04 Cách chèn file PDF vào Google Sheets đơn giản và dễ dàng

Việc chèn file PDF vào Google Trang tính sẽ giúp người dùng quản lý tài liệu hiệu quả, kết hợp được với các dữ liệu khách linh hoạt. Nếu bạn đang có nhu cầu chèn file PDF vào Google Trang tính thì đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây. GCS Việt Nam sẽ bật mí cho các bạn 04 cách chèn file PDF vào Google Sheets đơn giản dễ thực hiện nhất. Cùng tham khảo ngay nhé. 

Một số lợi ích đặc biệt của việc chèn file PDF vào Google Sheets

Việc chèn file PDF vào Google Sheets không chỉ đơn thuần là một thao tác mà nó còn mang nhiều lợi ích thiết thực khác cho người sử dụng trong quá trình làm việc và quản lý dữ liệu như là:

• Tiết kiệm thời gian tổ chức tài liệu chuyên nghiệp

Thay vì phải mở nhiều ứng dụng khác nhau để xem các tài liệu hỗ trợ khi làm việc. Giờ đây, bạn có thể nhúng trực tiếp file PDF chứa thông tin chi tiết, báo cáo, hợp đồng hoặc bất kỳ tài liệu liên quan nào vào chính bảng tính Google Sheets. Khi thực hiện điều này, bạn sẽ nhanh chóng hơn trong việc đối chiếu dữ liệu và đưa ra những tính toán mà không bị gián đoạn trong quá trình làm việc. 

Ngoài ra, việc nhúng hoặc đính kèm file PDF vào Google Sheets với một cú nhấp chuột đơn giản còn giúp bạn quản lý tài liệu một cách khoa học hơn. Hơn nữa, việc làm này cũng giúp bạn tránh được những tình trạng thất lạc thông tin dữ liệu không mong muốn. 

• Tăng hiệu quả làm việc nhóm

Khi chia sẻ Google Trang tính đã được nhúng file PDF hoặc có liên kết đến tài liệu bản PDF, các thành viên trong nhóm có thể truy cập cùng nhau dễ dàng. Ngoài ra, họ có thể xem và chỉnh sửa bảng tính theo thời gian thực một cách đơn giản. 

Hiện nay, cách chèn file PDF vào Google Sheets được nhiều nhóm làm việc áp dụng. Bởi vậy, hiệu quả làm việc được tăng năng suất hơn và mọi người dễ dàng cùng nhau theo dõi thông tin mà không bị lệch hướng.

• Hỗ trợ phân tích dữ liệu

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cần trích xuất một phần thông tin từ PDF để đưa vào Google Sheets phân tích, lập kế hoạch hoặc báo cáo. Khi sử dụng cách chèn file PDF vào Google Trang tính, bạn sẽ dễ dàng áp dụng các công thức, biểu đồ hoặc bộ lọc. Hơn nữa, bạn cũng dễ dàng khai thác và trình bày được dữ liệu, nội dung thông tin một cách dễ hiểu và sinh động hơn. 

• Giảm tải việc đính kèm email

Thay vì đính kèm hàng loạt file PDF trong email hoặc tải từng file xuống, bạn chỉ cần gửi một file Google Sheets để tích hợp toàn bộ nội dung liên quan. Cách làm này không chỉ gọn nhẹ mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Đồng thời, người nhận file cũng dễ dàng theo dõi, quản lý tài liệu thuận tiện. 

• Tăng tính bảo mật và dễ dàng kiểm soát dữ liệu

Google Trang tính là một công cụ tiện lợi, vì nó cho phép bạn tùy chỉnh quyền truy cập cho từng người, từng file. Khi bạn thực hiện cách chèn file PDF vào Google Sheets bằng liên kết Google Drive sẽ có quyền giới hạn được người truy cập. Bạn sẽ giới hạn được ai có quyền xem, ai có quyền chỉnh sửa. Từ đó, tài liệu PDF của bạn được bảo vệ khỏi việc bị tải xuống hoặc chia sẻ ngoài ý muốn. 

