Hướng dẫn tạo Pivot Table trong Google Sheets từ A – Z

Pivot Table trong Google Sheets là một công cụ giúp bạn tổng hợp lượng lớn dữ liệu thông tin trong quá trình làm việc với trang tính. Vậy làm sao để tạo Pivot Table trong Google Sheets và cách sử dụng cụ thể ra sao? Các bạn hãy cùng tham khảo ngay bài viết dưới đây mà GCS Việt Nam cung cấp nhé.

Pivot Table trong Google trang tính là gì?

Pivot Table trong Google trang tính là gì? Hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu về công cụ này cụ thể qua nội dung sau đây:

Pivot Table là gì?

Pivot Table là một công cụ tương tác, cho phép bạn nhanh chóng tạo ra các bản tóm tắt dữ liệu bằng cách kéo và thả các trường dữ liệu vào các vùng khác nhau của bảng (hàng, cột, giá trị, bộ lọc). Tạo Pivot Table trong Google Sheets không làm thay đổi dữ liệu gốc mà chỉ tạo ra một bản trình bày tóm tắt, giúp bạn tập trung vào những thông tin quan trọng nhất.

Cấu trúc của Pivot Table

Khi bạn tạo Pivot Table trong Google Sheets, bạn sẽ tương tác với một trình chỉnh sửa bao gồm bốn vùng chính:

• Hàng (Rows): Vùng này cho phép bạn xác định các giá trị duy nhất từ một hoặc nhiều cột dữ liệu nguồn để hiển thị dọc theo các hàng của Pivot Table. Ví dụ, nếu bạn có cột “Sản phẩm”, bạn có thể kéo nó vào vùng “Hàng” để hiển thị danh sách tất cả các sản phẩm.
• Cột (Columns): Vùng “Cột” cho phép bạn hiển thị các giá trị duy nhất từ một hoặc nhiều cột dữ liệu nguồn theo chiều ngang, tạo thành các cột của Pivot Table. Ví dụ, bạn có thể kéo cột “Tháng” vào vùng “Cột” để so sánh dữ liệu theo từng tháng.
• Giá trị (Values): Vùng trung tâm của Pivot Table, nơi bạn đặt các cột dữ liệu mà bạn muốn tính toán hoặc tổng hợp. Bạn có thể thực hiện các phép tính như tổng, trung bình, đếm, giá trị lớn nhất, giá trị nhỏ nhất,…. Ví dụ, bạn có thể kéo cột “Doanh số” vào vùng “Giá trị” và chọn hàm “Tổng” để xem tổng doanh số cho mỗi hàng và cột.
• Bộ lọc (Filters): Vùng này cho phép bạn lọc dữ liệu hiển thị trong Pivot Table dựa trên giá trị của một hoặc nhiều cột. Ví dụ, bạn có thể kéo cột “Khu vực” vào vùng “Bộ lọc” để chỉ xem dữ liệu của một khu vực cụ thể.

Cách Pivot Table hoạt động

Vậy, cách Pivot Table hoạt động như thế nào? Khi bạn chọn dữ liệu nguồn và chỉ định các trường vào các vùng “Hàng”, “Cột”, “Giá trị” và “Bộ lọc”, phần mềm sẽ thực hiện tạo Pivot Table trong Google Sheet các bước sau:

• Xác định các giá trị duy nhất: Đối với các trường được đặt vào vùng “Hàng” và “Cột”, Pivot Table sẽ tự động xác định và liệt kê tất cả các giá trị duy nhất có trong các cột đó.
• Nhóm dữ liệu: Dựa trên các giá trị duy nhất ở vùng “Hàng” và “Cột”, Pivot Table sẽ nhóm các dòng dữ liệu có cùng giá trị lại với nhau.
• Thực hiện phép tính: Đối với các trường được đặt vào vùng “Giá trị”, Pivot Table sẽ áp dụng hàm tổng hợp mà bạn đã chọn (ví dụ: SUM, AVERAGE, COUNT) cho các nhóm dữ liệu tương ứng.
• Hiển thị kết quả: Cuối cùng, Pivot Table sẽ hiển thị một bảng tóm tắt. Trong đó các hàng và cột được xác định bởi các giá trị duy nhất, và các ô chứa kết quả của phép tính đã thực hiện.

Lý do vì sao nên tạo Pivot Table trong Google Sheets?

Tại sao nên tạo Pivot Table trong Google Sheets? Bởi vì những lợi ích thiết thực mà nó mang lại, giúp bạn tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đưa ra những quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật của việc sử dụng và tạo Pivot Table trong Google Sheets.

