Hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập – Nguyên nhân, cách khắc phục

Nhiều người khi sử dụng Google Sheets thường gặp tình trạng hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập và gây gián đoạn cho công việc. Hiểu được điều này, GCS Việt Nam mang tới bài viết dưới đây nhằm mục đích giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân, cách xử lý khi gặp tình trạng này. Cùng tham khảo ngay nhé! 

Hàm IMPORTRANGE và lợi ích khi sử dụng

Trước khi tìm hiểu về hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn về khái niệm và lợi ích mà hàm này mang lại khi sử dụng. Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cho phép bạn lấy dữ liệu từ một bảng tính khác mà không cần sao chép thủ công. Với IMPORTRANGE, bạn có thể:

• Kết nối dữ liệu từ nhiều file Google Sheets khác nhau.
• Tự động cập nhật dữ liệu khi bảng nguồn thay đổi.
• Tiết kiệm tối đa thời gian và hạn chế tối thiểu nhữngsai sót khi làm việc với dữ liệu lớn.
• Tạo các hệ thống báo cáo, dashboard động mà không cần làm thủ công. 

Ngoài ra, lợi ích nổi bật của hàm IMPORTRANGE là khả năng đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Bạn chỉ cần thiết lập một lần, mọi thay đổi sẽ tự động được lưu ở file nguồn. Vì vậy, điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp, phòng ban, team làm việc từ xa mà thường xuyên cần cập nhật dữ liệu liên tục. 

Tuy nhiên, việc sử dụng hàm IMPORTRANGE vẫn thường xảy ra các lỗi cơ bản. Một số lỗi phổ biến đó là hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập. Vậy nguyên nhân của lỗi này từ đâu? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm thông qua phần nội dung tiếp theo. 

Nguyên nhân hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập 

Khi hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập, nguyên nhân chủ yếu là do quyền truy cập hoặc định dạng tệp nguồn. Với từng nguyên nhân khác nhau sẽ có những cách nhận biết khác nhau, cụ thể như sau:

Chưa cấp quyền truy cập cho bảng tính nguồn

Hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập có thể là do bạn chưa cấp quyền cho Google Sheets truy cập vào bảng tính nguồn. Bởi khi dùng IMPORTRANGE liên kết 02 file, Google Sheets sẽ yêu cầu bấm cho phép truy cập. Nếu bạn bỏ qua bước này hoặc quên cấp quyền, hàm IMPORTRANGE sẽ không lấy được dữ liệu. Dấu hiệu nhận biết lỗi này dễ dàng như sau:

• Ô công thức báo lỗi
• Xuất hiện thông báo Bạn cần kết nối các bảng tính bên dưới

Bảng tính nguồn chưa được chia sẻ đúng cách

Bảng tính nguồn không được chia sẻ đúng chế độ cũng dẫn đến việc hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập. Đặc biệt là trong tình trạng, file nguồn đặt ở chế độ Chỉ dành cho người được mời. 

Định dạng tệp sử dụng không tương thích

Ngoài nguyên nhân quyền truy cập, việc bạn sử dụng file không đúng định dạng hàm IMPORTRANGE cũng rất dễ bị lỗi. Bởi hàm IMPORTRANGE chỉ hỗ trợ kết nối giữa các file Google Sheets, không hỗ trợ file Excel, file CSV nếu chưa chuyển đổi. Đặc biệt là khi bạn lấy URL từ một file Excel upload lên Google Drive nhưng chưa chuyển đổi thành Google Sheets thì khi dùng hàm IMPORTRANGE sẽ gặp lỗi ngay lập tức.

Hướng dẫn 04 bước khắc phục hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập

Sau khi xác định rõ nguyên nhân, việc xử lý lỗi hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập không quá phức tạp. Dưới đây là các bước chi tiết bạn nên thực hiện để sửa lỗi hàm IMPORTRANGE không có quyền truy cập:

Bước 1 – Xác định quyền truy cập file

Trước tiên, bạn cần phải có được quyền truy cập vào file muốn nhập dữ liệu. Bạn hãy yêu cầu người quản lý bảng tính cấp quyền truy cập để hàm IMPORTRANGE xác nhận được nguồn. 

Bước 2 – Cấp quyền truy cập file Google Sheets tạo hàm

Tiếp theo, nếu hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập thì bạn cấp quyền cho Google Sheets sau khi đã nhập hàm:

=IMPORTRANGE(“URL_bảng_tính_nguồn”, “tên_trang_tính!phạm_vi_cột”)

Sau đó, bạn nhấn Enter thì một cửa sổ giao diện sẽ hiển thị yêu cầu cấp quyền truy cập. Bạn chỉ cần nhấn vào mục Cho phép truy cập và tiếp tục thao tác khác. 

