Google Currents là gì? Sự đổi mới của Currents mà doanh nghiệp nên biết

Một trong những công cụ giao tiếp nội bộ công ty hiệu quả và bảo mật mà doanh nghiệp cần biết đó chính là Google Currents (hiện nay là Spaces tích hợp trong Google Chat) – một nền tảng nơi các nhóm có thể chia sẻ ý tưởng, lãnh đạo có thể kết nối với nhân viên và mọi người đều có thể cập nhật thông tin? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về Google Currents là gì, các tính năng của nó và cách nó có thể mang lại lợi ích cho tổ chức doanh nghiệp.

Google Currents là gì?

Google Currents là một công cụ liên lạc nội bộ được thiết kế dành riêng cho các tổ chức sử dụng Google Workspace, trước đây gọi là G Suite. Ra mắt vào năm 2011, nó nhằm mục đích tạo ra một nền tảng để nhân viên kết nối, chia sẻ ý tưởng và cập nhật thông tin trong toàn công ty.

Tuy nhiên, Google đã thông báo vào năm 2021 rằng họ sẽ chuyển đổi người dùng từ Currents sang Spaces, một tính năng trong Google Chat. Mặc dù Currents không còn là một sản phẩm độc lập nhưng chức năng cốt lõi của nó là thúc đẩy giao tiếp nội bộ vẫn tồn tại trong Spaces.

Tính năng của Google Currents (Spaces Chat)

Mặc dù Google Currents không còn là một nền tảng đang hoạt động nữa và đã được Spaces thay thế trong Google Chat vào tháng 7 năm 2023, nhưng nền tảng này vẫn cung cấp một bộ tính năng độc đáo được thiết kế để tăng cường hoạt động giao tiếp và cộng tác nội bộ trong các tổ chức sử dụng Google Workspace. Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu sâu hơn về các chức năng của Google Currents.

Trung tâm cộng đồng

Currents không chỉ là một công cụ phát sóng. Nó thúc đẩy một môi trường hướng đến cộng đồng bằng cách cho phép nhân viên tạo và tham gia các nhóm xoay quanh các phòng ban, dự án cụ thể hoặc thậm chí là chia sẻ sở thích.

Các “Cộng đồng” này hoạt động giống như các diễn đàn thảo luận nơi các thành viên có thể đăng thông tin cập nhật, đặt câu hỏi, chia sẻ ý tưởng và tham gia vào các cuộc trò chuyện theo chuỗi. Điều này tạo nên cảm giác thân thuộc và tạo điều kiện trao đổi kiến thức trong các nhóm có cùng một mục tiêu dự án hoặc chủ đề.

Luồng thông tin được cá nhân hóa

Không giống như các nền tảng truyền thông xã hội truyền thống nơi nguồn cấp dữ liệu thường chứa đầy nội dung không liên quan, Currents ưu tiên trải nghiệm người dùng với “Luồng” được cá nhân hóa.

Các nguồn cấp dữ liệu động này tổng hợp các cập nhật từ nhiều nguồn khác nhau. Người dùng có thể theo dõi các cộng đồng cụ thể, đồng nghiệp mà họ muốn duy trì kết nối và thậm chí cả các chủ đề liên quan đến công việc của họ. Điều này đảm bảo luồng của mỗi người dùng chỉ hiển thị thông tin phù hợp nhất, giảm tình trạng quá tải thông tin và giúp mọi người tập trung vào những gì quan trọng đối với vị trí, vai trò của họ.

Sáng tạo và chia sẻ nội dung

Currents không chỉ có mục đích thảo luận. Nó cho phép nhân viên chia sẻ thông tin và cập nhật có giá trị ở nhiều định dạng khác nhau. Người dùng có thể tạo bài đăng dựa trên văn bản, chia sẻ liên kết đến các bài viết hoặc tài nguyên có liên quan, tải tệp được lưu trữ trong Google Drive lên ngay trong Currents và thậm chí tận dụng đa phương tiện như hình ảnh và video để nâng cao bài đăng của họ. Tính linh hoạt này cho phép giao tiếp rõ ràng và hấp dẫn, thúc đẩy nền tảng chia sẻ kiến thức ngoài các cuộc trò chuyện dựa trên văn bản.

Khả năng hiển thị mục tiêu và kiểm soát quyền truy cập

Currents cung cấp khả năng kiểm soát chi tiết đối với khả năng hiển thị bài đăng. Người dùng có thể chọn chia sẻ công khai các bài đăng của họ trong toàn bộ tổ chức, giới hạn chúng trong các cộng đồng cụ thể hoặc nhắm mục tiêu  đến một nhóm đồng nghiệp được chọn. Điều này đảm bảo thông tin nhạy cảm đến được với đối tượng mục tiêu trong khi các thông tin cập nhật rộng hơn của công ty có thể được phổ biến một cách hiệu quả.

