Hướng dẫn sử dụng hàm IFERROR trong Google Sheets từ A – Z

Hàm IFERROR trong Google Sheets là một hàm tính toán rất đặc biệt. Bởi nó giúp bạn xử lý mọi lỗi như #DIV/0!, #N/A hay #REF! trong bảng tính. Ngoài ra, hàm IFERROR đặc biệt này còn giúp người dùng tối ưu hóa được bảng tính trong các công thức phức tạp nhất. Để hiểu rõ hơn về hàm đặc biệt này, các bạn hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé. 

Hàm IFERROR trong Google Sheets là gì?

Làm việc với các dữ liệu bảng tính Google Sheets, bạn sẽ gặp phải nhiều lỗi như #DIV/0!, #N/A, #REF! hay #VALUE!. Vậy khi gặp những lỗi này, bạn sẽ làm như thế nào? 

Trong tình trạng gặp những lỗi khó chịu khi tính toán, người dùng có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý các lỗi này trong công thức. Bởi thay vì để các thông báo lỗi mặc định hiển thị, hàm IFERROR cho phép bạn chỉ định một giá trị hoặc một công thức thay thế để hiển thị lỗi gốc của công thức. Hiểu đơn giản hơn là, một công thức sinh ra lỗi và hàm IFERROR sẽ thay thế lỗi đó bằng một giá trị chỉ định. Giá trị chỉ định đó có thể được gán là Không có dữ liệu hoặc số 0. 

Hàm IFERROR trong Google Sheets được sử dụng linh hoạt trong nhiều phép toán phức tạp như VLOOKUP, INDEX MATCH, AVERAGE,… Nhờ hàm IFERROR, bạn có thể dễ dàng kiểm soát hoàn toàn các lỗi được hiển thị. Chỉ cần công thức của bạn có lỗi, nó sẽ giúp thay thế bằng một ô trống, một đoạn văn bản mô tả, một giá trị cụ thể, tùy thuộc vào ngữ cảnh của bạn. 

Tại sao nên sử dụng hàm IFERROR?

Sử dụng hàm IFERROR không phải là cách để bạn che lỗi mà còn mang đến nhiều lợi ích nổi bật, như là:

Xử lý lỗi hiển thị

Khi xuất hiện lỗi như #DIV/0!, #N/A, #VALUE!, bảng tính khiến cho người đọc khó hiểu. Nhưng bạn có thể dùng hàm IFERROR để thay thế những lỗi này bằng các cách hiển thị thông báo thân thiện hơn. Chẳng hạn như là:

• Sai định dạng
• Không có dữ liệu
• Hay đơn giản chỉ là một ô trống

Hơn nữa, khi bạn áp dụng hàm IFERROR vào công thức thì khi gặp lỗi bảng tính sẽ gọn gàng hơn, dễ đọc hơn. 

Giúp bảng tính hoạt động mượt hơn 

Các lỗi phát sinh trong bảng tính mà không được xử lý, chúng có thể gây ra hiệu ứng hỏng hàng loạt công thức. Tức là một lỗi ở ô này có thể lan truyền sang các ô khác, khi mà công thức tính toán giữa chúng phụ thuộc vào nhau. 

Chẳng hạn như, nếu bạn đang tính tổng doanh thu từ một cột mà trong đó có một vài ô bị lỗi #N/A do hàm VLOOKUP không tìm thấy dữ liệu, hàm SUM sẽ không thể tính toán được và trả về lỗi. 

Trong trường hợp, bạn gặp vấn đề này sẽ gặp khó khăn trong quá trình dò tìm và sửa lỗi. Đặc biệt là đối với bảng tính chứa nhiều công thức phức tạp. 

Việc bạn sử dụng hàm IFERROR ngay trong công thức tính toán đầu tiên, đã phần nào ngăn chặn lỗi đầu nguồn. Bất kỳ lỗi nào phát sinh từ công thức, hàm IFERROR xử lý ngay lập tức và không làm ảnh hưởng đến các phép toán khác. 

