Google Chat là gì? Khám phá các tính năng giúp tăng hiệu suất công việc

Google Chat là ứng dụng nhắn tin của Google được ví giống như các ứng dụng khác như Slack, Zalo,... Khám phá ngay các tính năng hữu ích hỗ trợ cho các doanh nghiệp.

Một trong những nền tảng giúp người dùng có thể nhắn tin, trao đổi trực tuyến với những người người thân và đối tác chính là Google Chat. Đây là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong công việc cũng như cuộc sống thường ngày. Tuy nhiên hẳn có rất nhiều người chưa thực sự hiểu rõ về Google Chat. Chính vì thế bài viết này sẽ giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về một ứng dụng đặc biệt tới từ Google.

Khái niệm Google Chat là gì?

Google Chat là một ứng dụng nhắn tin và trò chuyện trực tuyến miễn phí được cung cấp bởi Google. Ứng dụng này cho phép người dùng gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, video cũng như tài liệu khác cho nhau, bên cạnh đó có tính năng trò chuyện nhóm để họ có thể thảo luận và làm việc cùng nhau trong cùng một dự án hoặc một nhiệm vụ.

Google Chat được tích hợp với Google Workspace (trước đây là G Suite), bao gồm Gmail, Google Drive, Google Docs và nhiều ứng dụng khác của Google. Người dùng có thể truy cập vào Google Chat từ bất kỳ thiết bị nào chỉ cần đảm bảo điều kiện có kết nối internet và đăng nhập bằng tài khoản Google của mình.

google-chat-co-an-toan-khong

Những tính năng của Google Chat

Không phải ngẫu nhiên mà Google Chat được rất nhiều người sử dụng và trải nghiệm. Bởi đơn giản ứng dụng này sở hữu rất nhiều tính năng hữu ích, hỗ trợ đắc lực trong quá trình trò chuyện trực tuyến cũng như tương tác với nhau. Để làm rõ hơn, sau đây là một số những tính năng chính trên nền tảng này:

Gửi tin nhắn trực tiếp trên Google Chat

Một trong những tính năng quan trọng nhất của Google Chat chính là cho phép người dùng liên lạc với đồng nghiệp hoặc người thân của mình một cách nhanh chóng và tiện lợi. Bạn có thể nhận được phản hồi trong thời gian ngắn nhất, giúp tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Ngoài ra, gửi tin nhắn trực tiếp trên Google Chat là miễn phí và không phát sinh những chi phí khác.

Chia sẻ tệp tin trên Google Chat

Khi tìm hiểu Google Chat là gì, người dùng cũng cần biết thêm một tính năng quan trọng khác của ứng dụng này. Đó chính là chia sẻ tệp tin đơn giản và nhanh chóng. Với Google Chat, bạn có thể chia sẻ tệp tin với bất kỳ ai trong cuộc trò chuyện của mình chỉ trong vài thao tác nhấp chuột đơn giản. Hơn thế nữa, việc chia sẻ tệp tin trên Google Chat giúp tiết kiệm thời gian hơn so với việc gửi tệp tin qua email hoặc chia sẻ qua các phương tiện, nền tảng khác.

Quan trọng nhất, các tệp tin được chia sẻ trên đây sẽ được lưu trữ trong hộp thư đến của bạn, cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào chúng bất kỳ lúc nào. Ngoài ra, Google Chat sử dụng mã hoá để đảm bảo tính bảo mật của tệp tin được chia sẻ, giúp người dùng yên tâm trong quá trình chia sẻ các tài liệu quan trọng.

google-chat-lam-viec-nhu-the-nao

Gọi video trên Google Chat

Một tính năng quan trọng khác của ứng dụng này chính là có thể gọi video dễ dàng, hỗ trợ việc giao tiếp trực tiếp với đối tác, đồng nghiệp, gia đình hoặc bạn bè một cách thuận tiện hơn.
Giống như gửi tin nhắn trên Google Chat, việc gọi video cũng giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc di chuyển, đặc biệt là trong trường hợp người dùng cần gặp mặt đối tác ở nơi xa. Bên cạnh đó, Google Chat cho phép người dùng gọi video từ bất kỳ thiết bị nào miễn là có kết nối internet, giúp tăng tính linh hoạt và khả dụng của các cuộc gọi.

