03 Cách chuyển văn bản thành số trong Google Sheets đơn giản, cực dễ

Một ô dữ liệu số nhưng thực chất là định dạng văn bản rất thường gặp phải khi sử dụng Google Sheets. Khi bảng tính gặp phải tình trạng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tính toán. Lúc này, bạn cần phải chuyển text thành số, nếu bạn chưa biết cách chuyển text thành số trong Google Sheets thì hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây nhé. 

Khi nào nên chuyển text thành số trong Google Sheets?

Google Sheets không nhận diện đúng kiểu dữ liệu, đặc biệt là các con số bị định dạng sai thành text sẽ gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng. Đặc biệt là ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính toán bằng công thức, lọc dữ liệu hay sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng/giảm. 

Do đó, bạn cần phải chuyển văn bản thành số trong Google Sheets trong một số trường hợp điển hình như sau:

• Khi dữ liệu nhập từ nguồn tài liệu ngoài như file CSV, hệ thống ERP hay copy từ website nào đó sang, các con số bị định dạng sai.
• Khi số có chứa dấu cách, dấu nháy đơn (‘123). Lúc này, Google Sheets sẽ nhận diện đây là văn bản.
• Khi sử dụng các hàm tính toán SUM, AVERAGE,… Bởi vì các hàm này không hoạt động khi ô dữ liệu ở định dạng text.
• Khi muốn sắp xếp dòng dữ liệu theo thứ tự tăng/giảm dần theo định dạng kiểu số. 

Làm thế nào để biết dữ liệu trong ô là văn bản hay số

Trước khi biết được bạn có nên chuyển text thành số trong Google Sheets hay không, hãy thực hiện kiểm tra dữ liệu bằng các cách sau đây:

Kiểm tra căn chỉnh

Đây là một dấu hiệu nhanh chóng, đơn giản và dễ nhất để bạn biết được định dạng dữ liệu trong trang tính đang là số hay văn bản. Thông thường, Google Sheets sẽ tự động căn chỉnh dữ liệu dựa trên loại của chúng:

• Số sẽ được căn chỉnh bên phải của ô
• Văn bản sẽ được căn chỉnh bên trái của ô

Ví dụ hình như sau:

Kiểm tra bằng thanh trạng thái

Thanh trạng thái nằm ở cuối cửa sổ Google Sheets, hiển thị các thông tin tóm tắt nhanh về dữ liệu trong các ô được chọn. Khi bạn chọn một hoặc nhiều ô chứa dữ liệu, thanh trạng thái tự động tính toán và hiển thị giá trị. 

Ví dụ như hình dưới đây:

• Nếu các ô C2:C7 chứa số và được bôi đen, thanh trạng thái sẽ hiển thị Tổng.

• Nếu các ô D2:D7 chứa văn bản và được bôi đen, thanh trạng thái sẽ hiển thị Đếm.

Do đó, nếu các ô được bôi đen và thanh trạng thái ở dưới hiển thị 

• Tổng, Trung bình thì dữ liệu được định dạng là số.
• Chỉ Đếm thì dữ liệu được định dạng là văn bản.

Sử dụng hàm SUM

Hàm SUM là một hàm toán học và dùng để tính tổng các giá trị số trong một phạm vi. Tức là hàm SUM chỉ tính tổng các giá trị được Google Sheets nhận diện là số. Nó sẽ bỏ qua bất kỳ giá trị nào là văn bản. 

Ví dụ

• Với dữ liệu là số thực sự

Tính tổng từ C2 đến C7, kết quả trả về sẽ là 48750000 như hình

• Với dữ liệu là số dưới dạng văn bản

Tính tổng từ C2 đến C7, kết quả trả về sẽ là 0 như hình

Sử dụng hàm ISNUMBER

Hàm ISNUMBER cho phép xác định xem giá trị đó có phải là số hay không. Hàm sẽ trả về TRUE nếu giá trị là số và FALSE nếu giá trị là văn bản, giá trị logic, lỗi hoặc ô trống. 

Cú pháp hàm ISNUMBER là =ISNUMBER(giá_trị)

Ví dụ, kiểm tra từng ô trong bảng dữ liệu sau để biết đâu là số đâu là text như hình dưới đây.

03 Cách chuyển text thành số trong Google Sheets

Dưới đây là 03 cách phổ biến và dễ thực hiện nhất để bạn chuyển text thành số trong Google Sheets. Đồng thời, bài viết sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết từng bước thực hiện với ví dụ minh họa đơn giản nhất.

Với bảng dữ liệu dưới đây:

Cách 1 – Sử dụng menu định dạng

Để kiểm tra bảng dữ liệu trên là định dạng số hay văn bản và thực hiện chuyển text thành số trong Google Sheets như thế nào. Bạn có thể sử dụng menu định dạng để thực hiện.

