03 Cách ngắt trang trong Google Docs đơn giản, dễ hiểu nhất

Ngắt trang là thao tác giúp định dạng văn bản của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong Google Docs. Bài viết dưới đây, GCS Việt Nam gợi ý cho bạn 03 cách ngắt trang trong Google Docs đơn giản, dễ thực hiện nhất. Cùng tham khảo nhé. 

Tại sao cần ngắt trang trong Google Docs?

Khi soạn thảo văn bản dài trong Google Docs, việc quản lý bố cục và đảm bảo tính thẩm mỹ của tài liệu bằng cách ngắt trang vô cùng quan trọng. Bởi đây không chỉ là thao tác tách biệt các phần nội dung trong tài liệu mà nó còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực hơn nữa. Đặc biệt là các loại tài liệu như luận văn, hợp đồng, báo cáo. Dưới đây là một số lý do tại sao bạn nên thực hiện cách ngắt trang trong Google Docs ngay:

• Thứ nhất, giúp chia tài liệu thành các phần riêng biệt.

Ngắt trang trong tài liệu giúp các phần tách biệt rõ ràng và mạch lạc hơn cho người đọc. Ngoài ra, thay vì cuộn chuột liên tục trong một trang dài dằng dặc, bạn chỉ cần chuyển sang trang mới để tiếp tục tập trung vào nội dung. 

• Thứ hai, giúp kiểm soát vị trí bắt đầu của một chương, mục hoặc phần mới.

Khi sử dụng thao tác ngắt trang, bạn sẽ đảm bảo được tài liệu quan trọng luôn nằm ở đầu trang và vị trí các mục còn lại ở nơi dễ đọc và dễ theo dõi nhất. Hơn nữa, khi các chương, mục được sắp xếp cụ thể và có tính chuyên nghiệp, cấu trúc tổng thể văn bản sẽ được dễ nắm bắt hơn. 

• Cuối cùng, hỗ trợ đắc lực trong quá trình in ấn và xuất bản tài liệu.

Khi bạn in một tài liệu có bố cục rõ ràng, việc ngắt trang đúng vị trí sẽ đảm bảo rằng các trang in ra được logic, không bị cắt xén dữ liệu nội dung. Ngoài ra, bạn cũng tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa sau in và có được chất lượng sản phẩm cuối cùng ưng ý. 

Khi nào nên dùng tính năng ngắt trang trong Google Docs?

Vậy, trong trường hợp cụ thể nào bạn nên tận dụng tính năng ngắt trang trong Google Docs để tối ưu tài liệu của mình? Dưới đây là một số trường hợp mà việc sử dụng cách ngắt trang trong Google Docs mang lại hiệu quả rõ rệt nhất. 

• Khi bắt đầu một chương hoặc một phần lớn của tài liệu

Đối với các văn bản có cấu trúc phân cấp rõ ràng như sách, luận văn, báo cáo dài,.. việc bắt đầu mỗi chương hoặc phần lớn trên một trang mới là điều rất cần thiết. Bạn có thể áp dụng  tại sao bạn nên thực hiện cách ngắt trang trong Google Docs ngay ở trang cuối chương hoặc phần trước đó để tạo ra sự phân tách trực quan. Điều này vừa cải thiện tính thẩm mỹ cho tài liệu vừa giúp người đọc dễ dàng theo dõi từng phần trong mỗi chương mới. 

• Khi muốn tiêu đề quan trọng nằm ở đầu trang

Các tiêu đề chính như Heading 1, Heading 2 đóng vai trò quan trọng vì nó dẫn dắt người đọc đến nội dung của tài liệu. Ngoài ra, để tăng tính nổi bật và muốn người đọc không bỏ quá các tiêu đề quan trọng, bạn nên ngắt trang tiêu đề và đẩy xuống trang mới. 

• Khi cần tách biệt các nội dung có định dạng khác nhau

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn chèn vào tài liệu các bảng biểu lớn, hình ảnh toàn trang, hoặc đoạn trích dẫn dài. Để đảm bảo yếu tố này và khiến nội dung không bị lộn xộn, việc sử dụng tính năng ngắt trang rất hữu ích. Bạn có thể ngắt trang trước và sau để tạo ra không gian riêng biệt được tối ưu nhất. 

• Khi in ấn nguồn dữ liệu cụ thể

Trước khi in một tài liệu quan trọng, việc xem trước bố cục và đảm bảo rằng các trang được sắp xếp đúng như mong muốn là rất cần thiết. Việc sử dụng tính năng ngắt trang trong Google Docs sẽ cho phép bạn xác định điểm kết thúc của mỗi trang in, tránh tình trạng các đoạn văn hoặc bảng biểu bị ngắt một cách đột ngột và thiếu thẩm mỹ.

