Google Docs là gì? Hướng dẫn sử dụng chi tiết từ A – Z

Google Docs là gì? Đây là một công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến miễn phí từ Google. Công cụ này cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, chia sẻ, cộng tác hiệu quả. Nếu bạn đang muốn tìm một giải pháp thay thế Microsoft Word, miễn phí và tiện ích hơn thì đừng bỏ lỡ Google Docs. Hãy cùng GCS Việt Nam khám phá ngay những điều thú vị về Google Docs một cách chi tiết nhất trong bài viết sau đây. 

Google Docs là gì?

Google Document là gì? Google Docs, viết đầy đủ là Google Document và còn được gọi với cái tên quen thuộc là Google Tài liệu. Đây là một công cụ xử lý văn bản trực tuyến, sử dụng miễn phí và được phát triển bởi Google. Công cụ này thường được sử dụng phổ biến trong ứng dụng văn phòng dựa trên đám mây của Google . 

Google Docs hoạt động trực tuyến và cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, định dạng và chia sẻ tài liệu từ bất kỳ đâu trên bất kể thiết bị nào có kết nối internet. Đặc biệt, ứng dụng này không giống các phần mềm truyền thống khác phải cài đặt trên máy tính. Google Docs hoàn toàn miễn phí và nằm trong trình duyệt web. Nhờ đó mà nó đã loại bỏ nỗi lo về việc tương thích phần mềm hay dung lượng lưu trữ cục bộ. 

Ngoài ra, mọi thay đổi trong Google Docs được lưu tự động vào Google Drive – không gian lưu trữ đám mây cá nhân. Do đó, toàn bộ dữ liệu của bạn được bảo vệ và cho phép truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi. Hơn nữa, Google Docs còn tích hợp sâu với các ứng dụng của hệ sinh thái Google. Bạn có thể dễ dàng sử dụng Google Tài liệu hoạt động và làm việc linh hoạt trong công việc cá nhân, học tập và cộng tác nhóm.

Google Docs hoạt động như thế nào?

Để hiểu rõ hơn về Google Docs là gì, bạn cần biết cách nó vận hành trên nền tảng đám mây như thế nào. Khác với trình soạn thảo văn bản truyền thống như Microsoft Word, yêu cầu cài đặt trên máy tính. Google Document hoạt động hoàn toàn trực tuyến. Người dùng chỉ cần có một tài khoản và trình duyệt web để truy cập vào Google Docs. 

Sau khi thực hiện các tác vụ làm việc trong Google Tài liệu, người dùng không cần phải lưu lại dữ liệu. Bởi Google Docs hoạt động dựa trên công nghệ lưu trữ đám mây của Google. Các dữ liệu được lưu trữ trên đám mây sẽ lưu tự động trong thời gian thực.

Đặc biệt, nhờ hoạt động dựa trên nền tảng trực tuyến, người dùng Google Docs có thể:

• Truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào trên máy tính, điện thoại, tablet.
• Chia sẻ tài liệu và cộng tác chỉnh sửa đồng thời với nhiều đối tượng khác.
• Không lo bị mất dữ liệu vì hệ thống Google Tài liệu sẽ tự động sao lưu.

Nhờ cách hoạt động thú vị này, Google Docs hiện đã trở thành công cụ lý tưởng mà nhiều người lựa chọn để cộng tác để thay thế cho Microsoft Word. 

Tổng hợp 07+ tính năng chính của Google Docs

Google Docs không chỉ được biết đến đơn thuần là một phần mềm thuộc trình soạn thảo văn bản. Công cụ này còn tích hợp hàng loạt các tính năng thông minh và tiện ích khác. Dưới đây là 05+ tính năng nổi trội nhất của Google Tài liệu:

Trình soạn thảo văn bản

Google Docs cung cấp một trình soạn thảo văn bản đầy đủ chức năng, đáp ứng mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao của người dùng. Với tính năng soạn thảo, người dùng có thể dễ dàng định dạng văn bản tùy chọn như in đậm, in nghiêng, gạch chân, thay đổi phông chữ, kích thước, màu sắc và căn lề,… Hơn nữa, bạn cũng có thể dễ dàng điều chỉnh giãn dòng, giãn đoạn, thụt lề, tạo danh sách có dấu đầu dòng, đánh số tương tự như Microsoft Word. Ngoài ra với Google Docs, bạn cũng có thể chèn bảng biểu, hình ảnh, biểu đồ, liên kết (hyperlink) và thậm chí là các phương trình toán học.

Giao diện trình soạn thảo văn bản trong Google Docs trực quan và thân thiện. Do đó, người dùng dễ dàng tìm thấy các công cụ mình cần. Đặc biệt, ngay cả khi chưa có kinh nghiệm sử dụng thì bạn vẫn dễ dàng tham gia vào cộng tác. 

Soạn thảo bằng giọng nói

Ở Google Docs có một tính năng đột phá, đó chính là khả năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói (Voice Typing). Tính năng này được đánh giá là khá hữu ích cho người sử dụng. Bởi lẽ, thay vì gõ từng chữ người dùng chỉ cần nói trực tiếp vào micro và Google Docs tự động chuyển đổi giọng nói thành văn bản. 