Cú pháp của hàm IFERROR trong Google Sheets

Cú pháp của hàm IFERROR trong Google Sheets vô cùng đơn giản và dễ hiểu như sau:

=IFERROR(công_thức_gây_lỗi, giá_trị_nếu_lỗi)

Trong đó:

• công_thức_gây_lỗi: Đây là đối số bắt buộc, là công thức mà bạn muốn kiểm tra lỗi. Nếu công thức này không gây ra lỗi, hàm IFERROR sẽ trả về chính kết quả của nó.
• giá_trị_nếu_lỗi: Đây cũng là đối số bắt buộc, là giá trị mà bạn muốn hàm trả về nếu value gặp lỗi. Giá trị này có thể là một số (ví dụ: 0), một chuỗi văn bản (ví dụ: “N/A”, “Không có dữ liệu”, “” để trống), hoặc thậm chí là một công thức khác.

Ví dụ:

• =IFERROR(A1/B1, 0): Nếu phép chia A1/B1 gặp lỗi (ví dụ B1 là 0 hoặc trống), hàm sẽ trả về 0. Ngược lại, nó sẽ trả về kết quả của A1/B1.
• =IFERROR(VLOOKUP(A1, D:E, 2, FALSE), “Không tìm thấy”): Nếu VLOOKUP không tìm thấy giá trị trong A1 (gây ra lỗi #N/A), hàm sẽ trả về chuỗi “Không tìm thấy”. Ngược lại, nó sẽ trả về kết quả của VLOOKUP.

Ví dụ thực tế về cách áp dụng hàm IFERROR trong Google Sheets

Để hiểu rõ hơn về khả năng của hàm IFERROR trong Google Sheets, các bạn có thể tham khảo một số ví dụ thực tế sau đây:

Cách sử dụng hàm IFERROR cơ bản  để thay thế lỗi bằng giá trị cố định

Hàm IFERROR trong Google Sheets giúp bạn kiểm soát lỗi xuất hiện trong các phép tính bằng cách thay thế lỗi đó bằng một giá trị cố định. Cụ thể như số 0, chuỗi rỗng hoặc các thông báo không tìm thấy như trong các ví dụ sau đây:

*Bảng dữ liệu ví dụ:

Hàm IFERROR xử lý thay thế lỗi chia cho 0 bằng 0

Khi một công thức trong bảng tính chia cho 0 sẽ xảy ra lỗi #DIV/0!. Nếu bảng tính của bạn gặp tình trạng này, hãy sử dụng hàm IFERROR để công thức trả về cho bạn một giá trị có ý nghĩa hơn.

Ví dụ: Với bảng dữ liệu trên, bảng tính Giá trung bình (Doanh thu/Số lượng) trong cột D. Tuy nhiên, vì cột C cho giá trị bằng 0, nên sẽ có công thức dẫn tới lỗi #DIV/0!. Nếu không dùng IFERROR, ô cột D4 sẽ hiển thị #DIV/0!.

Để cột D4 không hiển thị lỗi này, bạn hãy cùng hàm IFERROR trong công thức như sau:

Công thức:

=IFERROR(B2/C2; 0)

Trong đó:

• B2/C2: Đây là công thức gốc mà chúng ta muốn kiểm tra.
• 0: Đây là giá trị sẽ được trả về nếu B2/C2 gặp lỗi (ví dụ: khi C2 bằng 0 hoặc trống).

Kết quả:

Hàm IFERROR thay thế lỗi tìm kiếm bằng Không tìm thấy

VLOOKUP được biết tới là một hàm tìm kiếm mạnh mẽ. Khi sử dụng hàm VLOOKUP không đúng cách sẽ gây ra lỗi #N/A khi giá trị tìm kiếm không được tìm thấy trong phạm vi dữ liệu. Để bảng tính không hiển thị lỗi #N/A, bạn có thể dùng hàm IFERROR để thay thế thông tháo này thành “Không tìm thấy”.

Ví dụ: Với bảng dữ liệu trên, bạn muốn tra cứu tên sản phẩm tương ứng với mã trong cột Mã SP tìm kiếm. Nếu mã không tồn tại trong bảng dữ liệu, hàm VLOOKUP sẽ trả về lỗi #N/A. Khi sử dụng hàm IFERROR, thông báo sẽ hiển thị “Không tìm thấy”.