03 Cách ngắt trang trong Google Docs đơn giản

Hiện nay, Google Docs cung cấp khá nhiều cách đơn giản để dễ dàng thực hiện ngắt trang. Dưới đây là 03 cách ngắt trang trong Google Docs đơn giản mà bất kỳ người dùng nào cũng  có thể áp dụng nhanh chóng:

Cách ngắt trang trong Google Docs bằng phím tắt 

Sử dụng phím tắt là giải pháp để bạn tiết kiệm thời gian và thao tác hiệu quả hơn với cách ngắt trang trong Google Docs. Bởi thay vì phải di chuyển chuột và tìm kiếm các tùy chọn, bạn chỉ cần một cú click vào tổ hợp bàn phím để ngắt trang nhanh gọn tiện. 

Ngoài ra, cách ngắt trang trong Google Docs bằng phím tắt còn phù hợp khi đang gõ văn bản liên tục. Bạn chỉ cần nhấn tổ hợp bàn phím để tạo trang mới mượt mà và không làm xáo trộn định dạng.

Các bước thực hiện ngắt trang trong Google Docs bằng phím tắt như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn đặt con trỏ vào vị trí muốn bắt đầu thêm trang mới.

– Bước 2: Sau đó, bạn thêm Ctrl + Enter.

– Bước 3: Ngay lập tức, nội dung sau con trỏ sẽ được đẩy sang trang mới.

Cách sang trang mới trong Google Docs bằng thanh công cụ

Bên cạnh phương pháp sử dụng phím tắt nhanh gọn, Google Docs còn cung cấp một tùy chọn trực quan thông qua thanh công cụ để bạn có thể dễ dàng thực hiện việc ngắt trang. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với những người mới bắt đầu làm quen với Google Docs.

Hơn nữa, giao diện tìm kiếm thanh công cụ của Google Docs rất dễ dàng thực hiện. Bạn chỉ cần thực hiện vài cú click chuột, không cần phải nhớ tổ hợp. Và đặc biệt, cách làm này phù hợp  khi bạn đang định dạng nhiều nội dung một lúc.                                                                                      

Dưới đây là cách ngắt trang trong Google Docs bằng thanh công cụ với các thao tác sau đây:

– Bước 1: Đầu tiên,  bạn vào Google Docs và đặt chuột vào vị trí muốn ngắt trang.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào Chèn >> chọn mục Ngắt trang trên thanh thả cuộn. 

– Bước 3: Tiếp tục, bạn thực hiện tùy chọn các lựa chọn ngắt trang bao gồm.

+ Ngắt trang: Di chuyển văn bản mà bạn chọn sau con trỏ của bạn sang một trang mới.

+ Ngắt mục (Trang Tiếp theo): Bắt đầu một phần mới trên trang tiếp theo.

+ Ngắt mục (Liên tục): Bắt đầu một phần mới trên cùng một trang (hiện tại).      

– Bước 4: Sau khi chọn tùy chọn xong, bạn sẽ thấy phần giao diện ngắt trang như hình.

Thêm trang GG Docs bằng cách ngắt dòng và định dạng

Ngoài ngắt trang trong Google Docs thủ công, bạn còn có thể tạo thêm trang trong Google Docs thông qua việc sử dụng các tùy chọn định dạng, đặc biệt khi xử lý tài liệu nhiều chương mục.

*Ngắt dòng thêm trang

Nhiều người thường bấm Enter nhiều lần để xuống dòng và cố gắng đẩy nội dung sang trang mới. Tuy nhiên, cách này chưa thực sự chuẩn. Nó chỉ thêm dòng trống và không đảm bảo định dạng nhất quán, đặc biệt khi bạn chỉnh sửa tài liệu sau đó.

*Dùng tính năng ngắt trang trước

Thêm ngắt trang trước trong Google Docs là tính năng được thiết lập tự động trước một đoạn văn. Cách thức thực hiện như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện chọn đoạn văn cần định dạng (thường là tiêu đề).

– Bước 2: Tiếp theo bạn vào thanh công cụ chọn Định dạng >> Chọn Giãn cách dòng và đoạn >> chọn Thêm ngắt trang trước và hoàn tất.

