Hướng dẫn từ A – Z cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Để kể tới các hàm được sử dụng nhiều nhất trong Google Sheets, chúng ta không thể không nhắc tới hàm VLOOKUP. Đây là một hàm có khả năng tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets từ A – Z, cùng tham khảo ngay nhé. 

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets là gì?

Hàm VLOOKUP trong Google Sheets thường sử dụng để tìm kiếm. Hàm này sẽ giúp người dùng tìm kiếm giá trị trong một cột cụ thể và trả về giá trị tương ứng trong cùng hàng từ một cột khác. Do đó, khi bạn có một bảng dữ liệu khổng lồ với hàng trăm, hàng nghìn dòng và muốn tìm kiếm dữ liệu. Thay vì phải cuộn và tìm kiếm thủ công theo từng dòng, bạn chỉ cần áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets để tự động hóa hoàn toàn quá trình này.

Điểm đặc biệt của hàm VLOOKUP là hoạt động theo chiều dọc. Tức là, nó sẽ quét dữ liệu từ trên xuống dưới trong một phạm vi nhất định để tìm kiếm giá trị. Điều này sẽ đảm bảo khả năng giảm thiểu đáng kể sai sót trong tệp dữ liệu lớn. 

Công thức của hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Công thức chuẩn của hàm VLOOKUP trong Google Sheets như sau:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Trong đó: 

• lookup_value: Giá trị cần tìm kiếm.
• table_array: Bảng dữ liệu nơi tìm kiếm.
• col_index_num: Số thứ tự của cột chứa giá trị cần trả về. 
• [range_lookup]: (Tùy chọn không bắt buộc) Xác định loại tìm kiếm (TRUE/1 cho ra kết quả tìm kiếm gần đúng, FALSE/0 cho ra kết quả tìm kiếm chính xác).

Ví dụ minh hoạ về công thức hàm VLOOKUP của Google Trang tính

Để giúp các bạn hình dung rõ hơn về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets, hãy cùng xem qua một số ví dụ minh hoạt cụ thể sau đây:

Giả sử bạn có một bảng dữ liệu về danh sách sản phẩm như sau:

Ví dụ 1: Tìm kiếm chính xác

Bạn muốn tìm giá của sản phẩm có mã sản phẩm là SP003

Công thức là: =VLOOKUP(“SP003”, A2:C5, 3, FALSE)

Trong đó:

• “SP003” : giá trị mà bạn muốn tìm kiếm.
• A2:C5 :phạm vi dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm.
• 3 : số thứ tự của cột chứa giá trị bạn muốn trả về 
• FALSE : chỉ định rằng bạn muốn tìm kiếm một kết quả chính xác. Nếu không tìm thấy “SP003” trong cột A, hàm sẽ trả về lỗi #N/A.

*Kết quả:

Ví dụ 2: Tìm kiếm tương đối

Tìm kiếm tương đối được sử dụng khi bạn cần khớp một giá trị nằm trong một khoảng hoặc ngưỡng nhất định, chứ không phải là một kết quả chính xác. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets trong trường hợp này.

*Lưu ý: Điều kiện tiên quyết và vô cùng quan trọng khi tìm kiếm tương đối là cột đầu tiên trong bảng dữ liệu nơi tìm kiếm phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. 

Giả sử, bạn có một hệ thống chiết khấu dựa trên tổng giá trị đơn hàng với các mức như bảng sau:

Ví dụ, bạn có một đơn hàng với tổng giá trị là 1,800,000 VNĐ (ví dụ: trong ô H2) và muốn tìm mức chiết khấu áp dụng cho đơn hàng này.

Công thức: =VLOOKUP(H2, E2:F4, 2, TRUE)

Trong đó:

• H2 : giá trị mà bạn muốn tìm kiếm, là “1,800,000” từ ô H2.
• E2:F4 : phạm vi dữ liệu chứa bảng chiết khấu.
• 2 : số thứ tự của cột “Chiết Khấu (%)” trong bảng dữ liệu.
• TRUE : chỉ định rằng bạn muốn tìm kiếm một kết quả tương đối. Hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất trong cột E mà nhỏ hơn hoặc bằng 1,800,000.