Đặc biệt, tính năng này rất hữu ích khi bạn cần viết nhanh một đoạn văn dài, ghi chú cuộc họp. Cũng như, tính năng giúp tiết kiệm thời gian và công sức gõ phím. 

Hiện tại, Google Docs đã hỗ trợ soạn thảo bằng giọng nói với nhiều ngôn ngữ khác nhau, bao gồm cả tiếng Việt. 

Để sử dụng tính năng soạn thảo bằng giọng nói, bạn chỉ cần chọn Công cụ (Tools) trên thanh công cụ, sau đó chọn Nhập liệu bằng giọng nói (Voice typing). 

Tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Tương tự như Microsoft Word, Google Docs được tích hợp sẵn công cụ kiểm tra chính tả và ngữ pháp theo phương thức tự động. Khi bạn gõ văn bản, hệ thống sẽ tự động phát hiện và gạch chân những từ sai chính tả hoặc cấu trúc ngữ pháp chưa chuẩn, đưa ra gợi ý thay thế phù hợp. 

Với tính năng này, người dùng sẽ dễ dàng soát lỗi và đảm bảo văn bản chính xác, chuyên nghiệp hơn. Nhất là trong trường hợp soạn thảo ngôn ngữ không chuyên.

*Lưu ý: Tính năng này hoạt động liên tục trong nền khi bạn mở. Bạn cũng có thể chấp nhận hoặc bỏ qua các gợi ý sửa lỗi.  

Cộng tác trực tuyến hỗ trợ làm việc nhóm

Khả năng cộng tác làm việc nhóm trực tuyến cho phép nhiều người có thể cùng nhau chỉnh sửa một tài liệu trong thời gian thực. Mọi người sẽ thấy được những đề xuất, chỉnh sửa hay gợi ý của nhau trong cùng một tài liệu ở chính khoảng thời gian thực hiện. 

Đặc biệt, chỉ cần mở lịch sử phiên bản là bạn sẽ thấy được những ai đã chỉnh sửa tài liệu. Cách nhanh nhất để nhận biết sự thay đổi này chính là nhìn vào màu sắc khác nhau trong phần lịch sử này. Hơn nữa, tính năng lịch sử phiên bản còn giúp bạn có thể khôi phục về một phiên bản cũ nếu cần.

Ngoài ra, với tính năng cộng tác này, các thành viên có thể thêm nhận xét vào từng phần cụ thể của văn bản, gắn thẻ @ những người cần xem xét và giải quyết các vấn đề trực tiếp trong tài liệu.

Sao lưu và chia sẻ dữ liệu

Mọi tài liệu bạn tạo với công cụ Google Docs sẽ tự động sao lưu và lưu trữ lên Google Drive. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc dữ liệu mất do sự cố máy tính, mất điện hay quên lưu trữ. Hơn nữa, dữ liệu trong Google Docs được bảo vệ an toàn trên các máy chủ của Google và có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. 

Ngoài ra, công cụ Google Docs còn mang tới khả năng chia sẻ dữ liệu linh hoạt. Bạn có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai bằng cách gửi liên kết hoặc nhập địa chỉ email của họ. Khi chia sẻ, bạn còn có thể thiết lập các quyền truy cập như Chỉ xem (viewer), Chỉ nhận xét (commenter), hoặc Chỉ chỉnh sửa (editor). Tính năng cấp quyền chia sẻ này giúp bạn kiểm soát hoàn toàn ai có thể làm gì với tài liệu của mình, đảm bảo tính bảo mật và sự riêng tư của tài liệu. 

Quản lý quyền truy cập dữ liệu

Khi bạn chia sẻ tài liệu thì sẽ có toàn quyền quyết định ai có thể truy cập và chỉnh mức độ truy cập của từng đối tượng. Bạn có thể đặt quyền Chỉ xem cho những người chỉ cần đọc tài liệu, quyền Người nhận xét cho những người muốn đưa ra ý kiến, quyền Người chỉnh sửa cho những người cần toàn quyền sửa đổi tài liệu.

Hơn nữa, bạn cũng có thể thiết lập tài liệu có thể được truy cập công khai hoặc chỉ giới hạn cho những người được mời. Và bạn cũng có thể thay đổi hoặc thu hồi quyền truy cập bất cứ lúc nào của người khác. Nhất là khi bạn muốn đảm bảo thông tin nhạy cảm được bảo mật.

Làm việc ngoại tuyến

Mặc dù Google Docs là một ứng dụng trực tuyến nhưng nó vẫn cung cấp tính năng làm việc ngoại tuyến. Tính năng này cho phép bạn tiếp tục chỉnh sửa tài liệu ngay cả khi không có kết nối internet. Tức là khi làm việc ngoại tuyến, mọi thay đổi sẽ được lưu cục bộ trên thiết bị của bạn. Ngay khi có kết nối internet trở lại, Google Docs sẽ tự động đồng bộ hóa các thay đổi đó lên đám mây, phiên bản tài liệu mới được cập nhật, cũng như không có dữ liệu nào được mất đi. 

Để kích hoạt tính năng này, bạn cần cài đặt tiện ích mở rộng Google Docs offline cho trình duyệt Chrome và bật chế độ ngoại tuyến trong cài đặt Google Drive. 

