Hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF | Nguyên nhân và cách khắc phục

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets rất dễ sử dụng nhưng đôi khi, nhiều người dùng gặp phải lỗi #REF! khi áp dụng vào công thức, khiến dữ liệu không hiển thị đúng cách. Vậy lỗi #REF! khi sử dụng hàm IMPORTRANGE là gì, nguyên nhân gây ra lỗi này là do đâu và cách xử lý như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về vấn đề hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF này nhé. 

Lỗi #REF! khi sử dụng IMPORTRANGE

Trong Google Sheets, lỗi #REF! là một lỗi phổ biến khi sử dụng các hàm có liên quan đến tham chiếu dữ liệu từ bên ngoài và hàm IMPORTRANGE cũng không ngoại lệ. 

Lỗi #REF! này thường xuất hiện khi công thức không thể xác định được phạm vi dữ liệu tham chiếu, hoặc không có quyền truy cập vào bảng tính nguồn. Từ đó dẫn tới kết quả lỗi #REF! thay vì hiển thị dữ liệu.

Khi bị lỗi #REF! xảy ra, toàn bộ hệ thống kết nối dữ liệu sẽ bị gián đoạn. Điều này có thể dẫn đến vấn đề như là:

• Mất dữ liệu hiển thị tại các vùng liên kết.
• Các công thức phụ thuộc như QUERY, VLOOKUP, FILTER, ARRAYFORMULA đều bị lỗi theo dây chuyền.
• Các Dashboard tổng hợp báo cáo sẽ không hiển thị đúng và ảnh hưởng đến quá trình sử dụng dữ liệu.
• Dữ liệu bị sai lệch hoặc không cập nhật khiến bạn không thể kiểm soát số liệu theo thời gian thực. 

Hiện tại, vấn đề lỗi #REF! khi sử dụng IMPORTRANGE không chỉ do một nguyên nhân duy nhất, có thể từ nhiều yếu tố khác nhau. Nội dung tiếp theo của bài viết sẽ chỉ ra cho các bạn tường tận những nguyên nhân gây ra vấn đề hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF, cùng tìm hiểu ngay nhé. 

Nguyên nhân gây ra lỗi REF trong công thức hàm IMPORTRANGE

Để xử lý triệt để lỗi IMPORTRANGE bị lỗi #REF!, trước hết bạn cần phải xác định chính xác nguyên nhân gây ra lỗi. Dưới đây là những lý do phổ biến nhất khiến công thức IMPORTRANGE không hoạt động.

Thiếu quyền truy cập

Hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF là do bảng tính chưa cấp quyền truy cập dữ liệu từ file Google Sheets nguồn. Lỗi này thường gặp khi bạn lần đầu tiên sử dụng hàm IMPORTRANGE để liên kết dữ liệu giữa hai file khác nhau. 

Tức là, khi bạn nhập công thức IMPORTRANGE để lấy dữ liệu từ một file khác, Google Sheets sẽ yêu cầu bạn xác nhận quyền kết nối giữa hai bảng tính. Lúc này, một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện ngay cạnh ô công thức hiển thị nút “Cho phép truy cập” (Allow access) để bấm. Nếu bạn bỏ qua không bấm xác nhận hoặc file nguồn không chia sẻ quyền cho bạn, công thức hàm IMPORTRANGE sẽ báo lỗi #REF!, không thể truy xuất dữ liệu.

Cách nhận biết lỗi thiếu quyền truy cập này cụ thể như sau:

• Bạn di chuột vào ô công thức lỗi, bạn sẽ thấy thông báo như “You need to connect these sheets” hoặc “You don’t have access to this spreadsheet”.
• Google sẽ không hiển thị bất kỳ dữ liệu nào, và toàn bộ ô sẽ hiện lỗi #REF! thay vì #VALUE! hay #ERROR.