*Kết quả:

Ứng dụng của hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Hàm VLOOKUP không chỉ đơn thuần được ứng dụng là một công cụ tìm kiếm. Trên thực tế với khả năng tự động hóa quá trình truy xuất thông tin, hàm VLOOKUP được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể như là:

• Quản lý danh sách sản phẩm:

Bạn có một bảng tổng hợp các mã sản phẩm với mã, tên, giá, tình trạng. Nếu muốn tạo đơn, báo giá, hoặc kiểm tra tình trạng, bạn chỉ cần sử dụng hàm VLOOKUP. Các thông tin về tên, giá hay trạng thái sẽ tự động được điền đầy đủ. 

• Tra cứu thông tin:

Ví dụ, trong bảng tính quản lý nhân sự, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về số điện thoại, phòng ban, chức vụ, lương của từng cá nhân. Bằng cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets, nhập mã nhân viên hoặc tên của họ. 

• Xác minh và kiểm tra dữ liệu:

Bạn còn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để kiểm tra một giá trị có tồn tại trong một danh sách khác hay không. Ví dụ, bạn có thể dùng hàm VLOOKUP để kiểm tra tất cả các sản phẩm trong đơn đặt hàng có tồn tại trong danh sách sản phẩm chính. 

• Tạo báo cáo động và Dashboard:

Hàm VLOOKUP còn có thể sử dụng để lấy dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và tổng hợp thành báo cáo. Ví dụ như bạn có thể lấy dữ liệu doanh thu từ một bảng, thông tin khách hàng từ một bảng khác, từ đó dùng hàm VLOOKUP để tạo báo cáo tổng quan về hiệu suất kinh doanh.

Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets kết hợp với các hàm khác

Hàm VLOOKUP khi kết hợp với các hàm khác sẽ giải quyết được rất nhiều bài toán phức tạp. Dưới đây là một số ví dụ cụ thể khi kết hợp với hàm VLOOKUP với các hàm như sau: 

Giả sử, bạn có một bảng tính với danh sách các sản phẩm như sau:

Kết hợp với hàm QUERY

Hàm QUERY cho phép bạn  trích xuất, lọc, sắp xếp và tổng hợp dữ liệu bằng ngôn ngữ truy vấn giống SQL. Khi kết hợp với VLOOKUP, bạn có thể tạo ra một bảng dữ liệu động dựa trên các điều kiện phức tạp trước khi VLOOKUP thực hiện tra cứu. Đặc biệt là khi bạn cần tìm kiếm trong một tập hợp con của dữ liệu gốc đã được lọc hoặc sắp xếp theo một tiêu chí nào đó, thì hàm này rất hữu hiệu.

Ví dụ, bạn muốn tìm giá của sản phẩm Tai nghe, nhưng chỉ khi nó Còn hàng

Công thức: =VLOOKUP(“Tai nghe”, QUERY(A2:D5, “SELECT B, C WHERE D = ‘Còn hàng'”), 2, FALSE)

Trong đó:

• QUERY(A2:D5, “SELECT B, C WHERE D = ‘Còn hàng'”) : Phần này của công thức tạo ra một bảng dữ liệu tạm thời (một “bảng ảo”). Nó chọn cột B (Tên Sản Phẩm) và cột C (Giá) từ phạm vi A2:D5, nhưng chỉ với những hàng mà cột D (Tình trạng) có giá trị là “Còn hàng”. 
• VLOOKUP(“Tai nghe”, …, 2, FALSE) : VLOOKUP sau đó sẽ tìm kiếm giá trị “Tai Nghe” trong cột đầu tiên của bảng ảo vừa tạo (cột “Tên Sản Phẩm”). Khi tìm thấy, nó sẽ trả về giá trị từ cột thứ 2 của bảng ảo đó (cột “Giá”).
• 2 : Chỉ định rằng chúng ta muốn trả về giá trị từ cột thứ hai của bảng ảo được tạo bởi QUERY.
• FALSE : Đảm bảo khả năng tìm kiếm chính xác.