Tích hợp hệ sinh thái Google

Một trong những điểm nổi bật của Google Docs là khả năng tích hợp sâu rộng với toàn bộ hệ sinh thái Google. Tức là, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi và sử dụng các ứng dụng khác của Google mà không cần rời khỏi ứng dụng đang sử dụng. Ví dụ như là:

• Chèn hình ảnh từ Google Photos trực tiếp vào tài liệu.
• Tìm kiếm thông tin từ Google Search ngay trong Google Docs thông qua tính năng “Khám phá” (Explore) mà không cần mở tab mới.
• Chèn biểu đồ từ Google Sheets hoặc trình chiếu từ Google Slides vào tài liệu của mình.
• Lưu trữ và quản lý tài liệu trên Google Drive một cách liền mạch.
• Gửi tài liệu qua Gmail hoặc tạo cuộc họp Google Meet trực tiếp từ Google Docs.
• Sử dụng Google Translate để dịch văn bản trong tài liệu.

Với tính năng tích hợp này, mọi quy trình làm việc cùng Google Document sẽ trơn tru và hiệu quả hơn. Đặc biệt, tính năng còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi chuyển đổi công cụ làm việc. 

Sử dụng Google Docs mang tới lợi ích gì?

Google docs dùng để làm gì? Google Docs mang tới khá nhiều lợi ích cho người sử dụng. Dưới đây là một số lợi ích điển hình nhất mà bạn có thể tham khảo:

• Đầu tiên, tiết kiệm chi phí

Google Docs hoàn toàn miễn phí cho người dùng cá nhân. Loại bỏ nhu cầu mua các phần mềm văn phòng đắt tiền. Với các đối tượng học sinh, sinh viên, giáo viên, các doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế, tính năng này hoàn toàn hữu ích.

• Thứ hai, truy cập ở mọi lúc mọi nơi

Với Google Docs, tài liệu của bạn không còn bị giới hạn trên một thiết bị cụ thể. Người dùng chỉ cần có kết nối internet và một trình duyệt web là có thể truy cập, chỉnh sửa tài liệu từ bất kỳ đâu. Dù bạn sử dụng máy tính cá nhân, laptop, điện thoại thông minh đều có thể tối ưu linh hoạt trong việc sử dụng.

• Thứ ba, cộng tác trong thời gian thực 

Khi làm việc nhóm, Google Docs giúp mọi người cùng nhau chỉnh sửa tài liệu đồng thời. Người chủ sở hữu và chỉnh sửa sẽ có quyền xem được những thay đổi của tài liệu trong thời gian thực. 

• Thứ tư, an toàn dữ liệu và khả năng khôi phục

Mọi thay đổi đều được tự động lưu trữ trên đám mây của Google, giúp người dùng không bao giờ phải lo lắng về việc mất dữ liệu do sự cố phần cứng hay phần mềm. Lịch sử phiên bản cũng sẽ cho phép người dùng dễ dàng quay lại các phiên bản trước đó nếu cần. 

• Cuối cùng, tính tương thích với Google Docs

Tính tương thích cao của Google Docs với nhiều định dạng tài liệu khác nhau (như .docx, .pdf, .odt) giúp bạn dễ dàng làm việc với các tài liệu từ các phần mềm khác. Đặc biệt, Google Docs còn hỗ trợ khả năng xuất tài liệu sang nhiều định dạng cũng là một điểm cộng lớn. Những lợi ích này cùng nhau tạo nên một công cụ soạn thảo văn bản mạnh mẽ, linh hoạt và tiện lợi, phù hợp với mọi đối tượng người dùng.

Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Google Tài liệu

Mang lại nhiều lợi ích đáng kể, vậy ưu điểm và nhược điểm của GG Doc là gì? Bạn cần hiểu rõ về ưu và nhược của công cụ Google Tài liệu này thì mới có thể tận dụng hết được khả năng mà nõ hỗ trợ.

Ưu điểm của Google Docs

Dưới đây là 05 ưu điểm nổi bật của công cụ Google Docs:

• Miễn phí và dễ tiếp cận

Google Docs cá nhân sử dụng hoàn toàn miễn phí. Nếu sử dụng trong mục đích cá nhân, bạn sẽ không cần phải mua bất kỳ phần mềm nào kèm theo hay gói dịch vụ nâng cấp quá phức tạp. Việc của bạn là chỉ cần dùng một trình duyệt web và kết nối internet ổn định để sử dụng. 

• Cộng tác thời gian thực

Google Docs hỗ trợ khả năng nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu. Hơn nữa mọi thay đổi đều được hiển thị tức thì, đi kèm theo tên của từng người thực hiện. Việc làm việc nhóm trở nên hiệu quả, minh bạch và giảm thiểu tối đa những rủi ro sai sót trong quá trình làm việc với các phiên bản khác nhau.

• Tự động sao lưu an toàn

Mọi thao tác của người sử dụng Google Docs đều được tự động lưu lên Google Drive. Dữ liệu được bảo vệ an toàn trên đám mây và có thể truy cập từ bất kỳ đâu.