Ngoài ra, quản trị viên có thể tạo các “Luồng” tùy chỉnh để sắp xếp và nêu bật các thông báo quan trọng, tin tức của công ty hoặc các sáng kiến đang diễn ra. Những luồng tùy chỉnh này đảm bảo mọi người trong tổ chức đều có thể dễ dàng truy cập vào thông tin quan trọng bất kể họ theo dõi ai.

Tích hợp liền mạch với Google Workspace

Ưu điểm đặc biệt của Currents đó chính là khả năng tích hợp chặt chẽ với các công cụ khác của Google Workspace. Người dùng có thể dễ dàng nhúng tệp từ Google Drive trực tiếp vào bài đăng, cộng tác trên các tài liệu trong nền tảng bằng Docs hoặc thậm chí bắt đầu cuộc họp video với đồng nghiệp trực tiếp từ bài đăng bằng Google Meet.

Quy trình làm việc hợp lý này đã loại bỏ nhu cầu chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau, thúc đẩy môi trường làm việc hợp tác và hiệu quả hơn.

Mặc dù Google Currents hiện đã trở thành một phần lịch sử ứng dụng nhưng các tính năng mà nó cung cấp vẫn tiếp tục ảnh hưởng đến cách Google thiết kế các công cụ cộng tác trong Workspace. Hiểu được các chức năng của nó có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về tương lai của các nền tảng giao tiếp nội bộ và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.

Cách thức hoạt động của Google Currents

Google Currents, nền tảng của bộ Google Workspace, hoạt động như một mạng xã hội được thiết kế dành riêng cho nơi làm việc và tổ chức. Nó cung cấp một nền tảng năng động để chia sẻ thông tin, cộng tác trong các dự án doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết về cách thức hoạt động của Google Currents:

Chia sẻ và theo dõi các bài viết

Các bài viết được chia sẻ chính là cốt lõi của Google Currents. Đây là nơi bạn có thể chia sẻ thông báo, cập nhật dự án hoặc lên ý tưởng với đồng nghiệp. Ngoài ra, bạn có quyền kiểm soát chi tiết đối với những người xem bài đăng.

Bằng cách chọn các cộng đồng hoặc cá nhân cụ thể, bạn đảm bảo thông điệp của mình đến được với đối tượng phù hợp nhất. Ngoài ra, người dùng có thể theo dõi đồng nghiệp, lãnh đạo và cộng đồng để quản lý nguồn cấp dữ liệu cập nhật và thảo luận được cá nhân hóa mà họ quan tâm nhất.

Luồng và cộng đồng

Các luồng do quản trị viên quản lý, hoạt động giống như các bảng thông báo. Họ tuyển chọn nội dung xoay quanh các chủ đề được chỉ định, cho phép người dùng khám phá thông tin liên quan đến vai trò và sở thích của riêng cá nhân từng người. Giả sử nhóm marketing có một luồng dành riêng cho các chiến dịch sắp tới, trong khi bộ phận CNTT có thể có một luồng để khắc phục các sự cố phần mềm phổ biến.

Ngoài ra, Google Currents còn phát triển Cộng đồng. Tương tự như các nhóm bạn tìm thấy trên các nền tảng truyền thông xã hội khác, Currents cho phép người dùng tham gia các cộng đồng xoay quanh các dự án, phòng ban hoặc lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Điều này thúc đẩy các cuộc thảo luận tập trung và chia sẻ kiến thức trong các nhóm.

Kết hợp các thẻ để phân loại danh mục

Google Currents kết hợp các thẻ, một hệ thống tương tự như hashtag trên các nền tảng khác. Bằng cách thêm các thẻ có liên quan vào bài đăng của mình, bạn sẽ phân loại chúng, giúp người khác khám phá chúng dễ dàng hơn. Người quản lý nội dung thậm chí có thể tạo danh sách thẻ được tiêu chuẩn hóa để đảm bảo mọi người sử dụng những ngôn từ nhất quán.

Ngoài ra, Currents nhận thấy tầm quan trọng của việc giao tiếp rõ ràng ngay từ cấp quản lý. Người quản lý có thể được chỉ định làm người lãnh đạo trong nền tảng. Sau đó, các bài đăng của họ được đặt ở vị trí nổi bật hơn trong nguồn cấp dữ liệu của người dùng, đảm bảo các thông báo và cập nhật quan trọng từ cấp trên không bị thất lạc trong luồng thông tin.