*Kết quả:

Kết hợp với hàm SUM

Sự kết hợp trực tiếp giữa hàm VLOOKUP với hàm SUM, thường sẽ chỉ trả về một giá trị của hàm VLOOKUP duy nhất. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể áp dụng cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets để lấy một giá trị số, sau đó sử dụng giá trị số đó trong phép tính SUM.

Ví dụ, bạn muốn tìm giá của “Bàn phím” và cộng thêm 20.000 VNĐ phí vận chuyển.

Công thức =SUM(VLOOKUP(“Bàn phím”; B2:C5; 2; FALSE); 20000)

Trong đó:

• VLOOKUP(“Bàn phím”, B2:C5, 3, FALSE): Hàm VLOOKUP này sẽ tìm “Bàn Phím” và trả về giá của nó là 500000.
• SUM(500000, 20000): Hàm SUM sau đó sẽ cộng giá trị 500000 (từ VLOOKUP) với 20000.

*Kết quả:

Kết hợp với hàm IF

Khi kết hợp hàm VLOOKUP với hàm IF, bạn sẽ thực hiện được các hành động trả về các giá trị khác nhau tùy thuộc vào kết quả của VLOOKUP. 

Ví dụ, bạn muốn tìm Tên sản phẩm “SP005” dựa vào Mã sản phẩm. Nếu tìm thấy, hiển thị tên; nếu không tìm thấy (trả về lỗi #N/A), hãy hiển thị thông báo “Mã sản phẩm không hợp lệ”.

Công thức: =IF(ISNA(VLOOKUP(“SP005”, A2:C5, 2, FALSE)), “Mã sản phẩm không hợp lệ”, VLOOKUP(“SP005”, A2:C5, 2, FALSE))

Trong đó:

• ISNA(VLOOKUP(“SP005”, A2:C5, 2, FALSE)): Phần này kiểm tra xem VLOOKUP có trả về lỗi #N/A hay không. VLOOKUP sẽ tìm kiếm “SP005” và vì nó không có, sẽ trả về #N/A. ISNA sẽ nhận diện lỗi này và trả về TRUE.
• IF(TRUE, “Mã sản phẩm không hợp lệ”, VLOOKUP(“SP005”, A2:C5, 2, FALSE)): Vì điều kiện là TRUE, hàm IF sẽ trả về giá trị thứ hai là “Mã sản phẩm không hợp lệ”.

*Kết quả: 

Nếu là “SP001”, VLOOKUP sẽ trả về “Bàn phím”. ISNA sẽ là FALSE. Hàm IF sẽ trả về giá trị thứ ba là “Bàn phím”.

Kết hợp với hàm LEFT, RIGHT

Hàm LEFT và hàm RIGHT sử dụng để trích xuất một số ký tự nhất định từ bên trái hoặc bên phải của một chuỗi văn bản. Khi kết hợp với VLOOKUP, chúng có thể được dùng để tạo ra giá trị cần tìm từ một phần của chuỗi, đặc biệt hữu ích khi mã sản phẩm hoặc ID có cấu trúc phức tạp.

Giả sử bạn có thêm bảng tính 

Ví dụ, bạn tìm Tên sản phẩm của mã sản phẩm “SP003CH” nhưng chỉ dựa vào phần đầu “SP003”. 

Công thức: =VLOOKUP(LEFT(F2; 5); A2:D5; 2; FALSE)

Trong đó:

• LEFT(F2, 5) lấy 5 ký tự đầu tiên của “SP003CH” → kết quả là “SP003”.
• VLOOKUP(…, A2:D5, 2, FALSE) tra cứu “SP003” ở cột A và trả về giá trị từ cột 2 (Tên sản phẩm).

*Kết quả:

*Tương tự như hàm LEFT, hàm RIGHT sẽ dùng để lấy phần cuối của mã

Kết hợp cùng với hàm INDEX và hàm MATCH

Sự kết hợp giữa hàm INDEX và MATCH được coi là một giải pháp thay thế linh hoạt cho cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets. Đặc biệt khi bạn cần tìm kiếm không chỉ từ trái sang phải, hoặc với nhiều điều kiện.