• Truy cập đa dạng thiết bị

Với Google Docs, bạn không bị ràng buộc vào một thiết bị cụ thể. Bạn có thể bắt đầu làm việc trên máy tính ở văn phòng, tiếp tục trên điện thoại, thậm chí là trên laptop ở nhà, chỉ cần có kết nối internet. 

• Tích hợp sâu vào các phiên bản trong hệ sinh thái Google

Google Docs hoạt động liền mạch với các ứng dụng khác của Google như Google Drive, Gmail, Google Sheets, Google Slides, Google Photos, Google Search,…

• Tính năng bổ trợ hữu ích

Google Docs cung cấp hàng loạt các tính năng bổ trợ hữu ích. Bao gồm soạn thảo bằng giọng nói, kiểm tra chính tả/ngữ pháp, tính năng khám phá tìm kiếm thông tin, các tiện ích add – on vô cùng phong phú.

Nhược điểm của Google Docs

Bên cạnh những ưu điểm nổi trội, Google Docs vẫn tồn tại một số nhược điểm cụ thể như là:

• Yêu cầu kết nối internet

Mặc dù bạn có thể sử dụng Google Docs ở chế độ ngoại tuyến nhưng một số tính năng vẫn cần phải có mạng mới có thể thực hiện được tác vụ. 

• Tính năng định dạng nâng cao còn hạn chế so với phần mềm cài đặt

So với Microsoft Word, Google Docs có thể thiếu một số tính năng định dạng nâng cao, phức tạp như kiểu định dạng bố cục trang in chính xác đến từng pixel, hoặc các macro tùy chỉnh. Điều này được xem là hạn chế lớn với những đối tượng chuyên sử dụng tài liệu để in ấn.

•  Hiệu suất có thể ảnh hưởng bởi tài liệu lớn hoặc mạng yếu

Với các tài liệu cực kỳ lớn, chứa nhiều hình ảnh, bảng biểu phức tạp, hay khi kết nối không ổn định. Lúc này, Google Docs sẽ hoạt động chậm hơn khi tương tác với dữ liệu và có thể gây ra độ trễ trong việc soạn thảo. 

Đối tượng nên sử dụng Google Docs

Google tài liệu là công cụ lý tưởng cho nhiều đối tượng người dùng sử dụng. Dưới đây là những nhóm đối tượng sẽ hưởng lợi nhiều nhất khi sử dụng Google Docs, như là:

• Học sinh, sinh viên 

Đây là những đối tượng hưởng lợi nhiều nhất trong việc sử dụng công cụ Google Docs. Công cụ sẽ giúp sinh viên dễ dàng làm bài tập nhóm, báo cáo và dự án chung. Đặc biệt khả năng cộng tác thời gian thực cho phép các thành viên cùng nhau xây dựng nội dung, đưa ra nhận xét và chỉnh sửa mà không cần phải gặp mặt trực tiếp để trao đổi hay gửi đi gửi lại tài liệu để sửa chữa. Việc đơn giản là bạn chỉ cần có một thiết bị máy tính, điện thoại, laptop, ipad và dễ dàng thực hiện các tác vụ trong Google Docs. 

• Giáo viên, giảng viên

Google Docs là công cụ tuyệt vời để tạo tài liệu giảng dạy, đề thị và phiếu bài tập, giáo án. Ngoài ra, giáo viên có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với học sinh, cho phép học sinh nộp bài trực tuyến, chấm bài, đưa ra các phản hồi trực tiếp trên tài liệu của học sinh. 

• Nhóm làm việc hoặc các doanh nghiệp nhỏ

Đối với các nhóm làm việc có các thành viên cùng nhau làm việc từ xa hoặc ở các múi giờ khác nhau, Google Docs là một giải pháp lý tưởng. Bởi nó cho phép các thành viên cùng nhau soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu một cách liền mạch. Đặc biệt, chỉ cần theo dõi lịch sử phiên bản là chủ sở hữu file đã có thể nắm được ai đã thay đổi dữ liệu và quản lý được quyền truy cập của từng đối tượng. 

• Freelancer và Người làm việc tự do

Những người làm việc tự do thường phải làm việc với nhiều khách hàng và dự án khác nhau. Google Docs giúp họ dễ dàng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các hợp đồng, bản đề xuất, nội dung bài viết với khách hàng. Khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi của Google Tài liệu cũng là một lợi thế lớn cho lịch trình linh hoạt của freelancer.

• Người làm Content, Blogger

Đối với những người thường xuyên viết lách như nhà báo, blogger, biên tập viên nội dung, Google Docs là một công cụ soạn thảo đơn giản nhưng mạnh mẽ. Tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động, khả năng soạn thảo bằng giọng nói, và công cụ tìm kiếm trực tuyến giúp họ tối ưu hóa quá trình sáng tạo nội dung.