04 Cách chèn file PDF vào Google Sheets đơn giản

Dưới đây là 04 phương pháp chèn file PDF vào Google Sheets đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay:

Phương pháp 1: Chèn PDF vào Google Trang tính bằng cách Chuyển đổi

Một cách tiếp cận trực tiếp để đưa nội dung PDF vào Google Sheets, đó là chuyển đổi file. Bạn thực hiện chuyển đổi file PDF thành định dạng Google Trang tính. Để thực hiện được phương pháp này, bạn sử dụng các công cụ. Bạn có thể sử dụng các công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến miễn phí hoặc trả phí để chuyển đổi file PDF sang các định dạng như CSV hoặc Excel, sau đó nhập file đã chuyển đổi vào Google Sheets. 

Một công cụ chuyển đổi file PDF trực tiếp sang Google Sheets mà đang được nhiều người sử dụng, đó là PDFgear. Với công cụ này, bạn không cần phải đăng ký tài khoản hay đăng nhập và hoàn toàn sử dụng miễn phí. Để thực hiện các bước chuyển đổi file sang Google Sheets, bạn thao tác với các bước sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào PDFgear PDF to Excel Online Converter.

– Bước 2: Sau đó, bạn đến phần Chọn tệp hoặc kéo thả file PDF vào vị trí thích hợp để xử lý.

– Bước 3: Tiếp theo, bạn đợi vài giây để PDFgear chuyển đổi PDF thành định dạng Excel trực tuyến. 

– Bước 4: Bạn nhấp vào Tải xuống để tải bảng Excel có thể thể chỉnh sửa vào máy tính cục bộ của mình.

– Bước 5: Mở bảng tính vừa tải xuống >> Chọn toàn bộ dữ liệu >> Nhấn vào chuột phải >> Nhấp vào mục Sao chép.

– Bước 6: Tiếp theo, mở Google Trang tính >> Nhấp vào chuột phải và chọn vị trí cần chèn nội dung PDF chuyển đổi >> Thực hiện thao tác Dán chèn nội dung vào Google Trang tính và hoàn tất.

*Lưu ý: Phương pháp chuyển đổi này chỉ xử lý cho một tệp file PDF tại một thời điểm nhất định. Đặc biệt, công cụ PDFgear này sử dụng mạng internet trực tuyến. Do đó, khi quá trình chuyển đổi bị ngắt mạng và sẽ không thành công.

Phương pháp 2: Thêm PDF vào Google Trang tính qua Liên kết

Một phương pháp đơn giản nữa để bạn chèn file PDF vào Google Sheets, đó chính là tạo một đường liên kết trực tiếp đến file đó. Điều này không nhúng trực tiếp nội dung PDF vào bảng tính, nhưng lại cho phép bất kỳ ai cũng có quyền truy cập vào bảng tính dễ dàng chỉ với một cú nhấp chuột. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho những ai muốn tham khảo tài liệu đầy đủ mà không cần phải hiển thị toàn bộ nội dung trong Trang tính. 

Để thực hiện phương pháp này, bạn cần tải file PDF lên nền tảng lưu trữ trực tuyến là Google Drive. Cách chèn file PDF vào Google Sheets nhờ công cụ Google Drive được thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng truy cập vào Google Drive >> nhấp vào danh mục Mới >> chọn Tải tệp lên và tải file PDF lên.

– Bước 2: Tiếp theo, người dùng chọn file và nhấp chuột trái để mở Chia sẻ >> nhấp chọn tiếp Sao chép được liên kết.

– Bước 3: Tiếp tục, người dùng mở Google Trang tính >> chọn vị trí muốn chèn liên kết >> nhấp chuột phải và Dán file vào.

Phương pháp 3: Nhúng PDF vào Google Trang tính dưới dạng Hình ảnh 

Mặc dù Google Sheets không cung cấp tính năng nhúng trực tiếp file PDF dưới dạng một đối tượng có thể tương tác đầy đủ. Nhưng bạn vẫn có thể hiển thị một hình ảnh đại diện của file PDF trong bảng tính. Phương pháp này hữu ích khi bạn muốn cung cấp một cái nhìn trực quan về nội dung của file PDF mà không cần người xem phải mở một liên kết bên ngoài.

Để thực hiện phương pháp này, bạn chỉ cần thực hiện theo cách chèn file PDF vào Google Sheets với các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn sử dụng bất kỳ một công cụ tạo hình chụp màn hình trang PDF. Sau đó, bạn lưu hình ảnh dưới dạng JPEG hoặc PNG.

