05 Cách chèn nhiều hàng trong Google Sheets đơn giản, nhanh chóng

Bạn thường xuyên nhập dữ liệu trong Google Sheets và nhận ra bảng tính của mình cần thêm nhiều dòng mới? Việc chèn từng hàng một sẽ tốn thời gian và dễ sai sót. Đừng lo, Google Sheets có nhiều cách để giúp bạn chèn hàng loạt dòng chỉ với vài cú nhấp chuột và phím tắt đơn giản. Dù là mới bắt đầu hay đã dùng Sheets lâu năm, bạn đều có thể làm chủ thao tác cách chèn nhiều hàng trong Google Sheets dễ nhất. 

Lý do bạn cần chèn nhiều hàng trong Google Sheets để làm gì?

Khi làm việc với Google Sheets, việc chèn nhiều hàng không chỉ đơn thuần là thêm chỗ trống. Đây còn là thao tác quản lý dữ liệu giúp bảng tính trở nên logic và dễ sử dụng hơn rất nhiều. Đối với người mới bắt đầu, việc hiểu rõ tầm quan trọng của thao tác chèn nhiều hàng trong GG Sheets còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác như là:

• Thứ nhất là giúp quản lý dữ liệu phát sinh một cách hiệu quả

Chẳng hạn, bạn có đơn hàng mới và cần một chỗ trống ngay giữa các đơn hàng cũ theo thứ tự ngày tháng. Việc chèn nhiều hàng trong GG Sheets cho phép bạn thêm khoảng trống cần thiết để điền dữ liệu mới. Đồng thời, bảng tính của bạn cũng không bị xáo trộn cấu trúc hiện tại của bảng tính. 

• Thứ hai là hỗ trợ việc phân nhóm và phân tích dữ liệu hiệu quả

Trong một báo cáo phức tạp, bạn có thể cần chèn nhiều hàng để tạo ra các tiêu đề nhóm hoặc để thêm các hàng tính tổng ngay dưới mỗi nhóm dữ liệu. Nếu không có hàng trống này, việc chèn các công thức tổng hợp sẽ trở nên lộn xộn và khó theo dõi. 

• Thứ ba là giúp tối ưu hóa tốc độ làm việc

Thay vì click chuột phải và chọn Chèn 1 hàng lặp đi lặp lại hàng chục lần, phím tắt chèn hàng trong Google Sheets giúp bạn hoàn thành công việc chỉ trong vài giây. Đặc biệt với các bảng tính có hàng ngàn dòng.

• Cuối cùng là giúp trình bày và định dạng bảng tính chuyên nghiệp

Đôi khi, bạn cần thêm các hàng trống để tạo khoảng cách, làm nổi bật dữ liệu quan trọng hoặc để chèn thêm hình ảnh, ghi chú mà không làm ảnh hưởng đến ô dữ liệu. 

05 Phương pháp chèn nhiều hàng trong Google Sheets 

Có rất nhiều cách để bạn thêm hàng trong Google Sheets. Dưới đây là 05 cách thông dụng dễ áp dụng nhất cho mọi đối tượng người dùng từ mới đến nâng cao.  

Chèn nhiều hàng trong Google Sheets bằng menu Chèn

Đây là phương pháp dễ thực hiện, phù hợp với những người mới làm quen với Google Sheets. Nó cho phép bạn chèn nhiều hàng một cách chính xác tại vị trí mong muốn. 

Cách thực hiện chèn nhiều hàng trong Google Sheets bằng phương pháp này như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần bôi đen (chọn) số lượng hàng bằng với số lượng hàng mà bạn muốn chèn thêm.

Ví dụ: Nếu bạn muốn chèn 5 hàng trống, bạn cần bôi đen 5 hàng hiện có trong bảng tính của mình.

– Bước 2: Sau khi đã bôi đen, bạn hãy di chuyển chuột lên thanh công cụ chính (Menu Bar) của Google Sheets và nhấp vào mục Chèn (Insert).

– Bước 3: Trong menu thả xuống, bạn sẽ thấy các tùy chọn:

• Chèn [Số lượng] hàng lên trên (Insert [Number] rows above): Chèn hàng trống phía trên vùng bạn đã chọn.
• Chèn [Số lượng] hàng xuống dưới (Insert [Number] rows below): Chèn hàng trống phía dưới vùng bạn đã chọn.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp và Google Sheets sẽ ngay lập tức chèn nhiều hàng theo đúng số lượng mà bạn đã bôi đen ban đầu.

