Cách khóa công thức trong Google Sheets cực nhanh cực đơn giản

Google Sheets là một công cụ hỗ trợ người dùng xử lý bảng tính online thuận tiện. Tuy nhiên, nếu người dùng không cẩn thận, công thức trong phần bảng tính rất dễ bị thay đổi hoặc xóa bỏ nhầm. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ hướng dẫn các bạn cách khóa công thức trong Google Sheets để đảm bảo tính chính xác và bảo mật dữ liệu bảng tính chuẩn xác nhất. Hãy cùng tham khảo ngay. 

Khóa công thức trong Google Sheets để làm gì?

Cách khóa công thức trong Google Sheets vừa là một thao tác kỹ thuật, vừa giúp bảo vệ trang tính cũng như mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác. Đặc biệt là lúc bạn làm việc nhóm hoặc xử lý thông tin dữ liệu lớn. Hãy cùng khám phá 04 lợi ích nổi trội của việc khóa công thức trong Google Sheets mang lại.

Bảo vệ dữ liệu trong bảng tính

Khi bạn sử dụng một bảng tính với nhiều hàm tính toán, việc phân tích dữ liệu phức tạp sẽ rất dễ bị lỗi. Đặc biệt là khi người dùng không hiểu rõ công thức và vô tình chỉnh sửa hoặc xóa đi. Khi bạn thực hiện khóa công thức trong Google Sheets, tức là đã đặt một lớp bảo vệ cho toàn bộ hệ thống tính toán trong bảng tính. 

Cách khóa công thức trong Google Sheets còn giúp bạn đảm bảo dữ liệu đầu ra luôn chính xác. Bởi vì không ai có thể thay đổi nội dung công thức nếu không có quyền chỉnh sửa. Và đây cũng là một trong những điều vô cùng cần thiết với các bảng báo cáo tài chính, thống kê, hay dự toán ngân sách. Bởi khi bạn chỉ sai lệch một phép toán là đã có thể gây hậu quả nghiêm trọng. 

Ngăn chặn người khác cố ý chỉnh sửa

Trong một số trường hợp, việc chỉnh sửa công thức có thể không chỉ là vô tình mà có khi là một động cơ không tốt. Nếu bảng tính của bạn chứa các công thức tính toán như hoa hồng, thưởng doanh số, chỉ tiêu hiệu suất,…. Khi đó, đối tượng khác sẽ rất dễ dàng thay đổi lại công thức tính toán nếu không khóa. Điều này sẽ gây hậu quả trực tiếp về mặt tài chính và quản lý. 

Việc thực hiện cách khóa công thức trong Google Sheets mặc dù không phải là một biện pháp bảo mật tuyệt đối. Nhưng việc thực hiện hành động này sẽ giúp ngăn chặn những chỉnh sửa tùy tiện và các can thiệp trái phép từ đối tượng khác. 

Ngoài ra, bằng cách khóa công thức trong Google Sheets, người dùng có thể kiểm soát được quyền truy cập của từng đối tượng vào trang tính. Bởi bạn có thể thiết lập và xem được ai được xem, được chỉnh sửa bảng tính của mình. 

Đảm bảo tính chính xác của thông tin trong bảng tính

Đối với một bảng tính có các công thức bị thay đổi ngẫu nhiên sẽ nhanh chóng trở nên vô giá trị. Bảng tính đó sẽ trở nên vô sử dụng thậm chí còn gây hại nghiêm trọng đối với người sử dụng. 

Chính vì vậy, cách khóa công thức trong Google Sheets là một biện pháp chủ động để đảm bảo rằng các phép tính luôn được thực hiện theo đúng logic ban đầu thiết lập. Từ đó, bạn cũng trở nên yên tâm hơn về dữ liệu phản ánh chính xác thông tin muốn mang tới. 

*Ví dụ, nếu bạn có một công thức tính lương dựa trên ngày công và hệ số, việc khóa các ô công thức đảm bảo rằng kết quả không bị thay đổi dù dữ liệu đầu vào thay đổi liên tục.

Giúp chia sẻ bảng tính với nhiều người 

Cách khóa công thức trong Google Sheets là điều kiện cần nếu bạn muốn chia sẻ bảng tính cho nhiều người cùng nhập liệu nhưng vẫn giữ nguyên logic xử lý. Tức là dù bạn chỉnh sửa, xóa dữ liệu giữ nguyên công thức trong Google Sheets thì tính logic của bảng tính cũng sẽ không đổi. Bởi Google Sheets cho phép bạn tạo một file có phần nhập liệu và phần công thức đã được khóa. 

*Ví dụ, trong phiếu đăng ký, bạn có thể cho người khác điền thông tin mà không thể xem hay can thiệp vào công thức tính tổng điểm hoặc xếp loại.

Hướng dẫn cách khóa công thức trong Google Sheets chi tiết

Nếu trước đây bạn chưa từng thực hiện cách khóa công thức trong Google Sheets thì hãy theo dõi nội dung bài viết dưới đây. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể dưới đây để biết cách thực hiện đơn giản và nhanh chóng nhất. 