Tính năng chính của hai hàm INDEX và hàm MATCH như sau:

• MATCH(lookup_value, lookup_range, [match_type]): Tìm vị trí (số hàng) của một giá trị trong một phạm vi.
• INDEX(range, row_num, [column_num]): Trả về giá trị tại vị trí giao nhau của một hàng và cột cụ thể trong một phạm vi.

*Ví dụ, bạn muốn tìm tên sản phẩm có giá 500000VNĐ và nhập giá này vào ô E2.

Công thức =INDEX(B2:B5, MATCH(E2, C2:C5, 0))

Trong đó: 

• MATCH(E2, C2:C5, 0): Hàm MATCH tìm kiếm giá trị trong ô E2 (“500000”) trong phạm vi cột C2:C5. Đối số 0 chỉ định tìm kiếm chính xác. Kết quả sẽ là vị trí tương đối của “500000” trong C2:C5, tức là 1 (vì=500000 nằm ở hàng thứ 1 của C2:C5).
• INDEX(B2:B5, 1): Hàm INDEX sau đó sẽ lấy giá trị từ phạm vi cột B2:B5 (“Tên sản phẩm”) tại vị trí hàng thứ 1 (kết quả từ MATCH).

*Kết quả:  

Kết hợp với hàm AND, OR

Hàm AND và hàm OR là các hàm logic dùng để kiểm tra nhiều điều kiện. Hai hàm này sẽ không trực tiếp kết hợp với VLOOKUP trong một đối số mà thường được dùng để tạo ra điều kiện xây dựng giá trị cần tìm kiếm. Đặc biệt là khi bạn kết hợp với các hàm AND và OR cho hàm VLOOKUP 2 điều kiện Google Sheets. 

Ví dụ, bạn muốn tìm giá trị của một sản phẩm Bàn phím dựa trên cả mã sản phẩm SP001 và tên sản phẩm Bàn phím. 

Trước tiên, bạn phải thực hiện nhập công thức = A2&B2 vào ô C2 như bảng bên dưới:

Bây giờ, bạn muốn tìm giá của sản phẩm Bàn phím có mã SP001

Công thức =VLOOKUP(C2; C2:D5; 2; FALSE)

Trong đó: 

• C2: là giá trị bạn đang tìm, ví dụ “SP001Bàn phím”.
• C2:D5: vùng dữ liệu, trong đó cột C (Mã + Tên) là cột đầu tiên để dò.
• 2: trả về cột thứ 2 trong vùng (D → là Giá sản phẩm).
• FALSE: dò chính xác.

*Kết quả: 

Kết hợp với hàm SUMIF

Hàm SUMIF được dùng để tính tổng các giá trị thỏa mãn một điều kiện. Hàm này sẽ không trực tiếp kết hợp với hàm VLOOKUP trong một công thức duy nhất. Nhưng trong nhiều trường hợp mà bạn muốn tổng hợp dữ liệu có điều kiện, hàm SUMIF sẽ thay thế cho hàm VLOOKUP. Bởi vì, hàm VLOOKUP chỉ trả về giá trị đầu tiên mà nó thấy, còn hàm SUMIF tổng hợp tất cả giá trị khớp với điều kiện.

Ví dụ, bạn muốn tổng hợp giá của Bàn phím và nhập Bàn phím vào bảng khác ở ô E2 như bảng tính sau:

Công thức =SUMIF(B2:B5, E2, C2:C5)

Trong đó:

• B2:B5: Đây là phạm vi chứa các điều kiện 
• E2: hàm SUMIF sẽ tìm kiếm trong phạm vi B2:B5 (giá trị “Bàn Phím” từ ô E2).
• C2:C5: là phạm vi mà SUMIF sẽ tính tổng các giá trị nếu điều kiện được thỏa mãn 

*Kết quả: 

Kết hợp với hàm COUNTIF

Tương tự như hàm SUMIF, hàm COUNTIF dùng để đếm số ô thỏa mãn một điều kiện. Hàm COUNTIF sẽ được dùng song song hoặc thay thế cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets khi thống kê số lượng xuất hiện một giá trị thay vì tìm kiếm giá trị cụ thể.