Tổng hợp dữ liệu nhanh chóng

Thay vì phải sử dụng các hàm phức tạp như SUMIF, COUNTIF để tóm tắt dữ liệu, Pivot Table cho phép bạn thực hiện điều này chỉ với vài thao tác kéo và thả chuột. Bạn có thể dễ dàng tính tổng doanh số theo từng khu vực, đếm số lượng khách hàng theo từng nhóm tuổi, hoặc tìm giá trị trung bình của các đơn hàng theo từng tháng. 

Tính năng tạo Pivot Table trong Google Sheets giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức, đặc biệt khi làm việc với các bộ dữ liệu lớn. Thay vì mất hàng giờ để viết và kiểm tra các công thức, bạn có thể có được cái nhìn tổng quan về dữ liệu của mình chỉ trong vài phút.

Phân tích và hỗ trợ lọc dữ liệu hiệu quả

Tạo Pivot Table trong Google Sheets còn là một công cụ mạnh mẽ để phân tích và lọc dữ liệu hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau, lọc ra những thông tin quan trọng nhất, giữa các biến số. 

Ví dụ, bạn có thể lọc để chỉ xem doanh số của một sản phẩm cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Hoặc sắp xếp khách hàng theo tần suất mua hàng để xác định nhóm khách hàng trung thành. 

Tạo báo cáo và biểu đồ dễ dàng

Tạo Pivot Table trong Google Sheets giúp bạn xây dựng báo cáo và biểu đồ dễ dàng. Bạn có thể nhanh chóng tạo ra các bảng thống kê chuyên nghiệp, dễ đọc và dễ hiểu. Hơn nữa, Google Sheets còn tích hợp khả năng tạo biểu đồ trực tiếp từ dữ liệu Pivot Table. 

Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể chuyển đổi các con số khô khan thành các biểu đồ trực quan. Cụ như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường, giúp bạn và người xem dễ dàng nắm bắt thông tin và rút ra kết luận. Việc tạo báo cáo và biểu đồ trực quan từ Pivot Table còn giúp bạn truyền đạt thông tin hiệu quả hơn trong các buổi thuyết trình, báo cáo công việc, hay chia sẻ dữ liệu với đồng nghiệp.

Cách tạo Pivot Table trong Google Sheets đơn giản

Cách thức tạo Pivot Table trong Google Sheets khá đơn giản, người dùng chỉ cần nhập đầy đủ dữ liệu triển khai. Các bước triển khai thực hiện cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập mở Google Trang tính và bôi đen vùng dữ liệu thực hiện tạo bảng Pivot Table >> chọn vào Chèn.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn đến phần Bảng tổng hợp >> cửa sổ hiển thị lựa chọn Trang tính mới hoặc Trang tính hiện có >> chọn Tạo.

– Bước 3: Giao diện hiển thị bảng tạo Pivot Table trong Google Sheets với các danh mục thêm hàng, cột, giá trị và bộ lọc. 

– Bước 4: Lúc này, giao diện hiển thị một Pivot Table trong Google Sheet Tiếng Việt như hình bên dưới. 

Cách sử dụng Pivot Table trong Google Sheets hiệu quả

Tạo Pivot Table trong Google Sheets chỉ là bước khởi đầu. Để khai thác tối đa sức mạnh của công cụ này, bạn cần biết cách sử dụng Pivot Table trong Google Sheets hiệu quả. Dưới đây là một số kỹ thuật và mẹo giúp bạn tối ưu hóa việc phân tích dữ liệu của mình:

Cách tối ưu Pivot Table trong Google Sheets bằng bộ lọc

Bộ lọc là công cụ để tập trung vào các phần dữ liệu cụ thể mà bạn quan tâm. Cách tối ưu Pivot Table trong Google Sheets bằng bộ lọc bao gồm việc sử dụng linh hoạt và hiệu quả các tùy chọn lọc khác nhau. Sau đây là các bước triển khai cụ thể về cách tối ưu sử dụng sau khi tạo Pivot Table trong Google Sheets thành công:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện click vào chọn mục Trình chỉnh sửa bảng tổng hợp >> click chọn Thêm >> chọn vào Bộ lọc.

– Bước 2:  Tiếp tục, bạn chọn vào phương thức Lọc theo điều kiện cụ thể hoặc Lọc theo giá trị. 

– Bước 3: Lúc này, bảng Pivot Table sẽ hiển thị yêu cầu lọc dữ liệu hoàn tất >> chọn OK để kết thúc.