Mẹo tối ưu tài liệu khi thực hiện cách ngắt trang trong Google Docs

Việc sử dụng cách ngắt trang trong Google Docs không chỉ đơn thuần là tạo khoảng trống giữa các phần nội dung mà còn giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp và dễ theo dõi hơn. Tuy nhiên, bạn cũng nên biết cách tối ưu để giúp việc sử dụng tài liệu sau khi ngắt trang được hiệu quả nhất. 

Dưới đây là những mẹo hay để thực hiện tối ưu tài liệu sau khi áp dụng cách ngắt trang trong Google Docs:

• Sử dụng ngắt trang đúng lúc và đúng vị trí

Thay vì ngắt trang một cách tùy tiện, hãy luôn cân nhắc đến cấu trúc logic của tài liệu. Sau đó, bạn áp dụng ngắt trang cho đúng cách, đúng vị trí. Tuy nhiên, bạn chỉ nên ngắt trang sau khi kết thúc một phần nội dung hoặc chương lớn. Tránh ngắt trang giữa đoạn hay giữa tiêu đề và nội dung. Vì điều này sẽ làm gián đoạn mạch đọc của người xem. Còn nếu viết báo cáo, luận văn, tài liệu học thuật,… hãy sử dụng ngắt trang sau phần mở đầu, mục lục hoặc sau mỗi chương. 

• Kết hợp tiêu đề rõ ràng để tăng tính điều hướng

Sau mỗi lần ngắt trang, bạn nên bắt đầu bằng một tiêu đề Heading rõ ràng. Việc sử dụng định dạng tiêu đề không chỉ giúp tài liệu có cấu trúc rõ ràng mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi tạo mục lục tự động. 

• Giữ định dạng đồng nhất sau khi ngắt trang

Sau khi ngắt trang, hãy đảm bảo phông chữ, cỡ chữ và khoảng cách dòng không bị thay đổi so với phần trước. Đặc biệt, bạn nên tránh sử dụng quá nhiều kiểu chữ hay màu sắc khác nhau. 

• Sử dụng ngắt dòng thay vì ngắt trang khi không cần thiết

Nếu chỉ muốn xuống dòng mà không sang trang mới, hãy sử dụng tổ hợp phím Shift + Enter để tránh làm gián đoạn tài liệu. Bởi thực hiện cách ngắt trang trong Google Docs chủ yếu dành cho việc phân tách các phần lớn của tài liệu, trong khi ngắt dòng phù hợp hơn cho việc tạo khoảng cách cục bộ trong cùng một trang.

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về cách ngắt trang trong Google Docs mà bạn có thể tham khảo trong quá trình thực hiện mà gặp nhiều thắc mắc cụ thể:

Cách ngắt trang trong Google Forms có giống Google Docs không?

Không hoàn toàn giống. Trong Google Forms, bạn sẽ dùng tính năng Thêm phần (Add section) để chia biểu mẫu thành các phần riêng biệt. Mỗi phần trong Google Forms biểu hiện như một trang. 

Làm sao để xóa ngắt trang trong Google Docs?

Cách xóa ngắt trang trong Google Docs khá đơn giản, chỉ cần thực hiện một click. Đó là, bạn đặt con trỏ ngay sau vị trí ngắt trang, sau đó chọn Delete trên bàn phím để thực hiện thao tác xóa. Nội dung sau đó sẽ được kéo trở lại trạng thái ban đầu. 

Thêm trang trong GG Docs có giới hạn số lượng không?

Google Docs không giới hạn số lượng trang cụ thể. Bạn có thể thêm bao nhiêu tùy thích, miễn là dung lượng file không vượt quá giới hạn của Google Drive (thường là 100MB/tệp Docs).

Google Forms có hỗ trợ chia nhiều phần để giống ngắt trang không?

Có. Mỗi phần trong Google Forms hoạt động như một “trang” riêng. Bạn vào biểu mẫu → nhấn vào biểu tượng “Thêm phần (Add section)” để tách nội dung thành nhiều bước khác nhau, giống với cách ngắt trang.

Có thể thêm tiêu đề tự động sau khi thực hiện ngắt trang không?

Có. Sau khi ngắt trang, bạn nên chèn tiêu đề bằng cách dùng Heading (H1, H2…). Sau đó, sử dụng tính năng Mục lục tự động để hệ thống tự cập nhật tiêu đề theo đúng vị trí.

Lời kết

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách ngắt trang trong Google Docs và những mẹo hay ho khi sử dụng nền tảng này. Nếu bạn cần sự hỗ trợ chuyên sâu nữa về Google Docs đừng ngần ngại liên hệ với đơn vị uy tín như GCS Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ giải đáp thắc mắc ngay luôn nhé. 

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777