10+ Mẫu Google Sheets đẹp, miễn phí dành cho doanh nghiệp

Trong công việc văn phòng hàng ngày, khi bạn đã quá bận với các công việc phân tích, xử lý số liệu, báo cáo, việc có sẵn những mẫu Google Sheets sẽ giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng hơn, tiết kiệm thời gian và không phải tốn quá nhiều công sức để thêm từng hàm hay nghĩ bảng biểu. Trong bài viết này, GCS Vietnam sẽ giới thiệu đến các bạn một số mẫu Google Sheets đa dạng các lĩnh vực trong doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu nhé!

Các cách để tìm mẫu Google Sheets dành cho doanh nghiệp

Bạn đã sẵn sàng tìm một số mẫu cho công ty của mình mà bạn có thể sử dụng ngay lập tức chưa? Nếu chưa biết rõ các mẫu Google Sheets có thể tìm được ở đâu, chúng ta có thể tìm và sử dụng các mẫu Google Sheets miễn phí theo hai cách thông thường.

1. Thư viện mẫu trong bản dựng trên Google

Mở Google Sheets trên trình duyệt của bạn. Ấn chọn “Thư viện mẫu” (Template Gallery) ở góc trên bên phải. Xem qua các mẫu Google Sheets và chọn tùy theo nhu cầu cũng như các chức năng mà bạn đang cần tìm kiếm.

Trong đó, bạn sẽ tìm được các mẫu phục vụ cho nhu cầu cá nhân, công việc, ngoài ra còn có dành cho các mục đích quản lý dự án, công việc. Dưới đây là ví dụ thư viện các mẫu phục vụ cho các nhu cầu cá nhân mà người dùng có thể tham khảo.

2. Sử dụng tiện ích bổ sung

Thêm một cách để bạn có thể tìm thấy các mẫu Google Sheets đó là tải xuống và cài đặt tiện ích bổ sung Template Gallery for Sheets của Nhà phát triển Vertex42. Dưới đây là các bước hướng dẫn để bạn có thể cài đặt và tìm kiếm các mẫu Google Sheets một cách nhanh chóng

Bước 1: Mở bảng tính hiện tại trong Google Sheets, hoặc nhập đường dẫn sheets.new vào thanh tìm kiếm.

Bước 2: Trên góc trái bên phải, đi đến phần Tiện ích mở rộng (Extensions), sau đó chọn Các tiện ích bổ sung (Add-ons), sau đó chọn Thêm Add-ons (Get add-ons)

Bước 3: Nhập “Vertex42” vào thanh tìm kiếm và ấn Enter.

Bước 4: Ấn Install (Cài đặt) để cài đặt tiện ích bổ sung đó.

Bước 5: Để có thể truy cập các mẫu bảng tính, chọn phần “Extensions”, sau đó chọn “Template Gallery for Sheets”.

Bước 6: Từ đó, ấn chọn “Browse Templates”

Bạn có thể khám phá các mẫu tại đây có thể hỗ trợ bạn hầu hết mọi việc, bao gồm tạo hóa đơn, theo dõi thu nhập và chi phí hoặc quản lý dự án bằng trang tổng quan.

Bây giờ chúng ta hãy xem một số mẫu Google Sheets đẹp miễn phí mà bạn có thể thấy hữu ích khi điều hành doanh nghiệp của mình.

13 mẫu Google Sheets trong các lĩnh vực dành cho doanh nghiệp

Bảng tính là công cụ quen thuộc với hầu hết mọi người nhằm mục đích để tạo báo cáo chi tiêu, theo dõi số liệu thống kê trang web hay gửi hóa đơn cho khách hàng. Và khi bạn bị ép về thời gian, việc tạo bảng tính đó có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi đến khó tin.

Rất may, có rất nhiều mẫu Google Sheets giúp bạn có thể tạo báo cáo và phân tích dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả hơn. Sau đây GCS Technology Company Vietnam sẽ giới thiệu cụ thể 13 mẫu Google Sheets trong các lĩnh vực dành cho doanh nghiệp.

1. Mẫu Google Sheets Quản lý thu chi

Mẫu Google Sheets này cung cấp một tập hợp các danh mục ngân sách thu chi phổ biến của công ty nhưng có thể tùy chỉnh bao gồm tổng tiền thu/chi, nội dung thu/chi, người thu/chi cũng như là các mục ngày/ tháng. Người dùng doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu này để tạo theo dõi ngân sáng và lập kế hoạch cho các chi phí biến đổi sắp tới trong suốt cả năm.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Quản lý thu chi

2. Mẫu Quản lý nhân sự bằng Google Sheets

Việc sử dụng mẫu Google Sheets giúp việc quản lý nhân sự trở nên đơn giản và không bị nhầm lẫn thông tin. Không cần phải đăng ký với từng thành viên trong nhóm thông qua Slack hoặc trao đổi email qua lại.