Ví dụ, bạn muốn biết có bao nhiêu sản phẩm Bàn phím trong danh sách của bạn

Giả sử bạn vẫn sử dụng bảng tính sau để tìm dữ liệu:

Công thức =COUNTIF(B2:B5, E2)

Trong đó:

• B2:B5: là phạm vi mà COUNTIF sẽ kiểm tra điều kiện
• E2: là tiêu chí mà COUNTIF sẽ đếm trong phạm vi B2:B5 .

*Kết quả: 

Cách sử dụng hàm VLOOKUP trên 2 Sheet trong Google Trang tính

Khi bạn cần lấy dữ liệu từ một Sheet này và muốn nó hiển thị ở một Sheet khác trong cùng một file. Bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP trên 2 Sheet trong Google Sheets. 

Ví dụ, bạn có 2 Sheets trong cùng một file Google Sheets:

• Sheet 1 – Đơn hàng: nơi có danh sách các mã sản phẩm cần tra cứu

• Sheet 2 – Kho hàng: chứa bảng dữ liệu sản phẩm đầy đủ 

Ví dụ, bạn muốn tự đồng điền tên sản phẩm ở Sheet Đơn hàng dựa vào mã sản phẩm có sẵn ở Sheet Kho hàng

Công thức  =VLOOKUP(A2; ‘Kho hàng’!$A$2:$D$5; 2; FALSE)

Trong đó:

• A2: giá trị mà bạn muốn tìm kiếm nằm trong ô A2 của Đơn hàng.
• Kho hàng!$A$2:$D$5: phạm vi dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tra cứu. Chúng ta chỉ định rõ tên sheet (Kho hàng!) trước phạm vi ô ($A$2:$D$5). Dấu $ (tham chiếu tuyệt đối) cực kỳ quan trọng để đảm bảo khi bạn kéo công thức xuống các ô khác, phạm vi này không bị dịch chuyển.
• 2: số thứ tự của cột “Tên sản phẩm” trong vùng dữ liệu tra cứu ($A$2:$D$5). Cột A là 1, cột B là 2.
• FALSE: Chỉ định rằng chúng ta muốn tìm kiếm một kết quả chính xác.

*Kết quả:

Cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets giữa 2 Sheet trong kết hợp với hàm khác

Việc kết hợp VLOOKUP với các hàm khác giúp bạn xử lý các tình huống phức tạp hơn. Đặc biệt, khi sử dụng hàm Vlookup giữa 2 Sheet trong Google Sheets kết hợp với hàm IFERROR sẽ giúp xử lý các lỗi trả về khi  không tìm thấy giá trị.

Ví dụ, bạn điền tên sản phẩm ở Sheet Đơn hàng dựa vào mã sản phẩm có sẵn ở Sheet Kho hàng. Tuy nhiên, bạn lại nhập một mã không tồn tại như “SP005” trong Sheet Kho hàng. Lúc này, kết quả sẽ trả về lỗi #N/A. Thay vào đó, bạn có thể dùng hàm VLOOKUP kết hợp với hàm IFERROR để hiển thị kết quả là Không tìm thấy sản phẩm này.

Công thức =IFERROR(VLOOKUP(“SP005”, ‘Kho hàng’!$A$2:$D$5, 2, FALSE), “Không tìm thấy sản phẩm này”)

Trong đó:

• VLOOKUP(“SP005”, ‘Kho hàng’!$A$2:$D$5, 2, FALSE): tìm kiếm “SP005”, nó sẽ không tìm thấy và trả về lỗi #N/A.
• IFERROR(…, “Không tìm thấy sản phẩm này”): Hàm IFERROR bao bọc toàn bộ công thức VLOOKUP. 
• Nếu VLOOKUP trả về một giá trị hợp lệ, IFERROR sẽ trả về chính giá trị đó.
• Nếu VLOOKUP trả về bất kỳ loại lỗi nào , IFERROR sẽ bắt lỗi đó và thay thế bằng chuỗi “Không tìm thấy sản phẩm này”.