Ngoài ra, bạn cần phải lưu ý thêm một số tình huống cụ thể dễ gây ra vấn đề hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF do bị thiếu quyền truy cập là:

• File nguồn đã bị xóa, đổi chủ sở hữu hoặc chuyển quyền khiến bạn mất quyền truy cập.
• File chưa được chia sẻ với bạn hoặc chỉ chia sẻ với một nhóm mà bạn không nằm trong danh sách.
• File được cài đặt ở chế độ Chỉ mình tôi và hàm IMPORTRANGE không thể kết nối dù cú pháp đúng.
• Bạn đang dùng tài khoản Google khác so với tài khoản được chia sẻ file nguồn.

Đường dẫn hoặc phạm vi không hợp lệ

Bạn nhập sai URL hoặc phạm vi dữ liệu trong công thức không hợp lệ cũng rất dễ khiến hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF. Bởi chỉ cần một ký tự nhỏ như thiếu dấu ngoặc kép, viết sai tên Sheet, hoặc chọn phạm vi ô không hợp lệ, công thức hoàn toàn không thể thực thi. Tất nhiên, Google Sheet ngay lập tức trả về lỗi #REF!.

Cấu trúc đúng của hàm IMPORTRANGE  như sau:

=IMPORTRANGE(“URL”, “TênSheet!PhạmVi”)

Trong đó: 

• “URL” là đường dẫn của file Google Sheets nguồn (phải đặt trong dấu ngoặc kép).
• “TênSheet!PhạmVi” là tên sheet và phạm vi dữ liệu bạn muốn lấy, cũng cần nằm trong dấu ngoặc kép.

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lỗi sai trong đường dẫn và phạm vi không hợp lệ gây ra lỗi #REF! trong hàm IMPORTRANGE:

*Gõ sai tên Sheet

Google Sheets phân biệt chữ hoa và chữ thường, dấu cách cũng quan trọng.

Ví dụ, nếu sheet gốc là “Doanh thu Q1” mà bạn viết “doanhthu q1” hoặc “DoanhthuQ1” thì sẽ báo lỗi.

*Phạm vi ô sai cú pháp

• Sai: “Sheet1!A1:A1000B” (kết hợp hai cột không đúng định dạng)
• Sai: “Sheet1!A1-100” (không đúng cú pháp phạm vi)
• Đúng: “Sheet1!A1:B100”

*Tham chiếu đến phạm vi không tồn tại

Ví dụ: “Sheet1!Z999” nhưng Sheet1 chỉ có tới cột D và dòng 100 → lỗi #REF!

Lỗi liên quan đến cú pháp hoặc lỗi tham chiếu

Cú pháp công thức không đúng cũng là nguyên nhân khiến hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF trong Google Sheets. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về lỗi sai trong cú pháp hoặc tham chiếu gây ra lỗi #REF! trong hàm IMPORTRANGE:

*Thiếu dấu phẩy (,) hoặc ngoặc kép (“”) trong cú pháp

Hàm IMPORTRANGE yêu cầu 2 đối số tách biệt nhau bằng dấu phẩy và cả hai đều phải được đặt trong dấu ngoặc kép. Ngoài ra, lỗi cũng là do sử dụng dấu ngoặc hoặc ký tự đặc biệt không hợp lệ. Bạn nên tránh thêm các dấu thừa như (, ), {} trong cú pháp công thức.

• Sai:=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123XYZ” “Sheet1!A1:B10”)
• Đúng:=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123XYZ”, “Sheet1!A1:B10”)

*Tham chiếu đến phạm vi không tồn tại

Nếu bạn nhập phạm vi như “Sheet1!Z9999” trong khi Sheet1 chỉ có 10 dòng và 4 cột. Nếu công thức của bạn tới 9999, Google Sheets thông báo ngay lỗi #REF!.

*Sử dụng hàm IMPORTRANGE kết hợp với các hàm không đúng cú pháp

IMPORTRANGE thường được kết hợp với các hàm như QUERY, FILTER, ARRAYFORMULA, VLOOKUP. Nhưng nếu bạn không viết đúng cú pháp thì sẽ xảy ra lỗi.