Bạn có thể sử dụng mẫu này để theo dõi những thông tin cơ bản của nhân viên như họ tên các thành viên trong công ty, bộ phận, địa chỉ email, số điện thoại, ngân hàng… Hơn nữa, các biểu mẫu này mang tính cộng tác nên các nhân sự có thể hoàn thành bảng tính một cách thuận tiện. Bản sao được chia sẻ sẽ cập nhật ngay lập tức với các sửa đổi mà bạn đã tạo trong bảng tính.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Quản lý nhân sự

3. Mẫu Google Sheets Quản lý kho

Mẫu Google Sheets quản lý kho hàng hóa được tạo sẵn giúp bạn ghi lại và phân tích các sản phẩm trong kho như tên sản phẩm, số lượng và nơi cung cấp để có thể phân phối hợp lý các nguồn hàng. Bạn có thể sử dụng mẫu này ngay lập tức hoặc tùy chỉnh chúng để đáp ứng nhu cầu của bộ phận.

Các tùy chọn cơ bản cung cấp một bản kiểm kê đơn giản về những mặt hàng nào còn trong kho trong khi các mẫu phức tạp hơn cho phép bạn theo dõi việc bán hàng, giao hàng và liên lạc với nhà cung cấp.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Quản lý kho

4. Mẫu Quản lý công việc bằng Google Sheets

Tiếp đến GCS Vietnam sẽ gửi tới các bạn các mẫu Google Sheets giúp quản lý công việc cũng như các dự án, chiến dịch hiệu quả và không mất nhiều thời gian để có thể theo dõi và báo cáo. Bạn có thể sử dụng các mẫu này để nhóm và mã màu các nhiệm vụ và mục hành động cụ thể.

*Mẹo: Để quản lý nhiều dự án, công việc, bạn chỉ cần tạo bản sao của tab đầu tiên và lưu tất cả dự án của bạn vào một bảng tính.

Mẫu theo dõi dự án này có thể trở thành một trong những công cụ trợ lý tuyệt vời cho công việc nếu bạn đang quản lý nhiều dự án cũng như trạng thái giao nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm cùng một lúc. Bằng cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thời hạn, sản phẩm bàn giao, trạng thái, chi phí và giờ, mẫu này sẽ nâng cao khả năng quản lý dự án.

Quan trọng là bạn có thể sắp xếp nhiệm vụ của mình và thành viên trong nhóm, công ty một cách hợp lý. Căng thẳng về việc quản lý thời gian được giảm bớt bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ có trong mẫu Google Sheets này.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Quản lý dự án

5. Mẫu Google Sheets Quản lý chi phí văn phòng

Tính toán mọi khoản chi tiêu liên quan đến văn phòng công ty bằng mẫu Google Sheets quản lý chi phí văn phòng này. Trên tab Báo cáo chi phí hàng tháng chính, nhập danh mục và số tiền cho từng chi phí. Để theo dõi chi phí theo tháng chi tiết hơn, hãy nhấp vào tab dành cho tháng thích hợp và hoàn thành các chi tiết liên quan đến chi phí.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Quản lý chi phí văn phòng

6. Mẫu Google Sheets Lọc từ khóa nhóm và loại trừ

Đối với những người làm SEO tiếp thị kỹ thuật số, kỹ năng dữ liệu là nền tảng của tất cả việc lựa chọn từ khóa, tối ưu hóa nội dung, nghiên cứu cạnh tranh và theo dõi. Mẫu Google Sheets Lọc từ khóa nhóm và loại trừ cho phép người dùng theo dõi hiệu suất, so sánh với các đối thủ và tìm ra cơ hội cũng như khoảng trống trong nội dung. Ngoài ra, bạn có thể thiết kế chiến lược SEO của mình nhanh chóng và hiệu quả hơn, bạn có thể phân loại và lọc dữ liệu chính xác hơn.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Lọc từ khóa nhóm và loại trừ

7. Mẫu Google Sheets Bảng tính lương

Bạn có thấy rằng việc tính lương bằng tay mất quá nhiều thời gian không? Bạn có muốn giảm bớt gánh nặng của chính mình và hợp lý hóa quy trình trả lương không? Hệ thống tính lương thủ công có xu hướng tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót, dẫn đến các vấn đề về tính lương và cuối cùng khiến nhân viên không hài lòng. Bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng vấn đề của bạn có thể được giải quyết bằng cách sử dụng mẫu Google Sheets Bảng tính lương của GCS Vietnam. Chúng giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi xử lý bảng lương nhân viên và hoàn toàn miễn phí.

