Hướng dẫn sử dụng hàm tính phần trăm trong Google Sheets từ A – Z

Trong quá trình làm việc với dữ liệu Google Sheets, việc tính phần trăm là thao tác khá phổ biến của nhiều người. Bởi tính năng sẽ giúp phân tích, theo dõi KPI, đánh giá hiệu quả học tập,… cùng nhiều lợi ích khác. Trong bài viết này, GCS Việt Nam sẽ mang tới cho các bạn những thông tin chi tiết về hàm tính phần trăm trong Google Sheets, cùng tham khảo ngay nhé.

Hàm tính phần trăm trong Google Sheets là gì?

Hàm tính phần trăm trong Google Sheets cho phép các phép toán cơ bản (chia, nhân) hoặc công thức có điều kiện biểu hiện mối quan hệ giữa hai giá trí dưới dạng phần trăm (%). Thông qua hàm tính phần trăm, bạn có thể biết được một giá trị chiếm bao nhiêu phần trăm của tổng, hoặc so sánh sự thay đổi giữa các giá trị.

Chúng ta có thể hiểu đơn giản, phần trăm là kết quả của phép chia một phần cho tổng, rồi được nhân với 100. Ví dụ, nếu bạn bán được 20 sản phẩm trong tổng số 100 sản phẩm, tỉ lệ bán là 20/100=0.2 hay là 20%.

Trong Google Sheets sẽ không có một hàm nào được gọi là hàm phần trăm cố định hay được cụ thể hóa như là =PERCENT(). Thay vào đó, hàm phần trăm được tính toán khi kết hợp phép toán với định dạng để biểu diễn số theo dạng phần trăm. 

Do đó, khi sử dụng hàm phần trăm trong Google Sheets, bạn sẽ linh hoạt được việc:

• Dễ dàng theo dõi tỷ lệ phần trăm hoàn thành công việc
• Phân tích tăng giảm doanh số
• So sánh hiệu suất giữa các mốc thời gian

Công thức phần trăm trong Google Trang tính 

Để thực hiện cách tính phần trăm trong Google Sheets, bạn sẽ phải dùng công thức chia số nhỏ hơn cho số lớn hơn. Sau đó, bạn mới định dạng được kết quả dưới dạng phần trăm.

Công thức tính phần trăm cơ bản tuân theo nguyên tắc toán học như sau:

=Số phần / Tổng số × 100%

Dưới đây là một số công thức phần trăm trong Google Sheets:

1 – Công thức tính phần trăm của một phần trong tổng

• Cú pháp: =phần/tổng
• Ví dụ: =B2/B1

2 – Công thức tính phần trăm tăng hoặc giảm giữa 2 giá trị

• Cú pháp: =(giá trị mới – giá trị cũ) / giá trị cũ
• Ví dụ: =(C2 – B2)/B2

3 – Công thức tính phần trăm của một giá trị dựa trên tổng trong cột

• Cú pháp: =giá trị / SUM(dãy số)

Bạn có thể kết hợp thêm với các hàm như SUM, IF,… để mở rộng khả năng tính toán trong Google Sheets. 

Hàm tính phần trăm trong Google Sheets được ứng dụng như thế nào?

Hàm tính phần trăm trong Google Sheets được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Như là:

Phân tích tài chính và kế toán

Trong lĩnh vực tài chính, hàm phần trăm trong Google Sheets sử dụng để:

• Tính tỷ suất lợi nhuận như xác định lợi nhuận gộp, lợi nhuận ròng chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu. Ví dụ công thức =(Lợi nhuận gộp / Doanh thu) * 100% sẽ cho bạn biết tỷ suất lợi nhuận gộp.
• Tính phần trăm chi phí để phân tích từng khoản mục chi phí (thuê nhà, lương nhân viên,….) chiếm bao nhiêu phần trăm tổng chi phí hoặc tổng doanh thu. 
• Tính toán phần trăm tăng trưởng hoặc sụt giảm  của các khoản đầu tư, cổ phiếu hoặc tài sản khác theo thời gian. 

Báo cáo kinh doanh và bán hàng

Đối với các nhóm kinh doanh và bán hàng, phần trăm giúp:

• Đánh giá tỷ lệ hoàn thành mục tiêu như chỉ tiêu doanh số, chỉ tiêu sản xuất bằng cách tính phần trăm đạt được so với mục tiêu đề ra.
• Tính tỷ lệ chuyển đổi khách hàng truy cập, mua hàng,….
• So sánh doanh số giữa các kỳ (quý này so với quý trước, năm nay so với năm ngoái) để thấy được sự tăng trưởng hoặc suy giảm.