Phương pháp này sẽ giúp bạn xử lý một lượng lớn dữ liệu và áp dụng được cho tất cả các định dạng cả tiền tệ và phần trăm. Để thực hiện thành công, bạn có thể làm theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào ô hoặc toàn bộ cột chứa dữ liệu văn bản muốn chuyển đổi. 

– Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ menu, chọn Định dạng >> chọn Số.

– Bước 3: Trong danh sách các định dạng Số:

• Nếu bạn chọn Số, Google Sheets sẽ cố gắng chuyển đổi và hiển thị các giá trị như 100, 50.5, 1234 
• Nếu bạn chọn Tự động , Sheets sẽ tự động phân tích và chuyển đổi nếu có thể.

Kết quả như hình sau đây:

Cách 2 – Sử dụng hàm VALUE

Hàm VALUE cho phép chuyển text thành số trong Google Sheets từ một chuỗi văn bản thành một giá trị số thực sự. Dữ liệu văn bản có thể có khoảng trắng thừa ở đầu/cuối  hoặc các ký tự đặc biệt như ký hiệu tiền tệ ($, €), hàm đều có thể loại bỏ và chuyển đổi. 

Bạn có thể sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi sang cột mới mà không sợ bị ảnh hưởng đến dữ liệu gốc. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý nếu chuỗi văn bản chứa các ký tự không phải số mà không thể bỏ qua, hàm sẽ trả lỗi #VALUE!.

Cú pháp của hàm VALUE: =VALUE(chuỗi_văn_bản)

Trong đó: chuỗi_văn_bản: Là ô hoặc chuỗi văn bản mà bạn muốn chuyển đổi thành số.

Ví dụ, bạn thực hiện chuyển text  thành số với bảng dữ liệu bên trên với công thức như sau

=VALUE(A2)

Kết quả:

Cách 3 –  Sử dụng phép nhân

Khi bạn thực hiện một phép toán số học (như nhân với 1, chia cho 1,…) trên một chuỗi văn bản thì Google Sheets sẽ nhận diện là số. Lúc này, Google Sheets sẽ tự động chuyển đổi chuỗi đó thành số trước khi thực hiện phép tính.

Phương pháp này khá hiệu quả khi chuyển đổi các số dạng văn bản có khoảng trắng thừa hoặc ký tự tiền tệ thông thường. Đặc biệt cũng giống như VALUE, nó sẽ báo lỗi #VALUE! nếu chuỗi văn bản trong bảng tính không thể được hiểu là một số.

Cú pháp sử dụng như sau:

=ô_chứa_văn_bản * 1 (hoặc +0, /1)

Ví dụ, bạn sử dụng dữ liệu bảng sau để chuyển các dạng text thành số

Công thức 

=A2*1

=MULTIPLY(A2, 1)

=ARRAYFORMULA(A2 * 1)

=ARRAYFORMULA(MULTIPLY(A2, 1))

Kết quả:

Một số lưu ý khi thực hiện chuyển text thành số trong Google Sheets

Chuyển text thành số trong Google Sheets đơn giản. Nhưng trong quá trình thực hiện các bạn cũng cần phải lưu ý một số điều sau đây để tránh gặp phải những vấn đề không được suôn sẻ. 

• Dữ liệu không phải số

Đối với các dữ liệu là chuỗi ký tự chữ cái, biểu tượng không liên quan đến số học, Google Sheets sẽ không hiểu. Tức là khi bạn dùng các hàm VALUE, phép nhân,… Google Sheets sẽ trả về kết quả là lỗi #VALUE!. 

• Dấu phân cách dạng thập phân và hàng nghìn

Thông thường, Google Sheets sử dụng các quy ước về dấu phân cách thập phân và hàng nghìn dựa trên cài đặt ngôn ngữ và khu vực của bảng tính. Do đó, bạn cần phải lưu ý dấu chấm (.) làm dấu thập phân, dấu phẩy (,) làm dấu phân cách hàng nghìn. (Ví dụ: 1,234,567.89) là quy ước của Mỹ, Việt Nam. Còn dấu phẩy (,) làm dấu thập phân, dấu chấm (.) làm dấu phân cách hàng nghìn. (Ví dụ: 1.234.567,89) là quy ước châu Âu,…

• Khoảng trắng thừa

Đối với các khoảng trắng ở đầu, cuối, hay giữa, Google Sheets sẽ không nhận diện là một số hợp lệ. Do đó, khi dùng hàm SUM sẽ không được tính, còn hàm chuyển đổi VALUE hoặc phép nhân, có thể được tính nhưng không phải lúc nào cũng được tối ưu. 

Lời kết

Bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức chi tiết về cách nhận diện và chuyển text thành số trong Google Sheets một cách hiệu quả. Mỗi phương pháp sẽ đều có những ưu và nhược điểm cụ thể, riêng biệt. Do đó, bạn có thể chọn lựa sao cho phù hợp với mục đích sử dụng của mình. Nếu còn bất bất kỳ thắc mắc nào khác về việc xử lý dữ liệu trong Google Sheets, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được giải đáp nhé!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777