*Kết quả:

Cách sử dụng hàm VLOOKUP giữa 2 file Google Trang tính khác nhau

Khi dữ liệu cần tra cứu nằm ở 2 file Google Sheets khác nhau, không thể dùng hàm VLOOKUP trực tiếp. Thay vào đó, hàm IMPORTRANGE sẽ giúp nhập dữ liệu từ file nguồn vào file đích, sau đó mới dùng hàm VLOOKUP trên dữ liệu đã nhập này.

Ví dụ, bạn có hai file:

• File 1 – Bảng giá sản phẩm 

URL – https://docs.google.com/spreadsheets/d/16YF_Zh7T0FeaGaB_sVGGPxMyAlVZsvZctD_5KYcYaJg/edit?usp=sharing

• File 2 – Phiếu xuất kho

Bạn muốn thực hiện lấy Tên sản phẩm vào Phiếu xuất kho dựa vào Mã sản phẩm.

Công thức như sau 

=VLOOKUP(A2; IMPORTRANGE(“https://docs.google.com/spreadsheets/d/16YF_Zh7T0FeaGaB_sVGGPxMyAlVZsvZctD_5KYcYaJg/edit?usp=sharing”; “‘Kho hàng’!A2:D5”); 2;FALSE)

*Kết quả:

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Giống như nhiều hàm khác, khi sử dụng thì người dùng cũng sẽ gặp các lỗi. Nếu không hiểu rõ về nguyên nhân xảy ra lỗi, bạn sẽ rất khó khăn và mất nhiều thời gian để khắc phục nó. Dưới đây là ba lỗi phổ biến hay gặp phải, mà bạn có thể tham khảo ngay:

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng hàm VLOOKUP. Nó xảy ra khi hàm không tìm thấy giá trị cần tìm kiếm trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu bảng tra cứu.

Nguyên nhân và cách khắc phục của vấn đề này như sau:

• Giá trị bạn đang tìm kiếm không có trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu mà hàm VLOOKUP đang tra cứu. Có thể do lỗi chính tả, sai số, hoặc giá trị đó thực sự không có trong danh sách. Với lỗi này, bạn chỉ cần kiểm tra lỗi chính tả và khoảng trắng. giá trị có tồn tại không,….
• Phạm vi vùng dữ liệu bảng tra cứu không bao gồm cột chứa giá trị cần tìm kiếm. Hoặc khi bạn kéo công thức xuống, vùng dữ liệu bảng tra cứu bị dịch chuyển (nếu không dùng tham chiếu tuyệt đối $). Cách khắc phục tình trạng này là bạn phải đảm bảo cột đầu tiên của vùng dữ liệu bảng tra cứu chứa tất cả các giá trị cần tìm kiếm. Đặc biệt, bạn phải luôn sử dụng dấu $ để cố định vùng dữ liệu bảng tra cứu (ví dụ: $A$1:$C$100)
• Nếu bạn dùng TRUE cho đối số cuối cùng (tìm kiếm tương đối) và cột đầu tiên của vùng dữ liệu tra cứu không được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Lúc này, hàm VLOOKUP có thể trả về #N/A hoặc kết quả sai. Cách khắc phục là bạn phải sắp xếp cột đầu tiên của vùng dữ liệu tra cứu theo thứ tự tăng dần. Hoặc cách tốt nhất là bạn chuyển sang dùng FALSE nếu cần tìm kiếm chính xác.

Lỗi #REF

Lỗi #REF! xảy ra khi một công thức tham chiếu đến một ô không hợp lệ hoặc đã bị xóa. Với hàm VLOOKUP, lỗi này thường liên quan đến đối số số thứ tự cột trả về.