Cách tạo nhiều bảng Pivot Table trên cùng một Sheets 

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể muốn phân tích cùng một bộ dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau. Google Sheets cho phép bạn tạo nhiều bảng Pivot Table trên cùng một Sheets từ cùng một nguồn dữ liệu. Thay vì phải tạo lại Pivot Table từ đầu mỗi lần, bạn có thể sao chép Pivot Table hiện có và sau đó điều chỉnh các trường ở các vùng “Hàng”, “Cột”, “Giá trị”, và “Bộ lọc” để tạo ra một bảng tóm tắt mới với một góc nhìn khác về dữ liệu.

Cách tạo Pivot Table trên Google Sheets theo dạng này cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện bôi đen bảng Pivot Table >> chọn vào mục Sao chép.

– Bước 2: Tiếp tục, bạn chọn vị trí muốn tạo bảng và thực hiện click chuột phải Dán hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

– Bước 3: Trong một Sheets như thế, bạn có thể thực hiện tạo nhiều bảng Pivot Table khác nhau. 

Cách xóa dữ liệu ở bảng thống kế Pivot Table trong Google Sheets

Đôi khi, bạn có thể muốn làm mới hoặc loại bỏ hoàn toàn bảng thống kê Pivot Table đã tạo. Cách xóa dữ liệu ở bảng thống kê Pivot Table trong Google Sheets rất đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện thao các thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện thao tác chọn vào phần bảng Pivot Table trong Google Sheets muốn xóa bỏ dữ liệu đi.

– Bước 2: Sau đó, bạn nhấn phím Delete trên bàn phím thiết bị và hoàn thành thủ tục xóa dữ liệu muốn. 

Cách tạo biểu đồ từ bảng Pivot Table trong Google Sheets 

Như đã đề cập ở trên, việc trực quan hóa dữ liệu là một phần quan trọng của quá trình phân tích. Google Sheets giúp bạn tạo biểu đồ từ bảng Pivot Table trong Google Sheets một cách dễ dàng. Các biểu đồ được liên kết trực tiếp với Pivot Table, vì vậy bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trên Pivot Table (ví dụ: lọc dữ liệu, thay đổi hàm tổng hợp) sẽ tự động được cập nhật trên biểu đồ.

Dưới đây là cách thức tạo biểu đồ từ Pivot Table trong Google Sheets đơn giản và chi tiết như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện vào dữ liệu Google Trang tính muốn tạo biểu đồ.

– Bước 2: Bạn thực hiện bôi đen toàn bộ dữ liệu muốn tạo biểu đồ >> tiếp tục click chọn vào mục Chèn trên thanh công cụ >> chọn Biểu đồ. 

– Bước 3: Lúc này, hệ thống sẽ xuất hiện dạng biểu đồ phù hợp với dữ liệu bảng. Bạn có thể thay đổi loại biểu đồ theo yêu cầu cá nhân và hoàn tất. 

Như vậy,  nội dung trên đã giúp các bạn nắm rõ được cách tạo, cách dùng Pivot Table đầy đủ. Hy vọng rằng từ hướng dẫn tạo, tối ưu bằng bộ lọc, tạo nhiều bảng linh hoạt, quản lý dữ liệu bảng thống kê đến trực quan hóa bằng biểu đồ, những kỹ năng này sẽ giúp bạn khai thác sâu hơn giá trị của nền tảng Pivot Table và sử dụng hiệu quả hơn. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về Pivot Table trong Google Sheets, dưới đây là phần FAQ. Phần này sẽ tổng hợp các câu hỏi thường gặp về tất tần tật cách làm Pivot Table trong Google Sheets và nội dung liên quan cho các bạn tham khảo:

Khắc phục lỗi “Google Sheet không có Pivot Table”

Nếu bạn đang gặp phải tình huống không tìm thấy tùy chọn “Bảng tổng hợp (Pivot table)” trong menu “Dữ liệu (Data)” của Google Sheets, đừng lo lắng. Vấn đề này thường không phải là một lỗi nghiêm trọng mà có thể xuất phát từ một vài nguyên nhân phổ biến sau:

• Kiểm tra vị trí menu “Dữ liệu” và tùy chọn “Bảng tổng hợp“. Trong quá trình sử dụng, chúng ta có thể thao tác nhầm hoặc tìm kiếm không đúng vị trí.
• Làm mới (Refresh) trang Google Sheets. Trình duyệt có thể gặp lỗi tạm thời trong quá trình tải trang, dẫn đến việc một số tính năng không hiển thị đúng cách.
• Kiểm tra quyền truy cập vào bảng tính. Nếu bạn đang làm việc trên một bảng tính được chia sẻ, quyền truy cập của bạn có thể bị hạn chế, không cho phép tạo hoặc chỉnh sửa Pivot Table.
• Kiểm tra kết nối internet ổn định. Kết nối internet không ổn định có thể làm gián đoạn quá trình tải các tính năng của Google Sheets.
• Thử sử dụng trình duyệt web khác. Vấn đề có thể liên quan đến sự tương thích hoặc lỗi cụ thể của trình duyệt web bạn đang sử dụng.
• Liên hệ bộ phận hỗ trợ của Google Workspace của GCS Việt Nam. Nếu bạn đã thử tất cả các cách trên mà vẫn không tìm thấy tùy chọn “Bảng tổng hợp (Pivot table)”, có thể có một vấn đề kỹ thuật phức tạp hơn. 