Tạo nhóm trò chuyện trên Google Chat

Ngoài những tính năng kể trên, Google Chat còn có thể kết nối với tất cả mọi người bằng việc hỗ trợ tạo nhóm trò chuyện dễ dàng. Tính năng này cho phép người dùng tương tác trò chuyện với nhiều người trong cùng một thời điểm, giúp tăng tính cộng tác và giao tiếp trong một nhóm.
Nhóm trò chuyện sẽ giúp tiết kiệm thời gian so với việc trò chuyện với mỗi người một lần riêng lẻ. Ngoài ra, Google Chat cho phép người dùng tạo nhiều nhóm trò chuyện khác nhau, từ những nhóm nhỏ với vài người cho đến những nhóm lớn với nhiều người, giúp tăng tính linh hoạt và khả dụng của các cuộc trò chuyện.

Đặt lịch họp trên Google Chat

Tính năng quan trọng nữa của Google Chat chính là đặt lịch họp. Việc đặt lịch họp trên ứng dụng này sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho việc đi lại và sắp xếp lịch trình, đồng thời giúp các thành viên trong họp có thể điều chỉnh thời gian phù hợp hơn.
Hơn thế nữa, việc đặt lịch họp trên Google Chat giúp đảm bảo tính chính xác và tránh nhầm lịch, giúp người dùng không bị lãng phí hay lãng quên thời gian từ đó mà tăng hiệu quả hơn trong công việc.

Google Chat có an toàn không?

google-chat-la-gi

Ngoài việc thắc mắc Google Chat là gì nhiều người cũng hoài nghi về tính bảo mật của Google Chat. Những thông tin dưới đây sẽ cho bạn câu trả lời chính xác nhất trước câu hỏi Google Chat có an toàn không? như sau:

Google Chat là một dịch vụ trò chuyện trực tuyến của Google được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật cho người dùng. Các cuộc trò chuyện trên Google Chat được mã hoá bằng giao thức TLS với mã hóa 128-bit hoặc 256-bit, đảm bảo tính bảo mật trong quá trình truyền dữ liệu.

Ngoài ra, Google Chat cho phép người dùng quản lý quyền truy cập và quyền chia sẻ thông tin, giúp người dùng kiểm soát được ai có thể truy cập vào cuộc trò chuyện của họ. Nếu người dùng muốn tăng cường tính bảo mật, họ có thể sử dụng tính năng “Riêng tư” để mã hoá các cuộc trò chuyện bằng mã hoá đầu cuối (end-to-end encryption).

Tuy nhiên, để đảm bảo tính bảo mật của tài khoản Google Chat, người dùng nên tuân thủ những nguyên tắc bảo mật cơ bản như sử dụng mật khẩu mạnh, không chia sẻ thông tin tài khoản với người khác, cập nhật phần mềm, ứng dụng đầy đủ và thường xuyên, cài đặt phần mềm diệt virus & bảo mật, không mở các liên kết hoặc tệp tin không rõ nguồn gốc.

Hướng dẫn cách sử dụng Google Chat hiệu quả

Google Chat là một dịch vụ trò chuyện trực tuyến của Google cung cấp nhiều tính năng hữu ích để tương tác và trò chuyện với người dùng khác. Nhưng không phải ai cũng có thể khai thác tốt các tính năng quan trọng trên nền tảng này. Sau đây là hướng dẫn cách sử dụng Google Chat giúp bạn có thể tận dụng tốt nguồn tài nguyên trên ứng dụng này.

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn trên trình duyệt web.
  • Bước 2: Đi đến trang “Google Chat” hoặc truy cập vào ứng dụng Google Chat trên thiết bị di động.
  • Bước 3: Tạo một cuộc trò chuyện mới bằng cách nhấp vào biểu tượng “Tạo cuộc trò chuyện mới” (biểu tượng +) và nhập tên hoặc địa chỉ email của người mà bạn muốn trò chuyện.
  • Bước 4: Bạn có thể bắt đầu trò chuyện bằng cách nhập tin nhắn vào ô chat.
tinh-nang-cua-google-chat

Ngoài việc trò chuyện bằng tin nhắn bạn có thể làm được nhiều hơn thế trên ứng dụng này. Sau đây là một số gợi ý giúp bạn sử dụng Google Chat hiệu quả hơn:

  • Nếu bạn muốn thêm các thành viên khác vào cuộc trò chuyện, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Thêm thành viên” (biểu tượng người) và nhập tên hoặc địa chỉ email của họ.
  • Bạn có thể gửi tin nhắn, hình ảnh, tệp tin và những nội dung khác trong cuộc trò chuyện bằng cách sử dụng các biểu tượng tương ứng trên thanh công cụ.
  • Nếu bạn muốn tạo một nhóm trò chuyện, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Tạo nhóm” (biểu tượng người và +), tạo một nhóm mới bằng cách nhập tên và các thành viên trong nhóm.
  • Nếu bạn muốn lên lịch họp trên Google Chat, bạn có thể nhấp vào biểu tượng “Lên lịch họp” (biểu tượng lịch), nhập các thông tin như thời gian, địa điểm, mô tả, và các thành viên tham gia.
  • Bạn có thể tìm kiếm các cuộc trò chuyện cũ bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm trên thanh công cụ.
  • Bạn có thể quản lý các cuộc trò chuyện của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng “Cài đặt”(biểu tượng bánh răng) và chọn “Quản lý cuộc trò chuyện”. Tại đây, bạn có thể chỉnh sửa thông tin cuộc trò chuyện, xóa cuộc trò chuyện, chuyển đổi giữa chế độ trò chuyện qua danh sách, và thực hiện các tác vụ khác.

Một số lưu ý quan trọng khi sử dụng Google Chat

Ngoài những chia sẻ xoay quanh Google Chat là gì, những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có thể trải nghiệm hoàn hảo hơn trên ứng dụng nổi tiếng này. Sau đây là một số lưu ý nhỏ trong quá trình sử dụng Google Chat:

  • Để đảm bảo tính bảo mật của tài khoản Google Chat của mình, bạn nên sử dụng mật khẩu mạnh và không chia sẻ thông tin tài khoản với người khác. Bên cạnh đó, nếu cần đảm bảo tính bảo mật tối đa cho các cuộc trò chuyện của mình, bạn có thể sử dụng tính năng mã hoá đầu cuối (end-to-end encryption). Tuy nhiên, tính năng này hiện chỉ có sẵn trên phiên bản beta của Google Chat và chỉ hỗ trợ cho các cuộc trò chuyện giữa hai người.
  • Bạn có thể quản lý quyền truy cập và chia sẻ thông tin trên Google Chat. Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ chia sẻ thông tin cần thiết và chỉ cho phép những người mà bạn tin tưởng, cần thiết có quyền truy cập vào cuộc trò chuyện của mình.
  • Khi lên lịch họp trên Google Chat, hãy đảm bảo rằng thông tin về thời gian, địa điểm và các thành viên tham gia là chính xác để tránh nhầm lịch hoặc bị trễ hẹn.
  • Google Chat cung cấp tính năng tìm kiếm để giúp bạn dễ dàng tìm kiếm các cuộc trò chuyện cũ. Hãy sử dụng tính năng này để tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi.
  • Bạn có thể quản lý các cuộc trò chuyện của mình trên Google Chat bằng cách sử dụng tính năng “Quản lý cuộc trò chuyện”. Tại đây, bạn có thể xem các cuộc trò chuyện hiện có, sửa đổi thông tin của chúng, xóa các cuộc trò chuyện không cần thiết và chuyển đổi giữa chế độ trò chuyện, danh sách.
  • Hơn thế nữa, Google Chat cung cấp tính năng nhắc nhở để giúp bạn nhớ các sự kiện quan trọng như các cuộc họp hoặc các nhiệm vụ cần hoàn thành. Hãy sử dụng tính năng này để đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ sự kiện hoặc công việc quan trọng nào.

Kết luận

Những chia sẻ vừa rồi của GCS.VN cũng đã kết lại bài viết xoay quanh chủ đề Google Chat là gì?. Hy vọng với những thông tin bên trên bạn có thể hiểu rõ hơn về công cụ này, khai thác được tối đa các tính năng quan trọng nhất khi sử dụng Google Chat.
Ngoài ra, nếu bạn đang muốn quản trị doanh nghiệp tốt hơn cũng như tối ưu hoá quá trình làm việc hãy liên hệ ngay số Hotline: 024.9999.7777 của GCS để đội ngũ tư vấn có thể lắng nghe cũng như hỗ trợ bạn tốt nhất!

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top