Tất tần tật từ A-Z các thao tác sử dụng Google Sheets cơ bản

Sau bài chia sẻ về Google Sheets là gì? Các tính năng cơ bản bạn nên biết. Có thể bạn nghĩ rằng chỉ một số người nhất định mới phải sử dụng trang tính để làm việc với những con số và dữ liệu phức tạp. Tuy nhiên chúng ta có thể sử dụng Google Sheets cho rất nhiều các công việc hàng ngày.  Liệu bạn có đang phải tạo lập một ngân sách, lên kế hoạch làm vườn hay tạo hóa đơn hoặc  bất cứ thứ gì bạn có thể nghĩ đến, thì Google Sheets là một công cụ tuyệt vời có thể giúp bạn làm điều đó. Hãy xem slideshow dưới đây để học thêm về một số cách sử dụng trang tính.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản sử dụng Google Sheets giúp bạn tiết kiệm thời gian và hỗ trợ bạn cách sử dụng bảng tính mà trước đây bạn chưa nghĩ tới.

Tạo một trang tính mới trên Google

1.Truy cập Google Drive, chọn New và chọn Google Sheets từ menu thả xuống

11 10 07

2.Trang tính sẽ xuất hiện trong tab mới

11 10 08

3.Để đặt tên cho trang tính, chọn  Untitled spreadsheet  ở đầu trang. Gõ tên và nhấn Enter.

11 10 09

4.Trang tính của bạn sẽ được đổi tên

11 10 10

5.Bất cứ khi nào bạn cần xem hoặc chỉnh sửa trang tính, bạn có thể truy cập lại nó từ Google Drive của mình, nơi nó đã được lưu tự động.

11 10 11

Bạn có thể để ý rằng không có nút save. Đó là bởi vì Google Drive sử dụng tính năng autosave, nó sẽ ngay lập tức tự động lưu lại những thay đổi khi bạn thực hiện chỉnh sửa với chúng.

11 10 12

Giao diện của Google Sheets

Để sử dụng và chỉnh sửa trang tính, bạn sẽ cần phải làm quen với giao diện của Google Sheets

Nhấn chọn các nút trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về giao diện của Google Sheets.

11 10 13

Những thao cơ bản với ô trong Google Sheet

Mọi trang tính đều được tạo bởi hàng nghìn các hình chữ nhật, nó được gọi là các ô. Mỗi ô là giao của một hàng và một  cột. Các cột được nhận biết bằng các chữ cái (A, B, C); trong khi đó các hàng được nhận biết bằng các con số (1,2,3)

11 10 14

Mỗi ô sẽ có một tên riêng hoặc một địa chỉ ô– dựa trên hàng và cột của nó. Trong ví dụ này, ô được chọn là giao giữa cột C và hàng 10, vì vậy mà địa chỉ ô là C10.

Để ý rằng đầu cột và hàng của một ô sẽ tối hơn khi ô đó được chọn.

Bạn cũng có thể lựa chọn nhiều ô cùng một lúc. Một tập hợp các ô được gọi là một dãy.  Thay vì một địa chỉ ô đơn, thì địa chỉ của một dãy sẽ là ô đầu tiên và ô cuối cùng của dãy, được phân cách nhau bởi dấu hai chấm. Ví dụ, một dãy gồm các ô A1, A2, A3, A4, và A5 sẽ được viết là A1:A5.

Dưới đây là hình ảnh hai dãy được chọn

Dãy A2:A8

11 10 15

Dãy A2:B8

11 10 16

Tìm hiểu về nội dung trong ô

Bất kì các thông tin nào bạn nhập vào trong trang tính sẽ được lưu trữ vào trong một ô. Mỗi ô có thể chứa các kiểu nội dung khác nhau như: văn bản, định dạng, công thức hoặc các hàm.

  • Text: Các ô chứa văn bản như: chữ cái, số và ngày tháng.
11 10 17
  • Formatting attributes: Các ô chứa các thuộc tính định dạng khi thay đổi kiểu chữ, số và ngày tháng được biểu diễn. Ví dụ, khi biểu diễn phần trăm có thể biểu diễn dưới dạng 0.15 hoặc 15%. Bạn thậm chí còn có thể thay đổi màu nền của các ô.
11 10 18
  • Fomulas and funtions: Các ô chứa các công thức và hàm dùng để tính toán giá trị. Ví dụ, hàm SUM(B2:B8)là hàm  thêm giá trị của các ô trong dãy B2:B8 và đưa ra giá trị tổng trong ô B9.
11 10 19

Cách chọn ô

Để nhập hoặc chỉnh sửa nội dung, điều đầu tiên bạn cần làm là chọn ô.

