Google Chat là gì? Khám phá các tính năng giúp tăng hiệu suất công việc

Một trong những nền tảng giúp người dùng có thể nhắn tin, trao đổi trực tuyến với những người người thân và đối tác chính là Google Chat. Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc cũng như cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên hẳn có rất nhiều người chưa thực sự hiểu rõ về Google Chat. Chính vì thế bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về một ứng dụng đặc biệt tới từ Google.

Khái niệm Google Chat là gì?

Google Chat là một ứng dụng nhắn tin và trò chuyện trực tuyến miễn phí được cung cấp bởi Google. Ứng dụng này cho phép người dùng gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, video cũng như tài liệu khác cho nhau, bên cạnh đó có tính năng trò chuyện nhóm để họ có thể thảo luận và làm việc cùng nhau trong cùng một dự án hoặc một nhiệm vụ.

Google Chat được tích hợp với Google Workspace (trước đây là G Suite), bao gồm Gmail, Google Drive, Google Docs và nhiều ứng dụng khác của Google. Người dùng có thể truy cập vào Google Chat từ bất kỳ thiết bị nào chỉ cần đảm bảo điều kiện có kết nối internet và đăng nhập bằng tài khoản Google của mình.

Những tính năng của Google Chat

Không phải ngẫu nhiên mà Google Chat được rất nhiều người sử dụng và trải nghiệm. Bởi đơn giản ứng dụng này sở hữu rất nhiều tính năng hữu ích, hỗ trợ đắc lực trong quá trình trò chuyện trực tuyến cũng như tương tác với nhau. Để làm rõ hơn, sau đây là một số những tính năng chính trên nền tảng này:

Gửi tin nhắn trực tiếp trên Google Chat

Một trong những tính năng quan trọng nhất của Google Chat chính là cho phép người dùng liên lạc với đồng nghiệp hoặc người thân của mình một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể nhận được phản hồi trong thời gian ngắn nhất, giúp tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, gửi tin nhắn trực tiếp trên Google Chat là miễn phí và không phát sinh những chi phí khác.

Chia sẻ tệp tin trên Google Chat

Khi tìm hiểu Google Chat là gì, người dùng cũng cần biết thêm một tính năng quan trọng khác của ứng dụng này. Đó chính là chia sẻ tệp tin đơn giản và nhanh chóng. Với Google Chat, bạn có thể chia sẻ tệp tin với bất kỳ ai trong cuộc trò chuyện của mình chỉ trong vài thao tác nhấp chuột đơn giản. Hơn thế nữa, việc chia sẻ tệp tin trên Google Chat giúp tiết kiệm thời gian hơn so với việc gửi tệp tin qua email hoặc chia sẻ qua các phương tiện, nền tảng khác.

Quan trọng nhất, các tệp tin được chia sẻ trên đây sẽ được lưu trữ trong hộp thư đến của bạn, cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào chúng bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, Google Chat sử dụng mã hoá để đảm bảo tính bảo mật của tệp tin được chia sẻ, giúp người dùng yên tâm trong quá trình chia sẻ các tài liệu quan trọng.

Gọi video trên Google Chat

Một tính năng quan trọng khác của ứng dụng này chính là có thể gọi video dễ dàng, hỗ trợ việc giao tiếp trực tiếp với đối tác, đồng nghiệp, gia đình hoặc bạn bè một cách thuận tiện hơn.
Giống như gửi tin nhắn trên Google Chat, việc gọi video cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc di chuyển, đặc biệt là trong trường hợp người dùng cần gặp mặt đối tác ở nơi xa. Bên cạnh đó, Google Chat cho phép người dùng gọi video từ bất kỳ thiết bị nào miễn là có kết nối internet, giúp tăng tính linh hoạt và khả dụng của các cuộc gọi.

Tạo nhóm trò chuyện trên Google Chat

Ngoài những tính năng kể trên, Google Chat còn có thể kết nối với tất cả mọi người bằng việc hỗ trợ tạo nhóm trò chuyện dễ dàng. Tính năng này cho phép người dùng tương tác trò chuyện với nhiều người trong cùng một thời điểm, giúp tăng tính cộng tác và giao tiếp trong một nhóm.
Nhóm trò chuyện sẽ giúp tiết kiệm thời gian so với việc trò chuyện với mỗi người một lần riêng lẻ. Ngoài ra, Google Chat cho phép người dùng tạo nhiều nhóm trò chuyện khác nhau, từ những nhóm nhỏ với vài người cho đến những nhóm lớn với nhiều người, giúp tăng tính linh hoạt và khả dụng của các cuộc trò chuyện.

Đặt lịch họp trên Google Chat

Tính năng quan trọng nữa của Google Chat chính là đặt lịch họp. Việc đặt lịch họp trên ứng dụng này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho việc đi lại và sắp xếp lịch trình, đồng thời giúp các thành viên trong họp có thể điều chỉnh thời gian phù hợp hơn.
Hơn thế nữa, việc đặt lịch họp trên Google Chat giúp đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lịch, giúp người dùng không bị lãng phí hay lãng quên thời gian từ đó mà tăng hiệu quả hơn trong công việc.

Google Chat có an toàn không?

Ngoài việc thắc mắc Google Chat là gì nhiều người cũng hoài nghi về tính bảo mật của Google Chat. Những thông tin dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời chính xác nhất trước câu hỏi Google Chat có an toàn không? như sau:

Google Chat là một dịch vụ trò chuyện trực tuyến của Google được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật cho người dùng. Các cuộc trò chuyện trên Google Chat được mã hoá bằng giao thức TLS với mã hóa 128-bit hoặc 256-bit, đảm bảo tính bảo mật trong quá trình truyền dữ liệu.