Tạo không gian an toàn cho nội bộ doanh nghiệp

Về cốt lõi, Google Currents nhằm mục đích hợp lý hóa hoạt động giao tiếp và chia sẻ kiến thức giữa các nhóm và phòng ban. Nó thúc đẩy ý thức cộng đồng bằng cách cung cấp thông tin cho mọi người và cung cấp nền tảng cho các cuộc thảo luận cởi mở. Nhưng có lẽ quan trọng nhất, Currents cung cấp một không gian an toàn cho hoạt động liên lạc nội bộ, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm sẽ được lưu giữ trong tổ chức.

Bằng cách hiểu những chi tiết này về cách Google Currents hoạt động, bạn có thể tận dụng các tính năng của Google Currents để cải thiện sự cộng tác, cập nhật thông tin và góp phần tạo nên nơi làm việc gắn kết hơn.

Lợi ích của Google Currents đối với doanh nghiệp

Google Currents cung cấp một số lợi ích cho các doanh nghiệp muốn cải thiện hoạt động giao tiếp nội bộ, cộng tác và kết nối nhân viên. Cùng điểm qua một số ích lợi mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng Google Currents:

1. Cộng tác và chia sẻ kiến thức nâng cao

Currents liên kết các dữ liệu thông tin bằng cách cho phép nhân viên chia sẻ kiến thức, ý tưởng và các phương pháp hay nhất giữa các phòng ban. Các thành viên trong nhóm có thể theo dõi đồng nghiệp và cộng đồng có liên quan đến công việc của họ, đảm bảo họ luôn cập nhật về các dự án và sự phát triển quan trọng. Điều này thúc đẩy một môi trường hợp tác hơn, đổi mới và phát triển.

2. Cải thiện khả năng giao tiếp và tính minh bạch

Currents hợp lý hóa hoạt động giao tiếp bằng cách cung cấp nền tảng trung tâm cho các thông báo, cập nhật và thông điệp lãnh đạo của công ty. Các doanh nghiệp có thể nhắm mục tiêu đến các đối tượng cụ thể bằng bài đăng của mình, đảm bảo thông tin phù hợp đến đúng người. Sự minh bạch này giúp mọi người luôn được cập nhật thông tin và tham gia, giảm bớt sự nhầm lẫn và thông tin sai lệch.

3. Tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên

Currents không chỉ là nơi nhận những thông báo tĩnh khi mọi người bình luận, chia sẻ. Nó cho phép thảo luận, phản hồi và ghi nhận thông qua nhận xét và lượt thích. Giao tiếp hai chiều này thúc đẩy ý thức cộng đồng và hỗ trợ nhân viên tham gia vào văn hóa công ty. Các tính năng công nhận có thể làm nổi bật thành tích của nhân viên, nâng cao hơn nữa tinh thần và sự gắn kết.

4. Phân phối nội dung được nhắm mục tiêu

Với Luồng và thẻ tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể quản lý nội dung cụ thể cho các nhóm hoặc dự án khác nhau. Điều này đảm bảo nhân viên chỉ nhìn thấy thông tin liên quan đến công việc của cá nhân mỗi người, giảm tình trạng quá tải thông tin và nâng cao hiệu quả.

5. Tăng khả năng truy cập và bảo mật

Là nền tảng dựa trên đám mây, Currents cho phép nhân viên truy cập thông tin và tham gia thảo luận từ bất kỳ thiết bị nào, thúc đẩy việc sắp xếp công việc linh hoạt. Ngoài ra, các biện pháp bảo mật mạnh mẽ của Google đảm bảo thông tin của công ty luôn được an toàn trong tổ chức.

Phân biệt Google Currents (Spaces Chat) vs Slack

Nếu như bạn đang phân vân giữa Google Currents với Slack cho mục đích giao tiếp và cộng tác thì hãy tham khảo bảng sau đây để dễ dàng đưa ra lựa chọn nhé.

Ứng dụng thực tế của Google Currents

Google Currents đã được phát triển và vượt ra ngoài khả năng tương tác đơn giản trên mạng xã hội trong công ty. Ứng dụng thực tế của nó nằm ở việc tối ưu hóa quy trình làm việc và thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhóm. Sau đây là những ứng dụng thực tế của Google Currents giúp doanh nghiệp hiểu thêm về nền tảng này:

1. Cập nhật về quản lý dự án và nhóm

Currents cho phép các luồng chuyên dụng tập trung vào các dự án cụ thể. Các thành viên trong nhóm có thể chia sẻ thông tin cập nhật, tài liệu và ý tưởng ở một vị trí tập trung. Điều này thúc đẩy tính minh bạch, giữ mọi người trên cùng một trang và loại bỏ sự cần thiết của các chuỗi email rải rác.

