Tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết. Có thể bạn nghĩ rằng chỉ một số người nhất định mới phải sử dụng trang tính để làm việc với những con số và dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng Google Sheets cho rất nhiều các công việc hàng ngày. 

Liệu bạn có đang phải tạo lập một ngân sách, lên kế hoạch làm vườn hay tạo hóa đơn hoặc  bất cứ thứ gì bạn có thể nghĩ đến, thì Google Sheets là một công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn làm điều đó. Hãy xem slideshow dưới đây để học thêm về một số cách sử dụng trang tính.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản sử dụng Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Tạo một trang tính mới trên Google

1. Truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống

2. Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới

3. Để đặt tên cho trang tính, chọn  Untitled spreadsheet  ở đầu trang. Gõ tên và nhấn Enter.

4. Trang tính của bạn sẽ được đổi tên

5. Bất cứ khi nào bạn cần xem hoặc chỉnh sửa trang tính, bạn có thể truy cập lại nó từ Google Drive của mình, nơi nó đã được lưu tự động.

Bạn có thể để ý rằng không có nút save. Đó là bởi vì Google Drive sử dụng tính năng autosave, nó sẽ ngay lập tức tự động lưu lại những thay đổi khi bạn thực hiện chỉnh sửa với chúng.

Giao diện của Google Sheets

Để sử dụng và chỉnh sửa trang tính, bạn sẽ cần phải làm quen với giao diện của Google Sheets

Nhấn chọn các nút trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về giao diện của Google Sheets.

Những thao cơ bản với ô trong Google Sheet

Mọi trang tính đều được tạo bởi hàng nghìn các hình chữ nhật, nó được gọi là các ô. Mỗi ô là giao của một hàng và một  cột. Các cột được nhận biết bằng các chữ cái (A, B, C); trong khi đó các hàng được nhận biết bằng các con số (1,2,3)

Mỗi ô sẽ có một tên riêng hoặc một địa chỉ ô– dựa trên hàng và cột của nó. Trong ví dụ này, ô được chọn là giao giữa cột C và hàng 10, vì vậy mà địa chỉ ô là C10.

Để ý rằng đầu cột và hàng của một ô sẽ tối hơn khi ô đó được chọn.

Bạn cũng có thể lựa chọn nhiều ô cùng một lúc. Một tập hợp các ô được gọi là một dãy.  Thay vì một địa chỉ ô đơn, thì địa chỉ của một dãy sẽ là ô đầu tiên và ô cuối cùng của dãy, được phân cách nhau bởi dấu hai chấm. Ví dụ, một dãy gồm các ô A1, A2, A3, A4, và A5 sẽ được viết là A1:A5.

Dưới đây là hình ảnh hai dãy được chọn

Dãy A2:A8

Dãy A2:B8

Tìm hiểu về nội dung trong ô

Bất kì các thông tin nào bạn nhập vào trong trang tính sẽ được lưu trữ vào trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các kiểu nội dung khác nhau như: văn bản, định dạng, công thức hoặc các hàm.

• Text: Các ô chứa văn bản như: chữ cái, số và ngày tháng.

• Formatting attributes: Các ô chứa các thuộc tính định dạng khi thay đổi kiểu chữ, số và ngày tháng được biểu diễn. Ví dụ, khi biểu diễn phần trăm có thể biểu diễn dưới dạng 0.15 hoặc 15%. Bạn thậm chí còn có thể thay đổi màu nền của các ô.

• Fomulas and funtions: Các ô chứa các công thức và hàm dùng để tính toán giá trị. Ví dụ, hàm SUM(B2:B8)là hàm  thêm giá trị của các ô trong dãy B2:B8 và đưa ra giá trị tổng trong ô B9.

Cách chọn ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung, điều đầu tiên bạn cần làm là chọn ô.

1.Nhấp chuột vào ô để chọn

2.Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được chọn

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím

Cách chọn một dãy các ô

1. Nhấp chuột và kéo cho đến khi tất cả các ô bạn muốn chọn đều được highlight.

2. Nhả chuột để chọn cả dãy

Cách chèn nội dung vào ô

1. Chọn ô cần chèn

2. Gõ nội dung vào ô được chọn và nhấn Enter. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và trên thanh công thức. Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức.