Quản lý dự án và nhân sự

Hàm phần trăm trong Google Sheets còn hữu ích trong việc quản lý tiến độ và hiệu suất công việc như:

• Xác định bao nhiêu phần trăm công việc của một dự án đã được hoàn thành so với tổng khối lượng công việc.
• Tính tỷ lệ nhân viên vắng mặt hoặc đi muộn.
• Đánh giá phần trăm tài nguyên được phân bổ ở các hạng mục công việc phân chia khác nhau trong một dự án. 

Phân tích số liệu thống kê và hỗ trợ nghiên cứu

Trong nghiên cứu, dữ liệu được biểu hiện dưới dạng phần trăm để giúp:

• Xác định tỷ lệ đóng góp của từng yếu tố vào một tổng thể.
• Tính phần trăm trong các biểu đồ hình tròn (pie chart) hoặc biểu đồ cột (bar chart) minh họa tỷ lệ.

Tóm lại, hàm tính phần trăm trong Google Sheets được sử dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực. Đây là một công cụ phân tích dữ liệu vô cùng mạnh mẽ và đa năng.

Ví dụ cụ thể về cách tính phần trăm trong Google Trang tính

Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng các công thức hàm tính phần trăm trong Google Sheets, bạn có thể tham khảo các ví dụ cụ thể dưới đây:

Cách tính phần trăm trong Google Sheets cơ bản

Cách tính phần trăm trong Google Sheets cơ bản thường liên quan đến việc xác định tỷ lệ của một giá trị so với một tổng thể. Cách tính này sẽ giúp bạn biết một số cụ thể chiếm bao nhiêu phần trăm của một tổng số lớn hơn.

Công thức: =Phần / Tổng_số

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu này, 

Giả sử bạn có một danh sách sản phẩm đã bán và muốn biết mỗi sản phẩm chiếm bao nhiêu phần trăm tổng doanh thu.

Công thức =B2/B$7

Trong đó:

• B2 là doanh thu của Sản phẩm Bàn phím cơ.
• B$7 là tổng doanh thu. Dấu $ (tham chiếu tuyệt đối) đảm bảo rằng khi bạn kéo công thức xuống các ô khác, tham chiếu đến ô tổng doanh thu (B7) sẽ không thay đổi.

*Kết quả:

Cách tính phần trăm trong Google Trang tính nâng cao

Bạn có thể sử dụng hàm tính phần trăm trong Google Sheets theo dạng nâng cao để tính toán, xử lý những yêu cầu phức tạp. Cụ thể như sau:

Tỷ lệ phần trăm tăng và giảm

Sau đây là những ví dụ thực tế để bạn hiểu sâu hơn về cách tính phần trăm trong Google Sheets nâng cao với tỷ lệ phần trăm tăng và giảm

*Tính phần trăm thay đổi từ cột này sang cột khác

Ví dụ: Khi có 2 cột dữ liệu doanh thu theo từng tháng (ví dụ: Tháng 1 và Tháng 2), bạn tính phần trăm thay đổi từ tháng này sang tháng khác.

Công thức: =(C2-B2)/B2

Trong đó: (C2-B2)/B2: Lấy chênh lệch giữa tháng 2 và tháng 1, chia cho tháng 1.

Kết quả: 

*Tính phần trăm thay đổi từ hàng này sang hàng khác

Ví dụ: So sánh doanh thu giữa các sản phẩm liên tiếp trong cột.

Công thức =(B3-B2)/B2

Kết quả:

*Tăng một số trong ô theo phần trăm

Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, tính doanh thu thực tế khi tăng doanh số của các sản phẩm lên 15%

Công thức =B2*(1+15%)

Trong đó:

• Nhân giá trị gốc với (1 + phần trăm tăng)
• 5 tăng 15% = 5 + 0.75 = 5.75

Kết quả:

*Giảm một số trong ô theo phần trăm

Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, tính doanh thu thực tế khi giảm doanh thu sản phẩm xuống còn 20%.

Công thức: =B3*(1-20%)

Trong đó:

• Nhân giá trị gốc với (1 – phần trăm giảm)
• 10 giảm 20% = 10 – 2 = 8

Kết quả:

Tính toán phần trăm thay đổi

Hàm tính phần trăm trong Google Sheets không chỉ giúp so sánh sự thay đổi giữa các giá trị mà còn là một công cụ để tính toán nhanh số lượng thực tế hoặc tổng số dựa trên tỷ lệ phần trăm. Dưới đây là hai trường hợp rất phổ biến được sử dụng nhiều trong Google Trang tính.