• Sai:

=QUERY(IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123XYZ”, Sheet1!A1:B10), “select Col1”)

• Đúng: =QUERY(IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123XYZ”, “Sheet1!A1:B10”), “select Col1”)

Lỗi dữ liệu nhập vào quá lớn 

Hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF có thể là do bạn nhập một khối lượng dữ liệu quá lớn từ file nguồn. Khi đó, Google Sheets phải xử lý một vùng dữ liệu quá nhiều hàng, cột hoặc công thức phức tạp. Nó có thể không đủ tài nguyên xử lý, dẫn đến lỗi #REF! xuất hiện ngay tại ô công thức.

Thông thường lỗi #REF! do nguyên nhân dữ liệu quá lớn xảy ra khi bạn cố nhập:

• Hơn 10.000 dòng dữ liệu (hoặc nhiều hơn tùy độ phức tạp).
• Nhiều cột kéo dài tới tận cột cuối trong Sheets.
• Các vùng dữ liệu chứa nhiều hàm tính toán lồng nhau, định dạng có điều kiện, ghi chú, trình đơn thả hoặc hình ảnh chèn trong ô. 

Dấu hiệu nhận biết rõ nhất về trường hợp lỗi dữ liệu nhập quá lớn khiến Google Sheets hiển thị #REF! như sau:

• Ô tính chứa lỗi #REF! và khi di chuột vào sẽ hiện thông báo như:

“Result was too large” (kết quả quá lớn)

“Error: Internal error executing the function”

• Toàn bộ vùng dữ liệu không hiển thị, hoặc bảng tính hoạt động chậm, đơ.

Thay đổi cấu trúc hoặc vị trí dữ liệu trong bảng tính nguồn

Khi một bảng tính nguồn bị chỉnh sửa, vùng tham chiếu trong công thức IMPORTRANGE có thể không còn tồn tại hoặc không đúng vị trí ban đầu. Điều này trực tiếp sẽ dẫn tới việc hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF. 

Dưới đây là những ví dụ cụ thể, giúp bạn hiểu rõ hơn về lỗi #REF! từ nguyên nhân thay đổi cấu trúc:

*Đổi tên sheet

Ví dụ ban đầu Sheet tên là “DoanhThu2024” nhưng sau đó đổi thành “DT2024”, thì công thức. Công thức =IMPORTRANGE(“url”, “DoanhThu2024!A1:D100”) sẽ không còn hoạt động do Sheet cũ không còn tồn tại.

*Xóa hoặc di chuyển vùng dữ liệu

Nếu ai đó xóa vùng “A1:D100” hoặc cắt và dán sang vị trí khác như “G1:J100”, công thức sẽ không thể tìm thấy phạm vi cũ. Lúc này, Google Sheets sẽ trả về kết quả là lỗi #REF!.

*Thêm hoặc bớt cột/dòng làm thay đổi cấu trúc tổng thể

Khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với nhiều hàm khác, công thức sẽ phụ thuộc vào dữ liệu cột cố định. Nếu trật tự cột thay đổi, công thức sẽ trả về kết quả là lỗi #REF!.

Vấn đề về kết nối mạng hoặc server của Google

Không phải lúc nào lỗi #REF! cũng do công thức hoặc dữ liệu. Trong một số trường hợp, hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF do vấn đề về kỹ thuật từ phía Google hoặc đường truyền mạng của bạn. Tuy nhiên, đây chỉ là những lỗi tạm thời và không gây ảnh hưởng quá nghiêm trọng. 

• Khi mạng yếu hoặc bị gián đoạn, Google Sheets không thể tải dữ liệu từ file nguồn, dẫn đến lỗi #REF!.
• Khi bạn hoặc nhiều người đang truy cập một file lớn và nhiều hàm IMPORTRANGE, khả năng xử lý của Google Sheets chậm lại hoặc tạm lỗi. 

