Cách đặt mật khẩu cho Google Sheets để bảo vệ dữ liệu hiệu quả

Không giống như Excel, công cụ Google Sheets giúp bạn xử lý dữ liệu tính toán trực tuyến nhưng lại không hỗ trợ đặt mật khẩu trực tiếp. Do đó, trong bài viết này GCS Việt Nam sẽ hỗ trợ và hướng dẫn các bạn cách đặt mật khẩu cho Google Sheets gián tiếp quá các tính năng bảo vệ. Từ đó, dữ liệu trang tính của bạn sẽ được đảm bảo an toàn tuyệt đối  nhất, cùng tham khảo ngay nhé. 

Tại sao nên đặt mật khẩu cho Google Sheets?

Hiện tại, công cụ Google Sheets chưa hỗ trợ tính năng đặt mật khẩu trực tiếp như Microsoft Excel. Tuy nhiên, người dùng vẫn có thể sử dụng một số phương pháp bảo mật khóa Sheet trong trang tính để kiểm soát quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu một cách hiệu quả. 

Ngoài ra, việc đặt mật khẩu cho Google Sheets còn giúp: 

Bảo vệ dữ liệu và các thông tin quan trọng

Các file Google Sheets thường chứa các thông tin khách hàng, kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh hoặc dữ liệu dự án,…. Việc để bị lộ hoặc mất quyền kiểm soát các dữ liệu này có thể gây ra các hậu quả nghiêm trọng. Như là mất lòng tin với khách hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hoặc vi phạm bảo mật. 

Ngăn chặn việc chia sẻ chỉnh sửa tệp trái phép

Đối với một tài khoản bị chia sẻ rộng rãi mà không có sự kiểm soát thì ai cũng có thể tự ý chỉnh sửa nội dung, sao chép dữ liệu thậm chí là xóa dữ liệu quan trọng. Do đó, việc đặt mật khẩu hoặc giới hạn quyền chỉnh sửa trong Google Sheets sẽ giúp bạn ngăn ngừa các rủi ro trên một cách hiệu quả nhất. 

Kiểm soát nghiêm ngặt quyền truy cập khi chia sẻ

Với các dữ liệu Google Sheets, bạn có thể thực hiện các quyền như chia sẻ theo cấp độ chỉ xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa. Bạn cũng có thể hạn chế chỉnh sửa từng dải ô hoặc cả trang tính, cũng như thiết lập cảnh báo khi có ai đó chỉnh sửa tài liệu. Đây được xem là những tính năng tạo ra lớp mật khẩu gián tiếp để giúp người dùng kiểm soát được file tài liệu của mình. 

Cách đặt mật khẩu cho Google Sheets chi tiết

Như đã nói, Google Sheets hiện không hỗ trợ tính năng đặt mật khẩu trực tiếp mà bạn chỉ thiết lập được giới hạn quyền truy cập và khóa Sheet cho người dùng. Để thực hiện thao tác đặt mật khẩu cho Google Sheets gián tiếp này, bạn chỉ cần thực hiện các bước khóa trang tính hoặc dải ô như sau:

 – Bước 1: Đầu tiên, người dùng truy cập vào giao diện của bảng tính Google Sheets muốn đặt mật khẩu.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn thực hiện nhấn chuột trái vào phần Sheets phía dưới >> chọn Bảo vệ trang tính.

– Bước 3: Tại bước này, bạn thực hiện chọn vào trang tính và dải ô được bảo vệ. Sau đó, bạn có thể chọn vào phần dải ô hoặc trang tính để tạo mật khẩu bảo mật. 

+ Phần dải ô – bạn chọn ô và kéo vùng dữ liệu trên bảng tính để xác định các ô cần được tạo mật khẩu.

+ Phần trang tính – bạn chọn phần Sheets muốn khóa để  thực hiện bảo mật dữ liệu.

 – Bước 4: Sau khi lựa chọn các chế độ phù hợp, bạn nhấn vào phần Đặt quyền để áp dụng thiết lập bảo mật lên trang tính. 

– Bước 5: Sau đó, cửa sổ sẽ thiết lập quyền chỉnh sửa phạm vi hiện ra, bạn chỉ cần chọn Giới hạn người có thể chỉnh sửa phạm vi này. Tiếp đó, bạn chọn vào Chỉ bạn hoặc Tùy chỉnh đối tượng được chỉnh sửa > sau đó chọn Xong. 

– Bước 6: Ngay sau đó, bạn sẽ thấy bảng tính được khóa thành công.

