Hàm ISBLANK trong Google Sheets? Cách sử dụng chuẩn từ A-Z

Hàm ISBLANK cho phép kiểm tra ô trống và xác định chính xác ô chưa có dữ liệu. Để các bạn hiểu rõ hơn về tính năng, cách sử dụng của hàm ISBLANK trong Google Sheets, bài viết sau đây sẽ mang tới những thông tin cụ thể nhất. Hãy cùng khám phá ngay cùng GCS Việt Nam nhé. 

Hàm ISBLANK trong Google Sheets là gì?

Hàm ISBLANK trong Google Sheets là hàm giúp người dùng kiểm tra xem có ô có trống hay không . Khi sử dụng hàm ISBLANK, bạn sẽ tự động hóa được quy trình phát hiện các ô chưa có dữ liệu. Sau đó, bạn dễ dàng đưa ra các hoạt động định dạng, lọc cho phù hợp.

Với cơ chế xác định ô trống, hàm ISBLANK khi thực hiện sẽ trả về kết quả TRUE nếu ô chỉ định không chứa bất kỳ giá trị nào. Tức là không có văn bản, không có số, không có dấu cách và không có cả công thức. Ngược lại, nếu ô chứa dữ liệu, ký tự,… kết quả hàm ISBLANK trả về sẽ là rỗng (“”) FALSE. 

Hiện nay, khi sử dụng hàm ISBLANK, nhiều người thường nhầm lẫn giữa ô hiển thị trống và ô trống. Do đó, khi sử dụng kết hợp các hàm điều kiện như IF, COUNTIF, FILTER…. thường trả về kết quả lỗi. Vì thế, khi sử dụng hàm ISBLANK cho báo cáo, kiểm tra dữ liệu hay tự động hóa quy trình phải cẩn thận phân biệt rõ ràng. Bạn cũng cần phải viết rõ công thức điều kiện phụ thuộc vào trong các ô chính xác và xem xét có được điền hay chưa sao cho rõ nhất. 

Công thức của hàm ISBLANK trong Google Sheets

Công thức của hàm ISBLANK rất đơn giản và dễ nhớ như sau:

=ISBLANK(giá_trị)

Trong đó: giá_trị là đối số bắt buộc và là ô hoặc tham chiếu để kiểm tra xem có trống hay không. Đối số có thể là:

• Một tham chiếu ô đơn lẻ. Ví dụ  A1, B5, C10,…. với hàm =ISBLANK(A1)
• Một công thức sẽ trả về một giá trị duy nhất. Ví dụ SUM(A1:A5), VLOOKUP(…)

Ví dụ minh hoạ về cách dùng hàm ISBLANK trong Google Sheets

Để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hàm ISBLANK, các bạn có thể xem xét một số ví dụ thực tế như sau.

Sử dụng bảng dữ liệu sau đây:

Ví dụ 1: Kiểm tra ô trống đơn giản

Yêu cầu: Từ bảng dữ liệu trên, kiểm tra xem ô “Mã hóa đơn”  (ô B2) tương ứng với sản phẩm Teddy có trống không.

Công thức: =ISBLANK(B2)

Trong đó:  

• B2 là ô chứa “Mã hóa đơn” của Teddy.
• Vì ô này trống hoàn toàn, công thức sẽ trả về:

*Kết quả: Trả về kết quả TRUE: có nghĩa là ô còn trống

Ví dụ 2: Kiểm tra ô có chứa công thức nhưng trả về rỗng

Ví dụ ở ô C3 chứa công thức =IF(B3=””, “”, 5)

Yêu cầu: Từ bảng dữ liệu trên, kiểm tra ô C3 có chứa công thức:

• Nếu B3 có giá trị là “1001”, công thức trả về 5 → C3 không trống 
• Nếu bạn xóa giá trị của ô B3, thì C3 sẽ trả về “” (chuỗi rỗng).

Công thức: =ISBLANK(C3)

Trong đó: C3 trông có vẻ trống, nhưng nó vẫn chứa một công thức → hàm ISBLANK sẽ trả về FALSE.

*Kết quả: 

Ví dụ 3: Tạo cảnh báo thêm dữ liệu trống

Yêu cầu: Từ bảng dữ liệu trên, kiểm tra toàn bộ cột “Mã hóa đơn” để xem có ô nào bị bỏ trống. Nếu có, cảnh báo người dùng “Cần điền đủ mã hóa đơn”.

Công thức: =IF(ISBLANK(B2); “Cần điền đủ mã hóa đơn”; “Đã đủ thông tin”)

Trong đó: 

• ISBLANK(B2):Kiểm tra ô B2 có trống không. Nếu ô không có dữ liệu, trả về TRUE.
• IF(…): Hàm điều kiện: nếu điều kiện đúng thì làm A, sai thì làm B.
• “Cần điền đủ mã hóa đơn”: Giá trị trả về nếu ô B2 trống
• “Đã đủ thông tin”: Giá trị trả về nếu ô B2 không trống

*Kết quả: 

Ứng dụng của hàm ISBLANK trong Google Sheets

Hàm ISBLANK là một công cụ hữu ích được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực thực tế. Dưới đây là một số ứng dụng nổi bật của hàm ISBLANK trong Google Sheets.