Cách khóa công thức trong Google Sheets với toàn bộ bảng tính

Nếu bảng tính của bạn đang dùng chỉ có bạn là người thiết lập và muốn bảo vệ toàn bộ công thức. Bạn có thể khóa cả bảng tính hoặc một phần lớn của bảng tính bằng các bước như sau:

– Bước 1:  Đầu tiên, người dùng cần vào bảng tính Google Sheets cần chỉnh sửa.

– Bước 2: Sau đó, người dùng chọn vào mục Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tiếp theo, người dùng chọn Thêm trang tính hoặc dải ô.

– Bước 4: Bạn tiếp tục chọn vùng dữ liệu có công thức muốn bảo vệ (có thể là cột, hàng, hoặc cả bảng).

– Bước 5: Tiếp đó, người dùng đặt tên cho vùng và nhấn vào Đặt quyền. 

– Bước 6: Sau đó, bạn cần quyền cho bảng tính và chọn Xong hoàn tất.

*Lưu ý: Sau khi thực hiện thao tác này, mọi người sẽ không thể chỉnh sửa bất kỳ nội dung nào trong vùng đã khóa, nếu không có quyền quản trị hoặc chỉnh sửa được cấp từ đầu. Việc này cực kỳ hữu ích trong bảng báo cáo cuối kỳ, nơi mà tất cả số liệu cần giữ nguyên và không ai được sửa.

Cách khóa công thức trong Google Sheets với một vùng dữ liệu hoặc một ô

Trong một số trường hợp, bạn chỉ muốn khóa một vài công thức nhất định (chứ không phải cả bảng tính). Lúc này bạn chỉ cần đến tính năng khóa riêng từng ô với các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng thực hiện truy cập vào bảng tính Google Sheets muốn chỉnh sửa.

– Bước 2: Tiếp theo, người dùng chọn vào ô hoặc vùng có chứa công thức muốn khóa.

– Bước 3: Tiếp tục, người dùng nhấn chuột phải và chọn Xem các hành động khác đối với ô >> chọn Bảo vệ dải ô.

– Bước 4: Người dùng bắt đầu đặt Tên và thiết lập dữ liệu các ô khóa công thức như toàn bộ bảng tính > sau đó chọn Đặt quyền. 

– Bước 5: Cuối cùng bạn hoàn tất thủ tục và có thể chia sẻ cho người khác.

*Lưu ý: Lúc này, bạn vẫn có thể cho người khác nhập liệu ở những phần còn lại, nhưng các ô chứa công thức đã khóa sẽ không bị ảnh hưởng. Đây cũng là cách thông dụng nhất để đảm bảo xóa dữ liệu giữ nguyên công thức trong Google Sheet, bạn chỉ cần để trống ô nhập liệu và khóa các ô công thức lại là xong!

Cách thay đổi/chỉnh sửa vùng dữ liệu bị khóa trong Google Sheets

Sau khi đã thực hiện cách khóa công thức trong Google Sheets, bạn hoàn toàn có thể cần thay đổi phạm vi bị khóa hoặc cập nhật lại quyền truy cập để phù hợp với nhu cầu làm việc nhóm. Việc chỉnh sửa này giúp bạn linh hoạt hơn trong quá trình cộng tác mà vẫn đảm bảo công thức không bị xóa hoặc can thiệp sai lệch.

Để thay đổi vùng dữ liệu đã khóa, bạn hãy thực hiện bằng các bước sau đây?

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào danh mục Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn tiếp Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 2: Sau đó, bên phải sẽ hiện ra danh sách tất cả các vùng bạn đã khóa công thức trước đó. Nhấp vào vùng muốn chỉnh sửa.

– Bước 3: Sau khi chỉnh sửa xong, nhấn Xong để lưu lại thay đổi.

Nếu bạn không còn muốn áp dụng cách khóa công thức trong Google Sheet cho vùng đó nữa, chỉ cần chọn biểu tượng thùng rác để xóa bảo vệ khỏi phạm vi tương ứng.

*Lưu ý: Ngoài ra, nếu bạn đang cần cho người khác nhập lại dữ liệu nhưng vẫn muốn xóa dữ liệu giữ nguyên công thức trong Google Sheet, bạn có thể xóa nội dung ở các ô nhập liệu (không chứa công thức), còn vùng công thức vẫn giữ nguyên vì đã được bảo vệ.

Cách bỏ khóa, ẩn công thức trong Google Sheets

Sau khi thực hiện cách khóa công thức trong Google Sheets, bạn hoàn toàn có thể gỡ bỏ hoặc điều chỉnh chế độ bảo vệ nếu không còn cần thiết nữa. Ngoài ra, muốn tăng thêm tính bảo mật cho bảng tính, bạn có thể chọn ẩn công thức trong Google Sheets. 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách bỏ khóa và ẩn công thức trong Google Sheets:

Cách bỏ khóa công thức trong Google Sheets

Việc bỏ khóa công thức trong Google Sheets khá đơn giản, người dùng chỉ cần thực hiện các quyền chỉnh sửa như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng truy cập vào file Google Trang tính muốn thay đổi.