 – Bước 2: Tiếp theo, bạn mở Google Trang tính và chọn vào ô muốn chèn hình ảnh.

– Bước 3: Bạn chọn Chèn trong thanh menu công cụ, di chuột đến Hình ảnh >> chọn Tải lên.

– Bước 4: Sau đó, bạn duyệt đến vị trí đã lưu ảnh để tải ảnh chèn lên và điều chỉnh kích thước để hoàn tất. 

Phương pháp 4: Chèn PDF vào Google Trang tính bằng các hàm của Google Trang tính

Mặc dù Google Sheets không có hàm trực tiếp nào để nhúng hoặc hiển thị nội dung file PDF, bạn có thể sử dụng các hàm và tính năng khác để tạo ra một cách gián tiếp liên kết hoặc tham chiếu đến thông tin trong file PDF (nếu file PDF đã được chuyển đổi hoặc chứa dữ liệu có thể trích xuất).

Dưới đây là các bước thực hiện cách chèn file PDF vào Google Sheets thông qua các hàm trang tính:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào Google Trang tính và xác định vị trí các ô muốn nhúng tệp PDF.

 – Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào nút Chức năng >> di chuột đến Tất cả >> chọn tiếp HYPERLINK.

– Bước 3: Nhập URL PDF và Văn bản liên kết vào hàm, bao quanh mỗi URL bằng dấu ngoặc kép như sau: =HYPERLINK(“URL”, “Link Text”). Sau đó nhấn Enter trên bàn phím để chèn PDF vào Google Sheets hoàn tất.

Như vậy, chúng tôi đã giới thiệu chi tiết 04 cách đơn giản để chèn file PDF vào Google Sheets. Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng của cá nhân mà các bạn có thể lựa chọn ra phương pháp thực hiện phù hợp để tối ưu hóa quy trình làm việc của mình với Google Sheets và các tài liệu PDF liên quan nhé. 

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện chèn file PDF vào Google Trang tính

Việc thực hiện cách chèn file PDF vào Google Sheets tuy đơn giản. Nhưng để đảm bảo tài liệu hiển thị đúng, truy cập được và không xảy ra các lỗi trong quá trình chia sẻ, người dùng cần lưu ý một vài vấn đề quan trọng. Dưới đây là một số lưu ý mà trong quá trình thực hiện cách chèn file PDF vào Google Sheets, bạn cần quan tâm nhất:

• Kiểm tra định dạng và nội dung file PDF trước khi chèn

Trước khi thực hiện quá trình chèn file PDF vào Google Sheet, bạn nên đảm bảo file PDF không bị lỗi font, chứa hình ảnh quá nặng hoặc mã hoá bảo vệ khiến việc hiển thị gặp khó khăn. Nếu bạn đang có dự định muốn chuyển đổi file PDF sang dạng bảng tính thì hãy kiểm tra và chắc chắn file được định dạng đúng cấu trúc. Từ đó, bảng tính Google Sheets mới đọc dữ liệu trong PDF của bạn được chính xác. 

• Sử dụng phương pháp phù hợp với đúng nhu cầu

Hiện nay, có rất nhiều cách chèn file PDF vào Google Sheets. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mục tiêu sử dụng thì bạn nên chọn phương pháp sao cho phù hợp nhất. Ví dụ, nếu chỉ cần dẫn link tài liệu, chèn liên kết Google Drive sẽ là phương pháp nhanh và gọn nhất. Nếu muốn người xem thấy được trực tiếp toàn bộ nội dung file PDF thì bạn nên chụp từng ảnh trong dữ liệu và dán vào Sheet. Nếu cần phân tích dữ liệu, bạn nên chuyển đổi file PDF sang bảng tính Excel rồi nhập vào Google Sheets. 

• Đảm bảo quyền truy cập khi chia sẻ tài liệu

Một lỗi phổ biến khi chèn file PDF vào Google Sheets qua liên kết, đó chính là người nhận không thể xem được file do bị giới hạn quyền truy cập. Bởi sau khi chèn xong, bạn hãy kiểm tra lại quyền chia sẻ của file PDF trong Google Drive. Lưu ý, bạn chỉ nên chia sẻ quyền chỉnh sửa tài liệu cho đối tượng đáng tin cậy. 