Trong mẫu Google Sheets này còn đi kèm những trang sheet nhỏ như chấm công hàng tuần hỗ trợ theo dõi thời gian và xác định lương phải trả cho nhân viên. Phụ cấp, BHXH, BHYT cũng được bao gồm trong mẫu để bạn dễ dàng theo dõi và tính lương cho các thành viên trong doanh nghiệp.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Bảng tính lương

8. Mẫu Google Sheets Ma trận quản lý thời gian (Eisenhower Matrix)

Bạn đang gặp khó khăn khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ và dự án và khó sắp xếp trong việc ưu tiên những gì thực sự quan trọng?

GCS Vietnam xin giới thiệu mẫu Google Sheets Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, còn được gọi là “Mẫu Ma trận khẩn cấp-quan trọng”, một công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ giúp bạn ưu tiên thời gian và nguồn lực cho các nhiệm vụ dựa trên Tầm quan trọng và Mức độ khẩn cấp của chúng, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt và tập trung vào những ưu tiên.

Hơn nữa, GCS Vietnam hiểu tầm quan trọng của việc quản lý thời gian và công việc hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu của bạn. Mẫu này được tạo theo nguyên tắc tương tự, với việc nhập dữ liệu đơn giản, không mất thời gian.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Ma trận quản lý thời gian (Eisenhower Matrix)

9. Mẫu Google Sheets Quản lý khách hàng (CRM) v1.0

Để sắp xếp, quản lý thông tin khách hàng của mình, bạn có thể sử dụng mẫu Google Sheets CRM của GCS Vietnam. Mẫu này giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và lọc dữ liệu. Nó có thể được sử dụng để chia nhỏ các liên hệ theo tên và công ty, cũng như sản phẩm, dịch vụ mà các khách hàng đăng ký sử dụng.

Mẫu Google Sheets CRM cũng chứa tất cả các thông tin liên quan đến thông tin liên lạc của họ. Điều này bao gồm địa chỉ email, số điện thoại, hồ sơ xã hội, số tiền đã trả và bản ghi tất cả các lần mua sản phẩm trong khoảng thời gian trước đó. Tất cả những gì bạn cần làm là thêm hoặc sửa đổi hàng và cột. Bạn có thể nhập dữ liệu từ các nền tảng khác vào Google Sheets một cách dễ dàng và nhanh chóng (và ngược lại). Ngoài ra, mẫu Google Sheets này có thể được sử dụng để lập kế hoạch cho các chiến dịch tiếp thị và theo dõi nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm. Nó cũng có thể được sử dụng để quản lý quá trình của bạn.

Ngoài ra, trong bảng tính này sẽ hiển thị các giai đoạn của một thỏa thuận và doanh thu dự kiến. Nó có thể theo dõi tất cả các vấn đề và đảm bảo rằng mỗi người có liên quan đều có quyền truy cập.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Quản lý khách hàng (CRM) v1.0

10. Mẫu Google Sheets Ma trận PESTLE – Mô hình định hình doanh nghiệp

Mẫu Google Sheets ma trận PESTLE giúp nhóm hiểu rõ hơn về thị trường và vị thế kinh doanh của tổ chức, lập kế hoạch chiến lược và tiến hành nghiên cứu thị trường tại các thị trường mới và hiện tại. Ngoài ra, mẫu này cũng giúp:

• Khuyến khích tư duy chiến lược và giúp bạn đánh giá chiến lược của bạn phù hợp với môi trường rộng lớn hơn như thế nào.
• Cung cấp một cái nhìn tổng quan về những ảnh hưởng quan trọng bên ngoài đối với tổ chức
• Cho phép các nhà lãnh đạo đưa ra quyết định quyết đoán và sáng suốt hơn

Hơn thế nữa, mẫu Google Sheets Ma trận PESTLE – Mô hình định hình doanh nghiệp rất hữu ích trong tất cả các ngành ở cấp chiến lược, phòng ban và dự án để đánh giá thị trường hiện tại và tương lai. Sử dụng nó làm đầu vào quan trọng cho việc lập kế hoạch, tiếp thị, thay đổi tổ chức, phát triển kinh doanh và sản phẩm, quản lý dự án và báo cáo nghiên cứu.

Bảng tính này bao gồm các mục tương ứng: Chính trị (Political), Kinh tế (Economic), Xã hội học (Sociological), Công nghệ (Technological), Pháp lý (Legal), Môi trường (Environmental). Người dùng chỉ cần thảo luận và điền vào các ô trong bảng này.

