02 Cách đơn giản để tạo mã vạch trên Google Sheets miễn phí

Tạo mã vạch trên Google Sheets chưa bao giờ dễ dàng nếu như bạn đã biết đến 02 cách được giới thiệu trong bài viết dưới đây. Đây là 02 cách thực hiện tạo mã vạch trong Google Sheets đơn giản và hoàn toàn không tốn phí. Hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay bài viết chi tiết dưới đây nhé. 

Mã vạch trên Google Sheets là gì?

Mã vạch là một dãy số được biến đổi từ dạng dữ liệu văn bản hoặc số thành một chuỗi các vạch trắng song song hoặc một mô hình hai chiều. Mã vạch được dùng đọc mã sản phẩm, mã đơn hàng, số seri…. . Thông thường để đọc mã vạch sẽ phải dùng các thiết bị chuyên dụng hoặc điện thoại thông minh. Khi thực hiện tạo ra các mã vạch trên Google Sheets, đoạn mã sẽ được hiển thị dưới dạng hình ảnh hoặc font chữ đặc biệt. 

Mã vạch thường được định dạng thành nhiều kiểu khác nhau. Dưới đây là một số định dạng mã vạch phổ biến:

• Mã code 39 hỗ trợ chữ in hoa và số, dễ sử dụng và phổ biến nhất
• Mã code 128 mã hóa linh hoạt, hỗ trợ ký tự đặc biệt
• EAN – 13 dùng trong các sản phẩm bán lẻ theo chuẩn quốc tế

Tạo mã vạch trên Google Sheets để làm gì?

Tạo mã vạch trên Google Sheets được xem là một giải pháp hữu hiệu để bạn tối ưu quá trình làm việc với dữ liệu ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích nhất định để bạn cân nhắc có nên hay không nên áp dụng mã vạch vào bảng tính Google Sheets hay không?

• Thứ nhất, tối ưu hóa quản lý sản phẩm

Với môi trường kinh doanh, đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ, nhà kho hoặc doanh nghiệp thương mại điện tử, việc quản lý hàng tồn kho thường đặt ra nhiều thách thức. Do đó, việc mỗi sản phẩm được gắn với một mã vạch sẽ giúp dễ dàng theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho hoặc cả vị trí của từng mặt hàng.

Đặc biệt là khi di chuyển hàng hóa thì chỉ cần một thao tác quét mọi thông tin liên quan được cập nhật tự động vào Google Sheets. Điều này sẽ loại bỏ được hoàn toàn việc nhập liệu thủ công trước đây. Một thao tác tốn thời gian và lại dễ gây sai sót cho người sử dụng. 

• Thứ hai, hỗ trợ thanh toán bán lẻ hiệu quả

Tại mỗi quầy thu ngân, việc quét mã vạch là một phần không thể thiếu khi thanh toán. Bởi thay vì phải tìm kiếm rồi gõ mã sản phẩm, thu ngân sẽ chỉ cần quét mã vạch ra thông tin giá. Điều này giúp cho người thu ngân tăng tốc độ giao dịch, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng. Đồng thời, hệ thống bảng tính toán được hiển thị tự động, tăng độ chính xác của hóa đơn, tránh nhầm lẫn giá cả và số lượng. 

• Thứ ba, giúp chuẩn hóa dữ liệu giảm thiểu sai sót. 

Khi dữ liệu được mã hóa thành mã vạch, các lỗi thủ công về nhập liệu dữ liệu sẽ được giảm thiểu đáng kể. Bởi mỗi mã vạch sẽ đại diện cho một dữ liệu được ghi nhận đồng nhất trên hệ thống. Khi thực hiện báo cáo, phân tích thì dữ liệu sẽ được hiển thị rõ ràng, minh bạch. 

02 Cách đơn giản để tạo mã vạch trên Google Sheets

Dưới đây là 02 cách đơn giản giúp bạn tạo mã vạch trên Google Sheets  hiệu quả. Bạn có thể tham khảo và đưa ra phương án lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu của mình. 

Tạo mã vạch trong Google Sheets bằng font Libre Barcode

Đây là phương pháp tạo mã vạch trên Google Sheets phổ biến và đơn giản nhất. Phương pháp này tận dụng khả năng của Google Sheets trong việc nhận diện các font chữ đặc biệt và biến chuỗi ký tự thành hình ảnh mã vạch. 