Dọn dẹp và xác thực dữ liệu

Trong các bảng tính lớn, việc dữ liệu bị thiếu là điều không thể tránh khỏi. Hàm ISBLANK sẽ giúp bạn nhanh chóng xác định các ô thiếu thông tin quan trọng. Ngoài ra hàm ISBLANK trong Google Sheets còn giúp:

• Xác định dòng dữ liệu chưa hoàn chỉnh khi kết hợp với các hàm khác như hàm OR hoặc hàm AND để kiểm tra nhiều cột cùng lúc.
• Gắn cảnh báo hoặc ghi chú cho các trường bắt buộc bị thiếu trước khi xử lý hoặc xuất báo cáo. 

Tự động hóa tác vụ dựa vào dữ liệu trống

Hàm ISBLANK giúp tạo ra các quy tắc tự động hóa trong Google Sheets, đặc biệt là với định dạng có điều kiện.

• Với định dạng có điều kiện, hàm ISBLANK sẽ tự động tô màu các ô bị trống, giúp bảng dữ liệu dễ nhìn và theo dõi hơn.
• Với lọc và sắp xếp dữ liệu, điều kiện hàm ISBLANK chỉ hiển thị các hàng có ô trống trong một cột cụ thể, giúp bạn có thể tập trung vào ô còn thiếu. 

Kết hợp với các hàm tra cứu và thống kê

Một số tình huống cần tra cứu hoặc thống kê, hàm ISBLANK đều có thể giúp bạn thực hiện. 

• Hàm ISBLANK giúp bỏ qua ô trống khi tra cứu khi bạn sử dụng các hàm  VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX MATCH và không muốn công thức trả về lỗi. 
• Hàm ISBLANK giúp tính toán số lượng ô rỗng khi kết hợp với các hàm SUMPRODUCT hoặc COUNTIF để đếm số lượng ô trống trong một phạm vi.

Cách dùng hàm ISBLANK trong Google Sheets kết hợp với các hàm cơ bản khác

Hàm ISBLANK trong Google Sheets còn có thể kết hợp với nhiều hàm cơ bản khác. Từ đó, nó cho phép bạn tạo ra các công thức phức tạp và giải quyết được các vấn đề khác như là:

Kết hợp với hàm IF

Hàm IF cho phép bạn thực hiện các hành động khác nhau dựa trên một điều kiện cụ thể. Khi hàm IF kết hợp với hàm ISBLANK trong Google Sheets, tạo ra công thức linh hoạt để xử lý các trường hợp dữ liệu trống một cách có điều kiện. 

Cú pháp hàm IF kết hợp hàm ISBLANK trong Google Sheets như sau:

=IF(ISBLANK(value), “Giá trị nếu trống”, “Giá trị nếu không trống”).

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, nếu ô “Số lượng” bị trống, hiển thị “Chưa nhập số lượng”, ngược lại hiển thị “Đã nhập”.

Công thức: =IF(ISBLANK(C2); “Chưa nhập số lượng”; “Đã nhập”)

Trong đó: 

• ISBLANK(C2): Kiểm tra ô “Số lượng” tương ứng có trống không.
• Nếu trống, trả về “Chưa nhập số lượng”.
• Nếu không trống, trả về “Đã nhập”.

*Kết quả: 

Kết hợp với hàm INDEX MATCH

Hàm INDEX MATCH dùng để tra cứu dữ liệu phức tạp ở bất cứ vị trí nào trong bảng tính. Khi hàm INDEX MATCH kết hợp với hàm ISBLANK, giúp kiểm soát hành vi của tra cứu khi ô chứa điều kiện tìm kiếm bị trống. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, tìm “Số lượng” tương ứng với “Mã hóa đơn – 1004 ( đặt ở E2)” nếu mã đó tồn tại, ngược lại trả về thông báo “Chưa có mã”.

Công thức:  =IF(ISBLANK(E2); “Chưa có mã”; INDEX(C2:C11; MATCH(E2; B2:B11; 0)))

Trong đó:

• ISBLANK(E2): Kiểm tra ô nhập liệu có rỗng không.
• MATCH(E1, B2:B11, 0): Tìm vị trí của mã hóa đơn trong cột B.
• INDEX(C2:C11, …): Trả về số lượng tương ứng từ cột C.
• Nếu không nhập mã (E2 trống), hiển thị “Chưa có mã”.

*Kết quả: 

Kết hợp với định dạng ô màu

Sử dụng hàm ISBLANK trong quy tắc định dạng có điều kiện sẽ giúp bạn tự động tô màu các ô theo ý muốn. 

*Ví dụ: Từ bảng dữ liệu trên, tô màu đỏ những ô ở cột “Mã hóa đơn” đang để trống.