2. Chia sẻ kiến thức nội bộ

Các cộng đồng trong Currents trở thành trung tâm để các chuyên gia chia sẻ các phương pháp hay nhất, khắc phục sự cố và cùng nhau xây dựng nền tảng kiến thức nội bộ. Điều này làm giảm sự phụ thuộc vào các nguồn lực bên ngoài và thúc đẩy văn hóa học tập trong tổ chức.

3. Thông báo trên toàn công ty 

Hợp lý hóa các thông báo trên toàn công ty thông qua Currents đảm bảo mọi người đều nhận được thông tin quan trọng kịp thời. Các nhà lãnh đạo có thể sử dụng Leader Posts để làm nổi bật các thông điệp chính và đảm bảo khả năng hiển thị. Những người mới tuyển dụng có thể được chuyển hướng đến các cộng đồng có liên quan để tìm tài liệu giới thiệu và kết nối với đồng nghiệp.

4. Brainstorm và hợp tác sáng tạo

Currents hỗ trợ tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận mở và chia sẻ ý tưởng. Các thành viên trong nhóm từ các bộ phận khác nhau có thể cùng nhau tham gia vào luồng cộng đồng để đưa ra các giải pháp, chia sẻ nội dung sáng tạo và xây dựng ý tưởng của nhau.

Bằng cách triển khai các ứng dụng thực tế này, Google Currents có thể thay đổi cách tổ chức doanh nghiệp hoạt động, thúc đẩy môi trường làm việc có nhiều thông tin, hợp tác và hiệu quả hơn.

Một số câu hỏi thường gặp về Google Currents

1. Điều gì đã xảy ra với Google Currents? Nó được thay thế bằng ứng dụng nào khác phải không?

Google Currents đã được thay thế bằng Spaces tích hợp trong ứng dụng Google Chat. Điều này có nghĩa là nền tảng Currents ban đầu bị loại bỏ. Google đã di chuyển những tính năng, dữ liệu từ Google Currents sang Spaces của Google Chat từ tháng 7 năm 2023 mà không làm ảnh hưởng quá nhiều đến người dùng.

2. Tôi sử dụng Currents để đưa ra thông báo cho các nhóm và phòng ban trong công ty. Tôi có thể làm điều tương tự trong Spaces không?

Chắc chắn rồi! Spaces cung cấp các chức năng tương tự như Currents, bao gồm cả việc tạo các bài đăng được nhắm mục tiêu cho các nhóm được chỉ định. Quản trị viên còn có thể kiểm soát ai xem bài đăng trong tổ chức doanh nghiệp.

3. Tôi thích theo dõi các cộng đồng trên Currents để luôn cập nhật các cuộc thảo luận về dự án. Điều đó sẽ hoạt động như thế nào trong Spaces?

Spaces sẽ vẫn cho phép thảo luận nhóm, tương tự như các cộng đồng của Currents. Hiện nay, các tính năng như cuộc trò chuyện theo chủ đề đã được triển khai trong Spaces, hỗ trợ mọi người có thể thảo luận sôi nổi và thuận tiện hơn, dễ đưa ra những ý tưởng và sáng kiến trong doanh nghiệp.

4. Trong Currents, tôi có thể gắn thẻ bài đăng để tìm kiếm dễ dàng hơn. Tôi vẫn có thể làm điều đó trong Spaces đúng không?

Bạn vẫn có thể thực hiện hệ thống hashtag để phân loại nội dung trong Spaces. Tính năng này sẽ cho phép bạn tìm thấy thông tin liên quan đến sở thích và dự án của bạn.

5. Spaces hiện tại đã có sẵn trên các phiên bản Google Workspace nào?

Hiện đã có Spaces trong Google Chat, phiên bản kế thừa của Google Currents, hiện có sẵn trong các phiên bản Google Workspace Business và Enterprise. Quản trị viên Workspace có quyền kiểm soát những người có thể tạo và tham gia Spaces trong tổ chức.

Lời kết

Tóm lại, bằng việc hiểu hơn về Google Currents là gì, người dùng doanh nghiệp có thể biết rõ hơn về cách dùng cũng như tính năng trong Spaces. Với trọng tâm là khả năng liên lạc và khám phá hợp lý, Spaces kế thừa và trở thành một công cụ có giá trị giúp mọi người trong tổ chức của bạn được kết nối và cập nhật thông tin. Hãy liên hệ ngay với GCS Vietnam qua Livechat để được tư vấn các gói giải pháp Google Workspace phù hợp để trải nghiệm Spaces ngay từ hôm nay!