Tuy nhiên, khi sử dụng phương pháp này thì bạn lưu ý về font chữ. Bởi nếu font bị lỗi hoặc không tương thích thì mã vạch sẽ không hiển thị.

Để tạo mã vạch trên Google Sheets bằng font chữ, bạn thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, tại giao diện của Google Sheets, bạn nhấn vào phần font chữ hiển thị trên thanh công cụ rồi chọn Phông chữ khác. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấp vào thanh tìm kiếm nhập từ khóa Libre barcode. Lúc này, kết quả sẽ xuất hiện các font chữ như sau:

+ Libre Barcode 39: font chữ định dạng mã vạch trên các mặt hàng linh kiện, mặt hàng điện tử.

+ Libre Barcode 128: font chữ định dạng mã vạch trong các sản phẩm đóng gói, vận chuyển hàng hóa.

+ Libre Barcode EAN 13 Text: font chữ định dạng mã vạch trên sách, tài liệu. Thông thường mã vạch này gồm 13 ký tự và dựa trên mã vạch tiêu chuẩn quốc tế (ISBN).

– Bước 3: Tiếp theo, bạn tích chọn vào font chữ phù hợp với mã vạch của sản phẩm.

– Bước 4: Bạn tiếp tục nhập mã ID vào một cột của danh sách bảng tính sản phẩm. Bạn cần copy phần mã ID sang cột khác của mã vạch.

– Bước 5: Bước này, bạn tiếp tục bôi đen ID tại cột Mã vạch và nhấn vào font chữ Libre Barcode 39.

– Bước 6: Kết quả sẽ được hiển thị, còn nếu muốn ID dưới mã vạch hiển thị thì chọn font Libre Barcode 39 Text như hình. 

Tạo mã vạch trên Google Sheets bằng tiện ích bổ sung

Nếu bạn cần tạo nhiều mã vạch khác nhau và quy trình làm phải tự động. Bạn có thể dùng tiện ích bổ sung để tạo mã vạch trên Google Sheets. Một trong những tiện ích bổ sung để tạp mã vạch mà bạn không nên bỏ qua, đó là Bulk Barcode Generator.

Bulk Barcode Generator là một công cụ tạo mã vạch được tích hợp trong Google Sheets. Công cụ này sẽ giúp bạn tạo ra được nhiều mã vạch hơn so với phương pháp truyền thống. Ngoài mã vạch, bạn còn tạo được cả mã QR code bằng Bulk Barcode Generator. Đặc biệt, với tiện ích này, bạn sẽ không cần  phải lo lắng về vấn đề font chữ hiển thị.

Nhưng tiện ích sẽ giới hạn về số lượng mã vạch được tạo ra và cũng có thể yêu cầu bạn trả phí cho phiên bản nâng cấp. 

Để thực hiện tạo mã vạch trên Google Sheets bằng tiện ích bổ sung Bulk Barcode Generator, bạn thực hiện bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, tại giao diện của Google Sheets, bạn chọn vào mục Tiện ích >> chọn Tiện ích bổ sung >> chọn Tải tiện ích bổ sung.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn nhập từ khóa Bulk Barcode Generator ở mục tìm kiếm để ra kết quả bên dưới. 

– Bước 3: Tiếp tục, bạn chọn Cài đặt vào Google Sheets và bắt đầu thiết lập ứng dụng.

– Bước 4: Sau đó, bạn quay lại Google Sheets và nhấn vào tiện ích Bulk Barcode Generator >> chọn Start để sử dụng.

– Bước 5: Khi giao diện mới được mở ra, bạn chọn Barcode Value cột có giá trị và Save Barcode to cột điền kết quả mã vạch. 

– Bước 6: Tiếp theo, bạn chỉnh lại tùy chọn thiết kế mã vạch theo ý muốn.

– Bước 7: Tiếp theo, bạn chọn Generate Barcodes.

– Bước 8: Cuối cùng, chờ đợi và mã vạch sẽ được hiển thị dưới dạng open Google Docs hoặc hiển thị như hình trong Google Sheets.