Để thực hiện tô màu, các bạn thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn phạm vi dữ liệu muốn định dạng. Ví dụ từ B2 đến B11.

– Bước 2: Tiếp theo, trên thanh công cụ menu chọn Định dạng >> chọn Định dạng có điều kiện.

– Bước 3: Trong phần Quy tắc định dạng có điều kiện chọn dưới mục Quy tắc định dạng Định dạng ô nếu…. chọn Công thức tùy chỉnh từ chính danh sách thả xuống. 

– Bước 4: Sau đó, bạn chỉ cần thực hiện nhập công thức và phần Giá trị hoặc công thức 

Công thức:  =ISBLANK(B2)

Trong đó: 

• Công thức kiểm tra từng ô trong cột B xem có trống không.
• Nếu trống, ô sẽ được tô màu đỏ để dễ nhận biết và bổ sung dữ liệu.

*Kết quả: 

– Bước 5: Cuối cùng, bạn chỉ cần chọn vào Xong và hoàn tất là được kết quả như hình dưới đây. 

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm ISBLANK trong Google Sheets

Khi sử dụng hàm ISBLANK trong Google Sheets khá nhiều người gặp phải lỗi thường xuyên. Một số lỗi mà chúng ta có thể kể đến điển hình nhất đó là:

Hàm ISBLANK trả về FALSE 

Lỗi này thường gây rối cho người dùng. Bởi vì họ tin rằng một ô trông có vẻ trống nhưng hàm ISBLANK lại trả về FALSE. Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng gặp lỗi này là do:

• Ô chứa dấu cách và hàm ISBLANK sẽ cho rằng đây là một giá trị không rỗng, công thức sẽ được hiểu là =ISBLANK(” “) và trả về kết quả FALSE. Với lỗi này, bạn có thể khắc phục bằng cách sử dụng hàm TRIM() để loại bỏ các dấu cách thừa ở đầu hoặc cuối chuỗi. 
• Ô chứa giá trị “0” sẽ được hiểu là con số chứ không trống. Hàm sẽ hiểu là =ISBLANK(0) sẽ trả về FALSE. Cách khắc phục lỗi này là đặt trong một điều kiện. Ví dụ có thể đặt vào công thức như sau =IF(OR(ISBLANK(A1), A1=0), “Ô trống hoặc bằng 0”, “Ô có dữ liệu”).

Hàm ISBLANK trả về giá trị rỗng

Hàm ISBLANK trong Google Sheets sẽ trả về giá trị TRUE hoặc FALSE. Nó không bao giờ trả về giá trị rỗng (“”) trừ khi công thức đó trống. Nếu bạn muốn hàm ISBLANK trả về một ô trống, có thể xây dựng một công thức tổng thể, kết hợp với hàm logic như IF và kiểm soát giá trị trả về của hàm IF đó. 

Tham chiếu đến một phạm vi ô trong bảng tính thay vì một ô đơn

Hàm ISBLANK trong Google Sheets chủ yếu chỉ hoạt động với một ô tham chiếu đơn lẻ. Nếu bạn cung cấp một phạm vi ô làm đối số, nó sẽ chỉ kiểm tra ô đầu tiên trong phạm vi đó.

Với trường hợp muốn kiểm tra từng ô trong một phạm vi, bạn cần sử dụng ARRAYFORMULA kết hợp với ISBLANK.

Ví dụ: =ARRAYFORMULA(ISBLANK(A1:A5))

Lưu ý quan trọng khi áp dụng cách dùng hàm ISBLANK trong Google Sheets

Để khai thác được tối đa khả năng của hàm ISBLANK trong Google Sheets, khi sử dụng bạn cũng cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:

• Phân biệt ô trống và ô hiển thị rỗng

Hàm ISBLANK chỉ trả về kết quả TRUE với ô hoàn toàn trống rỗng, tức là không chứa bất kỳ ký tự, công thức, dấu cách.

• Hàm ISBLANK sử dụng ô tham chiếu đơn lẻ

Khi bạn cung cấp một dải ô (ví dụ: A1:A5), ISBLANK sẽ chỉ kiểm tra ô đầu tiên trong dải đó (tức là A1).

• Kết hợp ISBLANK với các hàm logic khác

Hàm ISBLANK trong Google Sheets có thể kết hợp với các hàm khác như IF, AND, OR, NOT, ARRAYFORMULA, và các hàm tra cứu (VLOOKUP, INDEX MATCH) hay định dạng có điều kiện. 

Lời kết

Bài viết này đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về hàm ISBLANK trong Google Sheets, từ công thức cơ bản đến nâng cao nhất. Hy vọng bạn sẽ làm vững được những kiến thức hay ho này để làm chủ được Google Sheets khi thực hiện các tác vụ tính toán dữ liệu cùng hàm ISBLANK. Nếu bạn còn bất cứ thắc mắc nào về hàm ISBLANK hoặc cần hỗ trợ thêm về Google Sheets, đừng ngần ngại liên hệ GCS Việt Nam qua các kênh sau đây để được tư vấn và giải đáp chi tiết.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777