So sánh ứng dụng Google Docs và Microsoft Word

Google Docs và Microsoft Word là hai nền tảng lớn trong lĩnh vực soạn thảo văn bản. Mỗi ứng dụng đều có những thế mạnh và đặc điểm riêng. Dưới đây là những so sánh cụ thể về hai ứng dụng Google Docs và Microsoft Word này:

Tóm lại, giữa hai ứng dụng Google Docs và Microsoft Word thì:

• Chọn Google Docs chỉ khi cần một công cụ miễn phí và dễ tiếp cận; cộng tác làm việc nhóm; thường xuyên làm việc từ nhiều thiết bị khác nhau hoặc cần truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi.
• Chọn Microsoft Word nếu người dùng chuyên nghiệp cần các tính năng định dạng cực kỳ phức tạp, tạo tài liệu in ấn chất lượng cao; người dùng chuyên nghiệp cần các tính năng định dạng cực kỳ phức tạp, tạo tài liệu in ấn chất lượng cao; ưu tiên hiệu suất cao nhất trên máy tính cục bộ cho các tài liệu rất lớn.

Các gói và giá của Google Docs bản quyền

Như đã đề cập, Google Docs hoàn toàn miễn phí cho người dùng cá nhân với tài khoản Google thông thường. Tuy nhiên, đối với các tổ chức, doanh nghiệp, hoặc những người dùng có nhu cầu nâng cao về không gian lưu trữ, bảo mật, quản lý người dùng và các tính năng kinh doanh chuyên biệt, Google cung cấp Google Docs như một phần của bộ ứng dụng Google Workspace với các gói trả phí khác nhau.

Lợi ích của việc sử dụng Google Docs trong Google Workspace

Lợi ích nổi bật của việc sử dụng Google Docs trong Google Workspace đó là:

• Tên miền tùy chỉnh: Sử dụng email và các dịch vụ Google với tên miền của riêng bạn (ví dụ: yourname@yourcompany.com).
• Dung lượng lưu trữ lớn hơn: Được cung cấp không gian lưu trữ Google Drive lớn hơn nhiều so với tài khoản miễn phí.
• Bảo mật và quản lý nâng cao: Các công cụ quản trị giúp doanh nghiệp quản lý người dùng, thiết lập chính sách bảo mật, và kiểm soát dữ liệu hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ ưu tiên: Được hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp từ đội ngũ kỹ thuật hoặc đại lý ủy quyền của Google.
• Kiểm soát truy cập: Quản lý quyền truy cập tài liệu và chia sẻ một cách chặt chẽ hơn.

Bảng giá hiện tại của Google Docs trong Google Workspace tại GCS Việt Nam

Bảng giá cập nhật mới nhất của Google Workspace cụ thể như sau:

*Lưu ý: Mức giá trên sẽ có sự thay đổi tùy thuộc vào từng thời gian khách hàng đăng ký.

Đừng dừng lại ở phiên bản miễn phí, hãy khám phá Google Docs trong Google Workspace – bộ công cụ toàn diện giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm và bảo mật dữ liệu.

GCS Việt Nam là đối tác tin cậy, mang đến các gói Google Workspace bản quyền với chi phí tối ưu và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp. Khi đăng ký qua chúng tôi, doanh nghiệp của bạn sẽ sở hữu:

• Google Docs không giới hạn trải nghiệm đầy đủ tính năng soạn thảo và cộng tác đỉnh cao.
• Email doanh nghiệp chuyên nghiệp, giúp xây dựng thương hiệu với địa chỉ email tùy chỉnh.
• Bảo mật vượt trội & quản lý dễ dàng và bảo vệ dữ liệu và quản lý người dùng hiệu quả.
• GCS Việt Nam cam kết tư vấn tận tình, triển khai nhanh chóng và hỗ trợ kỹ thuật 24/7, đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn hoạt động trơn tru.

Liên hệ GCS Việt Nam ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và ưu đãi độc quyền, đưa doanh nghiệp bạn lên một tầm cao mới!

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Hướng dẫn đăng ký tài khoản Google Docs bản quyền

Hiện nay, tùy vào từng mục đích sử dụng, bạn có thể lựa chọn giữa bản miễn phí dành cho cá nhân hoặc bản trả phí trong Google Workspace để tận dụng tối đa các tính năng chuyên nghiệp của Google Docs. 

Đăng ký Google Docs bản miễn phí

Google Docs bản miễn phí là lựa chọn lý tưởng cho các nhu cầu cá nhân, học tập hoặc các dự án nhỏ. Tuy nhiên, bản miễn phí của Google Docs vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định:

• Tài khoản Google Docs miễn phí chỉ cung cấp 15GB dung lượng lưu trữ dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Nếu bạn thường xuyên sử dụng lưu trữ tài liệu, hình ảnh, video, dung lượng sẽ nhanh chóng hết. 
• Bản miễn phí không có nhiều các công cụ quản lý người dùng, quản lý thiết bị, hay thiết lập chính sách bảo mật. Điều này được xem là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp.
• Người dùng bản miễn phí chủ yếu làm việc dựa vào việc cộng tác trực tuyến. Khi gặp sự cố phức tạp sẽ không có kênh hỗ trợ trực tiếp 1 -1.
• Bạn chỉ sử dụng địa chỉ email @gmail.com thay vì địa chỉ email mang tên miền riêng của doanh nghiệp (@yourcompany.com).
• Khi các doanh nghiệp cần hóa đơn đỏ để kê khai thuế, việc sử dụng bản miễn phí thì bạn sẽ không nhận được hóa đơn cho các dịch vụ không có phí. 
• Các tính năng như eDiscovery (khám phá điện tử), lưu trữ dữ liệu, ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) chỉ có trên các gói trả phí.