• Hạn chế sử dụng các hình ảnh có kích thước quá lớn

Nếu bạn thực hiện cách chèn file PDF vào Google Trang tính bằng ảnh chụp màn hình hoặc ảnh trích từ PDF, nên tối ưu lại kích thước ảnh trước khi chèn. Ảnh quá lớn có thể làm trang tính bị giật, chậm hoặc mất định dạng. Do đó, bạn nên cắt gọn ảnh đúng phần cần hiển thị và sử dụng định dạng ảnh nhẹ như JPEG hoặc PNG nén.

• Sử dụng công cụ hỗ trợ chuyển đổi uy tín

Khi bạn thực hiện việc chèn file bằng cách công cụ chuyển đổi như Adobe Acrobat, PDFTables, hoặc SmallPDF. Bạn nên tránh dùng các công cụ không rõ ràng về nguồn  gốc. Bởi vì, nếu sử dụng loại công cụ không chuẩn, nó sẽ làm để lộ dữ liệu cá nhân hoặc chèn mã độc vào file của bạn. Do đó, khi thực hiện quá trình chèn file PDF vào Google Sheets cần chú ý điều này. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về việc chèn file PDF vào Google Sheets.

Tôi có thể nhúng trực tiếp tệp PDF vào Google Trang tính không?

Không thể nhúng trực tiếp file PDF vào trong ô của Google Trang tính như một tệp hiển thị toàn bộ nội dung. Bạn chỉ có thể chèn file PDF vào Google Sheets theo các cách thay thế được kể ở bên trên bài viết. 

Google Trang tính có thể nhập dữ liệu từ chính tệp PDF không?

Không trực tiếp, nhưng có thể gián tiếp thông qua các công cụ chuyển đổi. Google Sheets không có chức năng tích hợp sẵn để đọc nội dung từ tệp PDF, nhưng bạn có thể thực hiện theo các cách chèn file PDF vào Google Sheets sau để trích xuất hoặc sử dụng dữ liệu:

• Chuyển đổi PDF sang Excel bằng các công cụ hỗ trợ như Adobe Acrobat, SmallPDF, PDFTables, sau đó mở file Excel đó trong Google Sheets.
• Sử dụng phần mềm OCR (nhận diện ký tự quang học) nếu nội dung PDF là ảnh, để chuyển dữ liệu thành văn bản có thể sao chép được vào trang tính.
• Google Drive OCR (trên Google Docs) có thể giúp bạn trích xuất văn bản từ một số file PDF dạng văn bản.

Tôi có thể xem trước nội dung PDF ngay trong Google Trang tính không?

Hiện tại, Google Sheets không hỗ trợ xem trực tiếp nội dung PDF ngay trong bảng tính. Tuy nhiên, bạn có thể:

• Chèn liên kết đến file PDF trên Google Drive, sau đó người dùng chỉ cần click vào là có thể xem trước.
• Nhúng ảnh chụp màn hình PDF vào ô, giúp người xem nắm sơ bộ nội dung.

Dung lượng file PDF có ảnh hưởng đến việc chèn vào Google Trang tính không?

Có. File PDF quá nặng sẽ ảnh hưởng đến việc tải, hiển thị hoặc dẫn link. Khi chèn file PDF vào Google Sheets, bạn nên:

• Giảm dung lượng bằng công cụ nén PDF (SmallPDF, ILovePDF…).
• Cắt nhỏ nội dung thành nhiều phần nếu cần chèn trực tiếp hoặc chuyển đổi.

Tôi có thể bảo mật file PDF đã chèn vào Google Sheets không?

Có. Nếu bạn chèn file PDF vào Google Trang tính thông qua liên kết Google Drive, bạn hoàn toàn có thể:

• Giới hạn người xem theo email.
• Cài đặt chỉ xem, không cho tải xuống.
• Ngăn chỉnh sửa hoặc chia sẻ lại.

Lời kết

Chèn file PDF vào Google Sheets là một giải pháp hiệu quả giúp bạn tối ưu hóa việc lưu trữ và xử lý dữ liệu rất tốt. Với những thông tin được chia sẻ trong bài viết, hy vọng sẽ hữu ích cho tất cả các bạn trong quá trình làm việc. Nếu còn bất cứ câu hỏi và thắc mắc gì liên quan đến tính năng, các bạn đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay cho GCS Việt Nam qua các kênh dưới đây để được hỗ trợ từ các chuyên gia. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777