Lỗi và cách khắc phục khi tạo mã vạch trên Google Sheets

Trong quá trình tạo mã vạch trên Google Sheets, đôi khi bạn sẽ gặp phải một số lỗi. Nhưng hầu hết tất cả các lỗi này đều có thể đưa ra phương án khắc phục được. Dưới đây là một số lỗi và cách khắc phục chúng hiệu quả, các bạn có thể tham khảo:

Mã vạch không hiển thị hoặc hiển thị không đúng định dạng

Lỗi này thường gặp khi bạn sử dụng cách tạo mã vạch trên Google Sheets bằng font Libre Barcode. Nguyên nhân chủ yếu của lỗi là do đã thêm font nhưng chưa chọn cột dữ liệu và áp dụng font “Libre Barcode 39” cho chúng. Hoặc có thể dữ liệu đầu vào chứa các ký tự mà font mã vạch không thể hỗ trợ. 

Cách khắc phục hiệu quả của lỗi này như sau:

• Kiểm tra lại font chữ xem đã áp dụng chính xác font Libre Barcode 39 hay chưa.
• Chọn các ô chứa mã vạch và kiểm tra dữ liệu các ký tự, ký hiệu đã sử dụng đúng hay chưa. 

Mã vạch bị mờ, không rõ nét hoặc không thể quét được

Khi in ra, độ phân giải của các mã vạch quá thấp hoặc mã vạch bị nén ở ô quá nhỏ. Điều này sẽ dẫn đến tình trạng là mã vạch không quét được. 

Do đó, bạn cần kéo rộng và điều chỉnh mã vạch sao cho đủ không gian hiển thị mà không bị co kéo. Đặc biệt, bạn cần đảm bảo mã vạch phải có màu đen tuyền trên nền trắng hoặc màu tương phản cao để máy có thể dễ dàng quét được. 

Dữ liệu quá dài hoặc không hợp lệ cho mã vạch

Mỗi loại mã vạch sẽ có giới hạn về số lượng ký tự và loại ký tự có thể mã hóa. Nếu dữ liệu của bạn quá dài hoặc chứa ký tự không được hỗ trợ thì mã vạch không tạo đúng được. 

Khi xảy ra lỗi này thì bạn phải kiểm tra giới hạn ký tự và độ dài của các mã. Bạn hãy rút gọn, mã hóa dữ liệu thành chuỗi ngắn gọn trước khi tạo mã. Đối với những mã phức tạp, bạn hãy cân nhắc sử dụng QR Code vì sẽ lưu trữ được nhiều thông tin hơn. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp mà trong quá trình thực hiện tạo mã vạch trên Google Sheets, khá nhiều người thắc mắc. Các bạn có thể tham khảo qua những thông tin đã được tổng hợp điển hình nhất.

1 – Google Sheets có tính năng tạo mã vạch tích hợp sẵn không?

Không, Google Sheets không có tính năng tạo mã vạch tích hợp sẵn. Bạn chỉ có thể thực hiện tạo mã vạch bằng 02 cách được giới thiệu bên trên. 

2 – Loại mã vạch nào phổ biến nhất có thể tạo được trên Google Sheets?

Các loại mã vạch tuyến tính như Code 39 và Code 128 thường được tạo bằng cách sử dụng font chữ. Đối với mã vạch 2D như QR Code, bạn cần dùng tiện ích bổ sung

3 – Làm thế nào để đảm bảo mã vạch tạo ra trên Google Sheets có thể quét được?

Để đảm bảo mã vạch tạo ra trên Google Sheets, bạn cần:

• Tăng kích thước font chữ và điều chỉnh kích thước hình ảnh đủ lớn.
• Đảm bảo độ tương phản cao cho hình ảnh, nên để đen trên nền trắng
• Để đủ khoảng trắng xung quanh của mã vạch

4 – Có thể tạo mã QR Code trực tiếp như mã vạch trong Google Sheets không?

Có. Bạn có thể sử dụng các tiện ích hoặc hàm để thực hiện tạo mã QR Code trực tiếp trong Google Sheets. 

Lời kết

Bài viết đã bật mí cho bạn 02 cách tạo mã vạch trên Google Sheets đơn giản và hiệu quả nhất. Hy vọng rằng với những hướng dẫn từng bước như trong bài viết, các bạn có thể dễ dàng thực hiện và thao tác được. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào trong quá trình sử dụng Google Sheets, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. Chúng tôi luôn sẵn lòng đồng hành cùng bạn để tìm ra những giải pháp tối ưu nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777