Ngoài ra, Google Chat cho phép người dùng quản lý quyền truy cập và quyền chia sẻ thông tin, giúp người dùng kiểm soát được ai có thể truy cập vào cuộc trò chuyện của họ. Nếu người dùng muốn tăng cường tính bảo mật, họ có thể sử dụng tính năng “Riêng tư” để mã hoá các cuộc trò chuyện bằng mã hoá đầu cuối (end-to-end encryption).

Tuy nhiên, để đảm bảo tính bảo mật của tài khoản Google Chat, người dùng nên tuân thủ những nguyên tắc bảo mật cơ bản như sử dụng mật khẩu mạnh, không chia sẻ thông tin tài khoản với người khác, cập nhật phần mềm, ứng dụng đầy đủ và thường xuyên, cài đặt phần mềm diệt virus & bảo mật, không mở các liên kết hoặc tệp tin không rõ nguồn gốc.

Hướng dẫn cách sử dụng Google Chat hiệu quả

Google Chat là một dịch vụ trò chuyện trực tuyến của Google cung cấp nhiều tính năng hữu ích để tương tác và trò chuyện với người dùng khác. Nhưng không phải ai cũng có thể khai thác tốt các tính năng quan trọng trên nền tảng này. Sau đây là hướng dẫn cách sử dụng Google Chat giúp bạn có thể tận dụng tốt nguồn tài nguyên trên ứng dụng này.

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn trên trình duyệt web.
• Bước 2: Đi đến trang “Google Chat” hoặc truy cập vào ứng dụng Google Chat trên thiết bị di động.
• Bước 3: Tạo một cuộc trò chuyện mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “Tạo cuộc trò chuyện mới” (biểu tượng +) và nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn trò chuyện.
• Bước 4: Bạn có thể bắt đầu trò chuyện bằng cách nhập tin nhắn vào ô chat.

Ngoài việc trò chuyện bằng tin nhắn bạn có thể làm được nhiều hơn thế trên ứng dụng này. Sau đây là một số gợi ý giúp bạn sử dụng Google Chat hiệu quả hơn:

• Nếu bạn muốn thêm các thành viên khác vào cuộc trò chuyện, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Thêm thành viên” (biểu tượng người) và nhập tên hoặc địa chỉ email của họ.
• Bạn có thể gửi tin nhắn, hình ảnh, tệp tin và những nội dung khác trong cuộc trò chuyện bằng cách sử dụng các biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ.
• Nếu bạn muốn tạo một nhóm trò chuyện, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Tạo nhóm” (biểu tượng người và +), tạo một nhóm mới bằng cách nhập tên và các thành viên trong nhóm.
• Nếu bạn muốn lên lịch họp trên Google Chat, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Lên lịch họp” (biểu tượng lịch), nhập các thông tin như thời gian, địa điểm, mô tả, và các thành viên tham gia.
• Bạn có thể tìm kiếm các cuộc trò chuyện cũ bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm trên thanh công cụ.
• Bạn có thể quản lý các cuộc trò chuyện của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng “Cài đặt”(biểu tượng bánh răng) và chọn “Quản lý cuộc trò chuyện”. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa thông tin cuộc trò chuyện, xóa cuộc trò chuyện, chuyển đổi giữa chế độ trò chuyện qua danh sách, và thực hiện các tác vụ khác.

Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng

Ngoài những chia sẻ xoay quanh Google Chat là gì, những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có thể trải nghiệm hoàn hảo hơn trên ứng dụng nổi tiếng này. Sau đây là một số lưu ý nhỏ trong quá trình sử dụng Google Chat:

• Để đảm bảo tính bảo mật của tài khoản Google Chat của mình, bạn nên sử dụng mật khẩu mạnh và không chia sẻ thông tin tài khoản với người khác. Bên cạnh đó, nếu cần đảm bảo tính bảo mật tối đa cho các cuộc trò chuyện của mình, bạn có thể sử dụng tính năng mã hoá đầu cuối (end-to-end encryption). Tuy nhiên, tính năng này hiện chỉ có sẵn trên phiên bản beta của Google Chat và chỉ hỗ trợ cho các cuộc trò chuyện giữa hai người.
• Bạn có thể quản lý quyền truy cập và chia sẻ thông tin trên Google Chat. Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và chỉ cho phép những người mà bạn tin tưởng, cần thiết có quyền truy cập vào cuộc trò chuyện của mình.
• Khi lên lịch họp trên Google Chat, hãy đảm bảo rằng thông tin về thời gian, địa điểm và các thành viên tham gia là chính xác để tránh nhầm lịch hoặc bị trễ hẹn.
• Google Chat cung cấp tính năng tìm kiếm để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các cuộc trò chuyện cũ. Hãy sử dụng tính năng này để tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
• Bạn có thể quản lý các cuộc trò chuyện của mình trên Google Chat bằng cách sử dụng tính năng “Quản lý cuộc trò chuyện”. Tại đây, bạn có thể xem các cuộc trò chuyện hiện có, sửa đổi thông tin của chúng, xóa các cuộc trò chuyện không cần thiết và chuyển đổi giữa chế độ trò chuyện, danh sách.
• Hơn thế nữa, Google Chat cung cấp tính năng nhắc nhở để giúp bạn nhớ các sự kiện quan trọng như các cuộc họp hoặc các nhiệm vụ cần hoàn thành. Hãy sử dụng tính năng này để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện hoặc công việc quan trọng nào.

Kết luận

Những chia sẻ vừa rồi của GCS.VN cũng đã kết lại bài viết xoay quanh chủ đề Google Chat là gì?. Hy vọng với những thông tin bên trên bạn có thể hiểu rõ hơn về công cụ này, khai thác được tối đa các tính năng quan trọng nhất khi sử dụng Google Chat.
Ngoài ra, nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!