Tham khảo:  Mẫu Google Sheets Ma trận PESTLE – Mô hình định hình doanh nghiệp

11. Mẫu Google Sheets Ma trận SWOT – Mô hình phân tích kinh doanh

Nếu bạn là một công ty khởi nghiệp đang muốn thiết lập sự hiện diện trên thị trường hoặc một công ty đã thành lập đang tìm kiếm con đường phát triển thì Mẫu Google Sheet Phân tích Ma trận SWOT của GCS Vietnam là công cụ hỗ trợ các doanh nghiệp và cá nhân đưa ra các quyết định chiến lược một cách tự tin và có tầm nhìn xa.

Mục tiêu chính của mẫu Google Sheets này là giúp các doanh nghiệp và cá nhân xác định các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất và thành công của họ. Bằng cách kiểm tra cả các thuộc tính bên trong và các yếu tố bên ngoài một cách có cấu trúc bao gồm: Điểm yếu, điểm manh, cơ hội, thách thức, việc phân tích cho phép đưa ra quyết định sáng suốt, nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và xây dựng các chiến lược hiệu quả để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu các mối đe dọa.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Ma trận SWOT – Mô hình phân tích kinh doanh

12. Mẫu Google Sheets Ma trận BCG (Boston Consulting Group)

Mẫu Google Sheets ma trận BCG được Tập đoàn tư vấn Boston phát triển vào năm 1970 và là một công cụ lập kế hoạch thể hiện bằng đồ họa danh mục sản phẩm và dịch vụ của công ty với hy vọng rằng công ty sẽ quyết định nên giữ, bán hoặc đầu tư vào sản phẩm nào của công ty trong một ma trận bốn ô vuông, trong đó trục x biểu thị thị phần và trục y biểu thị tốc độ tăng trưởng của thị trường.

Ma trận BCG được phân loại thành bốn góc phần tư: con chó (Poor dogs), ngôi sao (Stars), con bò tiền mặt (Cash cows) và ‘dấu chấm hỏi’ (Question Marks).

• Sản phẩm Poor dogs: đại diện cho sản phẩm có thị phần thấp và ở thị trường có mức tăng trưởng thấp. Cách giải quyết nên bán các sản phẩm đó để thu hồi vốn.
• Sản phẩm Cash cow: Những sản phẩm có thị phần lớn nhưng nằm ở khu vực tăng trưởng thấp, nghĩa là công ty nên giữ nó trên thị trường càng lâu càng tốt.
• Sản phẩm Stars: là những sản phẩm nằm trong thị trường tăng trưởng cao, chiếm phần lớn thị phần và cần được đầu tư nhiều hơn nữa.
• Sản phẩm Question Marks: là các sản phẩm nằm trong thị trường tăng trưởng cao nhưng không duy trì được thị phần lớn được gọi là dấu hỏi. Loại sản phẩm này cần được phân tích nhiều hơn.

Mẫu Google Sheets này sẽ rất hữu ích cho các nhà quản lý khi đánh giá dòng sản phẩm của công ty và sự cân bằng trong danh mục các ngôi sao, chú chó, con bò sữa và dấu hỏi. Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp cơ sở để người dùng quyết định nên giữ lại, đầu tư vào và loại bỏ sản phẩm nào.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Ma trận BCG (Boston Consulting Group)

13. Mẫu Google Sheets Biểu đồ Pareto

Mẫu Google Sheets biểu đồ Pareto dựa trên nguyên tắc Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20, trong đó nêu rõ, trong nhiều sự kiện, khoảng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Nói cách khác, bằng cách giải quyết 20% vấn đề (nguyên nhân) bạn có thể giải quyết được phần lớn vấn đề.

Mục đích của mẫu Google Sheets biểu đồ Pareto là làm nổi bật/chọn thành phần hoặc yếu tố quan trọng nhất. Nói cách khác, hãy nêu bật một số nguyên nhân có giới hạn (một số nguyên nhân quan trọng) tạo ra tác động tổng thể đáng kể.

*Ví dụ: biểu đồ Pareto cho phép doanh nghiệp phân tích nhanh chóng và dễ dàng các vấn đề (khiếm khuyết) phổ biến nhất theo danh mục (nguyên nhân). Điều này có nghĩa rằng chúng ta có thể xem xét các yếu tố cụ thể bằng cách phân loại các nguyên nhân chung.

Tham khảo: Mẫu Google Sheets Biểu đồ Pareto

Lợi ích khi sử dụng mẫu Google Sheets dành cho doanh nghiệp

Các nhóm doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều nên sử dụng mẫu Google Sheets đa dạng có sẵn vì những lợi ích và tính năng mà nó mang lại. Có một số lợi ích khi áp dụng mẫu Google Sheets, bất kể quy mô công ty của bạn như thế nào – từ các công ty khởi nghiệp đến các công ty đã và đang phát triển.