*Tìm số lượng khi có tổng và phần trăm

Ví dụ: Với bảng dữ liệu này

Bạn biết tổng doanh thu là 34 (đã tính trong bảng), và bạn biết một sản phẩm chiếm bao nhiêu % tổng doanh thu. Vậy doanh thu thực tế của sản phẩm đó là bao nhiêu?

Công thức =$B$7*C2

Kết quả:

*Tìm tổng số nếu bạn biết số lượng và phần trăm

Ví dụ: Với bảng dữ liệu này

Bạn biết số lượng bán được bao nhiêu sản phẩm, và sản phẩm này chiếm 15% tổng doanh thu. Vậy mức tổng doanh thu đạt được là bao nhiêu?

Công thức =B2/C2

Kết quả:

Cách định dạng số dưới dạng phần trăm trong Google Trang tính

Sau khi đã thực hiện các phép tính để ra kết quả dạng số thập phân (ví dụ: 0.25, 0.75, 1.5). Nếu bạn muốn hiển thị dạng số này dưới kiểu phần trăm (%) để dữ liệu dễ đọc, Google Sheets cung cấp 2 cách để định dạng số dưới dạng phần trăm một cách đơn giản như sau:

Cách 1 – Sử dụng nút Định dạng phần trăm trên thanh công cụ

Để thực hiện chuyển định dạng phần trăm (%) bằng phương pháp này, bạn chỉ cần thực hiện các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào ô chứa kết quả muốn định dạng.

– Bước 2: Trên thanh công cụ của Google Sheets, bạn chọn vào biểu tượng %.

– Bước 3: Cuối cùng, các con số tự động trả về định dạng mong muốn.

Cách 2 – Sử dụng menu Định dạng 

Cách này cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn định dạng hơn, bao gồm cả việc điều chỉnh số lượng chữ số thập phân, cụ thể như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vào ô hoặc các ô mà bạn muốn định dạng.

– Bước 2: Tiếp theo, tới menu Định dạng trên thanh điều hướng.

– Bước 3: Di chuột đến mục chọn Số.

– Bước 4: Cuối cùng, chọn vào Phần trăm.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm tính phần trăm trong Google Sheets

Cách sử dụng hàm tính phần trăm trong Google Sheets khá đơn giản. Nhưng có một vài lưu ý quan trọng bạn cần phải lưu ý để tránh được những sai lầm không đáng có:

• Định dạng ô sau khi tính toán

Khi thực hiện phép chia (ví dụ: A1/B1) để tính tỷ lệ, kết quả trả về sẽ là một số thập phân. Bạn cần phải định dạng lại ô dưới dạng phần trăm để nó hiển thị đúng giá trị phần trăm. Nếu bạn bỏ qua bước này, bạn sẽ chỉ thấy số thập phân, điều này có thể gây nhầm lẫn.

• Cẩn thận với tham chiếu tuyệt đối ($)

Khi bạn sao chép công thức xuống các ô khác, việc sử dụng tham chiếu tuyệt đối ($) rất quan trọng. Ví dụ: =B2/B$5. B$5 nghĩa là tham chiếu đến ô B5 sẽ luôn cố định khi bạn kéo công thức xuống, trong khi B2 (tham chiếu tương đối) sẽ tự động thay đổi thành B3, B4… Nếu bạn quên dấu $ cho ô tổng, công thức sẽ tham chiếu sai ô tổng khi bạn sao chép, dẫn đến kết quả sai lệch.

• Sử dụng dấu ngoặc đơn

Khi thực hiện các phép tính phức tạp hơn, bạn hãy sử dụng dấu ngoặc đơn () để đảm bảo thứ tự các phép toán được thực hiện đúng. Ví dụ, (Giá trị mới – Giá trị cũ) / Giá trị cũ là đúng, nếu không có ngoặc đơn, phép chia có thể được thực hiện trước phép trừ, dẫn đến kết quả sai.

Lời kết

Như vậy, bài viết này đã cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm tính phần trăm trong Google Sheets. Từ những công thức cơ bản đến các ứng dụng nâng cao trong nhiều tình huống thực tế. Hy vọng rằng những kiến thức này sẽ giúp bạn làm chủ công cụ tính toán với dữ liệu một cách chính xác. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về Google Sheets hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng khác, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ và tư vấn chuyên nghiệp nhé!

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777