Chèn nhiều hàng trong GG Sheets bằng cách sử dụng phím tắt nhanh

Sử dụng phím tắt chèn hàng trong Google Sheets là thao tác tối ưu, giúp mọi người làm việc với bảng tính được nhanh chóng. Bởi phím tắt giúp giảm thiểu thao tác chuột, tăng tốc độ làm việc lên đáng kể. 

*Phím tắt lặp lại thao tác cuối cùng

Khi bạn thực hiện bất kỳ hành động nào như chèn 1 hàng, phím F4 (trên Windows) hoặc Fn+F4 (trên một số laptop) sẽ lặp lại chính xác hành động đó. Mỗi lần nhấn phím là một lần Google Sheets chèn thêm 1 hàng mới, giúp bạn tạo ra một lượng lớn hàng trống rất nhanh chóng.

*Tổ hợp phím tắt để chèn hàng trực tiếp

Google Sheets có các tổ hợp phím tắt truy cập menu nhanh, đặc biệt khi bạn cần chèn nhiều hàng mà không muốn dùng chuột. Bạn có thể sử dụng phím tắt chèn hàng trong Google Sheets với thao tác trên Windows như sau:

• ALT + I, sau đó nhấn R, sau đó nhấn R: Chèn 1 hàng lên trên (Alt + i + r + r)
• ALT + I, sau đó nhấn R, sau đó nhấn B: Chèn 1 hàng xuống dưới (Alt + i + r + b)

*Lưu ý: Để chèn nhiều hàng bằng phím tắt này, bạn vẫn cần bôi đen (chọn) số lượng hàng trước khi gõ tổ hợp phím. Google Sheets sẽ hiểu rằng bạn muốn chèn số hàng bằng số hàng bạn đã chọn.

Chèn nhanh nhiều hàng mới ở cuối trang tính bằng nút tác vụ Thêm

Khi bạn muốn mở rộng bảng tính của mình bằng cách chèn thêm hàng ở cuối cùng, việc cuộn chuột và chọn hàng là vô cùng mất thời gian. Google Sheets đã cung cấp một nút tác vụ để giúp bạn giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng. 

Cách chèn nhiều hàng trong Google Sheets bằng phương pháp này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn cần di chuyển xuống cuối trang tính. Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt nhanh Ctrl + mũi tên đi xuống (Windows) / Cmd + mũi tên đi xuống (Mac). Lúc này, con chuột sẽ nhảy đến ô có dữ liệu cuối cùng.

– Bước 2: Khi bạn cuộn xuống dưới hàng cuối cùng có dữ liệu, sẽ thấy một khu vực ghi Hàng khác ở cuối bảng tính (more rows at the bottom) và một nút Thêm (add).

– Bước 3: Trong ô trống bên cạnh nút Thêm, bạn chỉ cần nhập chính xác con số lượng hàng mà bạn muốn chèn nhiều hàng vào cuối bảng tính của mình. Ví dụ, bạn nhập 50 nếu muốn thêm 50 hàng mới.

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn nút Thêm (Add), Google Sheets sẽ thực hiện lệnh và thêm số lượng hàng lớn vừa nhập vào cuối trang tính ngay lập tức. 

Chèn nhiều hàng trong Google Sheets bằng menu chuột phải

Sử dụng menu chuột phải là phương pháp cũng khá tối ưu trong việc chèn nhiều hàng trong Google Sheets. Nó cho phép bạn chèn nhiều hàng tại vị trí bất kỳ một cách nhanh chóng mà không cần di chuyển chuột lên thanh công cụ.

Cách chèn nhiều hàng trong Google Sheets bằng menu cụ thể như sau:

– Bước 1: Tương tự như dùng menu Chèn, bạn cần bôi đen số lượng hàng bằng với số hàng bạn muốn chèn.

Bạn hãy click vào con số thứ tự của hàng đầu tiên (bên trái màn hình), giữ phím Shift và click vào con số thứ tự của hàng cuối cùng trong vùng bạn muốn chọn.

– Bước 2: Bạn cần click chuột phải ngay trên khu vực số thứ tự của các hàng đã chọn. 

– Bước 3: Trong menu xuất hiện, bạn sẽ thấy các tùy chọn có số lượng hàng cụ thể được tích hợp sẵn, ví dụ:

• Chèn [Số lượng] hàng lên trên (Insert [Number] above)
• Chèn [Số lượng] hàng xuống dưới (Insert [Number] below)

– Bước 4: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn tùy chọn phù hợp.