Việc đăng ký rất đơn giản và có thể thực hiện ngay trên trang web của Google Docs.  Để bắt đầu, bạn chỉ cần có một tài khoản Google. Nếu chưa có, bạn có thể tạo mới một tài khoản dễ dàng bằng các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn mở trình duyệt web của Google Docs với địa chỉ docs.google.com.

– Bước 2: Nếu chưa đăng nhập tài khoản Google, hãy dùng địa chỉ email và mật khẩu để truy cập vào. 

– Bước 3: Sau khi đăng nhập thành công, bạn chỉ cần bắt đầu tạo tài liệu mới bằng cách chọn vào ô trống để thực hiện. 

Đăng ký Google Docs bản trả phí

Để khắc phục nhược điểm của bản miễn phí và mở khóa được toàn bộ tiềm năng của Google Docs. Việc đăng ký Google Workspace để sử dụng Google Docs bản trả phí là lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp và tổ chức. 

Bạn có thể thực hiện đăng ký Google Workspace thông qua một đại lý ủy quyền như GCS Việt Nam. Khi lựa chọn đăng ký bản Google Docs trả phí tại đây, bạn sẽ được:

• Hưởng các chương trình khuyến mãi, chiết khấu đặc biệt khi đăng ký trực tiếp từ Google. Nhận được mức giá cạnh tranh và các gói ưu đãi phù hợp với ngân sách doanh nghiệp bạn. 
• Thay vì phải liên hệ với tổng đài quốc tế của Google, bạn sẽ nhận được sự hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ kỹ thuật của GCS Việt Nam.
• GCS Việt Nam sẽ xuất hóa đơn VAT hợp lệ cho các doanh nghiệp muốn kê khai thuế minh bạch. Nếu bạn đăng ký trực tiếp với Google thì thường không thể cung cấp một cách thuận tiện tại Việt Nam.
• Đội ngũ chuyên gia của GCS Việt Nam sẽ tư vấn gói phù hợp nhất với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của bạn, đồng thời hỗ trợ toàn bộ quá trình triển khai, di chuyển dữ liệu, thiết lập ban đầu một cách trơn tru và hiệu quả.
• Ngoài Google Workspace, các đại lý như GCS Việt Nam còn có thể cung cấp thêm các dịch vụ giá trị gia tăng khác như đào tạo người dùng, tích hợp hệ thống, hoặc các giải pháp điện toán đám mây khác.

Để thao tác đăng ký Google Docs bản trả phí, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập trang web chính thức của GCS Việt Nam tại địa chỉ: https://gcs.vn/

– Bước 2: Trên trang chủ, tìm và nhấp vào nút “Đăng ký ngay” 

– Bước 3: Sau khi nhấp vào nút đăng ký, bạn sẽ được chuyển đến một form thông tin đăng ký. Hãy điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết vào form này. Các thông tin thường bao gồm:

• Tên doanh nghiệp/tổ chức
• Tên người liên hệ
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Số lượng người dùng dự kiến
• Nhu cầu cụ thể (nếu có)

– Bước 4: Sau khi điền xong, nhấp vào nút “Gửi thông tin” để gửi yêu cầu của bạn đến GCS Việt Nam.

Đội ngũ tư vấn của GCS Việt Nam sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất để tư vấn chi tiết về các gói Google Workspace, giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ bạn hoàn tất quá trình đăng ký.

Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm Google Docs cơ bản

Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng Google Docs cơ bản nhất, các bạn có thể tham khảo:

Tạo tài liệu mới 

Để thực hiện tạo một tài liệu mới trên ứng dụng Google Docs, người dùng sẽ phải thực hiện 03 bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn thực hiện đăng nhập tài khoản Google trên trình duyệt web.

– Bước 2: Tiếp theo, ở giao diện của trình duyệt bạn chọn vào biểu tượng 9 dấu chấm nằm phía góc bên phải của màn hình >> chọn danh mục Google Tài liệu.

– Bước 3: Bạn nhấp vào và mở Tài liệu trống để bắt đầu việc soạn thảo văn bản và chỉnh sửa các tài liệu mới.

Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo tài liệu Google Docs thông qua nền tảng Google Drive bằng cách:

– Đầu tiên, bạn mở Google Drive trên trình duyệt.

– Tiếp theo, bạn vào Mới và vào phần Google Tài liệu để tạo bản soạn thảo mới. 

Mở tài liệu từ Google Drive

Trong một số trường hợp, bạn muốn thêm một tài liệu mới từ máy tính của mình vào Google Docs. Bạn sẽ thực hiện các thao tác dễ dàng đơn giản như 03 bước sau đây:

– Bước 1: Bạn truy cập vào Google Drive trên trình duyệt web.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Mới >> chọn Tải tệp lên. 

– Bước 3: Sau khi chọn một tài liệu từ thiết bị tải lên, bạn chọn vào chuột phải và chọn Mở bằng >> chọn Google Tài liệu để truy cập và chỉnh sửa tài liệu trực tiếp. 

Kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả

Google Docs hỗ trợ tính năng kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả tự động. Do đó người dùng sẽ tránh được nhiều lỗi không mong muốn khi soạn thảo văn bản. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể:

– Bước 1:  Đầu tiên, bạn mở vào Google Docs và bản đã soạn thảo.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn vào mục Công cụ >> chọn Chính tả và ngữ pháp >> chọn Kiểm tra chính tả và ngữ pháp. Đơn giản hơn nữa là bạn sử dụng tổ hợp Ctrl + Alt + X.

– Bước 3: Cuối cùng, khi hệ thống hoàn tất sẽ hiển thị các lỗi sai và bạn chỉ cần chỉnh sửa lại theo gợi ý. 

Tải tài liệu từ Google Docs về

Sau khi thực hiện soạn thảo, chỉnh sửa tài liệu xong, người dùng có thể dễ dàng tải xuống với nhiều định dạng khác nhau để lưu trữ dữ liệu. Dưới đây là các bước tải tài liệu từ Google Docs về thiết bị:

– Bước 1: Đầu tiên, người dùng cần truy cập vào Google Docs và bản tài liệu muốn tải xuống. 

– Bước 2: Tiếp theo, bạn click chọn vào File (Tệp) trên thanh công cụ >> chọn tiếp Tải xuống.

– Bước 3: Ở mục này, bạn chỉ cần chọn các định dạng có sẵn để thực hiện tải xuống.

+ Microsoft Word (.docx)

+ Tài liệu PDF (.pdf)

+ Văn bản thuần túy (.txt)

+ Định dạng OpenDocument (.odt)

+ Văn bản đa dạng thức (.rtf)

+ Trang web (.html đã nén)

+ Ấn bản EPUB (.epub)

+ Markdown (.md)

– Bước 4: Cuối cùng, tài liệu sẽ tự động tải xuống vào các thư mục trên thiết bị và người dùng có thể mở được. 

Chia sẻ tài liệu Google Docs

Một tính năng đặc biệt nữa của Google Docs là chia sẻ tài liệu. Cách thức thực hiện điều này rất đơn giản, chỉ cần 05 bước cơ bản như sau:

– Bước 1: Đầu tiên, bạn lựa chọn vào tài liệu trên Google Docs muốn chia sẻ.

– Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn Chia sẻ ở góc bên phải của màn hình và mở ra tác vụ mới.

+ Thêm email người nhận – nhập địa chỉ chính xác.

+ Chỉnh sửa quyền – thiết lập quyền cho từng đối tượng khác nhau tùy mục đích.

– Bước 3: Nếu chia sẻ qua liên kết, bạn chỉ cần thay đổi thành Bất kỳ ai có đường liên kết. 

– Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn Xong hoặc dán liên kết ở các vị trí cần thiết. 

Mẹo sử dụng Google Docs hiệu quả

Để tối ưu hóa năng suất làm việc, ngoài các tính năng cơ bản thì bạn cũng nên bỏ túi một vài mẹo nhỏ hữu ích như sau:

Các phím tắt trên Google Docs nên biết

Việc sử dụng phím tắt là cách hiệu quả để tăng tốc độ làm việc và nâng cao năng suất khi sử dụng Google Docs. Dưới đây là một số phím tắt thông dụng và hữu ích mà bạn nên ghi nhớ. 

*Lưu ý: Đối với Mac, thay thế Ctrl bằng phím Command (⌘)

Dùng giọng nói nhập văn bản

Tính năng nhập liệu bằng giọng nói giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức gõ phím. Do đó, bạn có thể sử dụng tính năng này để soạn thảo văn bản bằng cách cụ thể như sau:

– Đầu tiên, kết nối internet trên trình duyệt web mở Google Docs.

– Tiếp theo, vào tài liệu chọn Công cụ (Tools) trên thanh menu.

– Sau đó, chọn vào “Nhập liệu bằng giọng nói” (Voice typing) hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + S (trên Windows) hoặc Command + Shift + S (trên Mac).

– Cuối cùng, bạn chỉ cần nói cùng micro. Để tạm dừng hoặc dừng bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng micro. 

Bổ sung thêm font chữ mới

Google Docs cho phép bạn dễ dàng bổ sung thêm phông chữ từ thư viện Google Fonts miễn phí. Các bước để thực hiện thêm font chữ như sau:

– Đầu tiên, người dùng mở tài liệu Google Docs.

– Tiếp theo, chọn bất kỳ đoạn văn bản nào hoặc đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn thay đổi phông chữ.

– Sau đó, nhấp vào hộp chọn phông chữ hiện tại (ví dụ: “Arial”, “Times New Roman”) trên menu. Nhấp vào thêm phông chữ khác (More fonts).

– Lúc này, cửa sổ phông chữ xuất hiện và bạn có thể tìm kiếm kiểu mình thức.

– Cuối cùng, khi bạn tìm thấy phông chữ mình thích, nhấp vào nó để chọn. Phông chữ sẽ được thêm vào danh sách Phông chữ của tôi ở bên phải.

Tìm kiếm trực tuyến

Tính năng tìm kiếm trong Google Docs là một công cụ tìm kiếm và nghiên cứu mạnh mẽ được tích hợp trực tiếp vào tài liệu của bạn. Nó giúp bạn tìm kiếm thông tin trên web, hình ảnh, hoặc các tài liệu liên quan trong Google Drive mà không cần rời khỏi môi trường soạn thảo.