Cách xóa nội dung ô

1. Chọn ô muốn xóa

2. Nhấn phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ được xóa.

Cách sao chép và dán ô

Thật dễ dàng khi sao chép nội dung của một ô và dán nó vào ô khác.

1. Chọn các ô muốn sao chép

2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (Windows) hoặc Command+C (Mac) trên bàn phím để sao chép.

3. Lựa chọn ô và các ô bạn muốn dán nội dung. Các ô được sao chép sẽ có đường viền bao quanh.

4. Nhấn  Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán ô.

Cách cut và dán ô

Không giống như sao chép và dán (tạo bản sao cho nội dung), cut và dán là di chuyển nội dung giữa các ô.

1. Chọn ô muốn cut

2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X (Windows) hoặc Command+X (Mac) trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ còn ở vị trí cũ cho đến khi nó được dán vào ô mới.

3. Chọn ô hoặc các ô muốn dán

4. Nhấn Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán

Tuy nhiên, sẽ có lúc bạn muốn sao chép và dán chỉ một phần nào đó của nội dung ô. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng tính năng Paste Special. Chọn Edit trên thanh công cụ, di chuyển chuột đến Paste Special, và lựa chọn kiểu thích hợp.

Cách kéo và thả ô

Thay vì cut và dán, bạn cũng có thể kéo và thả ô để di chuyển nội dung của chúng.

1. Chọn một ô, di chuyển chuột ra phía ngoài đường viền màu xanh. Con trỏ lúc này sẽ chuyển thành biểu tượng bàn tay.

2. Nhấn và kéo ô đến vị trí mong muốn

3. Nhả chuột để thả ô

Cách sử dụng fill handle

Khi bạn muốn sao chép nội dung của một ô tới nhiều ô khác, bạn có thể sao chép và dán từng ô. Nhưng cách làm này rất mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng file handle để sao chép và dán từ một ô sang các ô khác cùng dòng hoặc cột một cách nhanh chóng.

1. Chọn một ô muốn điền. Một hình vuông  nhỏ – fill handle– sẽ xuất hiện dưới góc bên phải của ô.

2. Di chuyển chuột đến fill handle. Con trỏ sẽ thay đổi về hình dấu cộng màu đen.

3. Nhấn và kéo fill handle đến hết các ô bạn muốn điền. Một đường chấm màu đen sẽ bao quanh các ô sẽ được điền.

4. Nhả chuột để điền tất cả các ô được lựa chọn.

Sử dụng fill handle để tiếp tục giá trị của một dãy.

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục nội dung của một dãy. Khi nội dung của một hàng hay một cột tuân theo một tuần tự nhất đinh- như các con số (1,2,3) hay ngày (Monday, Tuesday, Wednesday) thì fill handle sẽ đoán được nội dung  ở các ô tiếp theo. Trong ví dụ dưới đây, fill handle được sử dụng để kéo dài dãy chỉ ngày tháng của một cột.

Bài tập thực hành

1. Mở Google Sheets và tạo một trang tính mới.
2. Thay đổi tên trang tính từ Untitled Spreadsheet sang Practice Spreadsheet.
3. Trong ô A1, gõ ngày tháng dưới dạng M/D/YY (ví dụ, 5/30/17).
4. Sử dụng fill hande để ấn định ngày cho dãy A1:A10.
5. Dùng kéo và thả để di chuyển các ngày sang dãy B1:B10
6. Xóa nội dung ô B5
7. Khi hoàn thành xong, trang tính của bạn sẽ trông như thế này:

Đoạn kết

Trên đây chúng ta đã tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản nhất về Google Sheets. Nó đã được chúng tôi đề cập đầy đủ hay bỏ lỡ một cái gì đó mà bạn sử dụng thường xuyên? Hãy cho GCS Vietnam biết với bình luận bên dưới bài viết này.

Nếu quý khách muốn đăng ký các phiên bản Google Workspace giá ưu đãi tại GCS Vietnam thì hãy nhắn lại thông tin ở phần Livechat phía dưới ngay nhé.