Sheets sẽ trả về lỗi #VALUE!.
• Thứ hai, Google Sheets yêu cầu tuân thủ quy tắc thứ tự phép tính (Dấu ngoặc, Phép nhân/chia, Phép cộng/trừ). Nếu bạn có một công thức phức tạp, việc sử dụng dấu ngoặc đơn () là rất cần thiết để đảm bảo kết quả chính xác.
• Thứ ba, bạn cần cân nhắc sử dụng giữa dấu trừ (-) và hàm MINUS. Dấu trừ (-) phù hợp cho hầu hết các phép tính cơ bản và phức tạp như trừ nhiều hơn hai giá trị. Hàm MINUS giúp công thức trở nên rõ ràng hơn khi được lồng ghép trong các hàm phức tạp khác.
• Thứ tư, khi cần thực hiện phép trừ cho cả một cột dữ liệu, thay vì kéo công thức xuống từng ô, hãy sử dụng ARRAYFORMULA.

>>> Xem thêm: Hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF

Lời kết 

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã biết cách sử dụng hàm trừ trong Google Sheets, từ những thao tác đơn giản đến nâng cao. Và nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào khác hoặc cần hỗ trợ thêm khi sử dụng Google Sheets. Bạn đừng ngần ngại, hãy liên lạc với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được giải đáp chi tiết. GCS Việt Nam chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777