Chèn nhiều hàng trong GG Sheets bằng tiện ích Macro

Sử dụng tiện ích Macro là giải pháp tối ưu cho ai thường xuyên làm việc với Google Sheets. Đặc biệt là khi bạn muốn chèn nhiều hàng tại cùng một vị trí với cùng một số lượng lặp đi lặp lại. Macro sẽ là công cụ giúp bạn ghi lại các thao tác và cho phép lặp lại chúng chỉ bằng một cú click hoặc một phím tắt tùy chỉnh. 

Cách sử dụng Macro để chèn nhiều hàng trong GG Sheets cụ thể như sau:

– Bước 1: Ghi lại Macro bạn cần di chuyển đến vị trí thường xuyên chèn hàng. 

Sau đó, bạn vào menu Tiện ích mở rộng (Extensions) >> chọn Macro >> chọn Ghi lại Macro (Record Macro). 

Tiếp tục, bạn chỉ cần thực hiện các thao tác chèn hàng (ví dụ 10 hàng) như các phương pháp trên.

Sau khi chèn xong, bạn chỉ cần nhấn dừng ghi (Stop recording). 

– Bước 2: Lưu và gán phím tắt

Hộp thoại lưu Macro sẽ hiện ra, bạn chỉ cần đặt tên cho Macro.

– Bước 3: Sử dụng Macro

Cuối cùng, bất cứ khi nào bạn cần chèn nhiều hàng (10 hàng) tại một vị trí, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ đến đó và nhấn tổ hợp phím tắt bạn đã gán (Ctrl + Alt + Shift + 1).

>>> Xem thêm: Cách ẩn hàng trong Google Sheets

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thao tác chèn nhiều hàng trong GG Sheets

Để việc chèn nhiều hàng trong Google Sheets được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và không làm hỏng dữ liệu. Đương nhiên, người dùng cần phải ghi nhớ một số lưu ý quan trọng sau:

• Kiểm tra vùng công thức trước khi chèn

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi chèn nhiều hàng trong Google Sheets, đó là vô tình làm sai phạm vi tính toán của công thức. Ví dụ, bạn có công thức =SUM (B2:B10) để tính tổng doanh thu.

Nếu bạn chèn thêm 3 hàng ở giữa vùng đó từ hàng 5 đến hàng 7. Lúc này, Google Sheets sẽ tự động mở rộng phạm vi rất thuận tiện. Nhưng trong một số trường hợp, công thức cố định như $B$2:$B$10), phạm vi lại không tự động cập nhật, dẫn đến kết quả sai.

Do đó, sau khi thực hiện thao tác chèn nhiều hàng, bạn hãy nhảy đến các ô công thức quan trọng đã được đánh dấu và kiểm tra xem phạm vi tham chiếu đã được cập nhật chính xác chưa. Nếu chưa, bạn hãy sửa lại thủ công.

• Sao lưu trước khi thêm hàng lớn

Nếu bạn chèn hàng loạt ví dụ 50 hàng một lúc, hãy tạo bản sao lưu của file trước. Google Sheets lưu trữ tự động, nên khi bạn chèn nhầm vị trí hoặc xóa dữ liệu.

Lúc này sẽ không có nút quay lại trạng thái cũ. Nếu bạn vô tình làm hỏng cấu trúc bảng mà không phát hiện ngay, sau vài thao tác, không thể khôi phục.

Để sao lưu bảng tính, bạn hãy vào menu Tệp (File) >> Tạo bản sao (Make a copy) và đặt tên cho bản sao. 

• Không chèn giữa vùng đã hợp nhất ô

Google Sheets không cho phép chèn hàng giữa vùng có ô hợp nhất. Do đó, bạn sẽ thấy thông báo lỗi hoặc vùng dữ liệu bị vỡ định dạng. Ví dụ, bạn có tiêu đề hợp nhất từ A1 đến C1. Nếu bạn chèn một hàng ở giữa dòng 1 và 2, Sheets sẽ không biết cách xử lý vùng hợp nhất này. Lúc này, kết quả sẽ là ô bị tách hoặc mất định dạng gốc. 

Để bỏ hợp nhất, bạn hãy vào menu Định dạng (Format) >> chọn Hợp nhất ô (Merge cells) >> Bỏ hợp nhất (Unmerge). 

Lời kết

Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn bạn chi tiết 05 cách chèn nhiều hàng trong Google Sheets một cách đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng bạn đã có thêm kiến thức để gia tăng hiệu quả công việc. 

Đăng ký ngay ứng dụng Google Workspace chính hãng để gia tăng hiệu quả công việc bằng các tính năng cao cấp và sự hỗ trợ của Gemini AI thông qua đường link: https://gcs.vn/google-workspace-business/

Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về Google Sheets, hoặc cần tư vấn các giải pháp tối ưu quy trình làm việc cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777