Công thức cụ thể như sau:

=IFERROR(VLOOKUP(E2; A2:B4; 2; FALSE); “Không tìm thấy”)

Trong đó:

• VLOOKUP(E2, A2:B4, 2, FALSE): tìm tên sản phẩm theo mã.
• “Không tìm thấy” là giá trị thay thế nếu mã không tồn tại.

Kết quả:

IFERROR kết hợp với một số các hàm khác

Hàm IFERROR không chỉ giúp xử lý lỗi đơn giản, mà còn hỗ trợ nhiều lỗi ở các hàm phức tạp khác. Dưới đây là các tình huống phổ biến khi bạn dùng hàm IFERROR kết hợp với các hàm thông dụng trong bảng tính:

*Bảng dữ liệu ví dụ:

IFERROR với hàm SUM

Trong các báo cáo tổng kết, bạn cần tính tổng doanh số nhưng dữ liệu thiếu hoặc sai định dạng sẽ gây lỗi. Để thay thế cách hiển thị của lỗi này, bạn sử dụng hàm IFERROR trong công thức hàm SUM với bảng dữ liệu trên cụ thể như sau:

Công thức:

=IFERROR(SUM(B2:D2); 0)

Trong đó:

• SUM(B2:D2) tính tổng doanh số từ Tháng 1 đến Tháng 3.
• Nếu có lỗi (ví dụ dữ liệu là chữ, rỗng toàn bộ…), IFERROR sẽ trả về kết quả bằng 0 thay vì lỗi.

Kết quả:

IFERROR với hàm IF

Nếu bạn muốn so sánh doanh số trung bình với mục tiêu, công thức hàm IF sẽ phát sinh lỗi nếu phần trung bình gặp vấn đề. Lúc này, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý lỗi.

Công thức:

=IFERROR(IF(AVERAGE(B2:D2) >= E2; “Đạt”; “Chưa đạt”); “Dữ liệu lỗi”)

Trong đó:

• Nếu phần AVERAGE(B2:D2) hoạt động bình thường → IF so sánh với mục tiêu.
• Nếu lỗi xảy ra → hàm IFERROR trả về “Dữ liệu lỗi”.

Kết quả:

IFERROR với hàm INDEX, MATCH

Khi tra cứu thông tin dựa vào mã nhân viên, kết hợp INDEX và MATCH là giải pháp phổ biến. Tuy nhiên, nếu mã không tồn tại hoặc sai thì sẽ gây ra lỗi #N/A.

Ví dụ, từ bảng dữ liệu trên, bạn cần tra cứu tên nhân viên theo mã. Bạn dùng hàm MATCH để tìm dòng và hàm INDEX để trả về tên nhân viên tương ứng, hàm IFERROR để thay thế lỗi không tìm thấy.

Công thức:

=IFERROR(INDEX(A2:A5; MATCH(“NV01”; F2:F5; 0)); “Không tìm thấy”)

Trong đó:

• MATCH(“NV01”; F2:F5;0) trả về vị trí dòng chứa mã NV01.
• INDEX(A2:A5, …) lấy tên tương ứng.
• Nếu mã không có → lỗi, được thay bằng “Không tìm thấy”.

Kết quả:

Các lỗi phổ biến và cách xử lý với IFERROR

Trong quá trình làm việc với Google Sheets, việc gặp phải các thông báo lỗi là điều khó tránh khỏi. Dù các lỗi có khiến bảng tính của bạn gặp khó khăn thì bạn đều có thể khắc phục được bằng cách sử dụng hàm IFERROR. Dưới đây là một số lỗi phổ biến trong công thức, bạn có thể sử dụng hàm IFERROR để xử lý như sau:

Lỗi #DIV/0! (Lỗi chia cho số 0)

Lỗi này xảy ra khi bạn thực hiện một phép toán chia cho số 0 hoặc một ô trống. Bởi trong toán học, phép chia số 0 là không xác định. Google Sheets sẽ trực tiếp báo lỗi ngay trong bảng tính. 