1.Nhấp chuột vào ô để chọn

2.Một đường viền màu xanh sẽ xuất hiện xung quanh ô được chọn

11 10 20

Bạn cũng có thể chọn các ô bằng cách sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím

Cách chọn một dãy các ô

1.Nhấp chuột và kéo cho đến khi tất cả các ô bạn muốn chọn đều được highlight.

2.Nhả chuột để chọn cả dãy

11 10 21

Cách chèn nội dung vào ô

1.Chọn ô cần chèn

11 10 22

2.Gõ nội dung vào ô được chọn và nhấn Enter. Nội dung sẽ xuất hiện trong ô và trên thanh công thức. Bạn cũng có thể nhập và chỉnh sửa nội dung trên thanh công thức.

11 10 23

Cách xóa nội dung ô

1.Chọn ô muốn xóa

2.Nhấn phím Delete hoặc Backspace trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ được xóa.

11 10 24

Cách sao chép và dán ô

Thật dễ dàng khi sao chép nội dung của một ô và dán nó vào ô khác.

1.Chọn các ô muốn sao chép

2. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C (Windows) hoặc Command+C (Mac) trên bàn phím để sao chép.

11 10 25

3.Lựa chọn ô và các ô bạn muốn dán nội dung. Các ô được sao chép sẽ có đường viền bao quanh.

11 10 26

4. Nhấn  Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán ô.

11 10 27

Cách cut và dán ô

Không giống như sao chép và dán (tạo bản sao cho nội dung), cut và dán là di chuyển nội dung giữa các ô.

1.Chọn ô muốn cut

11 10 28

2.Nhấn tổ hợp phím Ctrl+X (Windows) hoặc Command+X (Mac) trên bàn phím. Nội dung của ô sẽ còn ở vị trí cũ cho đến khi nó được dán vào ô mới.

3.Chọn ô hoặc các ô muốn dán

11 10 29

3.Nhấn Ctrl+V (Windows) hoặc Command+V (Mac) để dán

11 10 30

Tuy nhiên, sẽ có lúc bạn muốn sao chép và dán chỉ một phần nào đó của nội dung ô. Trong trường hợp này, bạn có thể dùng tính năng Paste Special. Chọn Edit trên thanh công cụ, di chuyển chuột đến Paste Special, và lựa chọn kiểu thích hợp.

11 10 31

Cách kéo và thả ô

Thay vì cut và dán, bạn cũng có thể kéo và thả ô để di chuyển nội dung của chúng.

1.Chọn một ô, di chuyển chuột ra phía ngoài đường viền màu xanh. Con trỏ lúc này sẽ chuyển thành biểu tượng bàn tay.

11 10 32

2.Nhấn và kéo ô đến vị trí mong muốn

11 10 33

3.Nhả chuột để thả ô

11 10 34

Cách sử dụng fill handle

Khi bạn muốn sao chép nội dung của một ô tới nhiều ô khác, bạn có thể sao chép và dán từng ô. Nhưng cách làm này rất mất thời gian. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng file handle để sao chép và dán từ một ô sang các ô khác cùng dòng hoặc cột một cách nhanh chóng.

1.Chọn một ô muốn điền. Một hình vuông  nhỏ – fill handle– sẽ xuất hiện dưới góc bên phải của ô.

2.Di chuyển chuột đến fill handle. Con trỏ sẽ thay đổi về hình dấu cộng màu đen.

11 10 35

3. Nhấn và kéo fill handle đến hết các ô bạn muốn điền. Một đường chấm màu đen sẽ bao quanh các ô sẽ được điền.

11 10 36

4.Nhả chuột để điền tất cả các ô được lựa chọn.

11 10 37

Sử dụng fill handle để tiếp tục giá trị của một dãy.

Fill handle cũng có thể được sử dụng để tiếp tục nội dung của một dãy. Khi nội dung của một hàng hay một cột tuân theo một tuần tự nhất đinh- như các con số (1,2,3) hay ngày (Monday, Tuesday, Wednesday) thì fill handle sẽ đoán được nội dung  ở các ô tiếp theo. Trong ví dụ dưới đây, fill handle được sử dụng để kéo dài dãy chỉ ngày tháng của một cột.