Cách sử dụng Google Docs với tính năng này như sau:

– Đầu tiên, bạn nhấp vào Insert (Chèn) tiếp đến chọn Image (Hình ảnh) sau đó click chọn Search the web (Tìm kiếm trên web).

– Tiếp theo, thanh công cụ tìm kiếm suốt hiện thì bạn chỉ cần gõ từ khóa muốn tìm. 

– Lúc này, kết quả sẽ được duyệt và hiển thị các hình ảnh liên quan trên web hoặc Google Drive. 

– Cuối cùng, khi thấy được thông tin hữu ích thì bạn dùng nó để chèn nội dung vào.  

Tag trực tiếp người cộng tác

Khi làm việc nhóm trên Google Docs, bạn có thể sử dụng được tính năng tag trực tiếp người cộng tác. Tính năng này đảm bảo thông báo của bạn đến đúng người, giúp tăng cường tương tác và trách nhiệm trong công việc.

Để thực hiện tag trực tiếp người cộng tác, bạn làm theo các bước sau:

– Đầu tiên, bạn thực hiện mở tài liệu Google Docs và bôi đen phần văn bản mà bạn muốn người đó xem xét.

– Tiếp theo, bạn thực hiện thêm nhận xét bằng cách nhấn vào biểu tượng dấu cộng (Add comment) ở lề phải.

– Sau đó, ở hộp nhận xét thực hiện gõ ký tự @tên người đó từ danh sách để họ xem nội dung và nhấp Nhận xét để hoàn tất.

Gửi email

Google Docs giúp bạn dễ dàng gửi email trực tiếp đến những người đang chia sẻ tài liệu. Để gửi email trực tiếp từ Google Docs, bạn thực hiện các bước như sau:

– Đầu tiên, bạn mở tài liệu Google Docs. 

– Sau đó, bạn thực hiện nhấp vào Tệp >> chọn Email >> chọn Gửi email cộng tác viên.

– Tiếp đó, cửa sổ soạn email hiển thị các mục Người nhận, tiêu đề đề, nội dung thư, … bạn chỉ cần nhập các thông tin.

– Cuối cùng là nhấn Gửi đi hoàn tất 

Tổ chức cuộc họp

Với khả năng tích hợp sâu rộng vào hệ sinh thái Google Workspace, bạn có thể tạo lịch hẹn và gửi lời mời tham gia Google Meet ngay từ trong Google Docs. 

Cách thức tổ chức cuộc họp từ Google Docs như sau:

– Đầu tiên, bạn thực hiện mở Google Docs.

– Tiếp theo, bạn vào thanh công cụ chọn biểu tượng  Meet trên cùng bên phải.

– Sau đó, cửa sổ mới sẽ mở ra, bạn chỉ cần chọn một chế độ bắt đầu một cuộc họp mới hoặc tham gia cuộc họp bằng sử dụng mã. 

– Cuối cùng, bạn gửi mã tham gia cuộc họp và mời người khác vào và hoàn tất.

Kết hợp Gemini

Gemini là mô hình AI tiên tiến của Google, có khả năng hỗ trợ bạn trong nhiều khía cạnh của quá trình soạn thảo và nghiên cứu trong Google Docs. Bạn có thể sử dụng Gemini kết hợp ngay trong Google Docs như sau:

– Đầu tiên, mở trình duyệt và vào Google Docs.

– Tiếp theo, bạn thực hiện nhấp vào biểu tượng Hỏi Gemini  ở trên cùng bên phải.

– Sau đó, hãy chọn một câu lệnh được đề xuất hoặc tự viết câu lệnh cho Gemini thực hiện nội dung. 

FAQ – Câu hỏi thường gặp

Trong quá trình sử dụng Google Docs, chắc hẳn bạn sẽ có những thắc mắc. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết, giúp bạn sử dụng Google Docs một cách tự tin và hiệu quả hơn.

1 – Tôi có thể sử dụng Google Docs khi không có internet không?

Có, Google Docs hỗ trợ chế độ làm việc ngoại tuyến và khi có kết nối internet trở lại hệ thống sẽ tự động cập nhật những thay đổi của bạn.

2 – Google Docs có thể mở file Word không?

Có thể mở và chỉnh sửa hầu hết file .doc, .docx.

3- Tôi có thể phục hồi các phiên bản tài liệu cũ không?

Có. Google Docs có tính năng Lịch sử phiên bản (Version history) rất mạnh mẽ

4 –  Google Docs có an toàn để lưu trữ thông tin nhạy cảm không?

Google Docs sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ của Google để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm mã hóa dữ liệu khi truyền tải và lưu trữ. 

Lời kết

Như vậy, bài viết đã giúp các bạn hiểu rõ về Google Docs là gì? Đồng thời cũng đã mang tới cho các bạn những thông tin cụ thể và chi tiết về công cụ soạn thảo văn bản này. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào, người dùng hãy trực tiếp liên hệ GCS Việt Nam qua một trong các kênh thông tin dưới đây để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.

• Fanpage: GCS – Google Cloud Solutions 

• Hotline: 024.9999.7777