Khi gặp lỗi này, bạn chỉ cần sử dụng hàm IFERROR với công thức như sau:

=IFERROR(Giá_trị_cần_chia / Số_chia, Giá_trị_thay_thế_khi_lỗi)

*Ví dụ cụ thể:

• Nếu bạn muốn thay thế #DIV/0! bằng số 0: =IFERROR(C2/B2, 0)
• Nếu bạn muốn thay thế bằng một ô trống (thường dùng khi không muốn hiển thị bất kỳ giá trị nào): =IFERROR(C2/B2, “”)
• Nếu bạn muốn hiển thị một thông báo rõ ràng hơn: =IFERROR(C2/B2, “Không áp dụng”)

Lỗi #N/A (Lỗi giá trị không có sẵn hoặc không tìm thấy)

Lỗi #N/A xảy ra khi sử dụng các hàm tìm kiếm là VLOOKUP, HLOOKUP, MATCH, hoặc XLOOKUP. Lỗi này xuất hiện khi hàm tìm kiếm không thể tìm thấy giá trị mà bạn cần trong phạm vi dữ liệu đã cho. 

Nguyên nhân chủ yếu để gây ra lỗi này điển hình như là:

• Giá trị bạn muốn tìm kiếm không có trong cột/hàng đầu tiên của phạm vi tìm kiếm.
• Có lỗi chính tả trong giá trị tìm kiếm hoặc trong dữ liệu nguồn.
• Sự khác biệt về định dạng giữa giá trị tìm kiếm và dữ liệu nguồn (ví dụ: một là số, một là văn bản).
• Phạm vi tìm kiếm không chính xác hoặc không bao gồm dữ liệu cần tìm.

Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần kết hợp với hàm IFERROR công thức như sau:

=IFERROR(Công_thức_tìm_kiếm, Giá_trị_thay_thế_khi_lỗi)

*Ví dụ cụ thể:

• Để hiển thị thông báo “Sản phẩm không tồn tại”: 

=IFERROR(VLOOKUP(Mã_sản_phẩm, Bảng_dữ_liệu_sản_phẩm, 2, FALSE), “Sản phẩm không tồn tại”)

• Để trả về một ô trống khi nhiều ô không tìm thấy: =IFERROR(VLOOKUP(Mã_khách_hàng, Bảng_khách_hàng, 3, FALSE), “”)

Lỗi #REF! (Lỗi tham chiếu không hợp lệ)

Lỗi #REF! thường là do vấn đề tham chiếu đến một ô hoặc một dải ô không hợp lệ. Vì lý do là:

• Xóa hàng hoặc cột: Bạn xóa một hàng hoặc cột mà công thức của bạn đang tham chiếu trực tiếp hoặc một phần của phạm vi tham chiếu.
• Cắt và dán (Cut and Paste): Di chuyển các ô hoặc dải ô mà công thức đang tham chiếu đến một vị trí khác mà không cập nhật tham chiếu đúng cách.
• Lỗi trong công thức mảng: Công thức mảng cố gắng ghi đè lên các ô có chứa dữ liệu.
• Thiết lập tên phạm vi không đúng: Sử dụng một tên phạm vi đã bị xóa hoặc không hợp lệ.

Khi gặp lỗi này, bạn chỉ cần sử dụng hàm IFERROR và xử lý bằng công thức như sau:

=IFERROR(Công_thức_gây_lỗi_REF, Giá_trị_thay_thế_khi_lỗi)

*Ví dụ cụ thể:

• Nếu bạn muốn thông báo rõ ràng về lỗi tham chiếu:

=IFERROR(A1+B1, “Lỗi: Tham chiếu bị hỏng”)

• Nếu bạn chỉ muốn hiển thị ô trống:

=IFERROR(VLOOKUP(ID_sản_phẩm, ‘Bảng dữ liệu’!A:D, 3, FALSE), “”)

Lỗi #VALUE! (Lỗi kiểu dữ liệu sai)

Lỗi #VALUE! xuất hiện khi một đối số trong công thức có kiểu dữ liệu không đúng với yêu cầu của hàm. Nguyên nhân chính của vấn đề này có thể là:

• Phép tính số học với văn bản: Cố gắng cộng, trừ, nhân, chia một số với một ô chứa văn bản.
• Đối số sai kiểu cho hàm: Một hàm yêu cầu một số, nhưng bạn cung cấp một chuỗi văn bản. Ví dụ: DATEVALUE(“abc”).
• Ô trống khi hàm yêu cầu số: Một số hàm có thể trả về lỗi này nếu gặp ô trống mà không xử lý được.