Pivot table trong Google Sheets có thể kéo dữ liệu từ nhiều trang tính không?

Có. Khi bạn tạo Pivot Table, ở bước chọn dữ liệu nguồn, bạn có thể chỉ định một phạm vi dữ liệu bao gồm nhiều trang tính. Ngoài ra, bạn có thể thêm bao nhiêu trang tính tùy thích vào nguồn dữ liệu của Pivot Table. Tính năng này rất hữu ích khi dữ liệu của bạn được phân chia thành nhiều trang tính khác nhau nhưng bạn muốn tổng hợp và phân tích chúng trong một báo cáo duy nhất.

Tôi có thể tạo nhiều Pivot Table từ một nguồn dữ liệu không?

Có. Bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều Pivot Table từ một nguồn dữ liệu. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo mới hoàn toàn một Pivot Table khác bằng cách chọn lại cùng một vùng dữ liệu nguồn và thiết lập các trường theo nhu cầu phân tích khác nhau. Việc tạo nhiều Pivot Table từ cùng một nguồn dữ liệu giúp bạn khám phá dữ liệu một cách toàn diện và đa chiều, mà không cần phải lặp lại việc chuẩn bị dữ liệu.

Pivot Table có tự động cập nhật khi dữ liệu thay đổi không?

Không. Để cập nhật dữ liệu trong Pivot Table sau khi dữ liệu nguồn đã được chỉnh sửa, bạn cần nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào trong bảng Pivot Table và chọn Làm mới (Refresh). Thao tác này sẽ yêu cầu Google Sheets truy cập lại dữ liệu nguồn và cập nhật bảng tóm tắt theo những thay đổi mới nhất. Bạn nên thực hiện việc làm mới này thường xuyên để đảm bảo rằng báo cáo Pivot Table của bạn luôn phản ánh thông tin mới nhất.

Có thể sử dụng công thức trong Pivot Table không?

Không trực tiếp nhập công thức vào các ô dữ liệu. Nhưng bạn có thể tạo các cột tính toán mới trong dữ liệu nguồn và sau đó sử dụng các cột này trong Pivot Table.

Ví dụ, nếu bạn có cột “Số lượng” và cột “Đơn giá:

• Tạo một cột mới “Thành tiền” bằng công thức =Số lượng*Đơn giá trong dữ liệu nguồn. 
• Sau đó kéo cột “Thành tiền” này vào vùng “Giá trị” của Pivot Table để tính tổng doanh thu.

Pivot Table có giới hạn bao nhiêu hàng hoặc cột không?

Không. Giới hạn thực tế thường phụ thuộc vào dung lượng và hiệu suất của bảng tính Google Sheets và khả năng xử lý của trình duyệt và thiết bị bạn đang sử dụng. Để tối ưu hiệu suất khi làm việc với dữ liệu lớn, bạn có thể cân nhắc việc lọc dữ liệu trước khi tạo Pivot Table hoặc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu chuyên dụng hơn cho các bộ dữ liệu cực lớn.

Làm sao để đổi tên tiêu đề trong Pivot Table?

Để đổi tên tiêu đề trong Pivot Table, bạn không thể chỉnh sửa trực tiếp các ô tiêu đề. Thay vào đó, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Nhấp đúp chuột vào tiêu đề cột hoặc hàng bạn muốn đổi tên trong bảng Pivot Table.
• Một hộp thoại nhỏ sẽ xuất hiện, cho phép bạn nhập Tên tùy chỉnh (Custom name) mới.
• Nhập tên mới bạn muốn và nhấp vào OK.

Lời kết

Hy vọng rằng, với hướng dẫn chi tiết từ A đến Z này, bạn đã có thể nắm vững cách tạo Pivot Table trong Google Sheets. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để nâng cao hiệu quả công việc và khai thác tối đa sức mạnh của Google Sheets! Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc vấn đề nào cần được giải đáp trong quá trình thực hiện, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc liên hệ với GCS Việt Nam qua địa chỉ:

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 
• Hotline: 024.9999.7777