– Bước 2: Trên thanh công cụ, bạn thực hiện chọn mục Dữ liệu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tại bảng điều khiển bên phải, bạn sẽ thấy danh sách các vùng đã được khóa.

– Bước 4: Chọn vùng muốn gỡ bỏ, sau đó nhấn biểu tượng thùng rác và nhấn Xong để bỏ hoàn toàn khóa trên vùng dữ liệu đó.

*Lưu ý: Sau khi thực hiện, ô hoặc vùng dữ liệu đã khóa trước đó sẽ trở lại trạng thái bình thường và ai cũng có thể chỉnh sửa. Tuy nhiên, trước khi thực hiện thao tác này, hãy đảm bảo rằng việc gỡ bỏ bảo vệ sẽ không ảnh hưởng đến các công thức quan trọng.

Cách ẩn công thức trong Google Sheets

Trong trường hợp, bạn không muốn người khác thấy công thức nhưng vẫn muốn giữ nguyên kết quả hiển thị. Bạn có thể áp dụng một trong cách ẩn công thức trong Google Sheets sau đây:

Để thực hiện ẩn cột/hàng chứa công thức, bạn thực hiện cách tách riêng vùng công thức và đặt quyền riêng tư như sau:

• Đặt vùng công thức ở một sheet khác hoặc cuối bảng tính, rồi ẩn sheet hoặc chỉ chia sẻ sheet nhập liệu.

• Kết hợp với cách khóa công thức trong Google Sheets để đảm bảo người khác không thể truy cập hoặc thay đổi phần công thức.

*Lưu ý: Trong nhiều tình huống, chỉ ẩn công thức là chưa đủ vì vẫn có thể bị hiển thị lại. Do đó, bạn nên vừa khóa, vừa ẩn công thức để đạt mức bảo mật tối ưu. Đặc biệt nếu bạn cần chia sẻ bảng cho người nhập liệu, thao tác xóa dữ liệu giữ nguyên công thức trong Google Sheet sẽ hiệu quả hơn khi phần công thức đã được khóa và ẩn đi.

Một số lưu ý khi thực hiện cách khóa công thức trong Google Sheets

Mặc dù việc áp dụng cách khóa công thức trong Google Sheets khá đơn giản và tiện lợi. Nhưng để tránh nhầm lẫn và bảo vệ hiệu quả công thức tính toán, nhất là trong quá trình làm việc nhóm. Bạn cần  lưu ý một số những vấn đề cơ bản được chúng tôi chia sẻ sau đây:

Chỉ người có quyền chỉnh sửa mới thiết lập hoặc thay đổi vùng khóa

Chức năng khóa công thức chỉ khả dụng với người sở hữu tệp hoặc được cấp quyền chỉnh sửa. Nếu bạn chỉ có quyền xem hoặc nhận liên kết chia sẻ không đầy đủ, bạn sẽ không thể thiết lập hoặc chỉnh sửa vùng được bảo vệ.

Tách riêng vùng chứa công thức và vùng nhập liệu

Để tránh ảnh hưởng đến các công thức khi người khác thao tác vào bảng tính, bạn nên thiết kế bảng Google Sheets một cách thông minh:

• Đặt công thức ở các cột/ô riêng biệt.
• Dùng màu sắc để phân biệt vùng công thức và vùng nhập liệu.
• Thiết lập vùng khóa chỉ cho công thức, không khóa toàn bộ bảng tính để tránh gây khó khăn khi người dùng cần nhập dữ liệu.

Luôn kiểm tra kỹ phạm vi được khóa

Trước khi thực hiện việc chia sẻ bảng tính cho người khác, bạn cần chọn đúng phạm vi cần khóa. Việc khóa nhầm hoặc bỏ sót ô chứa công thức có thể dẫn đến việc bị người khác vô tình, thậm chí là cố ý chỉnh sửa sai, ảnh hưởng đến kết quả chung. 

Kết hợp ẩn công thức để tăng tính bảo mật

Khóa công thức giúp bạn bảo vệ nội dung bảng tính của mình. Nhưng nếu bạn không muốn người khác nhìn thấy công thức đó hãy ẩn công thức trong Google Sheets ngay. Việc này đặc biệt quan trọng với các trường hợp bảng tính có chứa logic riêng, nội dung nhạy cảm. 

Lời kết

Việc hiểu rõ cách khóa công thức trong Google Sheets sẽ giúp bạn chủ động kiểm soát, bảo vệ bảng tính khỏi những rủi ro không mong muốn. Đồng thời, bạn đừng quên áp dụng những mẹo trong bài để làm việc hiệu quả hơn, kể cả khi cần xóa dữ liệu giữ nguyên công thức trong Google Sheets hoặc ẩn công thức trong Google Sheets. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì liên quan đến công cụ Google Sheets, các bạn đừng ngần ngại mà hãy liên lạc ngay với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ kịp thời. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777