Cách xử lý lỗi này khi áp dụng hàm IFERROR với công thức như sau:

=IFERROR(Công_thức_gây_lỗi_VALUE, Giá_trị_thay_thế_khi_lỗi)

*Ví dụ cụ thể:

• Nếu bạn muốn thay thế lỗi bằng 0 để tiếp tục các phép tính khác:

=IFERROR(A1+A2, 0)

• Để thông báo lỗi rõ ràng cho người dùng khi có dữ liệu không hợp lệ:

=IFERROR(AVERAGE(Bảng_điểm), “Dữ liệu điểm không hợp lệ”)

Lỗi #NAME? (Lỗi tên hàm không hợp lệ)

Lỗi #NAME? xuất hiện khi Google Sheets không thể nhận diện được một tên nào đó trong công thức của bạn. Cụ thể là do:

• Gõ sai tên hàm: Ví dụ: bạn gõ =SUMM(A1:A5) thay vì =SUM(A1:A5).
• Tên vùng không được định nghĩa: Bạn tham chiếu đến một tên vùng (named range) mà bạn chưa đặt hoặc đã xóa.
• Sử dụng chuỗi văn bản không đặt trong dấu ngoặc kép: Nếu bạn muốn hiển thị một chuỗi văn bản trong công thức (ví dụ như trong hàm IF), bạn phải đặt nó trong dấu ngoặc kép (“). Nếu không, Google Sheets sẽ cố gắng tìm kiếm một tên hàm hoặc tên vùng trùng với chuỗi đó.

Cách xử lý tốt nhất với lỗi này qua hàm IFERROR cụ thể theo công thức như sau:

=IFERROR(Công_thức_gây_lỗi_NAME, Giá_trị_thay_thế_khi_lỗi)

*Ví dụ cụ thể:

• Để thay thế lỗi bằng một thông báo nhắc nhở người dùng:

=IFERROR(AVARAGE(B2:B10), “Lỗi: Kiểm tra lại tên hàm”)

• Để ẩn lỗi khi biết lỗi là do tên hàm chưa đúng:

=IFERROR(SUMPRODCT(D2:D10, E2:E10), “”)

Lỗi #NUM! (Lỗi số không hợp lệ)

Lỗi #NUM! xuất hiện một công thức tạo ra một giá trị số không hợp lệ. Lý do của vấn đề này là:

• Giá trị số quá lớn hoặc quá nhỏ: Kết quả của phép tính vượt quá giới hạn mà Google Sheets có thể xử thị.
• Đối số không hợp lệ cho hàm toán học: Ví dụ: tính căn bậc hai của một số âm (=SQRT(-1)), tính logarit của một số âm hoặc 0 (=LOG(-5)).

Cách xử lý lỗi này với hàm IFERROR theo công thức như sau:

=IFERROR(Công_thức_gây_lỗi_NUM, Giá_trị_thay_thế_khi_lỗi)

*Ví dụ cụ thể:

• Để thay thế lỗi bằng thông báo khi giá trị không thể tính toán:

=IFERROR(SQRT(A2), “Không thể tính căn bậc hai (số âm)”)

>>> Xem thêm: Cách sử dụng hàm TIMEVALUE trong Google Sheets

Lời kết

Hàm IFERROR trong Google Sheets là công cụ xử lý lỗi hữu ích. Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng tính Google Sheets thì nên tập làm quen với việc sử dụng hàm IFERROR như một phần không thể thiếu trong mọi công thức.

Bên cạnh đó, người dùng cũng nên sử hữu riêng cho mình ứng dụng Google Sheet bản quyền bằng cách mua ngay gói Google Workspace bản quyền.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về cách dùng hoặc gặp lỗi cụ thể trong bảng tính, đừng ngần ngại liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây. Đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn 24/7, giải đáp mọi thắc mắc và vấn đề. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777