11 10 38 1
11 10 39

Bài tập thực hành

  1. Mở Google Sheets và tạo một trang tính mới.
  2. Thay đổi tên trang tính từ Untitled Spreadsheet sang Practice Spreadsheet.
  3. Trong ô A1, gõ ngày tháng dưới dạng M/D/YY (ví dụ, 5/30/17).
  4. Sử dụng fill hande để ấn định ngày cho dãy A1:A10.
  5. Dùng kéo và thả để di chuyển các ngày sang dãy B1:B10
  6. Xóa nội dung ô B5
  7. Khi hoàn thành xong, trang tính của bạn sẽ trông như thế này:
11 10 40

Trên đây chúng ta đã tìm hiểu tất tần tật từ A-Z các thao tác cơ bản nhất về Google Sheets. Nó đã được chúng tôi đề cập đầy đủ hay bỏ lỡ một cái gì đó mà bạn sử dụng thường xuyên? Hãy cho tôi biết với bình luận bên dưới bài viết này.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn
Đánh giá
Đăng ký
Thông báo của
guest

0 Bình luận
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

cách-quan-ly-thong-bao-email-bang-hiver

Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver

Khi cài đặt Hiver thành công, việc nhận thông báo về những thư quan trọng vẫn chưa được quản lý. Tìm hiểu ngay bài viết dưới đây để biết về Cách quản lý thông báo Email bằng Hiver.
hiver (1)2 (1)

Đối Tác Chính Thức Duy Nhất Của Hiver Tại Việt Nam

Hiện nay, Gmail là một công cụ hỗ trợ đắc lực mà các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất. Sẽ thật tuyệt vời nếu Gmail có thể hỗ trợ đa kênh, cộng tác dễ dàng hơn với đối tác cùng đồng nghiệp, tự động hoá mọi tác vụ, phân tích báo cáo một cách chuyên sâu,.. Đó không còn là một ước vọng quá xa xôi khi Hiver ra đời.

Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về Hiver cũng như đối tác của Hiver tại Việt Nam qua những thông tin chia sẻ của GCS dưới đây.

Hiver là gì?

loi-ich-cua-hiver

Hiver là một nền tảng mạnh mẽ cung cấp những giải pháp trong việc quản lý email cũng như helpdesk dựa trên Gmail. Nhờ có Hiver, mọi tổ chức và doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quy trình làm việc đồng thời tăng cường sự gắn kết trong đội ngũ nhân sự.

Những tính năng như quản lý email, tự động hoá, phân tích báo cáo, hợp tác,.. đều được tích hợp trọn vẹn trong 4 lĩnh vực chính mà Hiver hỗ trợ, cụ thể:

  • Hiver for Customer Service: Hỗ trợ khách hàng thông qua email, xử lý những vấn đề mà khách hàng gặp phải ngay từ giao diện hộp thư đến của Gmail quen thuộc. 
  • Hiver for Finance Operations: Truy vấn sổ sách kế toán, cộng tác về hoá đơn, chứng từ,... nhằm mục đích đảm bảo mọi hoạt động của công ty diễn ra suôn sẻ. 
  • Hiver for People Operations: Cung cấp những câu trả lời chính xác cho các truy vấn liên quan đến chính sách của công ty, bảng lương nhân viên,...
  • Hiver for IT Operations: Cập nhật những vấn đề kỹ thuật mà nhân viên gặp phải, đưa ra yêu cầu hỗ trợ và giải pháp khắc phục kịp thời.

Đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam

hvn-doi-tac-hiver-tai-viet-nam

Trải qua 6 năm phát triển, Hiver đã có hơn 2000 khách hàng trung thành đồng thời có mặt tại hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới. Tuy nhiên, Hiver vẫn là một “khái niệm” còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam. Điều này càng được khẳng định khi hiện nay HVN Group là đối tác chính thức duy nhất của Hiver tại Việt Nam. 

GCS hiện đang cung cấp các giải pháp Email doanh nghiệp trên Google và thuộc thương hiệu con của HVN Group. Vậy nên việc kết hợp cộng tác Hiver là điều rất mong muốn của HVN và GCS. Từ đó hỗ trợ tất cả các khách hàng của mình đang sử dụng Google Workspace biết đến Hiver để tăng hiệu quả trong công việc của họ hơn. Hiện tại, khách hàng khi lựa chọn Hiver tại GCS sẽ 2 gói dịch vụ với mức giá cực kỳ ưu đãi. 

Giá để sử dụng Hiver

  • Gói Lite cơ bản với mức giá 15$/người dùng/tháng
  • Gói Pro cao cấp với mức giá 39$/người dùng/tháng cùng nhiều tính năng nổi bật hơn. 