Mẫu Google Sheets có thể hỗ trợ các công cụ khác trong doanh nghiệp ngay cả khi chúng không phải là công cụ chính. Ví dụ: bạn có thể theo dõi thông tin khách hàng bằng CRM miễn phí, sau đó nhanh chóng tạo hóa đơn cho từng khách hàng bằng mẫu hóa đơn từ Google Sheets.

Hãy cùng xem xét những lợi ích chính của việc sử dụng mẫu Google Sheets tại nơi làm việc.

1. Hoàn toàn miễn phí khi sử dụng các mẫu Google Sheets

Các mẫu Google Trang tính có sẵn miễn phí và có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Bạn sẽ không cần phải bỏ ra một khoản chi phí lớn để mua các mẫu được tạo sẵn.

Những mẫu này sẽ được sử dụng ngay lập tức cho bất kỳ cá nhân doanh nghiệp nào tạo tài khoản Google Workspace.

2. Cộng tác dễ dàng và hiệu quả hơn

Nhóm của bạn có thể giao tiếp bằng cách sử dụng các mẫu Google Sheets mà không cần phải sửa lại nhiều hay có mâu thuẫn khi phải thiết kế lại một bảng tính ngay từ đầu. Để cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn quyền truy cập vào tài liệu, chỉ cần nhấp vào nút “Chia sẻ” (Share) nằm ở góc trên bên phải của tài liệu.

Ngoài ra, bạn có thể giới hạn quyền truy cập cộng tác ở chế chỉ xem hoặc bình luận vào mẫu Google Sheets. Đây là một trong những tính năng tuyệt vời đối với các nhân viên thường xuyên phải xử lý những báo cáo, dữ liệu quan trọng vì chỉ có một số người được quyền chỉnh sửa.

3. Giao diện thân thiện, dễ dàng để sử dụng với đa dạng mục đích khác nhau

Không cần phải có chuyên môn về bảng tính để sử dụng mẫu Google Sheets. Để bảng tính hoạt động hiệu quả, bạn không cần phải hiểu các công thức và chức năng hàm tính phức tạp.

Tất cả những gì bạn cần làm là điền vào chỗ trống của các mục tương ứng được tạo sẵn và nhập các con số. Bằng cách sử dụng các trường có sẵn, tài liệu sẽ tính tổng hoặc tạo báo cáo.

4. Các mẫu Google Sheets có thể chỉnh sửa tùy theo nhu cầu

Một trong những lợi ích tuyệt vời khi sử dụng các mẫu trong Google Sheets của Google Workspace đó là không bị giới hạn về giao diện của mẫu Google Sheets nếu sử dụng một mẫu nhất định. Nhờ các tính năng tích hợp của Google Sheets, việc thay đổi các trường, màu sắc và phông chữ thật đơn giản. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh hình thức và giao diện thương hiệu doanh nghiệp phù hợp để trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt nhân viên hay đối tác khách hàng.

5. Không xảy ra tình trạng rò rỉ dữ liệu

Trên thực tế, việc mất dữ liệu khó xảy ra trừ khi có sự cố kỳ lạ nào đó liên quan đến máy chủ của Google. Mọi sửa đổi đều được lưu trên đám mây và Google Sheets cung cấp lịch sử phiên bản cho tệp. Trong trường hợp xảy ra sự cố, bạn luôn có thể quay lại phiên bản trước.

Google Sheets chỉ cho phép bản sao cho đến khi bạn trở lại tình trạng chỉnh sửa trực tuyến trong trường hợp máy tính xách tay của bạn bị lỗi hoặc bạn mất quyền truy cập Internet. Tuy nhiên, bạn nên bật chỉnh sửa ngoại tuyến và tải bản sao tài liệu xuống máy tính cục bộ của mình, cùng với các biện pháp an toàn khác.

Lời kết

Trong bài viết này, GCS Vietnam đã giới thiệu đến các bạn 15 mẫu Google Sheets có sẵn đa dạng mục đích khác nhau, phục vụ trong công việc hàng ngày tại doanh nghiệp. Người dùng có thể tham khảo và áp dụng để tăng năng suất làm việc hiệu quả cũng như tiết kiệm thời gian, tập trung vào các đầu việc quan trọng. Nếu có câu hỏi và thắc mắc thêm, đừng ngần ngại nhắn tin trực tiếp qua khung Chatbox bên dưới cho chúng tôi.