Bước 3 – Kiểm tra lỗi cú pháp

Trong trường hợp thực hiện các bước bên trên nhưng hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập mãi thì bạn phải kiểm tra lại cú pháp nhập. Đồng thời, bạn phải đảm bảo nhập chính xác URL cho bảng tính nguồn và định dạng phạm vi cột đúng.

Bước 4 – Sử dụng tài khoản khác

Nếu bạn đang sử dụng nhiều tài khoản Google trên cùng một thiết bị và trình duyệt thì nên xóa các tài khoản khác không truy cập. Bởi vì nếu để quá nhiều tài khoản cùng một trình duyệt đôi khi sẽ gây ra lỗi xung đột và lỗi không có quyền truy cập hàm IMPORTRANGE. 

Một số lỗi khác của hàm IMPORTRANGE 

Ngoài lỗi về quyền truy cập, hàm IMPORTRANGE còn dễ gặp phải nhiều lỗi khác. Dưới đây là một số lỗi và cách khắc phục cơ bản khi sử dụng hàm IMPORTRANGE. 

Lỗi #ERROR! do dữ liệu quá lớn

Khi bạn sử dụng một dữ liệu quá lớn và trích xuất chúng, ví dụ lên đến tận 52 cột. Để tránh tình trạng hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập, bạn có thể tách các vùng dữ liệu không liên quan ra để nhập cú pháp. Ví dụ như là:

“=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1lFnCgquD361fOADfrZNUMJ3RJN0qK2Zfwser_6bSCOw/edit#gid=0, “A2:E52”)”

Tách ra thành

“=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0”, “F2:H52”)”

Lỗi #VALUE! do URL hoặc phạm vi dữ liệu sai

Lỗi #VALUE là một lỗi thường gặp do URL không hợp lý hoặc phạm vi sai định dạng. Thường thì lỗi URL thiếu dấu ngoặc kép là chủ yếu. Với lỗi này, bạn chỉ cần đặt URL trong dấu  “ ” và đảm bảo phạm vi có định dạng đúng. 

*Ví dụ lỗi #VALUE này như sau:

=IMPORTRANGE(https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID, “Sheet1!A1:C5”)

Lỗi này sai và sửa lại như sau:

=IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/ID”, “Sheet1!A1:C5”)

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về vấn đề hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập, các bạn có thể tham khảo:

Tôi đã cấp quyền truy cập rồi nhưng lỗi vẫn xuất hiện, tại sao?

Nguyên nhân của lỗi này là do file nguồn đã đổi chế độ chia sẻ, bị xóa hoặc tài khoản Google bạn dùng không trùng với tài khoản được cấp quyền. Bạn hãy kiểm tra lại chế độ chia sẻ file và đăng nhập đúng tài khoản Google của mình. 

Tôi có thể phải cấp quyền truy cập hàng loạt cho nhiều hàm IMPORTRANGE không?

Không. Bạn không cần cấp quyền truy cập cho từng cái. Bạn chỉ cần cấp quyền truy cập một lần giữa hai file, tất cả các hàm IMPORTRANGE liên kết với hai file đó sẽ tự động hoạt động. 

Làm thế nào để hủy quyền truy cập giữa các Sheet?

Bạn muốn đổi chế độ chia sẻ file nguồn, ví dụ chuyển thành Chỉ mình tôi hoặc Loại bỏ người được chia sẻ. Ngoài ra, bạn có thể ngắt kết nối thủ công bằng cách xóa công thức IMPORTRANGE. 

Hàm IMPORTRANGE có giới hạn số lần truy cập không?

Có. Nếu bạn sử dụng quá nhiều công thức hàm IMPORTRANGE trong cùng một file, Google Sheets có thể hạn chế tốc độ tải dữ liệu để tránh quá tải. Đồng thời, bạn cũng nên gộp dữ liệu lại hoặc sử dụng các phương pháp tối ưu như hàm QUERY kết hợp IMPORTRANGE. 

Tại sao hàm IMPORTRANGE chỉ lỗi trên một số ô mà không phải tất cả?

Có thể do chỉ một phần phạm vi dữ liệu tham chiếu đến Sheet hoặc file nguồn đã bị lỗi, còn những vùng dữ liệu khác thì vẫn hợp lệ. Do đó, bạn phải kiểm tra kỹ từng vùng dữ liệu được lấy qua IMPORTRANGE. 

Lời kết

Hy vọng với bài viết này đã giúp các bạn giải quyết triệt để lỗi hàm IMPORTRANGE báo lỗi không có quyền truy cập. Do đó, để sử dụng hàm hiệu quả thì bạn nên hiểu rõ cách hoạt động của hàm IMPORTRANGE thật kỹ. Và nếu còn bất cứ thắc mắc gì về vấn đề liên quan đến hàm IMPORTRANGE này, các bạn đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ qua những kênh dưới đây của GCS Việt Nam để được hỗ trợ kịp thời.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777