Nguyên nhân và cách khắc phục của lỗi #REF như sau:

• Bạn đã chỉ định một số thứ tự cột trả về vượt quá số lượng cột thực tế trong vùng dữ liệu tra cứu. Ví dụ, nếu vùng dữ liệu tra cứu của bạn là A1:C100 (có 3 cột) nhưng bạn lại đặt số thứ tự cột trả về. là 4. Cách khắc phục là bạn đảm bảo số thứ tự cột trả về là một số nguyên dương không vượt quá số lượng cột trong vùng dữ liệu tra cứu.
• Nếu bạn xóa một cột hoặc hàng trong vùng dữ liệu tra cứu mà công thức VLOOKUP đang tham chiếu đến. Lúc này, Google Sheets có thể không cập nhật tham chiếu đúng cách, dẫn đến lỗi #REF!. Cách khắc phục là bạn nên kiểm tra lại vùng dữ liệu tra cứu và chỉnh sửa.

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE! xảy ra khi một đối số trong công thức có kiểu dữ liệu không đúng hoặc không hợp lệ. Nguyên nhân và cách khắc phục của lỗi #VALUE như sau:

• Nguyên nhân: Đối số số thứ tự cột trả về. phải là một số nguyên dương (ví dụ: 1, 2, 3…). Nếu bạn nhập 0, một số âm, hoặc một giá trị không phải là số, lỗi #VALUE! sẽ xuất hiện. 
• Cách khắc phục: Bạn phải đảm bảo số thứ tự cột trả về là một số nguyên dương hợp lệ. 

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets

Để việc sử dụng hàm VLOOKUP được hiệu quả và tránh gặp phải những sự cố không mong muốn, bạn cần phải lưu ý một số điều quan trọng như sau:

VLOOKUP chỉ ứng dụng tìm kiếm từ trái sang phải

Đây có thể được xem là một hạn chế của hàm VLOOKUP. Hàm này luôn tìm kiếm giá trị cần tìm trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu bảng tra cứu. Sau đó, hàm mới trả về giá trị từ một cột bên phải của nó. Do đó, nếu cột bạn muốn tìm kiếm không nằm ở ngoài cùng bên trái của phạm vi dữ liệu, hàm VLOOKUP sẽ không sử dụng được trực tiếp. 

Sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($) để thực hiện cố định vùng dữ liệu

Khi bạn sao chép công thức hàm VLOOKUP từ ô này sang ô khác, đặc biệt là khi kéo công thức xuống, các tham chiếu ô sẽ tự động thay đổi. Điều này có thể làm cho vùng dữ liệu bảng tra cứu của bị dịch chuyển ra khỏi phạm vi dữ liệu ban đầu, dẫn đến lỗi #N/A hoặc kết quả sai.

Xử lý giá trị trùng lặp trong cột tìm kiếm

Hàm VLOOKUP luôn tìm kiếm giá trị đầu tiên được tìm thấy trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu bảng tra cứu theo thứ tự từ trên xuống dưới. Nếu có nhiều giá trị trùng lặp trong cột đó, hàm VLOOKUP sẽ chỉ trả về kết quả cho lần xuất hiện đầu tiên của giá trị cần tìm kiếm. 

Sự khác biệt giữa tìm kiếm chính xác (FALSE/0) và tương đối (TRUE/1)

Giữa tìm kiếm chính xác (FALSE/0) và tương đối (TRUE/1), bạn cần phải hiểu rõ như sau:

• FALSE (Tìm kiếm chính xác): sử dụng khi cần một kết quả khớp hoàn hảo, ví dụ: tìm kiếm mã sản phẩm, số hóa đơn. Nếu không tìm thấy, bảng tính sẽ trả về kết quả #N/A.
• TRUE (Tìm kiếm tương đối): sử dụng khi dữ liệu trong cột đầu tiên của vùng dữ liệu bảng tra cứu được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu không tìm thấy giá trị chính xác, nó sẽ trả về giá trị lớn nhất nhỏ hơn hoặc bằng giá trị cần tìm kiếm.

Lời kết

Như vậy, bài viết trên đã hướng dẫn cho các bạn cụ thể về cách sử dụng hàm VLOOKUP trong Google Sheets đầy đủ nhất. Và nếu còn bất cứ thắc mắc nào liên quan đến chủ đề thì đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777