Cách gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ trong Google Sheets

Nếu như bạn cảm thấy trang tính của mình không cần bảo vệ nữa, có thể gỡ bỏ đặt mật khẩu cho Google Sheets bảo vệ. Cách thức gỡ bỏ cũng tương đối đơn giản, bạn chỉ cần thực hiện các bước tương tự như đặt mật khẩu cho Google Sheets như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện truy cập vào bảng tính Google Sheets để gỡ bỏ mật khẩu.

– Bước 2: Sau đó, bạn tiếp tục chọn vào phần tên Sheet bên dưới, nhấn chuột trái >> chọn Bảo vệ trang tính.

– Bước 3: Lúc này, cửa sổ trang tính và dải ô được bảo vệ sẽ mở ra. Để gỡ đặt mật khẩu cho Google Sheets bảo vệ, bạn chỉ cần chọn vào thùng rác và xóa bỏ thiết lập là hoàn tất. 

Lưu ý quan trọng khi đặt mật khẩu cho Google Sheets

Việc đặt mật khẩu cho Google Sheets không đơn thuần là một thao tác kỹ thuật mà còn là một phần quan trọng trong chiến lược bảo mật dữ liệu cá nhân hoặc tổ chức. Tuy nhiên, Google Sheets không hỗ trợ đặt mật khẩu trực tiếp cho file như Microsoft Excel. Do đó, người dùng cần đặc biệt lưu ý khi sử dụng phương pháp đặt mật khẩu gián tiếp là giới hạn quyền truy cập để bảo vệ vùng dữ liệu như sau:

Chỉ chia sẻ file với người đáng tin cậy

Khi bạn chia sẻ file Google Sheets qua email, bạn hãy đảm bảo rằng chỉ người có liên quan và đáng tin cậy mới nhận được quyền truy cập. Bạn không nên chia sẻ quyền chỉnh sửa tràn lan cho người khác nếu bạn không muốn họ thay đổi nội dung trong bảng tính. Đồng thời, bạn cũng nên hạn chế chia sẻ link công khai. Bởi vì ai có được link đều có thể truy cập xem và chỉnh sửa các nội dung. 

Tận dụng tối đa tính năng bảo vệ trang tính và dải ô

Tính năng Bảo vệ trang tính và dải ô sẽ giúp bạn kiểm soát người được phép chỉnh sửa từng phần của tài liệu. Đây cũng được xem là hình thức đặt mật khẩu gián tiếp thông qua việc phân quyền. Tuy nhiên, bạn cần biết thêm một số những lưu ý rằng chỉ nên:

• Cho phép chỉnh sửa với các tài khoản nhất định và cần thiết.
• Thiết lập cảnh báo khi ai đó thay đổi dữ liệu của người dùng.
• Khóa toàn bộ trang tính nếu không muốn người khác chỉnh sửa bất kỳ nội dung quan trọng nào. 

Không sử dụng tiện ích (add-on) không rõ nguồn gốc

Một số tiện ích mở rộng có thể giúp bạn đặt mật khẩu cho Google Sheets gián tiếp. Nhưng thực thế chúng có thể yêu cầu quyền truy cập sâu vào tài khoản Google của chính bạn. Điều này sẽ đặc biệt gây ra những rủi ro nghiêm trọng về việc rò rỉ dữ liệu hay đánh cắp thông tin của người dùng. Nếu cần sử dụng, bạn hãy chọn các tiện ích từ nguồn uy tín như Google Workspace Marketplace và đọc kỹ đánh giá từ người dùng khác.

Sao lưu các file quan trọng định kỳ

Dù bạn đã bảo vệ file kỹ lưỡng nhưng vẫn nên sao lưu thường xuyên tài liệu. Bởi việc tạo bản sao file Google Sheets định kỳ cũng là cách bạn bảo mật dữ liệu của mình. Ngoài ra, điều này còn giúp đảm bảo không mất dữ liệu nếu xảy ra lỗi trong quá trình bảo vệ hoặc chỉnh sửa. 

Quản lý quyền trên Google Drive chặt chẽ

Ngoài cài đặt mật khẩu cho Google Sheets, bạn cũng có thể kiểm soát quyền truy cập chỉnh sửa xem trên Google Drive. Tuy nhiên, bạn cần phải cài đặt quyền chia sẻ với người cụ thể. Đặc biệt, bạn không cho phép tải xuống, sao chép hoặc in với người chỉ có quyền chỉ xem. Với những người dùng không cần thiết cần phải gỡ quyền truy cập. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp trong quá trình đặt mật khẩu cho Google Sheets. 