Dấu hiệu nhận biết lỗi #REF! do vấn đề mạng hoặc server như sau:

• Các ô công thức IMPORTRANGE đột ngột chuyển sang lỗi #REF! mà trước đó chúng vẫn đang hoạt động bình thường.
• Khi di chuột vào ô lỗi, không hiện thông báo rõ ràng như “missing access” hay “invalid range”.
• Các trang web khác hoặc Google Sheets khác cũng tải chậm hoặc không phản hồi.

Cách khắc phục vấn đề hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF

Khi hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF, bạn cần xác định đúng nguyên nhân để áp dụng cách xử lý phù hợp. Dưới đây là những giải pháp hiệu quả nhất để khắc phục tình trạng lỗi #REF! khi sử dụng IMPORTRANGE trong Google Sheets, bạn có thể tham khảo ngay:

Cấp quyền truy cập đúng cách

Khi dùng hàm IMPORTRANGE gặp lỗi #REF! do chưa cấp quyền truy cập, bạn có thể xử lý bằng cách như sau:

• Khi thấy ô lỗi #REF! và xuất hiện nút “Allow access” (Cho phép truy cập), hãy bấm vào đó để cấp quyền.
• Nếu không thấy nút, mở file nguồn trên trình duyệt, sau đó nhấn “Yêu cầu quyền truy cập”.
• Bạn cần đảm bảo file nguồn được chia sẻ với bạn ở quyền Người xem, Người nhận xét hoặc Người chỉnh sửa.

Kiểm tra cú pháp về URL, tên Sheet

Nếu bạn gặp lỗi #REF! do vấn đề về cú pháp, bạn chỉ cần khắc phục tình trạng này theo các cách như sau:

• Thứ nhất, bạn cần đảm bảo rằng URL được đặt trong dấu ngoặc kép, liên kết hợp lệ với Google Sheets.
• Thứ hai, bạn cần đặt tên Sheet và phạm vi trong dấu ngoặc kép. Ví dụ “Sheet1!A1:D100”.
• Thứ ba, bạn cần kiểm tra tên Sheet đúng chính tả, viết hoa, khoảng trắng, dấu đặc biệt trong công thức.
• Thứ tư, công thức không được thiếu dấu phẩy ngăn cách giữa 2 đối số của hàm.

Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu nguồn

Hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF do tham chiếu đến vùng không tồn tại, file nguồn bị đổi tên, xóa hoặc thay đổi cấu trúc. Bạn chỉ cần tiến hành khắc phục bằng các cách được gợi ý như sau:

• Mở file nguồn và kiểm tra lại xem phạm vi bạn đang lấy dữ liệu có còn tồn tại hay không.
• Bạn cần tránh dùng các phạm vi quá rộng như “A:Z” hoặc “A1:Z10000” nếu dữ liệu thường xuyên thay đổi.
• Bạn nên sử dụng chức năng “Bảo vệ phạm vi” trong Google Sheets để hạn chế chỉnh sửa ngoài ý muốn từ người khác.
• Nếu file được nhiều người sử dụng, bạn nên tạo bản sao dữ liệu để tránh những tình trạng bị gián đoạn.

Xử lý với lượng dữ liệu lớn

Nếu bạn sử dụng hàm IMPORTRANGE và bị lỗi #REF! do lấy một khối lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể xử lý tình trạng này bằng cách như sau: 

• Bạn chỉ nên lấy vùng dữ liệu cần thiết, thay vì toàn bộ Sheet.
• Bạn không nên sử dụng nhiều công thức c phức tạp lồng nhau trong file nguồn ( như là QUERY, ARRAYFORMULA…).
• Nếu dữ liệu quá lớn, bạn hãy chia thành nhiều vùng nhỏ hoặc nhiều Sheet nguồn khác nhau.
• Nếu bạn dùng hàm IMPORTRANGE trong QUERY, hãy lọc dữ liệu ngay trong câu lệnh QUERY thay vì lấy toàn bộ.