Ngoài ra bạn có thể liên hệ trực tiếp với GCS Technology (Google Cloud Solutions) - một thương hiệu con của tập đoàn HVN Group  qua Hotline: 024.9999.7777 để được tư vấn cụ thể và cặn kẽ hơn. 

Triển khai Hiver tại GCS mang đến những điều gì cho người sử dụng?

Sự ra đời của Hiver đã giải quyết nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp khi hầu hết hiện nay các Helpdesk đều đắt tiền và quá trình sử dụng không hề đơn giản. Hiver đã giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc, tăng cường khả năng cộng tác giữa mọi nhân viên, nâng cao hiệu suất công việc đồng thời cải thiện trải nghiệm khách hàng. Và hơn hết việc triển khai Hiver đã biến Gmail trở thành một công cụ toàn năng:

Mọi kênh liên lạc đều gói gọn bên trong Gmail

Nhờ Hiver, việc quản lý giao tiếp trên tất cả các kênh bao gồm email, điện thoại, trò chuyện trực tiếp, WhatsApp với nhà cung cấp hay khách hàng đều được thực hiện ngay tại Gmail. Từ đó xây dựng cơ sở tri thức cả bên trong lẫn bên ngoài, thúc đẩy hoạt động tự phục vụ và chuyển hướng truy vấn.

hiver3

Nâng cao quá trình cộng tác trong tổ chức

Đơn giản chỉ bằng một thao tác "@" đề cập đến đồng nghiệp của bạn, note lại một ghi chú ngay bên cạnh chuỗi email là bạn có thể cộng tác về các truy vấn với bất kỳ thành viên nào trong tổ chức/ doanh nghiệp của mình.

Tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại

Giờ đây dù làm ít nhưng bạn lại có thể hoàn thành được nhiều công việc hơn. Vì Hiver giúp cho bạn cùng đội nhóm có thể giản lược công việc nhàm chán, tiết kiệm thời gian và công sức bằng tính năng tự động hoá những tác vụ lặp đi lặp lại với các quy tắc có điều kiện. Chẳng hạn như tất cả mọi truy vấn liên quan đến một lỗi sản phẩm sẽ được tự động chỉ định cho một chuyên gia kỹ thuật cụ thể.

hiver4

Phân tích báo cáo một cách chuyên sâu hơn

Hiver hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc của đội nhóm bằng cách phân tích chuyên sâu những báo cáo cùng các số liệu chính. Từ đó, bạn có thể phát hiện những sự cố, những vấn đề nghiêm trọng để khắc phục kịp thời và nhanh chóng hơn.

Mọi công việc đều được thực hiện tại Gmail

Các công cụ phổ biến như WhatsApp, Asana, Slack, Salesforce,.. đều được tích hợp và được thực hiện tại Gmail một cách trọn vẹn. Chính vì thế Hiver đã khiến Gmail trở thành một nền tảng toàn diện có thể quản lý những tác vụ, các dự án và nhiều kênh hỗ trợ khách hàng khác nhau. Không chỉ gói gọn mọi kênh liên lạc, giờ đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi công việc ngay tại Gmail.

Phân quyền và giao việc dễ dàng ngay trên Gmail

hiver-5 (1)

Giờ đây việc phân quyền, giao nhiệm vụ và kiểm soát quá trình thực hiện nhiệm vụ đã trở nên dễ dàng hơn sau khi triển khai Hiver. Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng chỉ định nhân sự giải đáp, phản hồi email của đối tác hay khách hàng. Điều này tránh được tình trạng bỏ sót email và khách hàng/ đối tác cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ kịp thời, nhanh chóng hơn. 

Đặc biệt, báo cáo phân tích hiệu suất làm việc của từng cá nhân sẽ được tổng hợp lại. Đây là giải pháp hữu hiệu giúp cho tổ chức có thể theo dõi, giám sát công việc của nhân sự một cách hiệu quả hơn.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ nội dung chia sẻ của GCS về đối tác của Hiver tại Việt Nam. Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn tối ưu hoá hiệu suất làm việc đồng thời tăng cường sự cộng tác cho đội ngũ nhân sự, hãy liên hệ ngay GCS Technology - Google Cloud Solutions để trải nghiệm sự thay đổi cũng như hiệu quả mà nền tảng này mang đến. 

Bạn có thể kết nối trực tiếp với GCS qua số Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại thông tin ở phần Chatbox bên dưới. Đội ngũ chuyên viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi sẽ tư vấn đồng thời hỗ trợ triển khai Hiver nhanh chóng và toàn diện nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Scroll to Top