Nếu quên mật khẩu thì file Google Sheets có mở được không?

Thực tế, công cụ Google Sheets không hỗ trợ đặt mật khẩu trực tiếp như Excel, nên khả năng quên mật khẩu chỉ xảy ra trong trường hợp người dùng sử dụng tính năng nâng cao. Ví dụ như dùng Google Apps Script để tạo lớp mật khẩu giả lập hoặc sử dụng tiện ích mở rộng.

Tuy nhiên, khi sử dụng tính năng này thì bạn có thể sử dụng cách quên mật khẩu chỉ khi bạn là chủ sở hữu file, có thể vào Trình chỉnh sửa Script (Apps Script) để chỉnh sửa hoặc gỡ bỏ đoạn mã yêu cầu mật khẩu.

*Lưu ý quan trọng: Google không cung cấp tính năng khôi phục “mật khẩu” giả lập bằng script. Do đó, nếu bạn áp dụng phương pháp này, hãy ghi nhớ hoặc sao lưu mật khẩu ở nơi an toàn để tránh mất quyền truy cập.

File Google Trang tính sau khi đặt mật khẩu có thể chỉnh sửa tiếp được không?

Câu trả lời là có. Tuy nhiên, điều này sẽ phụ thuộc vào cách đặt mật khẩu cho Google Sheets mà bạn chọn. Nếu bạn áp dụng cách bảo vệ trang tính và dải ô thì người được cấp quyền vẫn có thể chỉnh sửa bình thường trong phạm vi cho phép. Ví dụ:

• Người được chỉ định có thể chỉnh sửa các vùng không bị khóa.
• Chủ sở hữu hoặc người quản lý quyền có thể vào mục Dữ liệu > Bảo vệ trang tính và dải ô để điều chỉnh hoặc gỡ bỏ bảo vệ nếu cần.

Trong khi đó, nếu bạn dùng tiện ích hoặc Google Apps Script để giả lập màn hình nhập mật khẩu, thì chỉ khi mật khẩu đúng được nhập vào thì file mới cho phép thao tác. Trong trường hợp này, sau khi mở khóa qua mã script, file vẫn có thể chỉnh sửa như bình thường.

Làm thế nào để biết file Google Trang tính đã đặt mật khẩu?

Vì công cụ Google Sheets không có tính năng đặt mật khẩu trực tiếp, nên việc kiểm tra file có được bảo vệ hay không dựa vào các dấu hiệu như sau:

• Kiểm tra quyền chỉnh sửa vùng dữ liệu

Bạn vào danh mục Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô. Nếu có dải ô hoặc trang tính đang được khóa, bạn sẽ thấy chúng hiển thị ngay ở bảng điều khiển bên phải. 

• Kiểm tra quyền truy cập tổng thể file 

Để kiểm tra bạn cần truy cập vào nút Chia sẻ góc phải màn hình và xem ai có quyền truy cập cũng như được cấp quyền truy cập. Nếu chỉ bạn hoặc người cụ thể được cấp quyền, nghĩa là file đang được bảo vệ tốt.

• Kiểm tra có sử dụng tiện ích hoặc mã Script không

Bạn cũng có thể sử dụng tiện ích trình chỉnh sửa Apps Script để kiểm tra file xem đã được bảo vệ mật khẩu hay chưa. Bằng cách nhanh nhất là kiểm tra xem có đoạn mã nào yêu cầu nhập mật khẩu hay kiểm tra quyền truy cập hay không. Nếu có, file có thể đang sử dụng một lớp bảo vệ tùy chỉnh nào đó. 

Google Sheets có chức năng mã hóa file như Excel không?

Không. Google Sheets không có chức năng mã hóa tệp như Microsoft Excel. Trong Excel, bạn có thể mã hóa tệp với mật khẩu bảo vệ ở cấp độ hệ thống file. Còn với Google Sheets, tất cả dữ liệu được lưu trữ trên đám mây và bảo mật dựa vào tài khoản Google, phân quyền chia sẻ. 

Lời kết

Dù Google Sheets không hỗ trợ đặt mật khẩu trực tiếp, bạn vẫn có thể đặt mật khẩu cho Google Sheets bằng cách mà chúng tôi đã giới thiệu bên trên. Và nếu còn bất cứ thắc mắc cũng như câu hỏi gì về tính năng này, các bạn có thể liên hệ với GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ sớm nhất từ các chuyên gia. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777