Kiểm tra kết nối mạng và tình trạng Google Servers

Nếu Google Sheets của bạn báo lỗi khi dùng hàm IMPORTRANGE do vấn đề kết nối mạng hoặc tình trạng Google Servers. Bạn chỉ cần khắc phục vấn đề này bằng các cách như sau:

• Kiểm tra lại kết nối Internet của bạn bằng cách mở các trang khác.
• Làm mới trình duyệt, hoặc bạn có thể đăng nhập lại Google nếu thấy dấu hiệu bất thường.
• Bạn có thể truy cập vào Google Workspace Status Dashboard để xem Google Sheets có đang bị lỗi dịch vụ không. Nếu Google Sheets hiển thị lên màu cam là đang bị lỗi. Lúc này, bạn chỉ cần đợi phía Google sửa chữa để hoạt động lại. 

Một số lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE hiệu quả

Để tối ưu hiệu suất và tránh các lỗi như #REF! khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets, bạn cần lưu ý một vài điều quan trọng sau đây:

• Sử dụng IMPORTRANGE với các hàm khác (QUERY, VLOOKUP, FILTER,…)

Hàm IMPORTRANGE có thể kết hợp với nhiều hàm khác nhau như (QUERY, VLOOKUP, FILTER,…). Do đó, thay vì sử dụng và nhập toàn bộ dữ liệu vào hàm IMPORTRANGE để tính toán, bạn có thể kết hợp các hàm khác vào công thức. Điều này vừa giúp bạn giảm tải lượng dữ liệu, vừa giúp bảng tính luôn nhẹ và xử lý nhanh. 

• Không tạo chuỗi liên kết lồng nhau giữa các Sheet

Việc lồng nhiều hàm IMPORTRANGE liên tiếp hoặc liên kết nhiều file với nhau một cách phức tạp sẽ khiến Google Sheets xử lý chậm, dễ gặp lỗi. Do đó, bạn hãy tạo một file trung gian để gom dữ liệu, sau đó nhập từ đó đến file có công thức chính để áp dụng hàm IMPORTRANGE vào tính toán.

• Tránh dùng hàm IMPORTRANGE nhiều lần trong cùng một sheet

Khi bạn dùng IMPORTRANGE nhiều lần trong cùng một bảng tính, mỗi lần gọi sẽ là một lần Google Sheets gửi yêu cầu tới file nguồn. Điều này sẽ gây chậm bảng tính, tăng nguy cơ mắc lỗi #REF!, #ERROR!. 

• Đặt tên Sheet và phạm vi rõ ràng, cố định

Bạn cần đảm bảo tên Sheet rõ ràng, ngắn gọn, không chứa ký tự đặc biệt hoặc dấu cách không cần thiết. Đặc biệt, các vùng dữ liệu ít thay đổi để tránh trường hợp lỗi khi người khác chỉnh sửa bảng tính nguồn. Nhất là, bạn nên tránh sử dụng dữ liệu “A:Z” hoặc “A1:Z10000” vào công thức nếu bạn không thực sự cần toàn bộ dữ liệu.

>>> Xem thêm: Hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập

Lời kết

Tóm lại, hàm IMPORTRANGE bị lỗi REF đều có nguyên nhân và cách khắc phục cụ thể. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng hàm IMPORTRANGE, bạn cũng nên biết cách áp dụng đúng cách, điều này vừa giúp khai thác tối đa hiệu quả, vừa tránh được lỗi #REF!

Ngoài ra, người dùng nên đăng ký ứng dụng Google Sheets bản quyền bằng cách mua gói Google Workspace chính hãng ngay.

Nhưng nếu trong quá trình sử dụng Google Sheets có gặp bất cứ khó khăn gì, bạn cũng đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam. Chúng tôi luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề về kỹ thuật hiệu quả và nhanh chóng nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777